Rencontre des Prestataires de services Ministre des Ressources

Rencontre des Prestataires de services Ministère des Ressources naturelles et de la Faune Direction de la rénovation cadastrale Le 5 décembre 2008

Ordre du jour § Accueil § Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale § Présentation des nouveaux documents d’appel d’offres § Création d’un comité permanent DRC – Prestataires de services § Traitement des chemins publics § Varia 2

Rappels § § Mars 2006 • Début des travaux de révision du mode de réalisation de la rénovation cadastrale Juin 2006 • Publication du rapport du Vérificateur général du Québec Décembre 2006 et Janvier 2007 • Consultation des fournisseurs Juin 2007 • Publication du rapport « Un plan pour compléter la réforme du cadastre québécois » ü Plus de trente-cinq mesures sont retenues dont quatorze concernent la rénovation cadastrale 3

Rappels (suite) § Février 2007 • Publication du rapport de la Commission de l’administration publique (CAP) § Été 2007 • Début des travaux de mise en œuvre de certaines mesures Avril et mai 2008 • Consultation des fournisseurs au sujet du nouveau processus de rénovation cadastrale Juin 2008 • Publication du rapport de la Commission de l’administration publique (CAP) Octobre 2008 • Mise en vigueur de la Loi sur les contrats des organismes publics et de la réglementation afférente § § § 4

Le nouveau processus de rénovation cadastrale § Prend en compte les mesures • Optimiser le processus de rénovation cadastrale • Accroître la collaboration entre le prestataire de services et les grands propriétaires (GPR) • Assouplir les règles de prévalidation 5

Les nouveaux documents d’appel d’offres § Prennent en compte les mesures • Définir de nouvelles règles de gestion et de qualification des fournisseurs • Adapter les échéanciers à la taille des mandats § Ils considèrent également les préoccupations exprimées par le Vérificateur général et la Commission de l’administration publique § Ils intègrent les changements apportés par • la Loi sur les contrats des organismes publics • la réglementation afférente 6

Les autres mesures retenues § Elles seront considérées dans le cadre d’un nouveau projet • Élaboration d’une stratégie régionale de rénovation ü Procéder à l’analyse préliminaire des territoires à rénover ü Fixer la nature et l’étendue des travaux à réaliser au devis ü Moduler l’importance de l’expertise locale 7

Ordre du jour § Accueil § Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale § Présentation des nouveaux documents d’appel d’offres § Création d’un comité permanent DRC – Prestataires de services § Traitement des chemins publics § Varia 8

Plan de la présentation § Retour sur la consultation des fournisseurs (mai 2008) § Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale § Les travaux en cours et à venir § Vos questions 9

J 0 L 1 V 1 – J 110 L 1 VF – J 130 Démarrage Processus actuel Livraison 1 J 0 Démarrage L 1 V 1 – J 120 Livraison 1 Processus Proposé (printemps 2008)* 20 % Livraison 8 L 8 V 1 – J 260 L 8 VF – J 270 L 8 V 1 – J 260 (Facultative) 20 % L 2 V 1 – J 360 L 2 VF – J 400 Livraison 6 Livraison 2 Livraison 3 20 ou 40 % L 3 V 1 – J 435 Envoi des DAT – J 455 Livraison 6 L 3 V 1 – J 550 L 3 VF – J 635 Livraison 8 90 jours Livraison 3 Envoi des DAT 20 % Réception AT – J 545 L 3 VCP – J 555 C. P. – J 615 L 3 ACC – J 635 Réception des AT Consult. des prop. 20 % Livraison 4 Consult. des prop. C. P. - J 700 Livraison 4 L 5 V 1 – J 790 L 5 VF – J 795 L 7 V 1 – J 800 L 7 VF – J 850 L 5 V 1 – J 705 L 5 VF – J 710 L 7 V 1 – J 725 L 7 VF – J 760 Livraison 5 10 % Livraison 7 10 % * Basé sur une taille de mandat identique

Rétrospective des rencontres du printemps 2008 Ce que vous nous avez dit et Ce que nous avons fait 11

