SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Sistem Pengolahan Data Sistem Pengolahan

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Sistem Pengolahan Data

Sistem Pengolahan Data Tujuan Pembelajaran : • Mahasiswa mengetahui perbedaan konversi data manual dan komputer • Mahasiswa memahami tentang sistem batch processing • Mahasiswa memahami tentang sistem immediate processing

Sistem Pengolahan Data

Sistem Pengolahan Data Sistem yang melakukan pengolahan data. Data adalah suatu penggambaran fakta yang disampaikan diolah oleh manusia atau mesin. Pengolahan data adalah bentuk pengolahan terhadap data untuk membuat data itu berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan agar dapat digunakan.

Sistem Pengolahan Data Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang akurat dan up-to-date.

Sistem Pengolahan Data Metode Pengolahan Data : Menurut Buch dan Stater ada dua macam : 1. System manual ; semua operasi dilakukan dengan tangan dan bantuan alat-alat penting seperti pensil , kertas dan lain-lain 2. Electromechanical ; suatu gabungan dari orang dan mesin misalnya seorang pegawai yang bekerja dengan menggunakan catat kolom (posting machine).

Sistem Pengolahan Data 2. Electromechanical • Methode punched equipment; Menggunakan penggunaan semua peralatan yang digunakan disebut sebagai suatu system warkat unit (unit record system). prinsipnya adalah bahwa data mengenai data seseorang, suatu objek atau suatu peristiwa biasanya dicatat (punched) dalam suatu kartu, sejumlah kartu yang mengandung data tentang subjek yang sama (misalnya : data gaji) digabungkan bersama membentuk suatu objek • Methode electric computer ; Suatu susunan dari alat-alat masukan suatu unit pengolahan pusat (control processing unit ) dan alat keluaran

Sistem Pengolahan Data Sifat Pengolahan Data : § Pengolahan data menjalankan tugas yang penting; Pengolahan data adalah aktivitas yang diperlukan. § Mengikuti prosedur standar secara relative; Peraturan dan latihan yang diterima menjelaskan cara pengolahan data yang akan dilakukan. § Menghimpun data yang detail atau lengkap. § Mempunyai fokus historis yang paling utama. § Memberikan informasi pemecahan masalah minimal.

Sistem Pengolahan Data Penyimpanan Data Input Data Pengolahan Data SIKLUS PENGOLAHAN DATA Output Data

SIKLUS PENGOLAHAN DATA • Sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer, mengubah data transaksi ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer dan memprosesnya. • 4 kegiatan dalam siklus pengolahan data yaitu: 1. Memasukkan data (data input) 2. Memproses data (data processing) 3. Menyimpan data (data storage) 4. Menghasilkan informasi (information output)

SIKLUS PENGOLAHAN DATA • Memasukkan data (data input) Ø Pada tahap ini, data transaksi direkam dan dikonversi menjadi bentuk yang dapat diproses oleh komputer. Ø Menggunakan dokumen sumber (source document), yaitu sebuah formulir tercetak untuk merekam data transaksi. Contoh: surat pesanan penjualan, permintaan pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur penjualan. Ø Menggunakan turnaround document, yaitu dokumen yang dihasilkan oleh komputer perusahaan lalu dikirimkan kepada pihak luar, kemudian kembali lagi ke perusahaan difungsikan sebagai input. Ø Menggunakan data automation, yaitu alat yang menangkap data langsung dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Contoh: Mesin ATM dan scanners.

SIKLUS PENGOLAHAN DATA • Memproses data (data processing) METODE PEMROSESAN DATA : 1. Pemrosesan secara kelompok (batch processing). suatu model pengolahan data, dengan menghimpun data terlebih dahulu, dan diatur pengelompokkan datanya dalam kelompok-kelompok yang disebut batch. 2. Pemrosesan seketika (online processing). Sistem dimana setiap transaksi direkam dan diproses segera setelah terjadi. Artinya, setiap transaksi segera direkam dan dibukukan pada masing-masing file yang terpengaruh oleh transaksi itu.

SIKLUS PENGOLAHAN DATA • Memproses data (data processing) METODE PEMROSESAN DATA : 2. a. Online real time processing Komputer menangkap data secara elektronik, mengedit akurasi, dan kelengkapan, dan memprosesnya sesegera mungkin. b. Online batch processing Komputer menangkap data secara elektronik, mengedit akurasi dan kelengkapan, setelah itu menyimpannya untuk diproses lebih lanjut dimasa mendatang setelah mencapai satu kelompok (batch).

