Prozessoptimierung durch Einsatz neuer Verfahren und Technologien Olaf

Prozessoptimierung durch Einsatz neuer Verfahren und Technologien Olaf Danne, VP Deutsche Telekom Bad Nauheim, 2. September 2005 =======!"§

=======!"§ 1. Beispiel Fast Close 2. Benchmarks und Best Practices 3. Fast Close – Prozesse am Beispiel der DTAG 3. 1 Prozess-Monitoring 3. 2 e-Reporting 2

Der externe Wandel erfordert grundlegende Veränderungen der Finanzbereiche. Wandel außerhalb Auswirkungen n Globalisierung und Markt Wettbewerb Kapitalmarkt Rechtliche Rahmenbedingungen =======!"§ Konzentrationsprozesse n Ausgliederungen von Geschäftsbereichen n Anforderungen der internationalen Finanzmärkte n Basel II n Corporate Governance Codex § Steigende Ansprüche an § § § Veröffentlichungszeiten IFRS Berichterstattung ab 2005 für börsennotierte Unternehmen Neue Schwerpunkte und Inhalte der Berichterstattung Wertorientierte Steuerung Integriertes Risk Reporting und Riskmanagement Unterjährige Informationen zur effizienteren Steuerung lt. Corporate Governance Codex 3

Fast Close ist definiert als. . . ein Business Performance-Improvement-Programm zur: =======!"§ n n Beschleunigung und Optimierung der monatlichen, quartalsweisen und jährlichen Abschlussarbeiten Effizienten Abschlusserstellung durch verbesserte Datenqualität, weitgehende Standardisierung und Prozessoptimierung 4

Integriertes Geschäftsprozess- und Workflow-Management Konzept strategische Ebene Strategieentwicklung Prozess-Management • Prozessabgrenzung • Prozessmodellierung • Prozessführung Workflow-Management • Workflowmodellierung • Workflowausführung Anwendungssystemgestaltung =======!"§ • Prozessmonitoring fachliche Konzeptionelle Ebene operative Ebene Organisationsgestaltung 5 Quelle: Gadatsch, A. ; Geschäftsprozess-Managemt

Konzeption von Fast-Close-Projekten. Fast Close ist ein iterativer Prozess, mit dem laufend Verbesserungen angestoßen werden. =======!"§ Eine Verkürzung der Reportingzeiten wird erreicht durch. . . n n Beschleunigung der Prozesse der Abschlussarbeiten anhand von Benchmarks und Lessons Learnt Organisatorische Anpassungen Steigerung der System-Performance Monitoring Zentrales Projektteam 6 Dezentrale Umsetzung

Kritische Erfolgsfaktoren. Akzeptanz von Fast Close sicherstellen 1 Unterstützung durch das TOP-Management 7 Kommunikation 2 Zentrale Projektorganisation mit ausgeprägtem Controlling 6 3 Ganzheitliche Prozessbetrachtung (E 2 E), Benchmarking und Prozessmanagement (Monitoring) =======!"§ Stufenkonzept für Projekt-Realisierung 5 Fast-Close-Implementierungsschritte auf andere (Projekt-)Vorhaben abstimmen 4 7

=======!"§ 1. Beispiel Fast Close 2. Benchmarks und Best Practices 3. Fast Close – Prozesse am Beispiel der DTAG 3. 1 Prozess-Monitoring 3. 2 e-Reporting 8

Arbeitstage (Stichtag Jahresabschluss) Benchmark Jahresabschluss: DAX 30 Unternehmen und Best in Class Telefonica SA 41 AT British Telekom 34 AT Siemens 29 AT France Telekom 28 AT Die Deutsche Telekom ist zur Zeit etwas schneller als das Mittelfeld der DAX 30 Unternehmen =======!"§ 9

20 -30 % der Gemeinkosten im Finanzbereich resultieren aus nicht wertschöpfenden Aktivitäten. Best-Practice-Unternehmen arbeiten systematisch an der Eliminierung nicht wertschöpfender Aktivitäten. Beispiele für nicht wertschöpfende Aktivitäten des Abschluss-Prozesses 71% 29% n n n n wertschöpfende Aktivitäten nicht wertschöpfende Aktivitäten Manuelle Datenübertragung Zurückverfolgung von Berichtsdaten Terminanmahnung Warten auf fehlende Unterlagen Nachbesserung des Zahlenwerks Pflege der Excel Sheets Anforderung anders aufbereiteter Informationen Stellen von Rückfragen Quelle: Bearing. Point =======!"§ 10

