Organisationsfrnyelse Johannes frsamling Fljande dokument presenterar ett frslag

Organisationsförnyelse – Johannes församling Följande dokument presenterar ett förslag för en ny organisationsmodell för Johannes församling 27. 1. 2021

Organisationsmall - Nuvarande Johan Präster Diakoni Fostran Barn Kansli Vaktm. Karin Jocke Helena Christian Suve Gunvor Ninni Louise Henrik DUA Mickel Ingrid Marianne Sixten Moni Tunti sunt. AMB Viivi Chrisu Maria Barnled. Kantorer Eva Fred

Hur vidare? • Nuvarande modell är inte oproblematisk: – Utveckla modellen genom att plåstra/lösa identifierade problem? eller – Skapa en ny mall från ”tomt bord”?

Målsättningarna med förändringen • • En struktur som möjliggör strategisk ledning av helheten. En organisation som stöder mångprofessionell verksamhet. En ändamålsenlig förmansstruktur. En flexibel struktur med tanke på ändringar i verksamhetsmiljön.

Vad är nytt? • Församlingen som organisation delas in i tre sektorer: – Välkomnande – Lärande – Omsorg • I centrum finns församlingens gudstjänstliv som går under namnet Tillbedjan.

Ledning och struktur

Sektor – mandat & ansvar • Varje sektorer gör upp sin verksamhetsplan, -berättelse och -budget. • Ansvarar för verksamheten i enlighet med fastställd verksamhetsplan. • Alla sektorer har andel och ansvar i församlingens gudstjänstliv.

Sektor – hur arbetar den? • Varje sektor har en ledare och en vice ledare. Dessa utses av församlingsrådet. • Sektorn har möte varannan vecka. Alla sektorer har möte samma dag och tid. (Ersätter nuvarande AK) • Sektorn har en egen budget, verksamhetsplan och -berättelse som omfattar de kostnadsställen som är fördelade till ifrågavarande sektor. • Sektorn organiserar internt sitt eget arbete.

Sektorledaren – mandat & ansvar • Ansvarar för att verksamhetsplan, -berättelse och budget finns och följs. • Är närförman för dem som hör till sektorn. – För utvecklingssamtal, för samtal om prestationstillägg, tar emot anmälan om tjänstledigheter etc. • Är medlem i ledningsgruppen. • Ansvarar för att informationsgången till informatören fungerar, bokning av utrymmen etc. (kan delegeras enligt intern överenskommelse). • Utvärderar behov av personalresurser inom sektorn och förbereder rekryteringar (kan delegeras enligt intern överenskommelse, KH/FR gör besluten). • Granskar inköpsfakturor som är konterade till sektorns kostnadsställen. • Granskar kreditkortsinköp för dem som hen är förman för (KH godkänner dem). • Kan ge tillstånd för inköp över vissa gränser.

Vice sektorledaren • Är ordinarie vikarie för sektorns ledare. – Ansvarar för sektorns ledning under sektorledarens frånvaro. – Deltar i ledningsgruppen arbete vid sektorledarens frånvaro.

Ledningsgrupp • Ledningsgruppen består av kyrkoherden, sektorledarna, närförmännen och informatören. Om någon är borta ersätts hen av vice sektorledaren eller någon annan, så att sektorerna alltid är representerade. • Ledningsgruppen följer upp arbetet i sektorerna och koordinerar verksamheten och hanterar oklara situationer i fördelningen mellan sektorerna. Den styr olika ärenden som kommer från samfälligheten, stiftet m. m. till lämplig sektor. • Ledningsgruppen håller koll på årsklockan och församlingsrådets ärenden m. m. • Eventuella oklarheter sektorer emellan behandlas i ledningsgruppen.

Förmanskap • Förmanskapet i församlingen är fördelat enligt följande: – Kyrkoherden är förman för sektorledarna • Sektorledarna är närförmän för dem som är i ifrågavarande sektor. Inom två sektorer finns fler nivåer av ledarskap: – Övervaktmästaren är närförman för vaktmästeriet – Ledande barnledare är närförman för barnledarna. • Vid en närförmans frånvaro vikarieras hen i första hand av en annan inom sektorn, i andra hand bärs förmansuppgifterna av kyrkoherden.

Kyrkoherden • • • Leder ledningsgruppen. Leder församlingens gudstjänstliv. Kan delta i sektorernas möten. Är förman för sektorledarna. Sköter de uppgifter som hör kyrkoherden till: – – Församlingsrådet Godkänner räkningar Fattar beslut om inköp över vissa gränsvärden Kontakten till samfälligheten och domkapitlet.

