Projektinhallinta ja tyskentelytaidot Salon kansalaisopisto 2009 FM lehtori

Projektinhallinta ja työskentelytaidot Salon kansalaisopisto 2009 FM, lehtori Iina-Maria Piilinen Humanistinen ammattikorkeakoulu

22. 10. Projektinhallinnan perusteet ¡ ¡ ¡ Mikä on projekti? – projektin määritelmiä ja erilaisia projekteja Projektin elinkaari Hyvän projektin kriteerit Projektisuunnitelma – projektin tärkein työkalu Ideoiden hallinnointi projektin suunnitteluprosessissa Tehtävä: olemassa olevan tapahtumaaihion kehittämistä projektinäkökulmasta

29. 10. 2009 Projektityö on ryhmätyötä! ¡ ¡ Ryhmädynamiikka projektityössä Toimiminen ryhmässä; roolit ja tekniikat Vuorovaikutus ja sosiaaliset taidot osana projektinhallintaa Viestintä projektinhallinnassa Tehtävä: Projektien verkostoitumiskartta – ketkä kaikki vaikuttavat projektissasi?

12. 11. Johtaminen osana projektinhallintaa Strateginen johtaminen ¡ Osaamisen johtaminen ¡ Henkilöstövoimavarojen johtaminen ¡ Muutoksen johtaminen ¡ Projektijohtajan paradoksit ¡ Tehtävä: Minä projektijohtajana

Projekti on… ¡ Kestoltaan rajallinen, ainutkertainen ja muusta toiminnasta erillään oleva toiminto, jonka tarkoituksena on resursseja ohjailemalla saavuttaa tietty päämäärä. ( Karlsson & Marttala)

Projektin kriteerit Ainutkertaisuus ¡ Tavoitteellisuus ¡ Suunnitelmallisuus ¡ Ongelmakeskeisyys ¡ Yhteistoiminnallisuus ¡ Tehokkuus ¡ Jäsentyneisyys ¡ Yhteinen arvoperusta ¡

Erilaisia projekteja ¡ ¡ ¡ Koulutus- ja kehitysprojektit Kehittämisprojektit Tutkimusprojektit Tuotantoprojektit Tutkimus- ja kehittämisprojektit ( t&k) Tuotekehitysprojektit Toiminnan ja hallinnon kehittämistehtävät Pilottiprojektit Projektioppiminen Tiimityö Talkoot ja urakat

Projektinhallinta on… Tiedettä, jolla määritellään tietyn tehtävän suorittamiseen tarvittavat toimenpiteet ja tavoitteet sekä ¡ Organisoidaan joukko henkilöitä toimimaan siten, että projektille asetetut tavoitteet saavutetaan ja työ saadaan päätökseen ( Barnes 1990) ¡

Projektinhallinnassa tarvitaan… Suunnittelua ¡ Päätöksentekoa ¡ Toimeenpanoa ¡ Ohjausta ¡ Tehtävien koordinointia ¡ Valvontaa ¡ Suunnan näyttämistä ¡ Ihmisten johtamista ¡

Kun aloitat projektin kysy… MITÄ? ¡ MIKSI? ¡ MISSÄ? ¡ MILLOIN? ¡ KUKA / KETKÄ? ¡ MITEN? ¡ KENEN KANSSA? ¡ KENELLE? ¡

Projektin vaiheet ¡ ¡ ¡ ¡ Idea Esitutkimus Sidosryhmien sitouttaminen Päätös käynnistämisestä Tiedottaminen ( tehdään koko ajan, sekä sisäistä että ulkoista) Tavoitteiden määrittäminen Projektiorganisaation luominen Resurssisuunnittelu Toteutussuunnitelman laatiminen Projektin toteuttaminen Seuranta ja arviointi Korjaavat ja kehittävät toimenpiteet ( tehdään koko ajan) Tulokset Raportin laatiminen Projektin päättäminen Projektin jatkoprojekti

