SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Manajemen Data Manajemen Data Tujuan

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Manajemen Data

Manajemen Data Tujuan Pembelajaran : • • • Mahasiswa mengetahui sistem manajemen data tradisional Mahaiswa memahami sistem manajemen database Mahasiswa mengetahui terminologi dalam DBMS Mahasiswa memahami cara mengetahui arsitektur database Mahasiswa mengetahui perkembangan database

Manajemen Data • Data merupakan sumber daya penting organisasi yang perlu dikelola seperti mengelola aset penting lainnya. • Manajemen data : Bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya informasi yang akurat, mutakhir, aman dari gangguan dan tersedia bagi pemakai. • Tujuan manajemen data : 1. Data akurat 2. Up to date (mutakhir) 3. Aman 4. Tersedia bagi pemakai

Manajemen Data Kegiatan manajemen data mencakup : • Pengumpulan data. Data yang diperlukan dikumpulkan dicatat dalam status formulir yang disebut dokumen sumber (source document) yang berfungsi sebagai input bagi sistem. • Integritas dan pengujian. Data tersebut diperiksa untuk menyakinkan konsistensi dan akurasinya berdasarkan suatu peraturan dan kendala yang telah ditentukan sebelumnya. • Penyimpanan. Data disimpan pada suatu medium seperti pita magnetik atau piringan magnetik. • Pemeliharaan. Data baru ditambahkan, data yang ada diubah, dan data yang tidak lagi diperlukan dihapus agar sumber daya tetap mutakhir. • Keamanan. Data dijaga untuk mencegah penghancuran, kerusakan, atau penyalahgunaan. • Organisasi. Data disusun sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. • Pengambilan. Data tersedia bagi pemakai

Manajemen Data • 2 pendekatan : 1. Pendekatan sistem file tradisional 2. Pendekatan basic data (database)

Manajemen Data • Contoh : Manajemen Data Kesehatan di Puskesmas JENIS DATA : - Data Kesakitan - Data Kesehatan - Data Lingkungan - Data Penduduk - Data Tenaga - Data Sarana - dll SUMBER DATA : - Masyarakat - Aparat - Sarana Pelayanan Kesehatan - Perusahaan/ Pabrik - ASKES - Jasa Raharja - POLTAS - Sekolah - dll PENGUMPULAN DATA: Melalui: - Laporan Rutin - Laporan dari Masyarakat/ Kader - Survey Lapangan - Pertemuan/ Rapat koordinasi - Feed Back dari RS, BP 4 & Dinas-Dinas - Aktif mencari ke sumber data - Data Pengunjung ke Sarana Pelayanan Kesehatan

Manajemen Data • Contoh : Manajemen Data Kesehatan di Puskesmas CARA KOMPILASI & ANALISIS DATA : - Manual - Komputerisasi 1. Software 2. Hardware 3. Brainware PENYAJIAN DATA : - Tabel - Grafik - Peta/ SPOT MAP - Distribusi Frekuensi - Narasi - dll PEMANFAATAN DATA: - Deteksi Dini Penyakit - Deteksi KLB - Mengetahui Pola Penyakit - Distribusi Penyakit - Pemantauan Wilayah Setempat - Monitoring Program Proyek - Evaluasi Program Proyek - Perencanaan Program Proyek

Manajemen Data • Sistem Manajemen Data Tradisional: Sistem yang digunakan untuk mengatasi semua permasalahan bisnis, menggunakan pengelolaan data secara tradisional dengan cara menyimpan record-record pada file-file yang terpisah. Sistem ini disebut juga sistem pemrosesan file.

Manajemen Data • Kelebihan Pendekatan Sistem File Tradisional: Rancangan data yang sederhana, sangat mudah untuk membuat sebuah model data yang ternormalisasi untuk mendukung sebuah aplikasi atau sekolompok kecil aplikasi.

Manajemen Data • Kelemahan Pendekatan Sistem File Tradisional: - Kurangnya relasi data, data dirancang dan diimplementasikan untuk sebuah aplikasi tunggal tanpa memperhatikan efek dari system yang sudah ada dan system yang akan updating. - Timbulnya data rangkap dan ketidakkonsistenan - Data tidak dapat digunakan bersama-sama - Kesukaran dalam pengaksesan data - Tidak Fleksibel - Data tidak standar

Manajemen Data • Sistem manajemen database (DBMS) : Program yang mengelola dan mengendalikan data serta menghubungkan data dan program aplikasi yang menggunakan data yang disimpan dalam database. Sistem ini menggunakan pendekatan basic data.