À propos de la façon de réaliser les mandats Notre position Vos commentaires Livraison 8 § Date flexible entre la L 1 et la L 3 V 1 § La L 8 demeure obligatoire mais à une date flexible entre la L 1 et la L 3 V 1 Livraison 2 § Maintien de la L 2 mais abolition du PMP 12 § Abandon complet de la L 2

À propos de la façon de réaliser les mandats Notre position Vos commentaires Livraison 3 § Délai de réalisation trop court 13 § Échéancier adapté à la taille des mandats § Boni à l’acceptation, en recevabilité, de la L 3 V 1 qui consiste essentiellement au report des contrôles de l’ancienne L 2, menant aux DAT

À propos de la façon de réaliser les mandats Notre position Vos commentaires Livraison 3 § Le contenu du plan de travail ne doit pas être plus complexe que le PMP. De plus, ce document ne doit pas être diffusé 14 § Le plan de travail demeure un nouveau BL obligatoire pour visualiser notamment la couche des anciens lots, les lignes de lots bornées et l’actif informationnel. Étant la propriété du Ministère, ce BL sera conservé pour les besoins ultérieurs (SIC) mais ne sera pas diffusé

À propos de la façon de réaliser les mandats Notre position Vos commentaires Plan accompagnant l’avis de consultation § Les opinions sont partagées, certains sont d’accord, d’autres pas 15 § Maintien du plan avec mention de mise en garde évidente (ex. : SANS AUCUNE VALEUR LÉGALE) § Contenu de l’avis de consultation revu dans le but d’amenuiser les inconvénients

À propos de la façon de réaliser les mandats Notre position Vos commentaires Plan accompagnant l’avis de consultation Avantages: § § § § 16 Validation de tous les codes de rénovation Tous les propriétaires seront présumés avoir vu le résultat de la rénovation sur leur propriété Augmentation du % de participation pertinente Diminution du % de participation non pertinente Information plus exhaustive (pas seulement descriptive) Dans le thème «On a des plans pour vous » Possibilité pour le propriétaire de comparer le résultat fourni avec l’avis de modification (avant/après)

À propos de la façon de réaliser les mandats Notre position Vos commentaires Collaboration des GPR § 30 jours de délai de réponse 17 § 25 jours ouvrables de délai de réponse

À propos de la façon de réaliser les mandats Notre position Vos commentaires Répartition des versements • • • L 1: 20 % L 8: 20 % L 2 (FAL seulement): 20 % L 3: ü Recevabilité: 10 % ü Acceptabilité: 10 % L 5: 10 % L 7: 10 % 18 • • • L 1: 20 % L 8: 25 % L 3 DAT: 25 % L 3 CP: 10 % L 5: 10 % L 7: 10 %

À propos de la façon de réaliser les mandats Notre position Vos commentaires Les échéanciers § Trop court § Voir la nouvelle proposition § Permettre le démarrage du § Accepté M 2 après la L 8 19

Plan de la présentation § Retour sur la consultation des fournisseurs (mai 2008) § Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale § Les travaux en cours et à venir § Vos questions 20

J 0 Démarrage L 1 V 1 – J 120 Processus proposé J 0 Démarrage L 1 V 1 – J 120 Livraison 1 Processus Final * Livraison 1 20 % L 8 V 1 – J 375 L 8 V 1 – J 260 Livraison 8 25 % 20 % Livraison 6 Livraison 3 L 3 V 1 – J 435 Envoi des DAT – J 455 90 jours Envoi des DAT 20 % Réception des AT Consult. des prop. Envoi des DAT 25 % Réception des AT L 3 VCP – J 610 C. P. – J 660 L 3 ACC – J 670 Consult. des prop. 10 % Livraison 4 20 % Livraison 4 L 5 V 1 – J 705 L 5 VF – J 710 L 7 V 1 – J 725 L 7 VF – J 760 35 jours Réception AT – J 550 Réception AT – J 545 L 3 VCP – J 555 C. P. – J 615 L 3 ACC – J 635 L 3 V 1 – J 475 Envoi des DAT – J 515 Livraison 5 10 % Livraison 7 L 5 V 1 – J 755 L 5 VF – J 760 L 7 V 1 – J 770 L 7 VF – J 815 Livraison 5 10 % Livraison 7 10 % * Basé sur une taille de mandat identique

