FORMULIR FORM Sistem akuntansi Organisasi FORMULIR CATATAN LAPORAN

FORMULIR (FORM) Sistem akuntansi = Organisasi FORMULIR, CATATAN, & LAPORAN yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yg dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. FORMULIR (FORM) FORMULIR adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. FORMULIR disebut DOKUMEN karena peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secaraik kertas.

FORMULIR disebut Media, krn formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa dlm organisasi ke dalam catatan CONTOH FORMULIR : Formulir Faktur Penjulan Formulir Jurnal Formulir Rekening Buku Besar Dll Formulir Faktur Penjualan : Nomor Formulir, Tanggal, Nomor Urut, Kode Barang, Nama Barang, Satuan, Harga Satuan, Kuantitas, 2 Jumlah Harga, Nama Pramuniaga, Kode Pramuniaga

CONTOH : FORMULIR PENJUALAN PT. MORODADI JL. MOROKANTIL MALANG NO KODE URUT BARANG No: 12345 Tgl : FAKTUR PENJUALAN NAMA BARANG SATUAN HARGA SATUAN KUANTITAS JUMLAH HARGA TOTAL NAMA PRAMUNIAGA …………… NO. KODE ……………… TANDA TANGAN

FORMULIR JURNAL PENJUALAN PT. MOROKANTIL Jl. Morodadi No. 66 Malang Halaman : …… JURNAL PENJUALAN Bulan : ……………… Tanggal KETERANGAN REF TOTAL DEBIT PIUTANG DG HPP KREDIT PENJUALAN PERSEDIAAN

FORMULIR JURNAL PENERIMAAN KAS PT. MOROKANTIL Jl. Morodadi No. 66 Malang Halaman : …… JURNAL PENERIMAAN KAS Bulan : ……………… Tgl KETERANGAN REF TOTAL KAS (DEBIT) POTONGAN TUNAI (DEBIT) PIUTANG DAGANG (KREDIT) LAIN-LAIN (K R E D I T) NAMA REKENING KODE REK. JUMLAH

FORMULIR JURNAL PENGELUARAN KAS PT. MOROKANTIL Jl. Morodadi No. 66 Halaman : …… Malang Halaman: ……… JURNAL PENGELUARAN KAS Bulan : ……………… Tgl KETERANGAN REF TOTAL UTANG DAGANG (DEBIT) LAIN-LAIN (DEBIT) NAMA REKENING KODE REK. JUMLAH KAS (KREDIT) POT. PEMBEL (KREDIT)

FORMULIR REKENING BUKU BESAR PT. MORODADI Jl. MT. Haryono 163 Malang NAMA REKENING: TGL KETERANGAN REF DEBIT Kode : Halaman : KREDIT D/K SALDO

FORMULIR SATU SET : Satu formulir dlm beberapa rangkap dgn isi yg sama. Contoh : Faktur Penjualan JENIS-JENIS FORMULIR CONTINUES: Berbentuk beberapa lembar dibatasi perforasi , dpt disobek bila diperlukan. Contoh: Printer Komputer FORULIR TANPA KARBON: Beberapa tembusan yg dpt diisi sekaligus tanpa kertas karbon. Contoh: Tiket Pesawat FORMULIR DENGAN TINTA MAGNETIS: Dapat dibaca oleh alat input utk langsung diproses oleh komputer FORMULIR OPTICAL CHARAKTER RECOGNITON(OCR): Dlm bentuk anka dan huruf yg dpt dibaca alat input otomatis tk ditransfer ke komputer

Untuk Menentukan Hasil Kegiatan. Contoh: Pekerjaan pembuatan distribusi dan laporan -2 utk pimpinan Untuk Menjaga Aktiva-aktiva & Utang-utang Perusahaan. MAMFAAT / KEGUNAAN FORMULIR Contoh: Penggunaan rekening-2 sehingga dpt diketahu saldo masing 2 rekening Untuk Memerintahkan Suatu Pekerjaan Contoh: Surat peritah pengiriman barang, surat perintah pembelian barang untuk dibelikan barang yang dibutuhkan Untuk Penyusunan Rencana Kegiatan, Penilaian Hasil, & Penyesuaian Rencana-2. Contoh: Rencana produksi untuk menilai kegiatan produksi dan utk megadakan perubahan thd rencana

