OFICINA DE GESTIN DE PROYECTOS Project Management Office

OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Project Management Office v. 2. 0 Solucionamos problemas Material preparado por: María Jesús Salido Marta Padilla

Contexto ¿Qué pasa con los Proyectos?

Noticias sobre resultados en proyectos: Insatisfacción … … I can’t get no Los proyectos se retrasan (demasiado a menudo y durante demasiado tiempo) Al usuario final no le gusta el producto (que te gusten las cosas además de importante, es muy productivo) I can't get no satisfaction, I can't get no satisfaction. 'Cause I try and I try. I can't get no, I can't get no. El producto final no funciona como se esperaba (es decir, no funciona !!) When I'm drivin' in my car and that man comes on the radio Gastamos más (y más, y más) dinero para solucionar “los” viejos problemas, pero qué pasa con LOS NUEVOS!!? ? (más tiempo, más equipos, más expertos, más productos …) and he's tellin' me more and more Vivimos inmersos en la complejidad, pero no con mayor eficiencia (so, don’t live) Hey hey, about some useless information supposed to fire my imagination. I can't get no, oh no no no. that's what I say.

Consecuencias sobre los resultados de los proyectos: …Insatisfacción… Sobrecostes Baja productividad Larga curva de aprendizaje (y larga, y larga…) Cliente insatisfecho Aumento de recursos (más madera!) Equipos deprimidos Falta de confianza en los proveedores … tengo una mala noticia… Tengo una mala noticia no fue de casualidad yo quería que nos pasara. . . y tu, y tu lo dejaste pasar No quiero que me perdones y no me pidas perdón no me niegues que me buscaste nada de esto fue un error nada de esto fue un error Los errores no se eligen para bien o para mal no fallé cuando viniste. . . y tu, y tu no quisiste fallar Aprendí la diferencia entre y juego y el azar quien te mira y quien se entrega nada de esto fue un error nada de esto fue un error.

Causas sobre la insatisfacción en los resultados de los proyectos … Por qué tan a menudo!!? Inventory Ignorancia sobre los procesos de negocio y sus indicadores Se olvida lo esencial en todo proyecto: las personas Ausencia de rigor Exceso de rigor Poco conocimiento sobre la metodología más adecuada Excesiva confianza en la tecnología Insuficiente control sobre el proceso Alta rotación de personal entre proyectos y compañías Prioridad al coste sobre calidad Proridad al coste sobre adecuación a negocio Ignorancia con respecto a los límites y alcance del proyecto Visión errónea con respecto las necesidades formativas Urgencias no planificadas …. Four be things I am wiser to know: Idleness, sorrow, a friend, and a foe. Four be things I’d been better without: Love, curiosity, freckles, and doubt. Three be things I shall never attain: Envy, content, and sufficient champagne. Three be things I shall have till I die: Laughter and hope and a sock in the eye.

Remedios: ¿Cómo podemos hacerlo? la siguiente oportunidad Conocimiento del sector y del contexto, análisis previos precisos: de necesidades, alcance, metodología, formación, impacto … (yes, all of this!) Cobertura extremo (pensar – diseñar – actuar) Enfocado a gestión de relaciones y optimización del talento Equipos de proyecto organizados en Red Flexibilidad e independencia de los productos, Red de talento Modelos de Innovación abierta y herramientas 2. 0 Supervisión, overvision (¿como la visión de Supermán? ) Flexibilidad científica y adaptabilidad en la planificación … (¿Contradictorio? ¡Por supuesto que no!) Gestión del cambio desde el minuto 0 Conocimiento experto y comportamiento generalista (difícil, you know. . . ) Oh Lord! Oh Lord, won´t you buy me a Mercedes Benz ? My friends all drive Porsches, I must make amends, Worked hard all my lifetime, no help from my friends, So Lord, won´t you buy me a Mercedes Benz ? Oh Lord, won´t you buy me a color TV ? Dialing For Dollars is trying to find me. I wait for delivery each day until three, So oh Lord, won´t you buy me a color TV ? Oh Lord, won´t you buy me a night on the town ? I´m counting on you, Lord, please don´t let me down. Prove that you love me and buy the next round, Oh Lord, won´t you buy me a night on the town ?

“Most management efforts have long focused on component monitoring. True application management requires a different expertise - an understanding of the end-to-end application, the multiplicity of relationships, and overall impact on business value and end user experience. “ META Group 2006

Propuesta ¿Qué vamos a hacer?