=======!"§ 1. Beispiel Fast Close 2. Benchmarks und Best Practices 3. Fast Close – Prozesse am Beispiel der DTAG 3. 1 Prozess-Monitoring 3. 2 e-Reporting 11

Fast Close bei der Deutschen Telekom AG. =======!"§ Mobilfunk T-Systems Enterprise Services Geschäftskunden T-Systems Business Services T-Online T-Com Breitband/ Festnetz T-Mobile =====!"§ Deutsche Telekom 12

Entwicklung des Jahresabschlussprozesses bei der Deutschen Telekom AG. Jahresabschluss 2001 (HGB) EA/TK KA Jahresabschluss 2002 (HGB) EA/TK KA Jahresabschluss 2003 (HGB) U LT IM O Jahresabschluss 2004 + 2005 (IAS) EA/TK 10 AT - 2 AT EA/TK 8 AT DA 7 AT -1 AT DA SA* *KA 6 AT SA KA 2 AT 20 -F, AR, GB Reports 16 AT 18 AT 13 AT 58. AT* - 2 AT - 3 AT Reports 6 AT 20 -F, AR, PK Reports 7 AT - 1 AT 20 -F AR, PK Reports 20 -F, AR, GB 10 AT 73. AT* : 4 HV. 05. 0 18 - 35 AT : HV. 4. 05 26 43. AT Anmerkungen: EA = Einzelabschluss; TK = vorkons. Teilkonzern; DA = Divisionsabschluss; SA = konsolidierter Segmentabschluss; KA = Konzernabschluss; AR = Aufsichtsrat; GB = Geschäftsbericht; BPK = Bilanzpressekonferenz * Mögliche BPK bleibt Vergleichstermin, wurde alternativ ersetzt durch Finanzpressekonferenz =======!"§ BPK 78. AT 13 45%

=======!"§ 1. Beispiel Fast Close 2. Benchmarks und Best Practices 3. Fast Close – Prozesse am Beispiel der DTAG 3. 1 Prozess-Monitoring 3. 2 e-Reporting 14

=======!"§ Hauptziel des Monitoring ist die Unterstützung noch nicht stabilisierter Abschlussprozesse. n n n Schaffung von bereichsübergreifender Transparenz über die Einzelaktivitäten, Verantwortlichkeiten und Termine des Abschlussprozesses (E 2 E-Betrachtung) Bereitstellung einer Kommunikationsplattform zur Messung und Bewertung der Leistungsfähigkeit laufender Geschäftsprozesse Frühwarnung - Prognose von Auswirkungen auf den E 2 EProzess bei Prozessverzögerungen Eskalationsplattform für Entscheidungen Vereinfachung des Erkennens von Verbesserungspotentialen durch eine nachvollziehbare Abschlussdokumentation 15

Monitoring-Konzept. Beim Prozessmanagement des E 2 E-Abschlussprozesses werden unterschiedliche Aspekte berücksichtigt. Soll-Prozesse Generierung Prozesskalender Sollvorgaben für einzelne Prozessschritte Visualisierung des Prozessablaufs PERT-Tool SOLL/IST-Prozess Realtime. Informationsstände Flexibel wählbare Reportinginhalte Abweichung Schnittstelle Lieferung vom Zieltermin Qualität Fall Back Fachliche notwendig Verantwortung Soll-/Ist. Identifikation von Vergleich & Schwachstellen Problem. Management Performancesteuerung Zentrales B. I. S. S. Monitoring Festlegung von Eskalations. Signaling & Reporting verfahren/-wegen Decision Definition Soll-Prozess AWV KOSTPERS DISKUS-DELKOS CSB-KF SOKRATES-DELKOS SAPHIR/B Bezügerechnung DKK CSB / ICP / ZAT FKS ELOG-SKSA X ABBV Rechnungsabgrenzungsposten SAPHIR-RM KB R/3 - Forderungen KB R/3 - Verbindlichkeiten Teleport DWH FD - DELKOS EN-VID EN-Call -Center EN-Fax-400 SMART Problemverfolgung und -kommentierung DETEIMMO NDL DKS-PROMPT (VORDOK / SMF) Problemanalyse und -beschreibung Zielgruppenspezifische Auswertungen Auswirkungen auf E 2 E-Prozess Frühzeitige Problemkommunikation, Prognosen und Entscheidungsfindung SAPInterface. Monitor Signalmeldungen an Verantwortliche EN-SFV- dig EN-SFV- ana E 2 E-Reports EN-DDV =======!"§ Entscheidungs. Eskalations-verfahren 16