Projektin vaiheet Projektin aloittaminen ¡ Villi innostus ¡ Illuusioiden romahtaminen ¡ Kaaos ¡ Syyllisten etsiminen ¡ Viattomien rankaiseminen ¡ Osallistumattomien palkitseminen ¡ Rajojen määrittely ¡

Projektin elinkaari… ¡ ¡ Idea, visio, muutoksen tarve Käynnistysvaihe (esiselvitys, projektiorganisaation kokoaminen, projektin suunnittelu) Rakentamisvaihe (määrittely, suunnittelu, toteutus, seuranta, korjaavat toimet, arviointi) Päättämisvaihe (jatkosta ja toiminnan ylläpidosta sopiminen, projektiorganisaation purkaminen, projektin päättäminen, arviointi)

Hyvässä projektissa on… Rajattu aikataulu ja tehtävä ¡ Määritelty resurssit ( rajat, henkilöt, aika, ohjaus, hallinto) ¡ Selkeät tulostavoitteet toiminnalle ¡ Selkeä taloudellinen tulostavoite ¡ Toteutus, seuranta, arviointi ja tiedotus on kuvattu tarkasti ¡

Hyvä projekti… ¡ ¡ ¡ ¡ Pohjautuu todelliseen tarpeeseen Antaa mahdollisuuden poiketa rutiineista Omaa selkeät tavoitteet Ratkaisee ongelmia Ajallisesti selkeä kokonaisuus Yhteistoiminnallinen Johdettu hyvin Resurssoitu oikein

Hyvä projekti… Luo uutta ja jatkuvuutta ¡ Antaa mahdollisuuden kehittyä ¡ Huolehditaan ilmapiiristä ja tunteista ¡ Antaa vapauden luoda ja ideoida ¡ Sitä arvioidaan ja siitä saada palautetta ¡ On tulevaisuuden tapa tehdä töitä ¡

Projektisuunnitelma on projektin tärkein dokumentti – kartta, joka auttaa projektikoordinaattoria pitämään oikean suunnan ja hätätilassa suunnistamaan takaisin oikealle tielle eksyttäessä… ¡ Laadi se siis huolella…. ¡

Projektisuunnitelmaan… ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ Tausta, miksi projekti aloitetaan? Ongelma, johon halutaan ratkaisu Visio, millaista tulevaisuutta halutaan? Rajaus, mitä jätetään pois? Aikataulu, milloin valmista? Voimavarat, mitä on käytettävissä? Kriteerit, mistä sovitaan? Yhteistyökumppanit ja niiden rooli Toimeksiantaja, kuka se on?

Huolellinen suunnittelu On ideoiden hallinnan avain! ¡ Ennustettavuus ¡ Muutokset aiheuttavat ketjureaktioita ¡ Luovan työn liikevoima on suuri ¡ Uusia kysymyksiä ja ideoita tulee koko ajan ¡

Projektiorganisaatio Tilaaja ¡ Projektin omistaja ¡ Ohjausryhmä ¡ Työryhmä ¡ Projektinvetäjä ¡ Projektiryhmä ¡ Seurantaryhmä ¡ Yhteistyökumppanit ¡

Ohjausryhmä ” Projektin hallitus” ¡ Takuu, että projekti sujuu suunnitelmien mukaan ¡ Oikeat henkilöt organisaatiossaan ¡ Ko. aihealueen asiantuntijoita ¡ Henkilökohtaisesti vastuussa ¡ Annettava tukea ja apua projektipäällikölle ¡

Muut ryhmät Seurantaryhmää tai projektiryhmää ei erikseen pienissä kulttuurialan projekteissa ¡ Työryhmät hyvinkin tyypillisiä ¡ Työryhmissä kokeilu ja ehdotuksien työstäminen ¡ Kehittämishankkeessa yleisiä ¡

Kokoukset Tiheys riippuu projektista ja siinä mukana olevista tahoista ¡ Ohjausryhmän ihannekokous ajankohta noin kerran kuussa tai 23 kk välein ¡ Tätä harvemmin kokoontuva ohjausryhmä ei yleensä tiedä mitä projektissa tehdään! ¡ Pienemmät työryhmät useammin ¡

Kokouksen asiat ¡ ¡ ¡ ¡ Mitä on tehty? Jos on poikkeamia – miksi? Työlistat - mitä pitää tehdä seuraavaan kokoukseen mennessä? Onko ongelmia tai hyviä uutisia? Uusia ideoita, jotka pitää ottaa huomioon? Muista - PIDÄ PÖYTÄKIRJAA! TEE PÄÄTÖKSIÄ!

