CAF Os passos seguintes Evento CAF Lisboa 29

CAF - Os passos seguintes - Evento CAF Lisboa, 29 de Março

Antecedentes Implementação da CAF a diferentes ritmos Entre 2000 e 2002 esteve a cargo de dois organismos diferentes (SMA/IIAE). Iniciativas mais relevantes (2000 -2002): - CAF utilizada nos critérios de selecção do «Concurso de Qualidade em Serviços Públicos (2000)» - SMA - Acompanhamento de um caso piloto de aplicação da CAF - IIAE As iniciativas desenvolvidas foram pontuais e sem uma estratégia enquadrada na reforma da Administração Pública

Situação Actual - DGAP Direcção-Geral da Administração Pública é responsável pela coordenação, acompanhamento e avaliação das iniciativas de divulgação e implementação da CAF na Administração Pública Portuguesa É representante de Portugal no Innovative Public Service Group (IPSG)

DGAP - Iniciativas desde Out. 2002 CAF 2002 traduzida [última versão] *Guia para o Utilizador (documento de suporte à auto-avaliação mais desenvolvido); Grelha de Auto-Avaliação (grelhas sistematizadas para o exercício de auto-avaliação); *Modelos de Questionários (gestor de topo, gestor intermédio, colaboradores e clientes); Grelha de Resultados da Auto-Avaliação (permite uma visão global dos resultados da auto-avaliação). (*em fase de revisão) www. dgap. gov. pt Seminário sobre a CAF (especialista do EIPA) - Formar Agentes de disseminação da CAF.

Análise SWOT - Forças • Os cidadãos exigem qualidade na prestação dos serviços públicos; • A auto-avaliação através da CAF: identifica oportunidades de melhoria; introdução à gestão pela qualidade. • A adopção da CAF é um compromisso assumido ao nível dos Ministros das Administrações Públicas da União Europeia.

Análise SWOT - Fraquezas • Recursos materiais e humanos escassos para apoiar a implementação da CAF na AP; • Apesar das iniciativas de qualidade em serviços públicos lançadas pelo SMA (anos 90) - permanece incipiente uma cultura de Qualidade na AP.

Análise SWOT - Oportunidades • Vontade política para adoptar a CAF na auto-avaliação dos serviços (SIADAP). • A avaliação é entendida pelo Governo como um dos vectores do processo de reforma da Administração Pública (Linhas de Orientação para a Reforma da AP).

Análise SWOT - Ameaças • Processos de auto-avaliação enviesados e sem rigor - pode conduzir ao descrédito da CAF; • Planos de Melhorias metidos na gaveta – pode conduzir à frustração.

Estratégia Esforço inicial na generalização do uso da CAF pela Administração Pública portuguesa Serviços da AP estão interessados em conhecer e aplicar a CAF (necessitam de know how) Ponto de Partida Apoio do Governo para promover a adopção da CAF na AP Compromisso no âmbito dos EM da União Europeia Urgência em definir uma estratégia de divulgação e implementação da CAF em Portugal.

Estratégia - Ponto de partida Os interlocutores privilegiados da DGAP Secretarias-gerais (serviços do Ministério e DGAP) - Assumem novas atribuições (ADE) - Espírito pró-activo da SG do MSST Departamentos competentes dos Governos Regionais (Administração central e regional) • CCDR´s e DGAL (Administração central e local)

O grande eixo desta estratégia, a desenvolver em dois anos, deverá assentar na sustentabilidade, no rigor e na universalidade, permitindo que todos os serviços sejam capazes de forma autónoma, e munidos de know how, desenvolver uma cultura de melhoria continua. «Quando vires à beira de um rio um homem com fome não lhe dês peixe, mas ensina-o a pescar» . Provérbio chinês

Estratégia Eixos do Plano de Acção CAF - 2004/2005 Parcerias públicas com a administração central, regional e local Formação Reconhecimento público (nacional/europeu) Informação útil Partilha de boas práticas

I. Desenvolver Parcerias públicas 2004 – 1º Semestre 1. Criação dos Pólos Dinamizadores da Qualidade (PDQ) – Equipas responsáveis pela promoção da Qualidade e inovação nos serviços dos Ministérios (SG), Autarquias Locais (DGAL e CCDRs) e Governos Regionais • Formação de Agentes da CAF • Coordenação e acompanhamento de projectos de implementação da CAF Objectivos: dinamizar a qualidade e inovação nos serviços públicos de forma abrangente.

I. Desenvolver Parcerias públicas 2004 – 2º Semestre 2005 – 1º Semestre 2. Assessoria técnica aos PDQ • Reuniões periódicas para acompanhamento dos projectos – Helpdesk e linhas telefónicas de apoio (dias e horário definido). • Objectivos: Orientação dos PDQ; harmonizar utilização da CAF.