Démarrage Livraison 3 Livraison 1 DAT envoyée Contrôles NON Contrôles OUI ACC NON Pour DAT Contrôles L 3 NON ACC ? Livraison 6 OUI NON ACC ? OUI Rapport / Paiement 20 % Réception des AT Livraison 8 Décision Envoi DAT NON ACC ? OUI Déclencheur CP Contrôles Acceptation de la L 3 (REC) OUI Paiement 25 % Consultation des propriétaires NON Contrôles ACC ? Réception FRAFA/production plan synthèse OUI Rapport / Paiement 25 % Rapport / Paiement 10 % Décision NON ACC ? OUI Demande Chgt. Éch. NON ou après changements OUI Rapport et paiement 10 % Livraison 7 Livraison 4 Analyse Réponse Contrôles Livraison 5 Responsabilité fournisseur Responsabilité DRC 22 Décision DRC Version décembre 2008 Production FAM Contrôles NON ACC ? OUI Rapport / Paiement 10 % NON ACC ? OUI Fin du mandat

Les principaux changements en résumé § § La livraison 8 devient obligatoire Abandon de la L 2 dans sa forme actuelle • § § § Abandon du PMP Le plan de travail devient un bien livrable obligatoire Les contrôles qui faisaient partie de l’ancienne L 2 seront fait en L 3 Prévalidation possible entre les versions de la L 3 Réorganisation du processus de contrôle de la L 3 Délai d’attente de la réponse des avis techniques Les avis techniques deviendront une étape d’acceptation de la L 3 Intégration d’un plan à l’avis de consultation La consultation des propriétaires est un contrôle de qualité, fait partie de la L 3 et devient sous la responsabilité du SAR Intégration d’un plan à l’avis de modification Modernisation et uniformisation de la production et du contrôle des avis de modification Réduction du temps moyen de réalisation d’un mandat d’environ 30 jours 23

Plan de la présentation § Retour sur la consultation des fournisseurs (mai 2008) § Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale § Les travaux en cours et à venir § Vos questions 24

Travaux à venir § Septembre à fin décembre 2008 • Développement informatique • Rédaction des nouvelles Instructions § Hiver 2009 • Implantation § Avril 2009 • Lancement des contrats avec le nouveau processus 25

Plan de la présentation § Retour sur la consultation des fournisseurs (mai 2008) § Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale § Les travaux en cours et à venir § Vos questions 26

Vos questions…

Ordre du jour § Accueil § Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale § Présentation des nouveaux documents d’appel d’offres § Création d’un comité permanent DRC – Prestataires de services § Traitement des chemins publics § Varia 28

Plan de la présentation § § § Le nouveau contexte réglementaire Les modalités d’appel d’offres Les échéanciers Les travaux à venir Vos questions 29

L’adoption d’une nouvelle réglementation § Loi sur les contrats des organismes publics • But: unifier et harmoniser les conditions des contrats ü Administration gouvernementale ü Réseau de la santé et des services sociaux ü Réseau de l’éducation Afin que les fournisseurs puissent bénéficier de normes similaires qu’ils fassent affaires avec un ministère, une commission scolaire ou un établissement hospitalier. 30

L’adoption d’une nouvelle réglementation § Entrée en vigueur au 1 er octobre 2008 des trois règlements découlant de la loi • Règlement sur les contrats d’approvisionnement ü Fournisseurs • Règlement sur les contrats de construction ü Entrepreneurs • Règlement sur les contrats de services ü Prestataires de services 31

Loi sur les contrats des organismes publics (L. R. Q. , c. C-65. 1) § Points importants qui nous touchent • Mode d’adjudication privilégié: appel d’offres public • Marge de manœuvre importante aux dirigeants d’organismes • Seuil des appels d’offres: 100 000 $ • En bas du seuil: considérer l’appel d’offres, la régionalisation et l’alternance des contractants • Mécanisme de suivi et de contrôle sur l’ensemble des contrats 32