Omistaja ja tilaaja ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ Tilaaja on myös omistaja Toimii ohjausryhmän puheenjohtajana ja koolle kutsujana Suurimman vastuun kantavan tahon edustaja Vastaa projektisuunnitelmasta Sanelee aikarajat ja voimavarat Päättää päämäärän ja suunnan Valitsee projektin johtajan sekä ohjausryhmän jäsenet Määrittelee valtuudet Pitää henkilöidä organisaatiossa, ei voi olla kasvoton

Omistajan rooli… ¡ ¡ ¡ Luoda toteuttamiseen vaadittavat voimavarat Markkinoida ja puolustaa projektia Valita sopivat henkilöt yhdessä ohjausryhmän ja projektipäällikön kanssa Kuunnella asiakkaiden toiveita, vaatimuksia ja tarpeita Seurata tilannetta ja antaa tukea ja neuvoja

Ideoista. . . Aina lähtöisin ihmisistä ¡ Toiset kekseliäämpiä kuin toiset ¡ Projekteissa tärkeitä koko prosessin ajan ¡ Kyky soveltaa ja työstää ideoita myös tärkeä ¡ Miten uudet ideat mahtuvat projektiin? ¡

Ideoita tarvitaan Varhaisissa suunnittelupäätöksissä ¡ Suunnitelmien kehittämisessä ¡ Laadukkaan suunnitelman kirjoittamisessa ¡ Asiakkaan tarpeiden täyttävän työn tekemisessä ¡ Koko ajan projektin kuluessa ¡

Suunnitteluprosessista Älä hyppää suunnitteluprosessin yli ¡ Miten suunnittelussa voi mitata edistymistä? ¡ Miten tasapainoilla liiallisen luovuutta rajoittavan jäykkyyden ja liiallisen väljyyden välillä? ¡

Hyviä vai huonoja ideoita? Ongelman ratkaisemiseksi ¡ Myös huonoja ideoita on olemassa ¡ Alussa on vaikea tietää mitkä ideat johtavat todellisiin ratkaisuihin ¡ Onko idea hyvä vai huono? ¡ Mahdoton arvioida teoriassa ¡ Ratkaisevat ongelman ja saavat aikaan toivotun vaikutuksen ¡

Huonot ideat johtavat hyviin Hyvät ideat edellyttävät huonoja ¡ Yritys ja erehdys ¡ Idea ei toimi ja epäonnistuu ¡ Pakko katsoa ideaa uudesta näkökulmasta ¡ Aluksi kannattaa tehdä paljon virheitä, koska silloin niitä ei tee lopussa! ¡

Monimutkainen ongelma… Hyvä ratkaisu vain suhteessa vaihtoehtoihin ¡ Jos vain yksi idea sen vertaileminen on mahdotonta ¡ Teoria vs. käytäntö ¡ Miksi joku puolustaa ideaansa? ¡

Hyvät kysymykset vetävät puoleensa hyviä ideoita Huolellisesti esitetyt kysymyksillä voit ohjata keskustelua haluamaasi suuntaan ¡ Kohdistavat kysymykset ¡ Luovat kysymykset ¡ Retoriset kysymykset ( älä käytä) ¡

Kohdistavat kysymykset Suuntaa huomion tärkeän asian puuttumiseen ¡ Kaventaa keskustelun aluetta ¡ Muutamalla sanalla ongelman ytimeen ¡ Yhdistävät keskustelun sisältämän tietämyksen ¡ Suuntaavat energian uudelleen ¡

