ZAMAN YNETM 3 ve 4 Hafta 24 10

ZAMAN YÖNETİMİ 3. ve 4. Hafta 24. 10. 2020 Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 1

İçerik l l l n Zaman ve Pareto İlkesi Kişi Zaman İlişkisi Kişilik ve Zaman Yönetimi İlişkisi KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ l Kişisel Zaman Yönetimi ve Teknikleri n n 24. 10. 2020 Zaman Yönetimi Kavramı Kişisel Zaman Yönetimi Kişisel Zaman Planlaması Kişisel Zaman Yönetiminin Aşamaları Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 2

Zaman ve Pareto İlkesi 24. 10. 2020 n Pareto İlkesi, 19. yy’da yaşayan İtalyan ekonomist ve sosyolog Pareto’nun geliştirdiği öncelikler konusunda önemli bir çalışmadır. n Bu ilkeye göre; bir gruptaki önemli birimler, o gruptaki toplam birimlerin sadece küçük bir bölümünü içerir. n 80/20 Kuralına göre tüm maddeler değer sırasına göre yerleştirildiğinde, toplam değerin %80’i, maddelerin yalnızca %20’sinden, kalan %20’lik değer de, maddelerin diğer %80’inden gelir. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 3

Zaman ve Pareto İlkesi 24. 10. 2020 n Zaman yönetimi açısından yaklaşıldığında başarının %80’i o iş için ayrılan zamanın %20’sinden kaynaklanır. n Amaç hangi %20’lik dilimin üretkenliğinize neden olduğunu bilmektir. Böylece atıl olan, sonuç yaratmayan % 80’lik zamanı daha farklı değerlendirmeniz mümkündür. n Bu ilkeye konsantrasyon veya yoğunlaşma ilkesi de diyebiliriz. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 4

Kişi Zaman İlişkisi 24. 10. 2020 n Kişi zaman ilişkisi kişinin zamana verdiği anlama göre değişir. n Zaman, akıllıca kullanıldığında getirisi en yüksek sermayeye dönüşebilir. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 5

Kişi Zaman İlişkisi n Zaman yönetimi bakımından kişi-zaman ilişkisi açısından şu konular önemlidir: Zaman ile yürütülen yarışta kazanma ve kaybetme şartları. Zamanı denetim altına alma (zamanı kontrol etme). Zaman ile dost olma. Zamanın nasıl harcandığının farkına varma. Zamanın kişisel değerini ve getirisini yükseltme. 24. 10. 2020 Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 6

Kişilik ve Zaman Yönetimi İlişkisi 24. 10. 2020 n İnsanlar psikolojik ve sosyal özellikleri itibariyle “A” tipi ve “B” tipi kişiler olmak üzere, iki gruba ayrılırlar. n “A” tipi kişilik özelliğine sahip insanlar; yarışmacı, duygusal, işkolik, aceleci, sabırsız, hep koşturan bir görüntü sergilerler. n “B” tipi kişilikler ise; her şeyi dert edinmeyen, sakin, ağır çalışan, sosyal ve sağlığına önem veren kişilerdir. n Kişisel zaman yönetimi için, insanın kendi kişilik tipini öğrenerek, zamanını kişilik tipine göre yönetmesi gerekir. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 7

Kişilik ve Zaman Yönetimi İlişkisi TİP A n. Her zaman hareket halindedir. n. Bütün faaliyetlerinde hızlıdır. n. Sabırsız ve tez canlıdır. nİki işi bir arada yapar. n. Dinlenmesini bilmez. n. Dinlenmeyi zaman israfı sayar. n. Sürekli rakamlarla uğraşır. n. Rekabetçidir, kendisiyle ve çevresiyle yarış halindedir. n. Zaman baskısı altındadır. n. Az zamana çok iş sığdırmayı ilke edinmiştir. 24. 10. 2020 Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ TİP B n. Zamanı denetlemez. n. Sabırlıdır. nİş üretmekten çok zaman öldürmeyi sever. n. Hayatın keyfini çıkarır. n. Randevuya yetişme kaygısı yoktur. n. Toleranslı ve yumuşak huyludur. n. Aceleci değildir. n. Dostlukları ön plana çıkarır. n. Planlı ve programlı değildir. n. Sakin huyludur. 8