3 Beispiele „End to End (E 2 E) - Monitoringprozesse“ Fast Close Abschlussmonitoring Beteiligungsgesellschaften E 2 E-Monitoring 1 Hauptprozesse Abschlussmonitoring: § Vorprozesse § Legalberichterstattung § Segmentberichterstattung § Externes Berichtswesen PROSA 2 3 Kernaktivitäten: § E 2 E-Monitoring im Detail § Prozesspflege § Prozess Design / Re-Design § Trouble-Shooting T-Com intern § Internes Berichtswesen =======!"§ 17

Online-Monitoring-Fragebogen und Auswertungen 1 n Im Online-Monitoring-Fragebogen erfolgt sowohl die terminliche als auch die qualitative Bewertung des Abschlusses n Der Fragebogen setzt sich aus fünf Themenbereichen zusammen, über die auch Auswertungen möglich sind n Auswertungen pro Gesellschaft, Division, etc. n Darstellung der Ergebnisentwicklung im Zeitverlauf =======!"§ 18

Projektbeispiel: Monitoring von über 800 Prozessschritten und Meilensteinen pro Monat Monitoring Prozesse 2 =======!"§ § Maximale Transparenz der Prozesse liefert das Verständnis für den End-to-End-Prozess § Transparenz der Ursache. Wirkungszusammenhänge ermöglicht die Erkennung von zeitlichen und qualitativen Defiziten § Re-design und Monitoring als laufender und interdependenter Prozess 19

E 2 E-Monitoring des Abschlussprozesses Weitestgehende Automatisierung des Monitoring und der Steuerung des gesamten Abschlussprozesses mit Hilfe von Process-Performance-Measurement/ Management-Lösungen : § Der Cockpit-Ansatz ermöglicht ein taskforce-orientiertes Vorgehen § Kontinuierliche Prozessoptimierungen werden auf Basis von Kennzahlen gemessen KPI‘s Anpassungs 2 a buchungen aus Ergebnis. SR 3 ? /Stt. Start Qx 04 1 Prompt & Vorsysteme Prompt, BS u. a. 3 Basisdatenbereitstellung. Mengen Diverse Ermittlung 4 und Buchung Umsatzabgrenzung BS 5 a Standard Out 2 Delkos/ Ende=Afa. Berechnung SR 3 Bereitstellung vorläufige BK-Gu. V 8 c. Abschlussarbeiten auf Basis BK-Gu. V SR 3 Mengenaufbereitung Diverse 5 b Erlösverarbeitung ICDB 3 a Mengenverarbeitung ICDB Korrekturen, 5 c Berichte und Freigaben ICDB Umsatzeilbericht BS 8 a. Dezentrale Buchungen SR 3 Dezentral er Buchungs -schluss Vorläufige r zentraler Buchungs -schluß Finale Abschlussbuch 8 d. / Steuerbuchun g SR 3 7 a IKE inkl. Freigabe IKE 3‘ Vorbereitend 8 b e Abschlussarbe iten. SR 3 KPI‘s 6 ai. Bil Con BW inkl. Freigabe BW Zentraler Buchungs -schluss 8 eÜbertrag BKGu. V/BK-Bil CON BW SR 3 8 f Übertrag BK-Gu. V/BKBil IKOS BW Erlösver 5 d arbeitung (Führungsstruktur) ICDB 20 12 Segmentkonsolidierung IKOS 11 Divisionskonsolidierung IKOS 7 b Übertragung i. Gu. Vs in IKOS BW 7 a‘ Con BW inkl. Freigabe BW Weitere Prozessschritte an dieser Stelle ausgeblendet =======!"§ 6 b Übertrag der i. Bil in IKOS BW Messfühler für KPI‘s Abgriff aus IV-Systemen

E 2 E-Monitoring des Abschlussprozesses Key-Performance-Indicator am ausgewählten Beispiel KPI Bereitstellung Einzelabschlüsse Beteiligungs. Gesellschaften Zeitstempel Log-Datei Protokolldatei. . . . Vollständigkeit Daten Bereitst. IST-Termin KPI Bereitst. IST-Termin Fehlerrate IKOS-Portal Legal. Berichterstattung Bereitstellung BK-GUV Zeitstempel Log-Datei Protokolldatei. . . . SINTEL R/3 =======!"§ Divisions. Konsolidierung Bereitstellung Divisonsbilanz & Gu. V • Frühwarnung Terminverzüge • Soll- / Ist-Vergleich Durchlaufzeit • Identifikation von Qualitätsdefiziten • Optimierungsansätze Schwachstellen • What-if-Analysen • . . Konzern. Konsolidierung Zeitstempel Log-Datei Protokolldatei. . . . IKOS-Portal Konzernabschluss Bilanz & Gu. V KPI Fertgstellungs IST-Termin Zeitstempel Log-Datei Protokolldatei. . . . IKOS EC-CS 21

