50 61 Informationsmde Agenda Fra SKI deltager Forml

50. 61 – Informationsmøde Agenda Fra SKI deltager • Formål med mødet • Jacob Nistrup Berg - udbudsjurist • Kort om SKI • Overordnet gennemgang af 50. 61 og 50. 62 • Dennis Palmqvist – kontraktansvarlig • Detaljeret gennemgang af 50. 61 • Tilbudsafgivelse • Preben Svenstrup – udbudskonsulent • Tilbudsevaluering • Tilbudsgivers grunddata og støtteerklæring • Spørgsmål og svar • Tidsplan og tjekliste 1

Formål med mødet 2

Formål med mødet Informationsmøde Rammerne • At orientere om centrale principper i udbuddet Præsentationen er ikke en del af udbudsmaterialet. • At gennemgå hvorledes tilbudsgivningen gennemføres elektronisk Det er til enhver tid den information, der er angivet i udbudsmaterialet – tilgængeligt via udbudssystemet ETHICS – der gælder. 3

Spørgsmål på mødet Det vil være muligt at stille spørgsmål Spørgsmål som ønskes besvaret efter informationsmødet skal stilles via udbudssystemet ETHICS Svar på spørgsmål offentliggøres i ETHICS Det påhviler tilbudsgivere, at holde sig opdateret om spørgsmål og svar via udbudssiden. Power. Point-præsentation vil blive gjort tilgængelig på ETHICS efter informationsmødet. 4

Kort om SKI 5

SKI’s formål SKI er sat i verden for at effektivisere og professionalisere det offentlige indkøb, så vi kan frigive ressourcer til gavn for samfundet: • Effektiviseringen sker via udvikling og drift af indkøbsaftaler, så der spares tid og penge. • Professionaliseringen indebærer, at SKI yder rådgivning og deler viden om indkøb og udbud. I SKI er det vigtigt, at vi bidrager positivt til det samfund, vi er en del af. Vi samler indkøbskræfterne på tværs af hele den offentlige sektor og opnår skarpe priser og favorable betingelser. 6

Forpligtende aftaler • Skræddersys til kommunernes ønsker og behov – udformes derfor i tæt samarbejde med kommunerne og deres indkøbsfællesskaber • Kommunerne bestemmer selv, om de vil forpligte sig til at bruge aftalerne. • Kunderne har forpligtet sig til at bruge aftalen, og der er estimeret et forventet køb på aftalen. Dette giver leverandøren et billede af aftageforpligtigelsen, hvilket almindeligvis resulterer i skarpe priser og favorable aftalevilkår. 7

Udbud 50. 61 Byggevarer og 50. 62 Værktøj, befæstelse, VVS og lyskilder 8

Aftaleopdeling 50. 61 Nordjylland 2 leverandører Midtjylland 2 leverandører Syddanmark 4 leverandører Hovedstaden 3 leverandører Sjælland 3 leverandører Værktøj, befæst og VVS 1 leverandører Lyskilder 1 leverandører 50. 62 9

Sortiment 50. 61 - Byggevarer Træ, isolering, cement/beton, gips, vinduer, maling m. v. 50. 62 Værktøj, befæstelse, VVS og lyskilder 10

Væsentlige forskelle på delaftalerne på 50. 61 • Stort set alt er ens • Dog • De dækker forskellige geografiske områder • Der er forskel på forpligtigelse for hvor langt man maksimalt skal køre til et salgssted - 10 km kontra 15 km. • Kravet til antal salgssteder som leverandørerne skal have er forskelligt • Vær særligt opmærksom på vilkår for så vidt angår Bornholm - se særligt kundeliste og Rammeaftale. • Kunderne er forskellige og de har forskellige klyngedata, tilslutningsdata mv. 11

Kaskader og eneleverandøraftaler 50. 61 Flere leverandører pr. delaftale = Kaskade 50. 62 En leverandør pr. delaftale = Ingen kaskade 12

Hvilken aftale skal man anvende? (hvis man har tilsluttet sig både 50. 61 og 50. 62) 13