Menurut Sumbernya PENGGOLONGAN FORMULIR Menurut Tujuannya Formulir Yg Dibuat Dlm Perusahaan , Digunakan Utk Interen Dan Disimpan Dlm Perusahaan. Contoh: Kartu Jam Kerja, Memo Kredit/Debit, Pengeluaran Brg, Bukti Permintaan, Dll FORMULIR MENURUT SUMBERNYA Formulir Yg Dibuat Dlm Perusahaan Dikirim Kepada Pihak Luar Perusahaan. Contoh: Faktur Penjualan, Bukti Kas Keluar , Surat Order Pembelian, Dll Formulir Yg Diterima Dari Luar Perusahaan. Contoh: Faktur Pembelian, Surat Order Dari Pembeli, Rekenng Koran Bank

Formulir Yang Dibuat Utk Meminta Dilakukannya Suatu Tindakan Oleh Unit Organisasi Lain Contoh: Bukti Permintaan Dan Pengeluaran Barang Dari Gudang FORMULIR MENURUT TUJUAN PENGGUNAANNYA Formulir Yang Digunakan Untuk Mencatat Tindakan Yang Telah Dilaksananakan. Contoh: Faktur Pembelian, Faktur Penjualan, Kartu Jam Kerja

PRINSIP DASAR DALAM MERANCANG FORMULIR 1. PEMAMFAATAN TEMBUSAN ATAU COPY FORMULIR Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir. Contoh : faktur penjualan tunai dibuat rangkap 3 2. PENGHINDARAN DUPLIKASI DALAM PENGUMPULAN DATA Dalam mengumpulkan data hindari pengumpulan data lebih dari satu kali. 3. RANCANGAN FORMULIR YG SEDERHANA DAN RINGKAS Dapat dihindari perekaman data yang tidak perlu 4. UNSUR INTERNAL CHECK DALAM MERANCANG FORMULIR Untuk menghidari kemungkinan kesalahan pengisian formulir, perlu dimasukkan unsur internal check. 5. NAMA DAN ALAMAT PERUSAHAAN PADA FORMULIR Untuk formulir yg dikirim keluar perusahaan perlu nama, alamat, logo, tujuannya untuk memudahkan identifikasi asal formulir tsb bagi perusahaan penerima 6. NAMA FORMULIR Nama formulir utk memudahkan identifikasi dan biasanyan menggambarkan fungsi formulir tsb. Misal. Form bukti permintaan brg dari gudang

7. NOMOR IDENTIFIKASI PADA SETIAP FORMULIR Nomor ini digunakan jika perusahaan menggunakan beberapa jenis formulir 8. FORMULIR BESAR Untuk menghindari kesalahan pengisian formulir yg besar, setiap garis diberi nomor urut, baik pada tepi sebelah kiri maupun tepi kanan 9. PENCETAKAN GARIS PADA FORMULIR digunakan jika formulir tsb akan diisi dengan tulisan tangan 10. PENCANTUMAN NOMOR URUT CETAK Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dan untuk mengidenfikasi transaksi bisnis 11. RANCANGAN FORMULIR YG HANYA MEMERLUKAN PENGISIAN TANDA ATAU , ATAU DGN MENCANTUNKAN JAWABAN “YA” ATAU “TIDAK” Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dpt ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian. 12. FORMULIR GANDA Formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusan ( karbon lebih satu kali pakai, karbon sekali pakai, kertas tanpa karbon) 13. PEMBAGIAN ZONA Formulir dibagi berdasar blok-2 yg logis yg berisi data yang saling terkait

Jika suatu kejadian harus dicatat. Contoh faktur penjualan tunai utk mencatat transaksi penjualan setiap hari Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali. Contoh: setiap ada permintaan barang bagian gudang akan menulis nama, spesifika si dan kuantitas barang Kapan formulir Digunakan Jika berbagai informasi yg saling berhubung an perlu disatukan dalam tempat yg sama. Utk membeli barang bagian perlu tannya bagian gudang: nama barang, spesifikasi, kuantitas dan kapan barang diperlukan Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi. Formulir digunakan untuk merekam pertang gungjawaban pelaksanaan transaksi tsb