=======!"§ 1. Gründe für Fast Close 2. Benchmarks und Best Practices 3. Fast Close – Prozesse am Beispiel der DTAG 3. 1 Prozess-Monitoring 3. 2 e-Reporting 22

Externe und interne Anforderungen an das Berichtswesen Externe Anforderungen Interne Anforderungen (Kapitalmärkte/Gesetze etc. ) (Management, etc. ) § IAS: In EU notierte Unternehmen müssen ab 2005 gemäß IAS bilanzieren § BASEL II: Risikomanagement und Prozessgüte haben direkte Auswirkungen auf Kapitalkosten § SEC: „Schwur auf die Bilanz“ (Sarbanes-Oxley-Act) erfordert lückenlose Nachvollziehbarkeit des Berichtswegs =======!"§ § Schnellere Verfügbarkeit der Berichte § Effizientes Management der Reporting-Prozesse § Reduktion von Stress. Situationen und Fehlerquellen § Lückenlose Prozess. Dokumentation § Umfangreiche Versionsvergleiche § Kontrolle über aktuellen Bearbeitungsstatus 23

Erstellung der externen Berichte –Ausgangssituation n n Komplexer Arbeitsprozess unter hohem Termindruck Unterschiedliche interdisziplinäre Erstellungs- und Entscheidungsprozesse =======!"§ 24

Systemanforderungen n n n erprobte Technologie mit offener Systemarchitektur einfache Bedienbarkeit inkl. Mehrsprachigkeit umfassendes Sicherheitskonzept globale Vernetzung schnelle Systemreaktionszeiten Integriertes webbasiertes Content Management =======!"§ 25

=======!"§ Prozessbeschleunigung und Kostenreduktion durch PROSA Alter-Prozess Optimierter Prozess mit IT-Integration IT 26

Neuausrichtung des Berichtswesens durch e. Reporting PROSA als Systemlösung für die Erstellung der externen Berichte Definition der Berichts. Struktur Definition Workflow & Aufgabenplanung Erstellung Content Korrektur & Abstimmung Freigabe Prüfung e. Reporting- System. PROSA Preview =======!"§ Monitoring Recherche 27 3 Publishing

=======!"§ Zugriffsportal § Personalisiertes Web -Portal als Frontend § Aufgabenbenachrichtigung per E-Mail § Statusübersicht über aktuelle und historische Aufgaben § Mehrsprachigkeit § Online-Hilfe § Unterstützung von Single-sign-on 28

=======!"§ Workflow- und Aufgabenplanung § Prozessdefinition mit MS-Visio § Zuordnung von Arbeitsschritten zu Bearbeitern § Festlegung von Bearbeitungsfristen § Verknüpfung der Workflows mit Bausteinen oder Teil-Publikationen 29

=======!"§ Erstellung des Reporting - Content n n n 30 Bearbeitung von Textkomponenten mit Word möglich Bearbeitung von Tabellenkomponenten in MS Word oder MS Excel Versionsverwaltung mit „Check-out“/„Check-in“ Offline-Bearbeitung möglich Web-Preview auch von Zwischenständen

=======!"§ Korrektur, Abstimmung und Freigabe n n n 31 Kommentarfelder Quellenangabe Möglichkeit des Rückverweises gemäß Workflow Revisionssichere Protokollierung Sicherer Zugriff durch Verschlüsselung

=======!"§ Monitoring n n n 32 Online-Überwachung der Berichtserstellung Ampel-Funktion zur Statusüberwachung Drill-down. Funktionalität für Versions- und Workflow-Informationen Berechtigungskonzept Monitoring auf Dokumenten- und Bearbeiterebene

PROSA @ DEUTSCHE TELEKOM Liste der mit PROSA erstellten Unternehmensberichte • Jahresberichte (Deutsch) • Zwischenberichte Q 1 – Q 3 • Annual Reports on Form 20 -F • Quarterly Reports on Form 6 -K =======!"§ 33

Die Erstellung von Geschäftsbericht (D) und 20 -F (U. S. ) konnte um ca. 35% beschleunigt werden! 2002 2003 2004 2005 AT 46* =======!"§ AT 45* AT 34* AT 30* *Zeit zwischen Konzernabschluss und Filing Einführung PROSA (Abschaffung Kurz-GB) 34

=======!"§ Effiziente Abschlusserstellung durch verbesserte Datenqualität, weitgehende Standardisierung und E 2 E Prozessorientierung 35