Luovat kysymykset Osoittavat eri suuntiin ¡ Näyttävät jotain sellaista mitä ei ole vielä ajateltu mutta pitäisi ajatella ¡ Suunnittelukeskustelut ¡ Ohjaa oikeaan suuntaan tai ensin väärään mutta lopulta oikeaan ¡

Retoriset kysymykset Mitä oikein kuvittelit? ¡ Onko tämä parasta mihin pystyt? ¡ Vihjaavat syyllisyyteen ja huonoon arvostelukykyyn ¡ Asettavat kohteen altavastaajan asemaan ¡

Ideoiden hallinta Ryhmittely ¡ Ideat, tarralappuja, seinä, tiimi ¡ Nähdä kaikki ideat laajemmasta näkökulmasta ¡ Muokata idealistaa pienemmäksi ¡ Kannattaa käyttää! ¡

Aivoriihi improvisaatio-leikki 2 -8 hlö, joista yksi toimii kirjurina ¡ Aikaa, huone, fläppitaulu ¡ Ongelmanmäärittely projektissa ¡ Säännöt: vastaa kyllä ja jatka toisen ideaa ¡ Älä vesitä omaasi ¡ Ei torjuvia kysymyksiä ¡ Saa kaverisi näyttämään hyvältä ¡

Tarkistuspisteet kulttuurialalla Määrittele tarkistuspisteet projektin alussa ¡ Valvotaan prosessia ¡ Opastavat tiimiä ¡ Jakavat työn hallittaviin palasiin ¡ Auttavat projektipäällikköä seuraamaan projektin tilaa ¡

Tarkistuspisteet Muutoksen tapahtuessa tarkistuspisteet toimivat viitekehyksenä ¡ Niiden puitteissa voidaan keskustella mitä on tapahtumassa ja miksi ¡ Onko projektiin tulossa liikaa rönsyjä? ¡

Avointen kohteiden luettelo Kysymysluettelo avoinna olevista kohteista ¡ Alkaa yleisestä mutta kohdentuu yksityiskohtiin deadlineen mennessä ¡ Nimeä henkilö, joka vastaa selvittämisestä ¡ Kaikki epäselvyydet ¡

Ongelma-alue Määräytyy vaatimusten perusteella ¡ Aluksi voi olla varsin laaja ¡ Jokainen varhaisvaiheen kysymys kasvattaa tätä ¡ Pienenee kuitenkin lopuksi ¡ Rajattu erilaisista syistä ( aika, raha, muut resurssit) ¡

Työnositusjärjestelmä (The Work Breakdown Structure) Jaa isompi tehtävä pienemmäksi, kunnes saavutat tason, jota pienemmäksi et enää voi tehtävää jakaa ¡ Helpottaa arviointia kuinka kauan pieniin tehtäviin menee aikaa ¡ Kuinka paljon maksaa ¡ Kaikki asiat mitä täytyy tehdä ¡ Yleensä on 3 -6 tasoa ¡

Lähteet: ¡ Berkun Scott, Projektihallinnan taito, suunnittele, hallitse ja johda projekteja Hki, Readme. fi, 2006 Ruuska Kai, Pidä projekti hallinnassa: suunnittelu, menetelmät, vuorovaikutus. HKI, Talentum, 2005 Pelin Risto, Projektihallinnan käsikirja, HKI, Gummerus, 2004 Litke Hans-Dieter, Projektinhallinta, Hki, Rastos, 2004 Kettunen Sami, Onnistu projektissa, HKI, WSOY 2003 Koskinen Kari K, Projektien ohjaus, Aseman lapset ry, Forssa, 2002 Anttila Pirkko, Se on projekti - vai onko? kulttuurialan tuontanto ja palveluprojektien hallinta, Akatiimi, Hamina, 2001 Marttala Anders & Karlsson Åke, Projektikirja, onnistuneen projektin toteuttaminen, Kauppakaari, HKi, 2001 Ruuska Kai, Projekti hallintaan, Suomen Atk-kustannus oy, HKI, 1999