KİŞİSEL ZAMAN YÖNETİMİ Yönetim bir yönlendirme faaliyetidir. Buna göre akışı durdurulamayan, biriktirilemeyen, önü alınamayan, yönü çevrilemeyen zamanın yönetilmesi ne anlama gelir veya zaman yönetimi mümkün müdür? 24. 10. 2020 Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 9

Zaman Yönetimi Kavramı n 24. 10. 2020 Zaman Yönetimi; l Kendimizi zaman içinde yönetebilmektir. l Kıt olan ve her iş ve etkinliğin yapılmasının zorunlu unsuru olan zamana olabildiğince fazla iş ve etkinlik sığdırmaktır. l Belli bir zaman içinde hangi iş ve etkinliklerin yapılacağının tespit edilmesi ve yönetilmesidir. l Prensipleri anlamak uygulamak için, sadece zamanın nasıl kullanılacağını bilmek değildir; zamanı akıllıca kullanırken ne gibi problemlerle karşılacağının ve bunların nedenlerinin de bilinmesi gerekir. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 10

Kişisel Zaman Yönetimi Kişisel Zaman Planlaması 24. 10. 2020 n Kişisel zaman planlamasının etkin olabilmesi için önce amaçlar belirlenmeli. Sonra amaca uygun olarak görevler yerine getirilmeli ve sonra da amacın gerçekleştirilmesine yetecek zaman tahmini yapılmalıdır. n Kişisel zaman planlaması yaparken, gününüzün %60 -70’ten fazlasını planlamaya çalışmayın. n Plan gelecekle ilgilidir ve gelecek belirsizdir. Bu nedenle günün belirli bir kısmı belirsizliklerin yönetilmesine ayrılmalıdır. n Günün en az üçte birini serbest bırakmak, zaman planlamasının daha gerçekçi olmasını sağlar. n Gününüzün tamamını planlarsanız, bunun gerçekleşmediğini görüp, zaman baskısı nedeniyle strese girebilirsiniz. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 11

Kişisel Zaman Yönetiminin Aşamaları Kişisel zaman kullanımının belirlenmesi *Kişilik tespiti Zaman kullanım problemlerinin analizi *Kişi kendi kişisel zaman kullanım biçimlerini analiz etmeli, zamanının tuzaklarını ve bunların ortaya çıkardığı problemleri ortaya çıkarmalı ve bu problemleri çözmelidir. *Eylem planı yapma ve ihtiyaç duyulan kaynakları temin etme. *Amaçları belirledikten sonra, amaçları öncelik sırasına koyma. Eylem planının hayata geçirilmesi *En uygun yer ve zamanı tespit edin. *Kararsızlık tuzağına düşmeyin. *Zaman tuzaklarını ortadan kaldıracak teknikler geliştirin. *İzleme ve tekrar değerlendirme yapın. 24. 10. 2020 Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 12

Kişisel Zaman Yönetimi Teknikleri Gereksiz Duraklamaları Önlemek Kolay ve Zor İşlerin Arkaya Düzenlenmesi İşe Zor Kısımlardan Başlama İşi Bölümlere Ayırma Bir Anda Bir Tek İş Üzerinde Durmak 24. 10. 2020 Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 13

Zaman yönetimi teknikleri açısından aşağıdaki faktörlere uyulması, zaman planlamasına ve zamanın etkin yönetimine katkı sağlar: 24. 10. 2020 n Bir işe o işi sağlayacağı katkı değerinde zaman ayırın. n Yüklenebileceğiniz kadar iş alın, geri kalanını mümkünse dağıtın. n Aynı özellikte işleri bir kerede birlikte yapacak şekilde gruplayın. n Hoşlanmadığınız zor bulduğunuz işleri öncelikle bitirin. n Uzun sürecek çalışmalarda durak noktaları belirleyin ve duraklara gelmeden ara vermeyin. Kısa boşluklarda yapılabilecek kısa işleri yapın. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 14