50. 61 Byggevarer 14

Genudbud med omfattende ændringer 15

Genudbud med omfattende ændringer • Krav til levering på Bornholm ændret. Det samme er Bornholms forpligtigelse. • Der er foretaget justeringer i tilbudslisten • Få underproduktgrupper er udgået • Der skelnes ikke mellem fyr og gran samt Seksta og Kvinta på visse trætyper. • Få produkter er fjernet • Krav åbnet op, hvor det er muligt • Der er indsat en omregningsfaktor på varemængde, så der evalueres på en fælles mængde. 16

Kundens tilslutning – valg af kaskade/udpegningsmodel Kunden skal tildele leverandører blandt de leverandører, som SKI har tildelt. Dette gøres i en kaskade. Kunder, som tilslutter sig rammeaftalen i tilslutningsperioden, kan vælge mellem 2 metoder for tildeling i kaskade. Disse kaldes for henholdsvis udpegningsmodel 1 og 2. Hvis kommuner ønsker at tilslutte sig, skal det gøres i tilslutningsperioden. Ikke-kommunale kunder kan tilslutte sig i op til 18 måneder efter rammeaftalens ikrafttrædelse 17

Kundens tildeling – 50. 61 – anvendelse af kaskade Fysisk handel Fjernkøb Udpegningsmodel 1 2 OBS: Bemærk at Leverandør 1 i SKI’s kaskade også indgår i kundens kaskade (TCO-kaskaden) med nærmeste salgssted. Leverandør 1 indgår således 2 gange i samme kaskade. 18

Kilometergrænse forpligtelse 19

Spring i kaskaden Kaskaderækkefølgen skal altid følges. Men kunden kan springe i kaskaden, hvis kunden har en eller flere af følgende behov, som ikke indfries hos en højereliggende leverandør i kaskaden: 1) Farve 2) Form 3) Funktion 4) Materiale 5) Mængde 6) Leveringstid eller ved brug af udpegningsmodel 2, når der er behov for at handle fysisk (dvs. hos en anden leverandør end nr. 1 i SKI’s kaskade) ved et: 1) Straksbehov 2) Oplysningsbehov 20

Pris- og produktopdatering • De priser som der kan handles til er leverandørens dagsaktuelle listepris (den bruttopris som andre kunder handler til) minus den rabat som leverandøren har tilbudt på udbudstidspunktet for den underproduktgruppen. • Kunden kan altid handle hele det sortiment, som leverandøren har inden for de udbudte underproduktgrupper. • SKI foretager revisorkontrol af leverandørens priser. 21

E-handel • Det er kun leverandør nr 1 i SKI’s kaskade, som skal levere webshop (herunder punch-out). Webshoppen skal indeholde mindst 7. 000 varer (9. 000 varer i 2021). • Priserne i webshoppen og dermed punch-out skal være dagsaktuelle. 22

Miljøkrav • Krav om at leverandøren skal have et bredere sortiment af miljøvenlige varer. • Kravene til miljøvenlige byggevarer er fastsat i bilag VII. A 23

CSR • Kravene følger SKI’s faste skabelon, som løbende tilpasses behovet. 24

Særlige rammeaftalevilkår Leveringstid = maksimalt 4 dage Fristen er fastsat ud fra, at der også er e-handel på rammeaftalen, og at pakkepost godt kan tage op til 4 dage. Man kan dog springe i kaskaden, hvis man ikke kan afvente leveringstid (skal være en saglig og objektiv grund). Leveringsgebyr • Postpakker: 100, • Levering med lastvogn, hvor der skal bruges truck eller kran: 750, • Øvrige leveringer: 300 kr • Fragtfri levering: Alle leverancer over 2. 400 + moms Salgssteder Leverandøren skal minimum have 3 -4 salgssteder i delaftaleområdet – afhængigt af delaftaleområde. Vejledning Leverandøren er forpligtet til at vejlede om produkterne og deres anvendelse. 25

Implementering Der er et bilag som beskriver opgaverne og processen. Når kunden har lavet sine TCO-beregninger, informeres de tildelte leverandører om den kaskade-rækkefølge som TCO-beregningen resultarer i. Leverandøren skal herefter oprette kundernes decentrale enheder. Dette sker ved, at kunden udfylder oplysninger om enhederne til leverandøren i dennes skabelon. Der er stillet krav om, at der skal ske en implementering i forhold til både kunden, kundens medarbejdere og leverandørens medarbejdere (se bilag VII. C). Der skal således holdes introduktionsmøde mellem leverandøren og kundens medarbejdere. Formålet at kundens medarbejdere bliver introduceret til leverandørens virksomhed. Leverandøren skal holde introduktionsmøde for egne medarbejdere. Formålet er, at leverandørens medarbejdere bliver introduceret til rammeaftalen. 26

