Operational Excellence durch Einsatz von BPM Potentiale fr

Operational Excellence durch Einsatz von BPM Potentiale für Unternehmen SAP Forum 12. 06. 2013 © Q_PERIOR AG

Inhalt 1. 2. 3. 4. Kurze Vorstellung Q_PERIOR Was ist SAP BPM? Herausforderungen bei der Einführung Fragen & Diskussion © Q_PERIOR AG | Seite 2

Rahmendaten, Standorte und Kunden Q_PERIOR ist Special Expertise Partner für SAP BPM Rahmendaten • • Markterfahrung: seit 1977 Umsatz: 90 Mio. EUR* Mitarbeiter: 460* Mehrheitlich im Besitz des Managements Umsatz in Mio. € 100 80 60 40 Standorte • • • Deutschland Schweiz Österreich Slowakei USA, Kanada 20 0 2007 2009 2011 2012 2013* Mitarbeiter gesamt 500 400 Kunden • • Erst- und Rückversicherungen Banken Industrie Öffentlicher Sektor 300 200 100 0 2007 2009 2011 2012 2013* * 2013 geplant © Q_PERIOR AG | Seite 3

Unsere Auszeichnungen Wir stellen unsere Kompetenz unter Beweis. Lünendonk 2012 / 2013 • Q_PERIOR zählt nach 2012 auch 2013 zu den TOP 5 der deutschen mittelständischen Management. Beratungsunternehmen. In dem vom Analystenhaus Lünendonk herausgegebenen Ranking belegt Q_PERIOR den fünften Platz. ASCO Award 2012 • Der Branchenverband der Schweizer Managementberater zeichnet Q_PERIOR Schweiz mit dem Zertifikat „Excellent Business Transformation“ aus. SAP Partner Zertifikate 2012 • SAP Schweiz verleiht Q_PERIOR zum wiederholten Male die Auszeichnung „Service Partner 2012“. SAP Österreich zeichnet Q_PERIOR als „Innovation Partner 2012“ aus. Great Place to Work 2010 / 2012 • Das Handelsblatt zeichnet Q_PERIOR im Ranking „Great Place to Work 2012“ als einen von Deutschlands 100 besten Arbeitgebern aus. Nach der erfolgreichen Fusion von agens, ESPRi. T und paricon bestätigen die Mitarbeiter Q_PERIOR eine weiterhin exzellente Unternehmenskultur. Hoppenstedt Top Rating 2011 / 2012 / 2013 • Q_PERIOR hat 2013 nach Prüfung durch die unabhängige Rating Agentur Hoppenstedt bereits zum dritten Mal in Folge die bestmögliche Bonitätseinschätzung bekommen. Davon profitieren unsere Mitarbeiter, Kunden und Zulieferer. Weitere Auszeichnungen entnehmen. Sie bitte unserem Internetauftritt unter www. q-perior. com © Q_PERIOR AG | Seite 6

Inhalt 1. Kurze Vorstellung Q_PERIOR 2. Was ist SAP BPM? – Funktionen – Beispiele aus Referenzprojekten 3. Herausforderungen bei der Einführung 4. Fragen & Diskussion © Q_PERIOR AG | Seite 7

BPM: Zentrale Prozesssteuerung Einheitliche Plattform zu Analyse, Optimierung und Ausführung von Prozessen Prozess Owner Überwachung der Performance Identifizierung von Optimierungspotentialen ng i r Definition von KPI´s to ni o M Anwender Ausführung auf beliebigen Endgeräten Empfang von Benachrichtigungen bei anstehenden Aufgaben Offline Bearbeitung von Aufgaben wo notwendig © Q_PERIOR AG | Seite 8 Nu tzu ng M od Prozessexperte Modellieren der Prozesse Definition von Geschäftsregeln ell ier un g un tz se m U g IT Modellbasierte, grafische Umsetzung Zentrales, zeitgesteuertes Deployment