Zaman yönetimi teknikleri açısından aşağıdaki faktörlere uyulması, zaman planlamasına ve zamanın etkin yönetimine katkı sağlar: 24. 10. 2020 n Büronuzdaki (odanızdaki) her şeyi belirli yerlerde ve kolayca bulabileceğiniz şekilde düzenleyin. n Ziyaretlerin günün belli saatlerinde yapılmasını sağlayın. n Gün içinde verimli çalışabileceğiniz saatleri belirleyip güç işleri o saatlerde yapın. n “HAYIR” demeyi öğrenin. n Herhangi bir bekleme zamanını önceden tahmin ederek, nasıl kullanacağınızı planlayın. n Telefon konuşmalarına başlamadan önce “bu konuşmanın amacı ne? ” sorusunu cevaplayın. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 15

Zaman Yönetimini Engelleyen Nedenler n Kişisel Nedenler l l l n Dışsal Nedenler l l l 24. 10. 2020 Ertelemek, Sürüncemede bırakmak, Devretmemek/kendim yapacağım tutkusu, Hayır diyememek, Düzensizlik. Ziyaretçiler, İş kazaları, Doğal olaylar. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 16

Zaman Yönetimini Engelleyen Nedenler n Örgütsel Nedenler l l l l n 24. 10. 2020 Yetkilendirme, yetki ve görev devrinin olmayışı, Karar verememe veya kararsızlık, Verimsiz iş ve toplantı yönetimi, Kriz ve stres yönetiminin olmayışı, Örgütsel çatışmalar, Elverişsiz çalışma ortamı, Bürokrasi, Verimsiz sekretarya hizmetleri. Mekanik Nedenler Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 17

ZAMAN YÖNETİMİNE FARKLI YAKLAŞIMLAR Sıradan insanlar zamanı nasıl geçireceklerini, önemli insanlar ise nasıl değerlendireceklerini düşünürler. Schopenhaver 24. 10. 2020 Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 18

1. Düzenli Yaşam Yaklaşımı (Kendini Toparla Yaklaşımı) n Bu yaklaşım, zaman yönetiminde çıkan sorunların büyük bir kısmının hayatımızdaki düzensizlikten kaynaklandığını savunur. n Etkili bir sistem oluşturmak, nesneleri ve insanlar arasındaki ilişkileri düzenlemekle mümkün olur. n Üç alandaki düzenleme üzerine odaklanır. l l l 24. 10. 2020 Nesneleri düzenlemek. Görevleri düzenlemek. İnsanları düzenlemek. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 19

1. Düzenli Yaşam Yaklaşımı (Kendini Toparla Yaklaşımı) 24. 10. 2020 n Güçlü Yanları: Bize zaman kazandırır ve daha verimli olmamızı sağlar. Çabalarımızı boşa harcamayız. Düzenleme, zihni açar ve tertip sağlar. n Zayıf Yanları: Düzenleme daha büyük amaçlar için bir araç olmak yerine bir amaç haline gelebilir. Zamanın çok büyük bir bölümü üretim yerine planlamaya harcanır. Aşırı yapılanmış, kılı kırk yaran, esneklikten uzak zaman yönetimi kişiyi bir zaman makinesi haline getirebilir. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 20

2. Savaşçı Yaklaşımı n Kendine ayrılan zamanın korunması üzerinde odaklanır. n Her tür zaman tuzağına karşı kişinin kendi zamanını koruması ve üretim üzerinde odaklanır. n Bu yaklaşım tuzakları bertaraf etme yaklaşımıdır. Kendini korumak, yeterince verimli ve bağımsız çalışabilmek amacıyla zamanına sahip çıkmak üzerinde odaklanır. n Teknikleri: l l l 24. 10. 2020 Kendini yalıtmak. Yalnız kalmak. Yetki devretmek. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 21

2. Savaşçı Yaklaşımı n Güçlü Yanları: zamanımızın sorumluluğunu kişisel olarak üstlenmeye dayalıdır. Verimli ve bağımsız çalışabilmek için sakin, rahatsız edilmediğimiz bir zamanımız olduğunda, yaratıcı olabiliriz. n Zayıf Yanları: Bu yaklaşım temelde, başkalarını düşman olarak görür. Hayatta kalma mücadelesi yaklaşımıdır. Yalıt, tecrit et, sindir, sınır koy. “Hayır” de. İnsanları çalışma odandan çıkartmayı öğren. Konuşmanın ortasında telefonu kapat. l 24. 10. 2020 Önemli Not! Savaşçı yaklaşımı insanlardan kaynaklanan zaman tuzaklarından ziyade, işlerden kaynaklanan zaman tuzaklarıyla mücadele etmek şeklinde anlaşılmalı ve bu şekilde uygulanmalıdır. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 22