Loi sur les contrats des organismes publics (L. R. Q. , c. C-65. 1) § Article 10 • L’organisme public doit recourir à la procédure d’appel d’offres public pour la conclusion des contrats de services comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal prévu • L’organisme public doit considérer le recours à l’appel d’offres public régionalisé 33

Loi sur les contrats des organismes publics (L. R. Q. , c. C-65. 1) § Article 11 • L’appel d’offres public s’effectue au moyen d’un avis diffusé dans le système électronique d’appel d’offres (SEAO) approuvé par le gouvernement § Article 12 • Un organisme ne peut scinder ses contrats pour se soustraire à l’obligation de recourir à l’appel d’offres public 34

Loi sur les contrats des organismes publics (L. R. Q. , c. C-65. 1) § Article 13 • Cinq conditions pouvant mener à la conclusion d’un contrat de gré à gré pour une dépense égale ou supérieure au seuil § Article 14 • Procédures possibles pour l’adjudication ou l’attribution d’un contrat en bas du seuil 35

Loi sur les contrats des organismes publics (L. R. Q. , c. C-65. 1) § Article 17 • Un contrat peut être modifié lorsque la modification en constitue un accessoire et n’en change pas la nature • Pour un contrat dont la dépense est supérieure au seuil, une modification qui entraîne une dépense supplémentaire doit être autorisée par le dirigeant de l’organisme public 36

Loi sur les contrats des organismes publics (L. R. Q. , c. C-65. 1) § Article 22 • Un organisme public doit publier les renseignements relatifs aux contrats qu’il a conclus, comportant une dépense supérieure à 25 000 $ 37

Règlement sur les contrats de services des organismes publics (L. R. Q. , c. C-65. 1, r. 2) § Le règlement vient établir les modalités d’application de la loi • L’appel d’offres public • Les documents d’appel d’offres • Les modalités propres aux différents types de contrats de services • Les conditions préalables à la conclusion des contrats • La publication des renseignements • Les conditions de gestion des contrats 38

Les politiques de gestion § Les politiques de gestion visent à donner des lignes directrices à suivre ou définir des cadres de gestion (SCT) • Politiques de gestion contractuelle concernant la reddition de comptes • Politiques de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction 39

Modalités ministérielles pour l’octroi des contrats § Le Ministère édicte ses choix et orientations en conformité avec la loi, les règlements et les politiques de gestion du Secrétariat du Conseil du trésor. 40

Plan de la présentation § § § Le nouveau contexte réglementaire Les modalités d’appel d’offres Les échéanciers Les travaux à venir Vos questions 41

Modalités d’appels d’offres § Procédure d’appel d’offres • • Dans le SEAO Appel d’offres public provincial Pondération des critères variable Maintien des types d’appel d’offres avec et sans prix ü Rapport qualité-prix (prix ajusté le plus bas) ü Qualité seulement • • • Ouverture publique des soumissions Publication des résultats de l’ouverture (4 jours suivant l’ouverture) Publication des résultats de l’adjudication (15 jours suivant l’adjudication) 42

SEAO (www. seao. ca) § Le SEAO est une application Web par laquelle des donneurs d’ouvrage du Québec publient de façon électronique des avis de marchés publics afin que les fournisseurs puissent consulter les avis, prévisualiser gratuitement les documents d’appel d’offres et commander ces derniers 43

SEAO (www. seao. ca) § S’abonner : • • • Abonnement (paiement mensuel) ou inscription (sans frais) Différence au niveau des commandes de documents Les deux types permettent l’accès à tous les projets et la consultation des documents cinq fois maximum Il est essentiel d’être inscrit ou abonné au site pour effectuer des achats Il y a des frais pour les documents dans les deux cas 44

SEAO (www. seao. ca) § Frais • Inscription sans abonnement ü Aucun frais mensuel ü Frais de 45 $ à chaque commande • Abonnement au SEAO ü Frais mensuel de 17, 95 $ • Abonnement au constructo. ca ü Frais mensuel de 39, 95$ 45