Sektorernas ansvarsområden

Välkomnande • Kostnadsställen: – 108 Församlingskansliet – 210 Information – 250 Samhälleligt arbete (Johanneskyrkans användning) – 290 Övrigt församlingsarbete

Lärande • Kostnadsställen: – 231 Dagklubb – 232 Söndagsskola – 233 Minior- och juniorarbete – 235 Konfirmandarbete – 236 Ungdomsarbete – 2040001 Unga vuxna – 238 Familjeklubbar – 239 Eftis

Omsorg • Kostnadsställen: – – 204 Vuxenarbete 241 Diakoni 260 Mission 270 Internationell diakoni (GA)

Tillbedjan - Gudstjänstlivet • Tillbedjan har en utsedd arbetsgrupp med representanter från samtliga sektorer och den leds av KH. – Förslag: JW, PHR, FL, LH, CR, EH, HH, AMB, KS. • Verksamhetsplan, -berättelse och –budget handhas av arbetsgruppen för Tillbedjan. – Kostnadsställen: • 201 Gudstjänstlivet (ansvarsperson NN) • 220 Musik (ansvarsperson NN) • • Gudstjänst- och andaktsverksamheten som helhet hör till arbetsgruppen för Tillbedjan. Arbetsfördelning, teologiska och praktiska frågor kring gudstjänsterna diskuteras i TKK. Planering av enskilda gudstjänster sköts av dem som har uppgifter i de gudstjänsterna. Sektorernas medverkan i gudstjänstlivet: – Alla sektorer har del i gudstjänstlivet genom representation i arbetsgruppen – De tre sektorerna utvecklar internt gudstjänstlivet så att också de som inte har gudstjänst som sitt centrala område kan ha en roll och ge sitt bidrag.

Start för sektorerna • Den nya modellen införs stegvis från och med 1. 5. 2021 • Inom maj har sektorerna egna planeringsdagar: – Organisera det egna arbetet – Avtala intern arbetsfördelning – Planera verksamhet och budget för 2022 • På höstterminen hålls mötena enligt den nya modellen • 1. 1. 2022 träder de nya verksamhetsplanerna i kraft

Möten i den nya organisationen

Regelbundna möten • Sektormöte varannan vecka (fast sammansättning) • Medarbetarkonferens (AK) 2 gånger/termin (ersätter nuvarande vår- och höstplaneringsdagarna) • Ledningsgruppens möte varannan vecka (i regel fast sammansättning, men i fall av frånvaro varierande) • Gudstjänstmöte (varierande sammansättning)

Andra möten • Yrkesgruppernas egna möten – TK, DK, KK. . . – Planering av semestrar, arbetsturer etc. • Möten för helheter som går över sektorsgränser – Skriftskola, GA. . . • Psalmvalsmöten • m. m.

Vem hör till vilken sektor? Följande indelning är ett förslag framtaget av ledningsgruppen. Ändringar är möjliga.

Principer fördelningen • Målsättningen är fungerande sektorer. • Med dem vars arbetsbild, uppgiftsbeskrivning eller förman ändrar kommer nuvarande förman att föra samtal under mars 2021.

Välkomnande Controller – Christian Kock [Sektorledare] – Övervaktmästare – Paul-Henrik Roschier [vice] • Vaktmästare – Marianne Snäll • Vaktmästare – Henrik Poppius • Timanställda vaktmästare – Kantor – Sixten Enlund – Informatör – Louise Häggström – Församlingssekreterare – Ingrid Björkskog Kyrkoherden står för prästrepresentationen i sektorn

Lärande Präst – Johan Terho [Sektorledare] – Ledare inom småbarnspedagogik – Helena Hollmérus [vice] • Barnledarna – – – Präst – Maria Repo-Rostedt Ungdomsarbetsledare – Christer Romberg Ungdomsarbetsledare – Nicolina Grönroos Diakon – Viivi Suonto Kantor – Eva Henricson

Omsorg Kantor – Anna Maria Böckerman – – – Diakonissa – Karin Salenius [vice] Präst – Mikael Busck-Nielsen Präst – Monica Heikel-Nyberg Präst – Fred Lindström Kantor – Dag-Ulrik Almqvist Diakonissa – Gunvor Frände [Sektorledare]

Ny modell

Du har nu tid att bekanta dig med detta dokument och de förändringsförslag som presenteras fram tills planeringsdagen onsdag 10. 2. 2021. Då behandlas ärendet igen och efter mötet justeras innehållet i detta förslag vid behov. Under mars 2021 förs eventuella individuella samtal. Den nya organisationsmodellen behandlas av församlingsrådet inom april 2021. Målsättningen är att en ny organisationsmodell införs stegvis fr. o. m. 1. 5. 2021. Verksamheten enligt ny modell inleds 1. 1. 2022. Utvärdering och justeringar kommer att göras också framöver. Kyrkan i Helsingfors – för mänskan