Tilslutning 27

I kundelisten kan findes data om kundernes tilslutning • Hvem tilslutter sig • Evt. undtagelser fra forpligtigelsen • Evt. senere tiltrædelse • Delaftale specifikke oplysninger • Samlet forventet køb på delaftalen • osv 28

Forpligtigelse Hvis kunden tilslutter sig, tilslutter man hele organisationen – dvs. både børnehaver, vej og park, skoler osv. Det er ikke muligt at undtage dele af organisationen. Dog gælder følgende undtagelser forpligtigelsen: • Kunden er ikke forpligtet ved politisk besluttede bygge- og anlægsopgaver med eget budget. • Kunden er ikke forpligtet ved opgaver, som udføres af ekstern leverandør. Kunden har dog ret til at anvende rammeaftalen i disse situationer. Kunden er kun forpligtiget i det omfang kunden kan får dækket sit behov med de varer som er i leverandørens sortiment. Hvis kunden har undtaget produktgrupper eller underproduktgrupper eller valgt senere tiltrædelse. 29

Tilbudsafgivelse 30

Tilbudsafgivelse overordnet • Der afgives tilbud på de geografiske delaftaler, som man ønsker at byde på. • Man oplyser pris og vareoplysninger på 437 varer, rabatsats pr. underproduktgruppe samt oplyser antal salgssteder man stiller til rådighed i delaftaleområdet. • Man skal tilbyde en vare på alle 437 varelinjer 31

Udfyldelse af Bilag VII. B Leverandørens tilbud (Tilbudsliste) Bilaget indeholder 7 faner. Følgende 3 faner skal udfyldes: ”Tilbud – Listepris” Her angiver tilbudsgiver 1) Tilbudsgivers varenummer, 2) Tilbudsgivers produktbeskrivelse 3) Listepris 4) Tilbudte mængde af den tilbudte vare i overensstemmelse med de stillede krav til varen i kolonne G ”Tilbud – Rabatsats” Her angiver tilbudsgiver rabatsatsen pr. underproduktgruppe ”Salgssteder” Her angiver tilbudsgiver sine salgssteder indenfor regionen og eventuelt salgssteder uden for regionens grænser. (dog maks. 10/15 km. fra regionsgrænsen). HUSK at udfylde så mange salgssteder som muligt, idet kun er på de tilbudte salgssteder, hvor der efterfølgende kan handles. 32

Fejl i tilbudslisten og konditionsmæssighed (fra udbudsbetingelsernes punkt 9. 2. 3) Følgende fejl i tilbudslisten medføre at tilbuddet er ukonditionsmæssigt: 1. Hvis tilbudsgiver ikke tilbyder mindst fire salgssteder inden for delaftaleområde 1, 2 og 3, og/eller mindst tre salgssteder inden for delaftaleområde 4 og 5, dvs. inden for regionens grænser 2. Hvis tilbudsgiver ikke tilbyder alle 437 kravspecificerede varer (dvs. tomme varelinjer) Følgende fejl i tilbudslisten kan medføre at tilbuddet er ukonditionsmæssigt: 1. Hvis der mangler eller er sket forkert udfyldning af en eller flere felter (celler) i varelinjen, 2. Hvis der tilbydes samme vare på mere end 1 varelinje (ved samme vare forstås identiske angivelser i kolonne I, J, og L, hvis kolonne L skal udfyldes for den pågældende varelinje, i fane ”Tilbud – Listepris”), 3. Hvis en vare åbenlyst er tilbudt i en forkert produktgruppe, og 4. Hvis det ikke klart fremgår, hvad det er, tilbudsgiver tilbyder på varelinjen. Stavefejl- eller slåfejl vil som udgangspunkt ikke være fejludfyldning, medmindre stave- eller slåfejl gør, at det ikke klart fremgår, hvad det er, tilbudsgiveren tilbyder på varelinjen. 33