Qualifications pour soumissionner § Arpenteur-géomètre faisant affaires seul sous son propre nom § Une société professionnelle d’arpenteursgéomètres conforme au Règlement sur l’exercice de la profession d’arpenteur-géomètre en société § Un regroupement de l’un ou l’autre L’implication de chacune des parties constituantes dans la réalisation des travaux doit être démontrée 46

Qualifications pour soumissionner § Un soumissionnaire devra avoir: • Les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires • Un établissement situé au Québec où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau • Satisfaire toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres 47

Sous-traitance § Ouvert à tous les aspects de la réalisation § La réalisation demeure sous la responsabilité de l’adjudicataire § Le sous-traitant ne peut à son tour confier en soustraitance les travaux sous sa responsabilité § Toujours sous la supervision d’un arpenteur-géomètre § Un même sous-traitant peut-être présenté dans plus d’une soumission § Le sous-traitant doit avoir un établissement au Québec 48

Personnel § Tous les travaux relevant de l’exercice de la profession d’arpenteur-géomètre doivent être réalisés par un arpenteur-géomètre ou sous sa supervision immédiate § C’est le cas de l’expert foncier qui doit agir en autorité sur le personnel affecté aux calculs et à l’analyse foncière et exercer une supervision immédiate des travaux § Chargé de contrat et expert foncier sont membres en règle de l’OAGQ 49

Critères de sélection § § § Approche préconisée Expérience du chargé de projet Expérience de l’expert foncier Organisation du prestataire de services Travaux réalisés par l’expert foncier Actif informationnel 50

Approche préconisée § § Compréhension du projet et des objectifs Principaux enjeux Approche expliquée Particularités propres au territoire exposées et traitement décrit § Communications Maximum 9 pages 51

Expérience du chargé de projet § Démontrer l’expérience § L’évaluation se fera aussi sur le curriculum vitae (4 pages) et les travaux déjà réalisés § Si plus d’un chargé de projet: chacun est évalué individuellement et la note attribuée pour le critère est le résultat le plus faible Maximum 2 pages par chargé de projet 52

Expérience de l’expert foncier § Démontrer l’expérience § Démontrer comment sera effectuée la supervision immédiate des travaux (conformité résolution de l’OAGQ) § L’évaluation se fera aussi sur le curriculum vitae (4 pages) et les travaux déjà réalisés § Si plus d’un expert foncier: chacun est évalué individuellement et la note attribuée pour le critère est le résultat le plus faible Maximum 3 pages par expert foncier 53

Organisation du prestataire de services § § Décrire l’organisation Présenter la répartition des tâches Apport de chacune des entreprises constituantes Démontrer comment cette organisation mènera à bien les travaux Maximum 4 pages 54

Travaux réalisés par l’expert foncier § Décrire les travaux sur le territoire § Contribution des travaux dans la réalisation § Nombre de minutes sur le territoire Maximum 5 pages par mandat 55

Actif informationnel § Décrire la qualité et la quantité § Production des ententes pour utilisation lors de la rénovation et après § Pour chaque greffe, le nombre de minutes et la période couverte Maximum 4 pages 56

Évaluation des soumissions § Pour le mode d’adjudication basée sur la qualité seulement et pour celui selon le coût ajusté le plus bas: • Comité de sélection évalue selon les critères définis au cahier des charges • Le ministre peut demander des précisions • La note de 70 % est allouée lorsque l’évaluation est jugée satisfaisante 57

Évaluation des soumissions § Pour le mode d’adjudication selon le prix ajusté le plus bas: • Le comité évalue sans connaître les offres de prix • Si < 70 %, l’offre de prix n’est pas ouverte • Pour les offres acceptables, le comité procède à l’ouverture des offres de prix 58

Évaluation des soumissions § Le comité effectue le calcul du coefficient d’ajustement pour la qualité selon la formule suivante: 1 + K (note finale pour la qualité – 70) 30 § Calcul du prix ajusté : Prix soumis Coefficient d’ajustement pour la qualité § Le contrat est adjugé au soumissionnaire qui a le prix ajusté le plus bas K est fixé à 15 % (MRNF) § 59