Siapa Yg Memerlukan Atau Akan Mendapat Informasi Yg Dicatat Di Dalam Formulir Tsb ? , terkait jumlah formulir Adakah Formulir Lain Yg Sekarang Dirancang/ Sekarang Digunakan Berisi Informasi Yg Sama ? , jika ada disatukan dgn formulir yg lain FAKTOR-2 YG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR Apakah Elemen-elemen Yg Harus Dicantumkan Di Dalam Formulir Telah Disusun Menurut Urutan Yg Logis ? , utk mengurangi kesalahan Apakah Formulir Tsb Akan Memerlukan Penulisan Dgn Tangan Atau Pemrosesan Dgn Mesin, Atau Kedua-duanya ? , lebar spasi/garis Apakah Formulir Tsb Akan Diisi Dgn Pensil, Tinta, Mesin Ketik, Mesin Khusus Atau Dgn Proses Penggandaan Yg Lain ? Mutu kertas Apakah Formulir Tsb Akan Disimpan Di Dalam Suatu Arsip ? , mutu dan ukuran kertas

INFORMASI YG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG KEMBALI SUATU FORMULIR DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG YANG BERSANGKUTAN DGN FORMULIR ITU SENDIRI, MISAL: MENGENAI ISINYA, JUMLAH LEMBAR TEMBUSANNYA, DAN JENIS KERTAS YG DIGUNAKAN YANG BERSANGKUTAN DGN KEGIATAN PENYEDIAAN, PENGISIAN, DAN PENCATATAN INFORMASI DARI FORMULIR TSB DOKUMEN SUMBER : DOKUMEN YG DIPAKAI SEBAGAI DASAR PENCATATAN KE DALAM JURNAL ATAU BUKU PEMBANTU DOKUMEN PENDUKUNG : DOKUMEN YG MELAMPIRI DOKUMEN SUMBER SEBAGAI BUKTI SAHIHNYA TRANSAKSI YG DIREKAM DALAM DOKUMEN SUMBER

TRANSAKSI, DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG YANG BERSANGKUTAN TRANSAKSI DOKUMEN SUMBER DOKUMEN PENDUKUNG YG BERSANGKUTAN Penjualan Tunai Faktur penjualan tunai Pita register kas Penjualan Kredit````````````` Retur Penjualan ````````````````````````` Pembelian ````````````````````````` Retur Pembelian ````````````````````````` Penggajian dan ````````````` Pengupahan ````````````````````````` Pemakaian ````````````` barang gudang ````````````````````````` Faktur penjualan Surat order penjualan Laporan pengiriman barang Surat Muat Memo kredit Laporan penerimaan barang Bukti kas keluar Surat order pembelian Laporan penerimaan barang Faktur dari pemasok Memo debit Laporan pengiriman barang Bukti kas keluar Daftar gaji Rekap daftar gaji Bukti permintaan & pengeluaran barang gudang 17

MANFAAT PENGGUNAAN FORMULIR ELEKTRONIK: 1. TIDAK PERNAH KEHABISAN FORMULIR Jika perusahaan menggunakan form kertas, operasi perusahaan akan terhenti jika perusahaan kehabisan formulir. 2. TIDAK PERNAH KETINGGALAN JAMAN Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dg perubahan kebutuhan dan peraturan 3. KETIDAKEFISIENAN FORMULIR DAPAT DIHINDARI Perubahan format dan isi formulir dpt segera diatasi dan menimbulkan pemborosan biaya krn form lama tdk dipakai 4. TIDAK DIMUNGKINKAN PENGGUNAAN FORMULIR YG SALAH Untuk menghindari penggunaan formulir untuk tujuan yang salah, setiap pengguna harus memakai password 5. KECEPATAN PENGISIAN FORMULIR Pengisian form lebih cepat dibandingkan form kertas, (atur cursor) 6. PENANGKAPAN DATA DILAKUKAN SEKALI Duplikasi penangkapan dan pemasukan data kedalam sistem informasi tidak akan terjadi 7. TIDAK ADA DATA YG MENGAMBANG Pada form elektronik, data dimasukkan dikirim ketempat lain secara elektronik. 18