Salon Rcamier 1 Etudes de cas des organisations

Salon Récamier 1 Etudes de cas : des organisations qui vivent le KM Quand la gestion des connaissances "instrument stratégique" devient durable MA²GIC² (*) : Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Jean-Pierre GRANGIER (*) MA²GIC² pour Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial

Ardans latin ardens « qui ose » Historique : 27 décembre 1999 : 1 er janvier 2001 : 29 novembre 2004 : Création d’Ardans Ouverture de l’agence à Guyancourt Reprise de l’Entreprise par ses Salariés Équipe fondatrice et dirigeante : Jean-Pierre Cotton Alain Berger Pierre Mariot Compétences Président et Directeur Technique Directeur Général Directeur Conseil & Knowledge Management Consultants en gestion des connaissances et système d’information depuis 1985 Activité : Appuyer nos clients par la méthode, l’outil, la formation Capitaliser = Valoriser + Formaliser leurs connaissances Intégrer cette mémoire collective vivante dans le système d’information & l’organisation de l’entité MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 2

Références 1 er Ardans Users Group Meeting à Versailles Déc. 2008 K. map MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 3

Agir maintenant Inscrire l’organisation dans le développement durable Pour l’épanouissement de tous Par la participation de tous www. agglo-elbeuf. fr/agglo-d-elbeuf/lagenda-21/ La contribution du partage des connaissances MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 4

ALTIR : Association Lorraine pour le Traitement de l’Insuffisance Rénale Association de dialyse Hôpital de Brabois - BP 149 54504 Vandœuvre lès Nancy Basée à Nancy 110 personnes Prévention Soins Éducation Suivi MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 5

CALYDIAL : Centre Associatif Lyonnais de Dialyse Association de dialyse 51, rue d’Yvours 69540 Irigny & Centre Hospitalier Lucien HUSSEL Bâtiment R – BP 127 38209 Vienne Cedex Basée à Vienne 51 personnes Prévention Soins Éducation Suivi 180 Patients 130 en Hémo et 50 en DP MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 6

Contexte HAS Certification des établissements de santé : Qualité en continu V 1 – V 2 – V 3… Indicateurs qualité Évaluation des pratiques professionnelles ou EPP Élaboration de connaissances validées sous la forme de : Recommandations, Guides pratiques, … MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 7

La dynamique d’amélioration de la qualité exemple d’un établissement de soin Statique : Connaissances professionnelles et Organisation Dynamique : Amélioration collective Politique Qualité Mise à jour Politique Qualité Réglementation Recommandations Protocoles et Règles Évaluation des risques Retour d’expérience rs Événements a te u Moyens Indic Actions Processus et Activités Patients SI Dossiers Autres supports informatiques MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 8

Déroulement type « au fil de l’eau » dynamique collective privilégiée d’emblée par Calydial Périmètre Pilote Périmètre Complet Définition collective des Mise en œuvre réelle Les types de Mise en œuvre réelle Gestion des Mise en œuvre réelle connaissances par chacun des membres droits par chacun des membres à gérer du groupe de travail et leur cycle du groupe de travail et organisation du groupe de travail et de la de vie des groupes structure T 0 : T 0+1 mois : T 0+2 mois : Commande Implantation de l’outil 2ème séance de travail 3ème séance de travail Initialisation Vie de la mémoire collective MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 9

Quelques exemples CALYDIAL Accès simplifier intranet CALYDIAL permet à tous ses salariés d’avoir un accès à MA²GIC² par un INTRANET et pour certains documents des accès directs ont été créés MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 10

Quelques exemples CALYDIAL Fiches d’améliorations Tous les salariés sont formés à l’utilisation de l’outil et à la saisie d’une fiche d’amélioration qui se présente sous la forme d’un formulaire avec des zones de saisies. Celles-ci sont obligatoires ou non MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 11

Quelques exemples CALYDIAL Fiches d’améliorations Chaque événement est traité et les solutions apportées sont directement liées à la fiche afin que le déclarant ait un retour. MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 12

Quelques exemples CALYDIAL Les documents procédures modes opératoires Tous les documents sont accessibles par l’ensemble des utilisateurs suivant des règles de droits prédéfinies MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 13

Quelques exemples CALYDIAL Évaluation des Pratiques Professionnelles CALYDIAL à mis en place une revue de morbimortalité. Ses documents ne sont pas accessibles par l’ensemble des utilisateurs suivant des règles de droits prédéfinies MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 14

Quelques exemples CALYDIAL Gestion des processus L’outil ARDANS à est utilisé pour la gestion de processus MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 15

Planifier la liste des tâches & suivre les actions Exemple chez Calydial avec AKM Scheduler Accès Affichage graphique accessible à partir du menu « Utilisation » d’AKM MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 16

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Quelques exemples CALYDIAL Le composeur ARDANS un outils en évolution permanente. Le composeur permet une meilleure visualisation des fiches en reprenant la valeur de chaque champs. MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 18

Quelques exemples CALYDIAL Le composeur ARDANS un outils en évolution permanente. Le composeur permet une meilleure visualisation des fiches en reprenant la valeur de chaque champs. MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 19

Les choix de CALYDIAL le contexte Suite à la première visite d’accréditation sans réserves ni recommandations, les enjeux pour CALYDIAL sont : La continuité de la démarche de certification (accréditation) définie par la Haute Autorité de Santé conformément à la loi du 24 avril 1996 et plus particulièrement sur l’Évaluation des Pratiques Professionnelles (EPP). Rendre cette démarche accessible à tout les professionnels de l’établissement. MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 20

Les choix de CALYDIAL Une mutation du système de partage des connaissances Hier : Contextes Un accès « monolithique » Une navigation séquentielle Des documents volumineux Aujourd’hui : Vues Métiers (…) Fiches Processus Organes Un accès multi points de vue Une navigation dynamique Normes Des Éléments de Connaissances (EC) ciblés Documents. Astuces Fiches Pannes Fiches Fonction Fiches. . Vue Vi Vue Vj (…) Fiches … Bases de Données Exemples Outils et Règles métier supports Pratiques performantes Veille Formation Retours d’expérience Sites internet MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial Contacts 21

Les choix de CALYDIAL Une Mémoire en Continu Capitaliser le savoir-faire métier pour diffuser les bonnes pratiques et ne pas réitérer les erreurs du passé. Intégrer l’utilisation et la mise à jour de ce capital de connaissances à la vie opérationnelle quotidienne. Faire vivre ce capital avec les événements (fiches d’améliorations) et les retours d’expériences. MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 22

Facteurs clés de succès : l'efficacité collective par le partage des connaissances au quotidien Point de rencontre entre : les exigences managériales, les exigences de l’HAS, les exigences du quotidien. L’outil Ardans Knowledge Maker concilie les 3 exigences IMPORTANCE de l’accompagnement humain Pour s’assurer de l’application au quotidien Le suivi des actions, des événements indésirables Pour réaliser la gestion du risque, l’évaluation L’ensemble crée une boucle d’amélioration continue L’appropriation par chacun de cette boucle se déroule sur plusieurs années MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 23

Merci de votre attention ! Questions/Réponses jean-pierre. grangier@calydial. org agnes. caillette-beaudoin@calydial. org pmariot@ardans. com MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 24