Typische Bedenken und Lösungsansätze Aber unser Prozess weicht ein wenig von diesem ab! … das Prozess Modell einfach anpassen Anwender (Leitung) Ich möchte gerne eine andere Benutzeroberfläche (UI)? … Implementieren und Zuweisen einer neuen Benutzeroberfläche Anwender Was ist, wenn wir ein Regelwerk (Business Rule) ändern müssen? Process owner Prozessexperte Wie kann ich unsere heterogene Systemlandschaft integrieren? Was für Auswirkungen hat es auf meine definierten KPIs? Process Owner © Q_PERIOR AG | Seite 9 … dem Business die Pflegehoheit der Regelwerke übertragen … Applikationen und Systeme über Web. Services integrieren … Echtzeitanalysen zu den Geschäftsprozessen unterstützen

Beispiel: Monitoring und Diagnose von Prozessen Aufbau von Dashboards direkt auf Basis von Prozessdaten Process Owner © Q_PERIOR AG | Seite 10 • Wie lange laufen meine Prozesse? • Wann sind die Peaks? • Wie viele Prozesse sind abgeschlossen?

Pflege von Regelwerken (Rules) …. durch den Fachbereich Prozess Experte • Ich muss die Grenzwerte für Rechnungsfreigaben anpassen. • Entsprechen die Regeln unseren aktuellen Policies? Import/Export von Microsoft Office Excel spreadsheets Direkte Pflege von Regeln und Werten durch berechtigte Benutzer aus dem Fachbereich © Q_PERIOR AG | Seite 11

Einheitliche Kommunikationsbasis Gleiches Verständnis auf Seiten Fachdienst und IT Prozess Experte • Modellierung auf Basis eines offenen Standards • Ablauf und involvierte Personen in einem Diagramm • Direkte Verwendung des Modells für die Umsetzung • Keine Übersetzung was wirklich gemeint war Proce ss Mod el Von der Modellierung… © Q_PERIOR AG | Seite 12 • Kein Verlust an Informationen durch Übersetzung • Ausführbare Modelle • Grafische Darstellung des Prozessverlaufs und status … zur Implementierung IT

Prozesssteuerung durch beliebige Endgeräte i. Pad, i. Phone, Android, Widgets… - Sie haben die Wahl! IT Task list auf dem i. Pad © Q_PERIOR AG | Seite 13 • Nutzung des optimalen Endgerätes pro Prozessschritt • Darstellung des gleichen Prozessschritts auf unterschiedlichen Endgeräten • Interaktive PDF-Formulare für Offline-User (Mail-Integration) Task UI auf dem Telefon Browserbasiertes UI auf PC Interaktives PDF Formular (auch offline einsetzbar)

Endbenutzer Integration in die Prozesse Bearbeiten der Aufgaben und Sicht auf den Gesamtprozess Anwender Aufgabenübersicht © Q_PERIOR AG | Seite 14 • Zeige mir alle meine aktuellen Aufgaben • Sortiere nach Prioritäten • Zeige mir, wo der Prozess steht und welches meine Aufgabe ist Detailsicht der Aufgabe Process viewer (Aufgabe im Prozesskontext)

Inhalt 1. Kurze Vorstellung Q_PERIOR 2. Was ist SAP BPM? – Funktionen – Beispiele aus Referenzprojekten 3. Herausforderungen bei der Einführung 4. Fragen & Diskussion © Q_PERIOR AG | Seite 15

BPM-Beispiel: Kanton Aargau Ausgangslage • Verwaltungsprozesse nur rudimentär online zugänglich • Individuelle Lösungen pro Department – Verwirrung auf Seiten Anwender, da nicht klar, welche Prozesse wo zugeordnet sind • Unterschiedlichste Technologien • Kein zentraler Zugang auch für interne Mitarbeiter – Vielzahl von Applikationen für Teilprozesse • Keine zentrale Sicht auf Prozesse und Statis © Q_PERIOR AG | Seite 16

BPM-Beispiel: Kanton Aargau Lösungsansatz: Prozessplattform für Verwaltungsprozesse • • Von einzelnen heterogenen Funktionen zum zentralen Online-Schalter Von vertikalen dezentralen Lösungen zu horizontalen zentralen / shared Services Von heterogenen Insellösungen zur zentralen Prozess-Plattform Von Arbeiten mit vielen spezialisierten Applikationen zum zentralen elektronischen Verwaltungsarbeitsplatz © Q_PERIOR AG | Seite 17

