ADMINISTRACIN DE PROYECTOS UNIDAD II FASE DE INICIO

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS UNIDAD II. FASE DE INICIO DE PROYECTOS Y LA INTEGRACIÓN Aplicar los conceptos básicos de estudio de factibilidad, planeación estratégica y de administración de proyectos para elaborar la carta del proyecto. Identificar la estructura básica de un plan de proyecto.

TEMAS • Origen del proyecto. • Propósitos del proceso de iniciación • Planeación estratégica: definición, justificación, alcances y limitaciones, misión y visión, políticas, objetivos y metas, estrategias. • Estudio de factibilidad. • Desarrollo de acta de constitución y enunciado del alcance del proyecto. • Desarrollo del Plan del proyecto: importancia, documentos que lo integran. • Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto. • Control de cambios • Cerrar proyecto.

2. 1 ORIGEN DEL PROYECTO Surge para satisfacer una necesidad, remover obstáculos que impiden la satisfacción de esa necesidad, desarrollar una capacidad, resolver problemas dentro de un contexto, introducir un proceso de cambio, aprovechar una oportunidad o una ventaja, evadir o superar una debilidad o una amenaza. Desde el punto de vista de sus propósitos y de sus relaciones con el entorno los proyectos pueden tener diferentes orientaciones: • • Mantener un estado de cosas que se considera satisfactorio. Adaptar una institución, actividad o servicio a un ambiente que ha cambiado. Incrementar el conocimiento de una realidad (Investigación) Aplicar los conocimientos de la ciencia para la construcción de instrumentos o procedimientos que permitan mejorar una realidad (Tecnología) • Resolver un problema social o institucional y orientar un proceso de cambio.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA La planeación o planificación estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación externa y externa de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA La Visión La visión es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse. La visión responde a la pregunta: “¿qué queremos ser? ”

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA La misión Es una declaración duradera del objeto, propósito o razón de ser de la empresa. La misión responde a la pregunta: “¿cuál es nuestra razón de ser? ”.

BIMBO” MISIÓN: ES SER SIMPLEMENTE COMPLACER TODOS LOS DÍAS A LA GENTE. VISIÓN: PRETENDEMOS EN TODO MOMENTO SER UNA EMPRESA MODERNA E INNOVADORA CON EQUIPO PROFESIONAL ALTAMENTE CALIFICADO “COOPEL” MISIÓN: OFRECER SOLUCIONES INTEGRALES AL PROBLEMA DE OPERACIÓN Y DISEÑOS ARQUITECTÓNICOS EN EDIFICIO, MEDIANTE SISTEMAS DE ALTA TECNOLOGÍA, ASEGURADO A NUESTROS CLIENTES MENORES COSTOS DE OPERACIÓN SEGURIDAD EN SUS BIENES Y EN SUS PERSONAS VISIÓN: CONTRIBUIR A MEJORAR EL COMO Y DONDE VIVIMOS, OFRECIENDO PROYECTOS Y SERVICIOS DE ALTA CALIDAD, CON ÉTICA, HONESTIDAD Y PROFESIONALISMO.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA REALIZACIÓN DEL ANÁLISIS DEL ENTORNO

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA REALIZACIÓN DEL ANÁLISIS DEL ENTORNO AMBIENTE EXTERNO

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA REALIZACIÓN DEL ANÁLISIS DEL ENTORNO AMBIENTE INTERNO

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA REALIZACIÓN DEL ANÁLISIS DEL ENTORNO ANÁLISIS FODA O DAFO Es una herramienta para ponderar las capacidades y deficiencias de los recursos de una empresa, sus oportunidades y las amenazas a su bienestar futuro. Herramienta o técnica que se utiliza por las empresas la cual facilita su evaluación situacional y determina los factores que influyen y exigen desde el exterior hacia esta

FODA

MATRIZ FODA

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Una vez realizado los análisis externos e internos de la empresa, se procede a establecer los objetivos que permitan lograr la misión, y que permitan capitalizar las oportunidades externas y fortalezas internas, y superar las amenazas externas y debilidades internas. Estos objetivos se establecen teniendo en cuenta los recursos o la capacidad de la empresa, así como la situación del entorno

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DISEÑO, EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE ESTRATEGIAS Una vez que se han establecido los objetivos generales de la empresa, se procede a diseñar, evaluar y seleccionar las estrategias que permitan alcanzar, de la mejor manera posible, dichos objetivos. 1. Evaluar el análisis externo e interno, la misión y los valores, los objetivos, las estrategias que se hayan utilizado anteriormente y hayan tenido o no buenos resultados. 2. diseña una serie manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta la información analizada en el punto anterior. 3. Se evalúan las estrategias propuestas, se determinan las ventajas, las desventajas, los costos y los beneficios de cada una y se seleccionan las estrategias a utilizar

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA CARACTERÍSTICAS DE LAS ESTRATEGIAS

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD Consiste en descubrir cuáles son los objetivos de la organización, luego determinar si el proyecto es útil para que la empresa logre sus objetivos. se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados, la factibilidad se apoya en 3 aspectos básicos: Ø Operativo. Ø Técnico. Ø Económico.