3. ABC Yaklaşımı n Öncelikleri sıralanması ve değerlerin belirlenmesi düşüncesine dayanır. n Temel ilkesi: Çabalarınızı, öncelikle en önemli işlerinizde yoğunlaştırın. Değerlerin açıklığa kavuşturulması ve görev sıralaması gibi teknikleri içerir. n İddiası: neye ulaşmak istediğinizi biliyorsanız ve çabalarınızı öncelikle o işlerin üzerinde yoğunlaştırırsanız, o işte başarılı ve mutlu olursunuz. n Sağladığı kolaylıklar: l l 24. 10. 2020 Kayıplar en aza indirgenir. Toplantılarda daima hazırlıklı olmayı sağlar. Her gün, etkin bir şekilde planlanır. Bir işin önemini göre ona vakit ayrılır. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 23

3. ABC Yaklaşımı 24. 10. 2020 n Güçlü Yanları: Düzen ve ardışıklık sağlar. Yapılacak işlerle, öncelikli görevler arasındaki farkı anlamamızı sağlar. n Zayıf Yanları: Değerlerin netleştirilmesi tekniği, yaşam kalitesini ilkelerin ve doğal yasaların belirlediği gerçeğini göz ardı etmektedir. Bu ihmal, insanların sık doğa yasalarıyla çelişkili değerleri benimseyip bunları izlemelerine yol açar. Bu değerler ise, yalnızca engellenmişlik duygusuna ve başarısızlığa yol açar. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 24

4. Sihirli Araç Yaklaşımı 24. 10. 2020 n Yaklaşım, doğru aracın bize yaşam kalitesi geliştirme gücü vereceği varsayımına dayanır. n Sistem ve teknolojik araçların iyi kullanılmasının zamandan tasarruf sağlayacağı üzerinde durmaktadır. n Kullanılan araçların istenilen özelliklere sahip olması durumunda, bunun zaman yönetimine ve etkinliğe sihirli bir katkısı olacağı varsayımı üzerinde durur. n Bu araçlar, öncelikleri izlememize, işleri planlamamıza ve ana bilgiye rahatça ulaşmamızı sağlayacak niteliktedir. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 25

4. Sihirli Araç Yaklaşımı 24. 10. 2020 n Güçlü Yanları: Doğru araçlar, işlerin daha kısa sürede ve etkin bir şekilde yapılmasını sağlar. n Zayıf Yanları: İyi aracın her şeyin yanıtı olduğuna ilişkin varsayım hatalıdır. Doğru işler için vizyon, misyon, doğru karar ve strateji geliştirme yeteneği gerekir. Mükemmel bir planlayıcı, mükemmel bir yaşam yaratmaz. Araçlar, hayatın doyurucu olması gereken anlarını, önceden belirlenmiş gündelik zaman dilimlerine sıkıştırarak, doğal ritmi ve dengeyi bozarlar. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 26

5. Beceri Yaklaşımı n n n 24. 10. 2020 Zaman yönetimi konusundaki becerilerimiz; nasıl çalıştığımızı, zamanımızı nasıl tükettiğimizi analiz ederek ortaya çıkacaktır. Etkin zaman yönetimi, zamanı diğer verimli kaynaklar gibi yerinde ve uygun kullanmayı içerir. Planlama kesinlikle bir yöneticiyi eylemden alıkoyacak bir mazeret olamaz; ama yönetici kendine asıl hedef olarak amaçlarını bir sıraya ve düzene koymayı seçerse, kaostan kurtulur. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 27

5. Beceri Yaklaşımı 24. 10. 2020 n Güçlü Yanları: Beceri daha az enerji ve zaman harcayarak n Zayıf Yanları: Kişisel ve kurumsal kalite, beceri ve teknikten çok, kişilerin karakter ve davranışlarını ilkelerle uyumlu kılma yeteneğine bağlıdır. Günümüzde zaman yönetimi programlarının çoğunluğu, çeşitli teknik ve zaman tasarrufu hileleriyle, planlama ve öncelikleri sıralama gibi bir iki ilkenin de serpiştirildiği karma bir pakettir. Beceriler tek başına yanıt oluşturmaz. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 28