BPM-Beispiel: Kanton Aargau Detaillierte Beschreibung der IT-Lösung: Impressionen – BPM Modelle SAP Portal und UWL Gesuchstellungsprozess SAP BPM Bild Mahnprozess Abrechnungsprozess © Q_PERIOR AG | Seite 18

BPM-Beispiel: Kanton Aargau Detaillierte Beschreibung der IT-Lösung: Impressionen UIs Adobe interactive Forms © Q_PERIOR AG | Seite 19 Web. Dynpro 4 Java

BPM-Beispiel: Kanton Aargau Bewilligungsprozess aus Portal (Web) Antragssteller Sachbearbeiter Aufgabenliste Genehmigung Erfassung eines Gesuchs Korrektur eines Gesuchs Prüfen der Daten Korrektur 1 http: //www. q-perior. com/kundenreferenzen-im-umfeld-von-BPM. html © Q_PERIOR AG | Seite 20 Stornierung 2

BPM-Beispiel: Kanton Aargau Bewilligungsprozess aus elektronischen Formular Sachbearbeiter Antragssteller -> Online/ Offline Formular Aufgabenliste Response aus Prozess z. B. ID Genehmigung Online senden + Authentifizierung Korrektur eines Gesuchs Prüfen der Daten Stornierung Korrektur http: //www. q-perior. com/kundenreferenzen-im-umfeld-von-BPM. html © Q_PERIOR AG | Seite 21

BPM-Beispiel: Inselspital Ausgangslage • Behandlungsprozesse verwenden unterschiedliche Systeme, welche stationär zugänglich sind • Ärzte als klassische „mobile Worker“ beziehen und erfassen Informationen nur periodisch (bei Zugang zu Systemen) • „Prozesssteuerung“ meist papierbasiert mit hohem manuellem Aufwand am Prozessende Lösungsansatz • Zentrale Prozesssteuerung durch SAP BPM • Oberflächen auf i. Pad zur mobilen Erfassung während der Behandlung an unterschiedlichen Behandlungsplätzen © Q_PERIOR AG | Seite 22

BPM-Beispiel: Inselspital Taskliste (UWL) einmal anders… Patientenliste = Taskliste © Q_PERIOR AG | Seite 23

BPM-Beispiel: Inselspital Drehen des i. Pads öffnet Details zum Task/zum Patienten Taskliste (UWL) einmal anders… 1 2 © Q_PERIOR AG | Seite 24

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BPM als neue Lösung für typische Problemstellungen (I/II) Fachliche Sicht: Kosten senken und Innovationen fördern • Strategisches Ziel: Optimierung der Kosten innerhalb bestehender Prozesse Problemstellung: – Prozesstransparenz und agile Steuerung als notwendige Voraussetzung oft nicht gegeben – Interne abteilungsübergreifende Zusammenarbeit auf Grund organisatorischer und technischer Grenzen oft schwierig • Strategische Ziel: Kundenbindung/-gewinnung durch neue innovative Services Problemstellung: – Zusammenarbeit mit Partnern / Kunden zur Erbringung neuer Services erfordert Erweiterung der bestehenden Prozesse über die Unternehmensgrenzen hinaus – Prozesse müssen flexibel aber gleichzeitig auch transparent sein, um notwendige Qualitätsstandards im Service erfüllen zu können (sonst geringe Marktchancen) © Q_PERIOR AG | Seite 26

BPM als neue Lösung für typische Problemstellungen (II/II) Technische Sicht: Flexibilität vs. Stabilität / Zuverlässigkeit • Strategisches Ziel: Flexible und schnelle Umsetzung von Business Anforderungen Problemstellung: – IT Silos mit langen Release-Zyklen erschweren Umsetzung übergreifender Prozesse auf technischer Seite – Änderungen nur langfristig implementierbar – Benutzerschnittstellen (Oberflächen) oft nicht mit aktuellen Technologien umsetzbar (z. B. Mobile Geräte) • Strategische Ziel: Stabilität und Effizienz (minimale Kosten) Problemstellung: – Implementierung neuer integrativer Prozesse auf einer bestehenden Plattform quasi nicht möglich, da Einsatzbereich für bestehende Business definiert und optimiert wurde – Häufige Änderungen an Kernsystemen gefährden Stabilität und erhöhen Kosten – Monitoring plattformübergreifender Prozesse nicht möglich – Übergreifende Regeln zur Ablaufsteuerung nicht zentral verfügbar © Q_PERIOR AG | Seite 27