Manajemen Data • Kelebihan Sistem manajemen database (DBMS) : - Terkontrolnya Kerangkapan data - Terpeliharanya keselarasan (kekonsistenan) data - Data dapat dipakai secara bersama (shared) - Dapat diterapkan standarisasi - Keamanan data terjamin - Terpeliharanya integritas data - Terpeliharanya keseimbangan (keselarasan) antara kebutuhan data yang berbeda dalam setiap aplikasi - Dapat independence (kemandirian data)

Manajemen Data • Kerugian Sistem manajemen database (DBMS) : - Spesialisasi baru (Dibutuhkan tenaga spesialis) - Perlunya biaya awal (Start up cost) - Perlunya konversi data - Perlunya back up - Data mudah diserang (vulnerable) - Gangguan dengan adanya data bersama

Manajemen Data Empat elemen utama database adalah: 1. DBMS 2. Database Administrator 3. Database fisik : - Tingkat terendah dari database dalam bentuk fisik - Pada level fisik ini database terdiri dari koleksi lojik, record dan file yang membentuk sumber daya data perusahaan 4. User : Pengguna Database

Manajemen Data • Proses menciptakan database mencakup tiga langkah utama : 1. Menentukan kebutuhan data (pendefinisian masalah, pemecahan masalah, dan pemrosesan untuk menetapkan data). 2. Menjelaskan data (Menjelaskan dalam bentuk kamus data = suatu ensiklopedi dari informasi mengenai tiap elemen data). 3. Memasukkan data (setelah skema dan sub skeman diciptakan, data dapat dimasukan ke dalam database).

Manajemen Data Terminologi dalam database: • Data : kumpulan fakta yang belum diolah dan tidak terlalu bermakna atau memiliki sedikit bermakna. • Informasi : Data yang dapat menjadi sesuatu yang bermakna • Database : Sekumpulan data yang saling berhubungan yang dikumpulkan untuk menyajikan informasi tertentu. • DBMS : Program yang mengelola dan mengendalikan data serta menghubungkan data dan program-program aplikasi yang menggunakan data yang disimpan dalam database.

Manajemen Data Terminologi dalam database: • Meta data : data tentang data dan dapat berupa deskripsi mengenai sekumpulan data dalam database. • Kamus data : berisi penjelasan terhadap data tersebut dan sekumpulan metadata. • Bit, yaitu salah satu karakter informasi yang terdiri dari dua digit. • Byte, yaitu salah satu karakter informasi yang terdiri dari beberapa bit.

Manajemen Data Terminologi dalam database: • Field atau item, yaitu satu atau lebih byte yang memuat data mengenai atribut dari suatu entitas dalam sistem informsi. • Record, yaitu kumpulan fieldyang terkait dengan suatu entitas tertentu. • File, yaitu kumpulan record terkait. • Database, yaitu kumpulan file yang terstrukturdan terintegrasi sedemikian rupa.

Manajemen Data • Hirarkhi data : Politeknik NSC Prodi Akuntansi

Manajemen Data • Pengguna basic data : - Database Administrator Orang yang bertanggung jawab terhadap penanganan dan pengelolaan database. Dalam pekerjaannya biasanya dibantu oleh staf Admin. • install dan upgrade database • backup dan restore database • menghubungi database teknikal support bila terdapat gangguan atau masalah • melakukan perencanaan untuk backup dan recovery informasi database • memastikan pemenuhan perjanjian Database License • mendaftar pengguna dan memelihara keamanan database • memodifikasi struktur database • membuat objek utama database (tabel, view, index) setelah database developer selesai mendesain • membuat penyimpanan struktur database (tablespaces) • menyediakan sistem penyimpanan

Manajemen Data - Database Designer Orang bertanggung jawab dalam identifikasi data yang tersimpan dalam database, menentukan struktur data yang tepat untuk disimpan dalam database. Perlu koordinasi akan kebutuhan user database. - End User (Pemakai akhir) orang-orang yang pekerjaannya membutuhkan akses ke database untuk melakukan query, update maupun genereate report database.

Manajemen Data End user dapat dikategorikan: a. Casual end users (end user tak tetap): User yang tidak selalu mengakses database, tapi kadang memerlukan informasi terbaru. b. Naïve / parametric end users: User yang pekerjaan selalu konstan query dan update data, Seperti: bank teller, pegawai reservasi, dll. c. Sophisticated end users: User yang melengkapi kebutuhan database user, Seperti: engineer, scientist, business analyst. d. Stand-alone users: user yang memaintain personal database.

Manajemen Data - System Analyst dan (Software Engineers) : Application Programmers System Analyst: Orang menentukan kebutuhan sistem end user. Application Programmers (Software Engineering): Orang yang kerjaannya berhubungan “Workers behind the scene”

Manajemen Data “Workers behind the scene” dapat dikelompokkan : 1. DBMS System designers and implementers. Orang-orang yang merancang dan mengimplementasikan modul-modul dan interface paket-paket software DBMS. 2. Tool developers. Orang-orang yang merancang dan mengimplementasikan tools untuk mendukung software DBMS. 3. Operators and maintenance personnel. Para personel administrator yang bertanggung jawab akan jalannya operasional.