Fejl i tilbudslisten og konditionsmæssighed (fra udbudsbetingelsernes punkt 9. 2. 3) - fortsat • Såfremt der er fejl i en varelinje og denne ikke kan afhjælpes i medfør af UBL 159, stk. 5, så vil der for de(n) fejludfyldte varelinje blive beregnet en fiktiv SKI-pris • Beregningen af den fiktive SKI-pris vil ske på baggrund af den højeste SKI-pris for den pågældende varelinje i de øvrige tilbudsgiveres tilbud tillagt 100 % • Hvis det samlede antal fejludfyldte varelinjer er 22 varelinjer eller derover, vil hele tilbudsgiverens tilbud blive anset for ikke konditionsmæssigt og vil derfor ikke indgå i evalueringen. 34

Tilbudsevaluering overordnet på 50. 61 • Vægtning: Pris 100% • Der tilbudsevalueres på tilbudte pris (som er omregnet på enhedstørrelse) fratrukket den rabat som eventuelt tilbydes i den tilhørende underproduktgruppe. • Hver af tilbudsgivernes tilbudte varer på den enkelte varelinje evalueres sammen og der gives point til hver tilbudsgivers tilbudte varer på den enkelte varelinje. Disse vægtes derefter med varelinjens vægt. • Der udregnes et samlet vægtet point for hver tilbudsgiver. Se de nærmere detaljer i udbudsbetingelserne 35

Sådan afgiver du tilbud i ETHICS 36

Tilmelding til udbudssiden Tilgå udbudssiden via linket i udbudsbekendtgørelsens punkt 1. 3) – se link nedenfor: https: //www. ethics. dk/ethics/eo#/94 b 77 e 0 d-49 ca-4 d 2 a-bc 47 -61 dbceb 77864/homepage Tilmeld din virksomhed udbudssiden ved at benytte den grønne knap ”Tilmelding” øverst i højre hjørne – se den røde ring på billedet nedenfor. 37

Tjekliste (fra udbudsbetingelserne) Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende: ü Download udbudsmaterialet via og gem det på egen pc ü Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem ü Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. udbudsbetingelsernes punkt 11. 1 ü Udfyld bilag VII. B Leverandørens tilbud, samt ESPD’et og Tilbudsgivers grunddata for den relevante delaftale ü Bilag VII. B Leverandørens tilbud, samt ESPD’et og Tilbudsgivers grunddata uploades under menupunktet ”Tilbudsafgivelse” under de grønne ”knapper” (se nedenfor) ü Tilbudsafgivelsen afsluttes via menupunktet ”Underskriv og afslut tilbud” (se nedenfor) ü ETHICS følgebrev (genereres automatisk under menupunktet ”Underskriv og afslut tilbud”) • Tilbudsgiver underskriver tilbuddet digitalt med sin ETHICS-signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra ETHICS. 38

Gode råd – start i god tid! • Læs vejledningerne under de enkelte menupunkter og download herefter det samlede udbudsmateriale • Gennemlæs udbudsmaterialet, start med ”Udbudsbetingelser” • Beslut hvordan jeres interne organisering af tilbudsafgivelsen skal forløbe – hvem gør hvad og hvornår, herunder ledelsen? • Test digital signatur i ETHICS. Husk, at den skal være installeret i din browser (gøres normalt bare ved at dobbeltklikke på signaturfilen) • Stil evt. spørgsmål til udbuddet i ETHICS, før spørgefristen udløber • VÆR OPMÆRKSOM PÅ, at du skal signere dine dokumenter og følgebrev fra den PC, hvor der er installeret en digital signatur udstedt af ETHICS. 39

Spørgsmål og svar 40

Tips til spørgsmål/svar • Brug ETHICS – og kun ETHICS! - Spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles i ETHICS. Spørgsmål på telefon og mail besvares ikke • Stil spørgsmål så tidligt som muligt • Stil konkrete spørgsmål, gerne med begrundelse: • Henvis til formuleringer i udbudsmaterialet • Konkretiser, hvad der er tvivl om • Skriv gerne, hvorfor spørgsmålet er relevant • Stil kun ét spørgsmål ad gangen! • Foreslå gerne konkrete formuleringer, hvis der foreslås ændringer – og undgå venligst ”diskuterende” spørgsmål • Modtagne spørgsmål vil blive besvaret løbende. Spørgsmål (i anonymiseret form) og svar vil blive offentliggjort under menupunktet "Udbudsmateriale” • Når der offentliggøres spørgsmål og svar modtager tilbudsgiverne mail herom 41