Herausforderungen bei der Einführung Neue Möglichkeiten erzeugen auch neue Herausforderungen (1/2) Umdenken auf der Supply-Side bezüglich möglicher Lösungen • BPM ermöglicht Umsetzung kundenspezifischer Prozesse • Prozesse aus Kundensicht umfassen SAP und Non-SAP Systeme • SAP Mobile Plattform stellt Transaktionen auf beliebige Geräte dar • Oberflächen sind beliebig (Web, Mobile, SAP GUI, PDF-Formulare, etc. ) • In-Memory-DB stellen auch Massendaten für Prozesse zur Verfügung SAP ist auch Technologieanbieter und somit Basis für Individual-Software © Q_PERIOR AG | Seite 28

Herausforderungen bei der Einführung Neue Möglichkeiten erzeugen auch neue Herausforderungen (2/2) Umdenken auf Projektseite • Neue Möglichkeiten müssen vermarktet werden • BPM-Projekte sind agil und interaktiv mit der Demand-Side zu führen • Dokumentationen starten mit Prozess-Definitionen in BPMN • Fachwissen (Prozessverständnis) wird IT-Seite immer wichtiger Erweiterte Ausbildung auf Entwickler / PL Seite notwendig Umdenken auf der Betriebsseite • Prozessfehler nicht mehr einfach eingrenzbar aus Anwendersicht (z. B. Bestätigung über mobiles Gerät funktioniert nicht) • Support Prozesse werden „interdisziplinär“ besetzt werden müssen (Abgleich mit bestehender Support Organisation) Höhere Anforderungen an Support-Mitarbeiter © Q_PERIOR AG | Seite 29

Herausforderungen für CC SAPs Neuen SAP Technologien (vor allem BPM) ändern die Positionierung eines CC SAP Rolle, Prozesse und Skills werden durch BPM verändert • Aktive Zusammenarbeit mit der Fachseite auf Basis von Prozessmodellen – Nicht nur bei „typischen“ SAP Prozessen (Accounting, Logistik, HR) – Innovative, differenzierende Prozesse als Individuallösungen auf Basis von SAP • Neue Supportstrukturen • Neue Skill-Sets – Fehler in BPM Prozessen sind vielschichtiger, da auch Non-SAP Systeme integriert werden können – Monitoring, Ticketing-Systeme, Analyse und Test nicht nur in der „SAP-Welt“ – Modulkenntnisse nach wie vor wichtig (fast alle BPM Prozesse integrieren ein oder mehrere SAP – – – Module) Erfahrungen aus dem Bereich „Individual-SW-Entwicklung“ erforderlich Agile Projektmethoden Mehrere Programmiersprachen (ABAP, JAVA, HTML 5, …) © Q_PERIOR AG | Seite 30

Inhalt 1. 2. 3. 4. Kurze Vorstellung Q_PERIOR Was ist SAP BPM? Herausforderungen bei der Einführung Fragen & Diskussion © Q_PERIOR AG | Seite 31

Diskussion/ Fragen? Diskussion Next Steps © Q_PERIOR AG | Seite 32

Wir sind für Sie da. Lars Erdmann Partner Q_PERIOR AG Papiermühlestrasse 73 3014 Bern Switzerland Telefon: Mobil: E-Mail: Internet: +41 44 437 20 30 +41 79 375 1363 Lars. Erdmann@q-perior. com www. q-perior. com HAMBURG (ELLERAU) | FRANKFURT l MÜNCHEN | ROSENHEIM BERN l ZÜRICH | WIEN l BRATISLAVA | PRINCETON l TORONTO © Q_PERIOR AG | Seite 33