Jenis kegiatan batch processing • Konversi data yaitu suatu run dalam sistem batch processing yang mencakup kegiatan mengubah data dari bentuk yang tidak terbaca komputer kedalam bentuk yang terbaca komputer. • Editing data yaitu pengecekan mengenai kelengkapan, kecermatan dan validitas (keabsahan) data transaksi dalam setiap batch (kelompok) dengan mempergunakan program khusus untuk editing. • Sortir data adalah penysunan rangkaian data menurut pedoman atau kunci sorting yang telah ditentukan. • Pemutakhiran file yaitu proses memasukkan data pada file traksaksi kedalam master file, sehingga menjadi mutakhir. • Ekstraksi file adalah proses mencari file, menarik data yang diinginkan, dan menuliskan data yang ditarik itu kedalam pita magnetik. • Penyusunan laporan adalah proses menyiapkan berbagai data dalam berbagai file untuk disajikan secara sistematik.

Kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam sistem online • • Data entry dan editing data File updating atau pemeliharaan file File inguiry atau permintaan informasi dari file Penyusunan laporan

SIKLUS PENGOLAHAN DATA • Perbedaan batch processing dan online processing 1. Pada batch processing, data yang dimasukkan akan dihimpun dahulu menjadi 1 kelompok atau batch baru kemudian akan dimasukkan ke database untuk mengupdate master file. • Sedangkan pada online processing, data yang dimasukkan atau diinput akan langsung dimasukkan ke dalam database untuk mengupadate master file pada saat itu juga. 2. Pada batch processing, data yang dikelompokkan tersebut akan dicek ulang dan disortir sebelum dikirim ke database sehingga jika terdapat data yang tidak valid, data akan dimasukkan ke dalam error report. Pada online processing, hal ini tidak terjadi sehingga ada kemungkinan terdapat data yang tidak valid yang masuk ke database. • Pada online processing, waktu yang dibutuhkan untuk mengupdate database relatif lebih cepat daripada batch processing.

SIKLUS PENGOLAHAN DATA • Perbedaan batch processing dan online processing 3. Proses yang memakai batch processing biasanya ditujukan untuk aplikasi yang memiliki jumlah transaksi yang besar, sehingga perlu dilakukan pemeriksaan pendahuluan, sebelum data-data tadi diolah. • Online processing lebih ditunjukan untuk pengolahan data yang memerlukan suatu tingkat transaksi dengan kecepatan tinggi, karena kebutuhan informasi yang harus segera diperoleh pada saat yang sama.

SIKLUS PENGOLAHAN DATA • Menyimpan data (data storage) Seluruh data disimpan dalam suatu database. • Konsep dasar penyimpanan data yaitu: 1. Entity, sesuatu dipakai untuk menyimpan informasi. 2. Atributes, elemen data yang merupakan bagian dari entity. 3. Characters, huruf atau angka 4. Data value, kombinasi karakter (huruf dan angka) yang memiliki makna.

SIKLUS PENGOLAHAN DATA Hirarki data • Bit, yaitu salah satu karakter informasi yang terdiri dari dua digit. • Byte, yaitu salah satu karakter informasi yang terdiri dari beberapa bit. • Field atau item, yaitu satu atau lebih byte yang memuat data mengenai atribut dari suatu entitas dalam sistem informsi. • Record, yaitu kumpulan field yang terkait dengan suatu entitas tertentu. • File, yaitu kumpulan record terkait. • Database, yaitu kumpulan file yang terstrukturdan terintegrasi sedemikian rupa.

SIKLUS PENGOLAHAN DATA • Menghasilkan informasi (information output): Informasi disajikan dalam tiga bentuk yaitu: 1. Dokumen Transaksi atau data perusahaan lain. 2. Laporan Dibuat untuk keperluan intern dan eksterm. 3. Query Informasi yang diberikan oleh sistem karena sistem merespon permintaan data secara spesifik baik bentuk, isi, maupun waktu dihasilkannya informasi tersebut.

SIKLUS PENGOLAHAN DATA Tujuan dihasilkan informasi • Tujuan eksternal: - Informasi untuk pemakai laporan keuangan. - Untuk memenuhi pertanggungjawaban pengelolaan perusahaan. • Tujuan internal - Untuk memenuhi kebutuhan informasi oleh manajemen dalam membantu melaksanakan tugas-tugas manajerial (planning, directing & motivating, controlling, and decision making).

TERIMA KASIH