SISTEM PENGOLAHAN DATA DAN INFORMASI ZEFRY DARMAWAN ST

SISTEM PENGOLAHAN DATA DAN INFORMASI ZEFRY DARMAWAN, ST, MT

Pengolahan data tradisional Pada kebanyakan perusahaan sistem cenderung berkembang secara independen, dan sudah tidak sesuai dengan perencanaan sebelumnya. Tiap bagian mempunyai sistem aplikasi tersendiri dan berkembang seiring dengan meningkatnya aktivitas kerja. Misalkan bagian akunting memiliki sistem aplikasi tersendiri (misal CPSsoft ) dan tentu saja memiliki file master sendiri (data karyawan, penggajian, asuransi, dll). Pihak HRD juga memiliki sistem aplikasi tersendiri (misal People soft) dan file master (data karyawan, masa kerja, prestasi dan penghargaan, dll). Kesemua file tersebut akan semakin bertambah jumlahnya seiring dengan aktivitas kerja tiap bagian. Pada perusahaan secara keseluruhan, aktivitas kerja tiap bagian akan menciptakan file master sendiri-sendiri yang jumlahnya akan semakin bertambah. Jika proses ini berlangsung sampai 5 atau 10 tahun, maka perusahaan akan kewalahan dalam mengelola sekian ratus atau ribu file, dan tak seorang pun tahu harus berbuat apa terhadap data yang berlebihan seperti ini. Belum lagi jika muncul masalah jumlah data overload dalam server, ketergantungan program terhadap data tertentu, masalah keamanan data, dan lain sebagainya

PENGOLAHAN DATA TRADISIONAL FILE Akunting FILE HRD Sist Aplikasi FILE Marketing FILE Production Sales FILE

Masalah pada pengelolaan data tradisional 1. Data overload/ simpang siur Merupakan kondisi dimana terjadi duplikasi data dalam beragam bentuk sehingga data yang sejenis memiliki berbagai versi, ukuran, bentuk, dan lain sebagainya. 2. Ketergantungan Program – Data Adalah kondisi dimana antara data yang tersimpan dalam file dan program perangkat lunak yang digunakan untuk mengaksesnya memiliki hubungan korelasi yang sangat erat. Sehingga perubahan yang terjadi pada data memerlukan pula perubahan pada program yang bersangkutan. 3. Kurang fleksibel Pada pengelolaan data tradisional sistem reporting yang dikehendaki dilakukan secara terjadwal dan rutin. Sistem tidak mengakomodasi pembuatan report yang bersifat instan, sehingga jika ada perubahan format atau bentuk reporting maka programer perlu merangkai data ke dalam bentuk reporting yang diinginkan. 4. Keamanan kurang terjamin Karena sedikit yang mengendalikan atau mengelola data, maka akses dan peyebaran informasi tidak bisa dikendalikan dengan baik, karena siapa saja bisa mengakses dan melakukan perubahan terhadap data. 5. Tidak mampu data sharing Karena data yang simpang siur membuat pemakai kesulitan mengakses terutama jika data tersebut dipakai secara bersama-sama

HIERARKI DATA Database mahasiswa Database File Record Field File Adm File KRS File IOM Nama Habib Deni Weni Tgl lahir 21/3/1990 6/2/1989 16/8/1990 Alamat Malang Blitar Kediri Nama Tgl lahir Alamat Habib 21/3/1990 Malang Habib (field nama) Byte 0100 Bit 0 atau 1 File CV

Field : Pengelompokan karakter ke dalam kata, kelompok kata, kumpulan angka, atau kelompok karakter tertentu. Record : Sekelompok field yang saling terelasi File : Sekumpulan record yang bertipe sejenis Database : Sekumpulan file yang saling terelasi Entitas : Infomasi yang harus disimpan (orang, benda, tempat, dll).

field Entitas = Atribut ORDER Kode order Tanggal order Nomor item Jumlah Harga 4340 02/03/2010 1234 3 1000

Manajemen Data Untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam pengelolaan data tradisional, maka digunakan sistem organisasi data atau disebut database. Database? ? ? Koleksi data yang terorganisasi untuk melayani beragam aplikasi pada saat yang bersamaan dengan cara menyimpan dan mengelola data sehingga tampak seperti satu lokasi.

Sistem Manajemen Database / Database Management System (DBMS) Merupakan suatu perangkat lunak khusus untuk menciptakan dan memelihara database yang memungkinkan masing-masing aplikasi untuk mengambil data yang diperlukan tanpa membuat file-file atau definisi data terpisah dalam program komputer. Komponen DBMS: 1. Bahasa definisi data. Merupakan komponen dari sistem manajemen database yang mendefinisikan masing-masing elemen data sebagaimana tampak dalam database. 2. Bahasa manipulasi data. Sebuah bahasa yang terasosiasi dengan sebuah sistem manajemen database yang bisa digunakan oleh beragam jenis pengguna untuk memanipulasi data dalam database. Contoh : SQL (structured query languange)

3. Kamus data. Merupakan suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data strore. Suatu sistem dapat diuraikan ke dalam 4 form kamus data yang menerangkan isi database sistem dalam bentuk hirarki seperti sebagai berikut :

1. Data flow dictionary entry berisi hanya summary data atau data ringkasan, dan menerangkan alur yang mengidentifikasikan dari mana alur itu berasal dan kemana alur itu menuju.