Spørgsmål • Vær opmærksom på frister for indsendelse af spørgsmål • Spørgsmål, der stilles senest 10 dage før fristen for ansøgning/afgivelse af tilbud, vil blive besvaret. • Spørgsmål, der stilles senere end fristen ”Vejledende frist for skriftlige spørgsmål”, jf. tidsplanen, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 7 dage før tilbudsfristen. • Spørgsmål, der stilles senere end 7 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Tekniske spørgsmål • SKI’s kundeservice, tlf. 33 42 70 00 • Inno: vasion, tlf. 70 22 70 07 (hotline) Udbudsspørgsmål • Stilles skriftligt via ETHICS (udbudssiden)

Udelukkelse og egnethed - Udfyldelse af ESPD og grunddata 43

Tilbuddet indhold – Ansøgers grunddata Oplysninger om ansøgers: • Navn • Adresse • virksomhedsregistreringsnummer (CVR-nummer, VAT nummer eller tilsvarende) • e-mail • kontaktperson Opret skemaet og udfyld relevante felter: • Hvis ansøger er en enkeltstående virksomhed udfyldes alene punkt A. • Hvis ansøger er en sammenslutning af økonomiske aktører (fx et konsortium) udfyldes alene punkt B. • Dokumentet ”Ansøgers grunddata” erstatter ikke ESPD. 44

Ansøgningens indhold – ESPD’et Følgende oplysninger skal udfyldes: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør. Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter. Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet Del III: Udelukkelsesgrunde Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme. Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger. Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet. Del IV: Udvælgelseskriterier - Skal ikke udfyldes – ikke relevant for dette udbud Del V: Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere Del VI: Afsluttende erklæringer 45

Ansøgningens indhold – ESPD’et • En ansøger, der deltager alene indsender alene ét ESPD. • En ansøger, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f. eks. et konsortium), udfylder og indsender et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører i sammenslutningen. • Se link til KFST’s vejledning i udfyldelse af ESPD https: //www. kfst. dk/media/46438/espddokumentation-og-ecertis. pdf 46

Tidsplan og tjekliste 47

Tidsplan for udbud Dato Aktivitet 3. december 2018 Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende udbud til offentliggørelse i Supplement til EU-Tidende. 10. december 2018 Informationsmøde, jf. punkt 11. 2 10 dage før tilbudsfrist Vejledende frist for skriftlige spørgsmål, jf. punkt 11. 1. Det skal bemærkes, at der ikke besvares spørgsmål i perioden fra og med den 21. december 2018 til og med den 2. januar 2019. 7. januar 2019 Dato for listepriser, jf. punkt 9. 2. 3 14. januar 2019, kl. 13: 00 Tilbudsfrist, jf. punkt 12 11. februar 2019 (forventet dato) Indhentning af dokumentation for ESPD 25. februar 2019 (forventet dato) Afsendelse af tildelings- og afslagsbreve 8. marts 2019 (forventet dato) Kontraktsignering Bemærk: Aftalevilkår kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. Fra 11. marts 2019 Implementering til 30. april 2019 (forventede datoer) 1. maj 2019 (forventet dato) Tidligst mulige ikrafttrædelsesdato 48

Vigtige opmærksomhedspunkter • Materialet bør læses snarest muligt. Materialet er omfattende. Udbudsmaterialet på 50. 61 er komplekst – særligt forhold omkring kundens tildeling. • Der er stillet en række krav til service og tilgængelighed – fx webshop/punch-out, salgssteder, leveringsgebyrer, produktrådgivning, revisorkontrol af priser mv, som vil få praktisk betydning, når I er blevet tildelt som leverandør. Det vil være forhold som der vil være stor fokus på i kontraktperioden. • Undlad at afgive tilbud i sidste øjeblik. Der kan opstå itmæssige udfordringer, som kan være svære at løse i sidste øjeblik. Upload derfor gerne tilbuddet med tilhørende bilag nogle dage før. • Vær særligt opmærksom på opgaverne i forbindelse med ESPD og få evt. hurtigt denne del tilrettelagt. 49

Tak for i dag. Vi ser frem til at modtage tilbud fra Jer. 50