PENDEKATAN DATABASE DAN PENDEKATAN ORIENTASI FILE Pendekatan File 1: Data A Data B Data C Pendekatan Database: Data A Data B Data C Program aplikasi 1 Sistem Manajemen Database File 2: Data A Data B Data C Program aplikasi 2 Program aplikasi 1 Program aplikasi 2 Program aplikasi 3

Manajemen Data • Konsep dasar penyimpanan data yaitu: 1. Entity, sesuatu dipakai untuk menyimpan informasi. Contoh: Karyawan, persediaan, dan rekening pelanggan. 2. Atributes, elemen data yang merupakan bagian dari entity. Contoh: Alamat pelanggan, nama pelanggan, batas kredit, dan lain-lain. 3. Characters, huruf atau angka 4. Data value, kombinasi karakter (huruf dan angka) yang memiliki makna.

STRUKTUR DATA ATRIBUT ENTITY RECORD KODE PELANGGAN NAMA PELANGGAN ALAMAT PELANGGAN 19283 Rusmawadi Bulaksumur 60. 000 49. 500. 000 56787 PT Darminto Jalan Wates 90. 000 24. 000 98675 CV Mintarjo Seturan Field Individu BATAS KREDIT 50. 000 SALDO 49. 800. 000 Nilai Data

Arsitektur Basis Data Serangkaian pengetahuan tentang pemodelan data. Pengetahuan tentang File, table, field, record indeks, abstraksi data dan serangkaian konsep yang digunakan untuk membuat diskripsi struktur basis data.

Arsitektur Basis Data

Lingkungan Database di Era Globalisasi • Lingkungan Database terdapat 3 tingkat dalam arsitektur, yang bertujuan membedakan cara pandang pemakai terhadap basis data dan cara pembuatan basis data secara fisik. 3 tingkatan arsitektur basis data : 1. Tingkat Eksternal (External Level). 2. Tingkat Konseptual (Conseptual Level). 3. Tingkat Internal (Internal Level).

Tingkat Eksternal (External Level) • Tingkat eksternal merupakan cara pandang pemakai terhadap database. • Pada tingkat ini menggambarkan bagian database yang relevan bagi seorang pemakai tertentu. • Tingkat eksternal terdiri dari sejumlah cara pandang yang berbeda dari sebuah database. • Masing-masing pemakai mempresentasikan dalam bentuk yang sudah dikenalnya. • Cara pandang secara eksternal hanya terbatas pada entitas, atribut, dan hubungan antar entitas (relationship) yang diperlukan saja. • Contoh : view dari mahasiswa, view dari mata kuliah.

Tingkat Konseptual (Conseptual Level) • Tingkat konseptual merupakan kumpulan cara pandang terhadap database. • Pada tingkat ini menggambarkan data yang disimpan dalam database dan hubungan antara datanya. • Hal-hal yang digambarkan dalam tingkat konseptual adalah : a. Semua entitas beserta atribut dan hubungannya. b. Batasan data. c. Informasi tentang data. d. Keamanan dan integritas informasi.

Tingkat Konseptual (Conseptual Level) • Semua cara pandang pada tingkat eksternal berupa data yang dibutuhkan oleh pemakai harus sudah tercakup di dalam tingkat konseptual atau dapat diturunkan dari data yang ada. • Deskripsi data dari entitas pada tingkat ini hanya terdiri dari jenis data dan besarnya atribut tanpa memperhatikan besarnya penyimpanan dalam ukuran byte. • Contoh : entity, relationship, tipe data dan constraint.

Tingkat Internal (Internal Level) • Tingkat internal merupakan perwujudan database dalam komputer. • Pada tingkat ini menggambarkan bagaimana database disimpan secara fisik di dalam peralatan storage yang berkaitan erat dengan tempat penyimpanan/physical storage. • Tingkat internal memperhatikan hal-hal berikut ini : a. Alokasi ruang penyimpanan data dan indeks. b. Deskripsi record untuk penyimpanan (dengan ukuran penyimpanan untuk data elemen. Contoh : Organisasi file secara sequential, raltive atau index sequential, penempatan record, penempatan data dan teknik encryption

Hambatan dalam mengelola sumber data: • Hambatan organisasional dalam lingkungan database. 1. Implementasi database membutuhkan perubahan organisasional secara menyeluruh meliputi peran informasi, alokasi kekuatan pada tingkat senior, kepemilikan dan bagi-pakai informasi, serta pola-pola persetujuan organisasional. 2. Dalam lingkungan sistem file tradisional, tiap departemen mengkonstruksi file dan program untuk memenuhi kebutuhan khusus mereka. Sedangkan database, file, dan program harus dibagun sebagai syarat mutlak untuk organisasi data secara baik. 3. Investasi yang dikeluarkan untuk aplikasi sistem manajemen database (SMDB) memang cukup besar, namun hal itu seimbang dengan keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan atau organisasi jika bersedia melakukan perubahan organisasional.

Hambatan dalam mengelola sumber data: • Mengintegrasikan data dan memastikan kualitas data. Perusahaan harus bersedia menggunakan banyak waktu untuk mengumpulkan, memadatkan dan membakukan data yang membentuk database agar bisa mengeliminasi segala bentuk ketidakkonsistenan, berlebihan, dan kesalahan yang biasanya muncul sewaktu penambahan data dan pemeliharaannya dari beragam sistem dan wilayah fungsional.

TERIMA KASIH