2. Data store dictionary entry menerangkan setiap data store yang unik dalam data flow. Jika data store yang sama muncul lebih dari satu, maka hanya satu bentuk tunggal yang akan digunakan.

Data structure dictionary entry ini dilengkapi dengan setiap struktur yang ada pada bentuk data store dan data flow. Tujuan dari data structure dictionary entry adalah untuk menghubungkan summary description (deskripsi ringkasan) dari data flow dan data strore dictionary entry ke deskripsi detail dari data element dictionary entry. 3.

Data element dictionary entry menyediakan dasar untuk skema database. Bentuk ini menyediakan data element dictionary (DED) dari kamus data yang berdasarkan komputer. Tujuan dari data element dictionary entry adalah untuk menstandarkan deskripsi dari suatu elemen sehingga elemen itu direferensikan dengan cara yang sama setiap kali digunakan. 4.

Sistem Manajemen Data (DBMS) Sistem manajemen data (DBMS) : Perangkat lunak yang memungkinkan organisasi untuk memusatkan dan mengelola data secara efisien, dan menyediakan akses ke data yang disimpan oleh program aplikasi. Fungsi DBMS : 1. Penghubung antar muka (interface) antara program aplikasi dan data secara fisik. 2. Mengatur pola penyimpanan, lokasi, dan tampilan fisik serta logika dari data.

Tampilan fisik data : Representasi data sebagaimana secara nyata terorganisasi pada medium penyimpanan fisik. Tampilan logika : Representasi data sebagaimana diinginkan oleh programer aplikasi atau end user. Tampilan fisik data = single Tampilan logika = multiple Misal : Data karyawan berisi ; nama, alamat, tempat/ tgl lahir, usia, Tingkat pendidikan, status perkawinan, masa kerja. Sebuah aplikasi pensiun membutuhkan data karyawan dalam bentuk olahan data yang berisi nama, alamat, masa kerja, tempat/ tgl lahir.

Jenis-jenis database A. DBMS Relasional Model database logika yang merepresentasikan semua data dalam database sebagai tabel 2 dimensi sederhana yang disebut relasi. Tabel tersebut serupa dengan file biasa, namun informasi dalam lebih dari satu file bisa dikombinasikan dengan mudah, selama dua tabel atau lebih berbagi elemen data yang sama. Key point: Beberapa tabel harus memiliki elemen data (field/ record) yang sama sehingga dapat saling berelasi. Pola hubungan ini disebut Tuple.

Kolom (field) Tabel (relasi) Order_ Number Order_ Date Delivery_ Date Part_ Number Part_ Amount Order_ Total 1634 1635 1636 02/02/11 03/02/11 04/02/11 02/03/11 03/03/11 04/03/11 152 137 145 2 3 4 100 130 211 Order Part_ Number Part_ Description Unit_ Price Supplier_ Number 137 145 150 152 Door latch Door handle Door seal Compressor 500 550 125 1500 4058 2038 4058 1125 Komponen Supplier_ Number Supplier_ Name Supplier_ Address 1125 4058 2038 4058 CBM Inc ACE PT Matos PT MOG PT Jl. Galunggung 21 Jl. Ijen 1 Jl. Veteran 3 -19 Jl. Semeru 5 -28 Pemasok

Operasi dasar DBMS relasional Select (pilih) Menciptakan sebuah subset baris yang mengandung sebuah record dalam file yang sesuai dengan kriteria tertentu 2. Project (proyeksi) Menciptakan subset berisi kolom dalam tabel, sehingga pengguna bisa menciptakan tabel baru (view) yang hanya mengandung informasi yang dibutuhkan. 3. Joint (gabung) Menggabungkan tabel-tabel relasional agar dapat memberikan informasi lebih banyak daripada sekedar tabel biasa 1.