6. Hedef Belirleme Yaklaşımı 24. 10. 2020 n “Ne istediğini bil ve başarmak için çaba harca. ” düşüncesine dayanır. n Uzun, orta ve kısa vadeli planlama, hedefleri belirleme, gözünde canlandırma, kendini motive etme gibi teknikleri içerir. n Kısa vadeli planlamada önemli olan yöneticinin gündelik ve haftalık yapacağı işleri düzenlemesi, programlaması ve bunları bir öncelik sırasına göre yerleştirmesidir. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 29

6. Hedef Belirleme Yaklaşımı 24. 10. 2020 n Güçlü Yanları: Daha az yeteneğe sahip kişilerin, bedelini ödemeye razı olarak; kuvvetleri örgütleyerek, enerjiyi yoğunlaştırarak, dikkatinin dağıtılmasını reddederek, araya engel girmesine izin vermeyerek, daha büyük yeteneklerin performansını aşma gücüdür. n Zayıf Yanları: Başarı merdivenini tırmanmak için hedef yaklaşımını kullanan ve sonunda merdivenin yanlış duvar adayalı olduğunu fark eden sayısız kişi vardır. Hayal kırıklığına uğramamak için doğru hedef belirlemek gerekir. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 30

7. İyileştirme (Rehabilitasyon) Yaklaşımı 24. 10. 2020 n Zaman yönetimi konusundaki sorunların; çevresel, sosyal, kültürel veya psikolojik nedenlere dayalı olarak ortaya çıkabileceğini varsayımına dayanır. n Bu yaklaşıma göre kendi amacına aykırı veya işlevsiz zaman yönetimi davranışları şeklinde kendini gösteren çevre kalıtım ve diğer eksikliklerin sonucunda ruh dünyasında temel eksiklikler oluşturmaktadır. n Çözüm, zaman yönetimi sorunları oluşturan kültürel ve psikolojik faktörleri iyileştirmektir. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 31

7. İyileştirme (Rehabilitasyon) Yaklaşımı 24. 10. 2020 n Zaman yönetimi konusunda Batılı yaklaşım (zamanı ekonomik kaynak görme yaklaşımı), yaşamın fiziksel yanlarının, yani medeniyetin gelişmesine katkı sağlar. n Zaman yönetimine Doğulu yaklaşım (zamanı insani değerlerin içinde ortaya çıktığı bir değer olarak görme yaklaşımı) ise, kültürün gelişmesine katkı sağlar. n Ne medeniyetten ne de kültürden vazgeçilmeden veya ikisi arasında bir tercihe zorlanmadan hem gelişmiş bir medeniyeti, hem de zengin bir kültürü ortaya çıkaracak bir zaman algısı yaklaşımı en doğru olanıdır. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 32

8. Kendini Akıntıya Bırak Yaklaşımı 24. 10. 2020 n Bu yaklaşım zaman yönetimine karşı çıkar. n Bu yaklaşıma göre, önemli olan kişinin zamanı yönetmesi değil, zaman içinde kendini doğal akışla bütünleştirmesidir. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 33

ZAMAN TUZAKLARI VE TUZAKLARIN YÖNETİMİ 24. 10. 2020 Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 34

Zaman Tuzağı Kavramı n Sosyal ilişkiler, kişisel ve kültürel özelliklerden kaynaklanan ve zaman kayıplarına yol açan veya zamanı kötü kullanmamıza sebep olan faktörlere zaman tuzakları denir. n Bu tuzaklar: l l l 24. 10. 2020 Plansızlık. Öncelikleri belirleyememek ve sıraya koyamamak. Ertelemek. Kendini gereğinden fazla işe adamak (işkolik olmak). Acelecilik. Açık kapı politikası. Gündemsiz ve verimsiz toplantılar. Kararsızlık. Toplantılar. Yetki vermemek. Başkasına bağımlı işlerin bitmesini beklemek. Dağınık masa ve büro düzeni. Öğr. Gör. Feyza TEKİNBAŞ 35