¿Qué ? Pasión por la excelencia vs. Cumplir con el expediente Liderazgo distribuido vs. Jerarquía de control Plataformas colaborativas vs. Respositorios datos Agile methodologies vs. Procesos Tradicionales PMO 2. 0 - Burocracia + Velocidad Comunidades vs. Equipos Cooperación vs. Competición - Improvisación - Riesgo + Anticipación + Conocimiento

. . más ¿Qué? Gestión del cambio en la organización Nuevas herramientas Nuevas actitudes Talleres y contenidos según Contexto Sr. Lobo Solucionamos Problemas Capacitación jefes de proyecto Soporte a la oficina (interna) de proyectos

¿Por Qué? CAMBIOS En aceleración Beta Continua Prototipados CICLO DE VIDA DE LOS PRODUCTOS Se acortan COMPETITIVIDAD Basada en el conocimiento Equipos multidisciplinales Transformando procesos is more than technology Complejidad THE WORLD OF PROJECT MANAGEMENT HAS CHANGED INTERNET Permite la Cocreación = Crear + Colaborar CLIENTES Exigentes, informados y conectados PROCESO DE PRODUCCIÓN Se aceleran CRISIS Necesidad de reducir costes

¿Cómo? METODOLOGIAS AGILE SCRUM GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS PMP INTERNET WEB 2. 0 PLATAFORMAS ACTITUDES COLABORATIVAS The World of Project Management has Changed

. . a más cómo, menos ¿por qué? Soporte a la oficina técnica Resolución de Problemas Call Center Soporte al Reporting y Comunicación Búsqueda de recursos Reacción a puntas de trabajo Mediación en conflictos Acceso a best practices Identificación necesidades formativas Gestión del cambio en la organización Talleres de contenidos específicos según contexto y necesidades Formación Nuevas Herramientas Nuevas Actitudes Metodologias: Herramientas: Actitudes: PMP SCRUM Gestión del Tiempo Dinámicas de Red(Cops) Comunicación Web 2. 0 Herramientas Colaborativas Gestión de Proyectos Gestión del cambio Leadership as a service Colaboración Cooperación Vocación de servicio

¿Para qué? Incrementar la capacitació de la Dirección de Proyectos Hacer de la Oficina de Proyectos del cliente un órgano eficaz de coordinación y soporte a los proyectos Aumentar los casos de éxito en los proyectos que emprende la Organización Inspirar, Provocar, Impulsar cambios culturales en la ogranización, hacia mayores niveles de excelencia y satisfacción Good Professionals WOW Projects NET Organizations

Equipo “¿Tú. . . y cuántos más? ”

¿Quién? Equipos especiales para Proyectos únicos

Metodología ¿Por dónde empezamos?

Plan Herramie ntas Transición dinámica y adaptable hacia la Independencia Resolución de necesidades reales Introducción de nuevas herramientas según contexto Gestión del cambio integrada Requeri mientos Formación a cargo de expertos en cada campo Capacitación Soporte Creación del Roadmap Entender necesidades del cliente Análisis de la Organización y Proyectos Definición de escenarios objetivos Dibujar esqueleto del proceso Procesos y canales de soporte comunicación y resolución de problemas. Dinámicas de RED Organización de Workshops prácticos. Retroalimentación con la información obtenida del soporte a la oficina de proyectos

Contenidos SCRUM / Agile Aproach PMP Colaboración estrecha con el cliente Predisposición y respuesta al cambio Desarrollo incremental. Entregas frecuentes Comunicación verbal directa Simplicidad, solo los artefactos necesarios Excelencia en las diversas áreas de la gestión de proyectos: Gestión de la Integración, del Alcance, de Tiempos, de Costes, de Calidad, de Recursos Humanos, de Comunicación, de Riesgos, de Adquisiciones Motivación, compromiso, auto-gestión Metodología y nomenclatura comunes Responsabilidad del equipo, auto-organización Estandarización Trabajo colaborativo Habilidades de gestión Desarrollo de actitudes y aptitudes para el trabajo colaborativo y la cooperación Visión global/estratégico(proyecto común) Flujos constantes de ideas y conocimiento Proyectos Transversales Exploración de modelos en RED Compromiso, Proactividad, Liderazgo Adaptabilidad al cambio Herramientas colaborativas (web 2. 0) Identificar afinidades, complementariedades, sinergias Relaciones profesionales. Liderazgo Retribución emocional

Herramientas Cocreación Comunicación Jordi Graells Costa “Eines 2. 0 per als gabinets de comunicació”. Sessió de formació per a la DG de Comunicació CC BY 3. 0 Información Difusión

Beneficios ¿Como medimos el retorno?

Beneficios… Mejorar el time to market Mejorar la adaptabilidad al cambio Mejorar la calidad del software Mejorar la adaptabilidad a los requerimientos del cliente METODOLOGIAS AGILE Flexibilidad SCRUM Satisfacción personal Estandarización Eficiencia GESTIÓN Y INTERNET DIRECCIÓN WEB 2. 0 DE PROYECTOS PLATAFORMAS PMP ACTITUDES Reducir costes de gestión COLABORATIVAS Fomentar el aprendizaje organizacional Minimizar burocracia Acceso a best practices Creación de estructuras definidas y específicas para cada proyecto Mejorar la gestión del conocimiento Potenciar la innovación y la creatividad Generar nuevas oportunidades de negocio … en la Organización

Beneficios… Lidera Usa Crea Comparte metodologias Colabora útiles Seduce al DIRECTOR@S DE PROYECTO Cliente Dispone de herramientas Inspira Resuelve al equipo Problemas … en las Personas

Mick Jagger Coti Dorothy Parker Janis Joplin Pere Folguera Laura Lorenzo Ikuska Sanz Quentin Tarantino Agradecimientos

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