II. Formação 2004 – 2º Semestre 1. Curso de Formação de Agentes-CAF em e-Learning (parceria INA/DGAP) – Formação especializada – Predomínio da componente prática Objectivo: fornecer competências profissionais e comportamentais para aplicar a CAF; descentralização da formação (sistema de elearning).

II. Formação 2004 – 2º Semestre 2. Seminário sobre a CAF com especialista do EIPA (2ª edição) – Destinatários: para quem já tem experiência e conhece a ferramenta Objectivo: aperfeiçoar conhecimentos em CAF.

III. Informação útil 2004 – 1º Semestre 1. Manual da CAF – informação útil para: – Utilizadores (equipas de AA) – Chefias (orientações para o processo de AA) • Objectivos: Simplificar a aplicação e harmonizar o método de implementação da CAF; Evitar descrédito da CAF.

III. Informação útil 2004 - 2005 2. «CD-ROM interactivo sobre Gestão da Qualidade em Serviços Públicos» Valências – CAF/Qualidade Objectivos: Contexto institucional - para apoiar as equipas que desenvolvem projectos de qualidade; Contexto de formação - melhorar o desempenho das acções de formação sobre qualidade.

III. Informação útil 2005 – 1º Semestre 3. Lista de Indicadores/evidências para diferentes tipos de organização/sectores. – Realização de Workshops/encontros com os diferentes sectores. Objectivo: Auxiliar a aplicação da CAF na AP; Adequar o processo de AA ao contexto da organização (core business).

III. Informação útil 2005 – 1º Semestre 4. Ferramenta de apoio através do acompanhamento de um Case Study – Acompanhamento de um projecto CAF num organismo público, em todas as fases: origem do projecto, implementação, resultados, follow-up. • Objectivos: • Revelar: – Pontos fortes e críticos do ciclo de implementação da CAF – Os obstáculos e formas de os ultrapassar • Criar um documento de consulta para os serviços interessados em aplicar a CAF.

IV. Partilha de experiências 2004 – 1º Semestre 1. Evento - CAF (29 Março) – Para dirigentes e quadros superiores da AP Objectivos: Promover a CAF junto dos dirigentes da AP; Apresentar experiências e divulgar projectos de implementação da CAF; Destacar os factores críticos de sucesso para a implementação da CAF; Enquadrar a CAF na reforma da AP e apresentar estratégia de disseminação.

IV. Partilha de experiências 2004 – 2º Semestre 2. Posto de Utilizadores da CAF disponível no site da DGAP (área CAF) – Rede de utilizadores; – Informação útil e actualizada s/ CAF; – Notícias. Objectivos: apoiar utilizadores actuais, ou potenciais, da CAF; facilitar projectos de benchmarking. Articulação com a Rede Digital de Boas Práticas

V. Reconhecimento público 2005 – 1º Semestre 1. Conferências anuais sobre Qualidade na AP - 1ª Conferência da Qualidade na Administração Pública Portuguesa (2005): Selecção das melhores práticas e atribuição de prémios aos vencedores ( Implementação de Planos de Melhoria > Processos de AA). Objectivos: Divulgação da CAF e estratégias de implementação; Reconhecer os organismos que se destacam anualmente Partilha das boas práticas que apresentam projectos para a Conferência.

V. Reconhecimento público 2004 – 2º Semestre 2. Disponibilizar o reconhecimento europeu de acordo com a EFQM para os níveis: - Committed to Excellence (utilização de um questionário s/ a CAF como ferramenta de AA); - Recognised for Excellence. Parceria APQ/DGAP (em fase de acordo) Objectivos: Fornecer aos serviços públicos interessados o reconhecimento público dos seus níveis de excelência; Reconhecimento dos serviços públicos de excelência por cidadãos, empresas e a própria Administração como cliente.

VI. Avaliação 2005 – 2º Semestre Estudo de avaliação (on going) do impacto das medidas implementadas em 2004/2005 (1º Sem. ) Objectivos: Aferir o grau de divulgação e implementação da CAF nos serviços públicos; Conhecer os pontos fortes e os pontos críticos da estratégia adoptada; Reunir informação para definição do Plano de Acção 2006/2007.

Avaliação do Plano de Acção 2006 A avaliação do Plano de Acção será feita em dois momentos: - Avaliação on going (6 º eixo) para ajuste na estratégia; - Avaliação final do Plano (2006) para aferir quais os resultados que foram alcançados, pontos fortes e pontos críticos da estratégia adoptada.

Bom Trabalho! www. dgap. gov. pt