FACTIBILIDAD OPERATIVA Se refiere a todos aquellos recursos donde interviene algún tipo de actividad (Procesos), depende de los recursos humanos que participen durante la operación del proyecto. Durante esta etapa se identifican todas aquellas actividades que son necesarias para lograr el objetivo y se evalúa y determina todo lo necesario para llevarla a cabo.

FACTIBILIDAD TÉCNICA Se refiere a los recursos necesarios como herramientas, conocimientos, habilidades, experiencia, etc. , que son necesarios para efectuar las actividades o procesos que requiere el proyecto. Generalmente nos referimos a elementos tangibles ( medibles ). El proyecto debe considerar si los recursos técnicos actuales son suficientes o deben complementarse.

FACTIBILIDAD ECONÓMICA Se refiere a los recursos económicos y financieros necesarios para desarrollar o llevar a cabo las actividades o procesos y/o para obtener los recursos básicos que deben considerarse son el costo del tiempo, el costo de la realización y el costo de adquirir nuevos recursos.

ADMINISTRACIÓN DE LA INTEGRACIÓN

ADMINISTRACIÓN DE LA INTEGRACIÓN Interacción de las actividades entre las fases identificar, definir, combinar, unificar y coordinar, da coherencia a todos los procesos y actividades de dirección del proyecto.

La Integración en la fase de Inicio PASO 1 Formalmente autoriza al proyecto o fase Desarrollo Acta de Constitución Proporciona una descripción del alcance Desarrollo Enunciado Alcance Preliminar

Integración en la fase de Planificación, Ejecución y Control Definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios Ejecutar el trabajo definido en el plan de gestión Desarrollo plan de gestión del proyecto Dirigir y gestionar ejecución del proyecto PASO 2 PASO 3 Supervisar y controlar procesos para lograr objetivos de rendimiento Supervisar y controlar trabajo del proyecto Revisar solicitudes, aprobar y controlar cambios al proyecto Control integrado de cambios PASO 4

Integración en la fase de Cierre PASO 5 Finalizar actividades de gestión de proyectos y cerrar proyecto o fase. Cerrar proyecto

PASO 1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto þEl Acta es el documento que formaliza el proyecto, describe los productos o servicios que serán provistos por el proyecto. . Se define el alcance, los objetivos y los participantes del proyecto. Da una visión preliminar de los roles y responsabilidades, de los objetivos, de los principales interesados y define la autoridad del Project Manager. Sirve como referencia de autoridad para el futuro del proyecto. 1. Plan estratégico de la empresa 2. Necesidades de la empresa 3. Propósito del Proyecto 4. Descripción del Proyecto 5. Alcance 6. Objetivos 7. Requerimientos del Proyecto 8. Entregables 9. Costos 10. Recursos

PASO 1. Enunciado del alcance del Proyecto þ El enunciado de alcance preliminar es la definición del proyecto, lo que se necesita realizar. þ Este proceso aborda y documenta las características y límites del proyecto, y sus productos y servicios asociados, así como los métodos de aceptación y control de alcance.

PASO 2. Plan de Gestión del Proyecto El Plan de Gestión del Proyecto es un documento que define como se ejecuta y controla el proyecto. El Plan de Gestión del Proyecto incluye: Ø Gestión del Alcance Ø Gestión del Cronograma Ø Gestión de Costes Ø Gestión de la Calidad Ø Gestión de Recursos Ø Gestión de Compras Ø Gestión de Riesgos Ø Gestión de Comunicaciones

PASO 3. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto En este subproceso el administrador de proyecto y su equipo ejecutan acciones tales como: þ Actividades para lograr objetivos del proyecto. þ Gastar esfuerzo y fondos para lograr objetivos. þ Reclutar, entrenar, y gestionar a los miembros del equipo asignados al proyecto. þ Obtener cotizaciones, propuestas, ofertas, etc. þ Seleccionar proveedores. þ Implantar estándares y métodos planeados. þ Crear, controlar, verificar, y validar entregables. þ Gestionar riesgos, e implantar respuestas. þ Gestionar proveedores. þ Adaptar cambios aprobados al alcance, planes, y ambiente

PASO 4. Supervisar y Controlar el trabajo del Proyecto En este proceso se ejecuta para supervisar los procesos asociados con iniciar, planificar, ejecutar, y cerrar el proyecto y se toman acciones correctivas o preventivas. þ Acciones correctivas recomendadas. þ Acciones preventivas recomendadas. þ Pronósticos. þ Reparaciones de defectos recomendadas. þ Cambios solicitados.

PASO 4. Control Integrado de Cambios Incluye. þ Identificar que se necesita o ha ocurrido un cambio. þ Influenciar los factores que evaden el control integrado de cambios y asegurar que solo se implanten los cambios aprobados. þ Revisar y aprobar las solicitudes de cambio. þ Gestionar los cambios aprobados cuando ocurran. þ Mantener la integridad de la línea base.

PASO 5. Cerrar el Proyecto þFinaliza todas las actividades de todos los grupos de procesos para cerrar formalmente el proyecto o fase. þ Procedimiento de cierre administrativo. þ Producto, servicio, o resultado final. þ Activos de los procesos organizacionales.