Order_ Number Order_ Date Delivery_ Date Part_ Number Part_ Amount Order_ Total 1634 1635 1636 02/02/11 03/02/11 04/02/11 02/03/11 03/03/11 04/03/11 153 140 145 2 3 1 100 150 75 Part Pemasok Part_ Number Part_ Description Unit_ Price Supplier_ Number Supplier_ Name Supplier_ Address 137 145 150 152 Door lacth Door handle Door seal Compressor 25 100 150 1300 4058 2038 4058 1125 CBM. Inc Ace. Inc Bryan. Inc Dosk. Inc Jl. Dinoyo 12 Jl. Mt Haryono 107 Jl. Ijen 19 Jl. Semeru 21 Operasi select, memilih Part_Number 137 atau 152 Operasi joint, menggabung Supplier_Number Part_ Number Supplier_ Name Supplier_ Address 137 145 150 152 4058 2038 4058 1125 CBM. Inc Ace. Inc Bryan. Inc Dosk. Inc Jl. Dinoyo 12 Jl. Mt Haryono 107 Jl. Ijen 19 Jl. Semeru 21 Operasi project, memproyeksikan kolom yang terpilih

B. DBMS Hierarkis Model database logika yang mengorganisasikan data dalam struktur berupa cabang pohon. Sebuah parent dibagi menjadi beberapa sub record yang disebut child dimana setiap child bisa terbagi lagi menjadi sub child, dan seterusnya. 1 parent many child Child 2 Child 1 Root Evaluasi kerja Karyawan Tugas pekerjaan Kompensasi Gaji Target tahunan Tunjangan KPI Pensiun Kesehatan

C. DBMS Jaringan Model database logika yang berguna untuk menyatakan relasi dengan dimana setiap child dapat memiliki lebih dari parent. Many parent Many child Andi Mata kuliah 1 Mata kuliah 2 Mata kuliah 3 Budi Susi Roby Rudy

Database berorientasi objek Suatu bentuk pengelolaan data yang menyimpan data dan prosedur sebagai objek yang bisa secara otomatis diambil dan dipakai bersama (sharing). Contoh database berorientasi objek: OODBMS (Object Oriented Database Management System). Aplikasi ini berguna utuk mengelola beragam komponen multimedia yang digunakan dalam sebuah website. Cara kerjanya adalah mengintegrasikan bagian-bagian informasi dari beragam sumber dan menyajikannya dalam bentuk yang diinginkan, dimana prosedur data disisipkan dalam sebuah objek. Aplikasi ini umumnya menyimpan data yang bersifat rekursif.

Membuat query database (elemen SQL) SQL (Structured query language). Adalah bahasa utama yang dipakai untuk manipulasi database dalam DBMS relasional dan perangkat utama untuk membuat query membaca, dan memperbarui database relasional. Secara umum SQL terdiri dari 3 jenis: 1. Data definition language (DDL). 2. Data manipulation language (DML). 3. Data control language (DCL)

Data definition language (DDL) DDL digunakan untuk mendefinisikan, mengubah, serta menghapus basis data dan objek-objek yang diperlukan dalam basis data, misalnya tabel, view, user, dan sebagainya. DDL biasanya digunakan oleh administrator basis data dalam pembuatan sebuah aplikasi basis data. Secara umum, perintah DDL yang digunakan adalah : 1. CREATE untuk membuat objek baru 2. USE untuk menggunakan objek 3. ALTER untuk mengubah objek yang sudah ada 4. DROP untuk menghapus objek.

Data manipulation language (DML) Digunakan untuk memanipulasi data dengan menggunakan perintah : select, insert, update, delete. Data Manipulation Language merupakan bagian terpadu bahasa SQL. Perintah-perintahnya dapat dibuat secara interaktif atau ditempelkan pada sebuah program aplikasi. Pemakai hanya perlu menentukan 'APA' yang ia inginkan, DBMS menentukan 'BAGAIMANA' cara mendapatkannya. Secara umum, perintah DML yang digunakan adalah : 1. Select. Digunakan untuk menampilkan record. 2. Insert. Digunakan untuk menambah baris (record) baru. 3. Update. Untuk merubah record. 4. Delete. Menghapus record.

Data control language (DCL) Digunakan untuk mengontrol hak para pemakai data. Secara umum, perintah DML yang digunakan adalah : 1. Grant. Digunakan untuk memberikan izin akses kepada user 2. Revoke. Digunakan untuk mencabut izin akses kepada user

Perintah SQL yang umum digunakan Select From Where 1. Select, untuk memilih kolom dalam tabel yang ingin ditampilkan. 2. From, mengidentifikasi tabel atau menampilkan kolom yang dipilih. 3. Where, menyertai kondisi untuk memilih baris tertent (record) di dalam satu tabel dan kondisi untuk menggabungkan beberapa tabel. Contoh syntax: SELECT Part_Number, Part_Description, Unit_Price FROM PART WHERE Unit_Price>25; Part_ Number Part_ Description Unit_ Price 145 150 152 Door handle Door seal Compressor 100 150 1300

Soal quiz 1. 2. 3. 4. 5. Jelaskan pengertian sistem informasi menurut pemahaman anda. Sebut dan jelaskan komponen sistem informasi. Sebut dan jelaskan perangkat keras yang menyusun sistem kerja komputer. Sebut dan jelaskan klasifikasi komputer Sebut dan jelaskan jenis perangkat lunak. . ………Selamat mengerjakan…. …. .