Nouvelles exigences administratives § Lorsqu’une seule soumission reçue ou seulement une soumission acceptable • Autorisation requise du sous-ministre pour ouvrir l’enveloppe de prix § Les dépenses supplémentaires doivent être autorisées • $ < 10 % par le sous-ministre associé • $ > 10 % par le sous-ministre 60

Variation des critères et de la pondération § En fonction des territoires visés: • • • § § Nombre de transactions Opérations cadastrales Type de morcellement Appels d’offres déjà réalisés Présence d’expertise significative Utilisation de la pleine disponibilité Réaliser la rénovation cadastrale Respect du calendrier de réalisation Favoriser la concurrence 61

Modifications contractuelles § Prix forfaitaires pour la réalisation de plans complémentaires et prévus au devis technique § Ajustement des frais de retour, frais administratifs, bonis § Versements adaptés au nouveau processus 62

Plan de la présentation § § § Le nouveau contexte réglementaire Les modalités d’appel d’offres Les échéanciers Les travaux à venir Vos questions 63

Échéancier § § Trois modèles d’échéancier Établi en fonction d’un coefficient de difficulté Délai variable pour la production de la livraison 3 Établi à partir des échéanciers des mandats déjà réalisés et du nouveau processus de rénovation • • • 400 jours (25 %) 475 jours (50 %) 550 jours (25 %) § Délai semblable de la L 3 à la fin § Démarrage de M 2: M 1 + 300 jours 64

Plan de la présentation § § § Le nouveau contexte réglementaire Les modalités d’appel d’offres Les échéanciers Les travaux à venir Vos questions 65

Travaux à venir § Validation des documents par la Direction des ressources matérielles § Évaluation des différentes régions en termes d’expertise et de capacité locale § Élaboration d’une stratégie régionale de rénovation 66

Plan de la présentation § § § Le nouveau contexte règlementaire Les modalités d’appel d’offres Les échéanciers Les travaux à venir Vos questions 67

Vos questions…

Ordre du jour § Accueil § Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale § Présentation des nouveaux documents d’appel d’offres § Création d’un comité permanent DRC – Prestataires de services § Traitement des chemins publics § Varia 69

Comité permanent DRC – Prestataires de services § L’idée d’un comité a été présentée au printemps 2008 § Son principal objectif • Offrir un canal de communication permanent entre la DRC et les prestataires de services ü Pour échanger sur les préoccupations respectives ü Pour discuter des améliorations souhaitées § L’accueil des prestataires de services a été bon 70

Formation du comité § Formation proposée • 4 ou 5 représentants des prestataires de services • Choisis parmi ceux qui auront manifesté leur intérêt • Si possible, une représentativité régionale • Les noms de ceux qui ont offert leurs services sont conservés pour la relève § Ceux qui sont intéressés jean. thibault@mrnf. gouv. qc. ca 71

Ordre du jour § Accueil § Présentation du nouveau processus de rénovation cadastrale § Présentation des nouveaux documents d’appel d’offres § Création d’un comité permanent DRC – Prestataires de services § Traitement des chemins publics § Varia 72

Traitement des chemins publics § Constats • • • Les lois qui gouvernent l’acquisition et la gestion des chemins publics prêtent à interprétation Les prestataires de services ont des approches variées en ce qui concerne la représentation cadastrale des chemins publics élargis sans titre publié Certaines approches suscitent, plus que d’autres, des réactions de la part des municipalités § Objectif de la DGAC • Tenter d’élaborer une approche où chaque intervenant y trouverait son compte (municipalité, propriétaire, DGAC et prestataire de services) 73

Traitement des chemins publics § Travaux réalisés ou en cours • Inventaire des différentes approches retenues par les prestataires de services • Inventaire des mandats qui présentent des problèmes pour les municipalités § Travaux à venir • Consultation des prestataires de services • Communication à l’ensemble des prestataires de services 74

Merci de votre présence