Assalamualaikum Wr Wb 1 Pendahuluan Pengeluaran kas dalam

Assalamu’alaikum Wr. Wb. 1

Pendahuluan • Pengeluaran kas dalam perusahaan dapat dilakukan dengan menggunakan Cek, dan Dana kas kecil. • Pengeluaran dengan dana kas kecil dapat digunakan metode : – Fluctuating-fund-balanced system – Imprest system. 2

Kebaikan pengeluaran kas dengan cek 1. Dengan digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek. 2. Dilibatkannya pihak luar ( bank ) dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan. 3. Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran 3

Dokumen • Bukti kas keluar • Cek • Permintaan cek (Check Request) 4

Bukti kas keluar 1. Perintah pengeluaran kas kepada bagian kas sebesar yang tercantum 2. Surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim kepada kreditur 3. Dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang 5

Cek Merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. – Cek atas nama, bank hanya membayarkan pada yang namanya tercantum pada cek tersebut – sedangkan pada cek atas unjuk, siapa saja yang menyerahkan cek tersebut ke bank berhak untuk menerima penyerahan uang dari bank sebesar jumlah tersebut 6

Permintaan cek (Check Request) 1. Sebagai permintaan dari fungsi memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. 2. Dalam transaksi pengeluaran kas yang bukan merupakan pembayaran dari transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan kas menulis permintaan cek kepada fungsi akuntansi untuk pembuatan bukti kas keluar 3. Bukti kas keluar ini berfungsi sebagai perintah kepada fungsi keuangan untuk membuat cek sebesar jumlah tersebut. Sedangkan dalam transaksi pembelian barang, pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok tidak memerlukan dokumen permintaan cek, karena sistem pembelian secara otomatis mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung (seperti surat order pembelian, laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok). 7

Catatan Akuntansi 1. Jurnal pengeluaran kas. Dalam pencatatan utang dengan account payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap lunas oleh fungsi kas. 2. Register cek. Dalam pencatatan utang dengan metode voucher payable system, transaksi untuk mencatat transaksi pembelian digunakan dua jurnal: register bukti kas keluar dan register cek. Register bukti kas keluar digunakan untuk mencatat utang yang timbul sedangkan register cek digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dengan cek 8

Bagian / Unit Terkait 1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi. 2. Fungsi kas. Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otoritas atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur lewat pos atau membayarkan langsung kepada kreditur. 9

Bagian / Unit Terkait 3. Fungsi akuntansi; bertanggung jawab atas : – Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan. – Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. – Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otoritas kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. 4. Fungsi Pemeriksa intern; bertanggung jawab : – melakukan penghitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. – melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik 10

Jaringan Prosedur dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek • Pembuatan bukti kas keluar • Pembayaran Kas • Pencatatan pengeluaran kas 11

Jaringan Prosedur dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek • • Permintaan Cek Pembuatan bukti kas keluar Pembayaran Kas Pencatatan pengeluran kas 12

Sistem Pengendalian Intern 1. Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek 2. Pengeluaran kas dengan yang tidak dapat dilakukan dengan cek(jumlahnya kecil) dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan imprest system 13

Organisasi 1. Fungsi penyimpanan harus terpisah dari fungsi akuntansi 2. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh kasa sejak awal sampai akhir tanpa campur tangan dari fungsi yang lain 14

Sistem otorisasi & Prosedur Pencatatan 1. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari penjabat yang berwenang 2. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari penjabat yang berwenang 3. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari penjabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap 15

Praktik yang sehat 1. Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian / penggunaan yang tidak semestinya 2. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan 3. Penyusunan rekening koran bank yang merupakan informasi dari pihak ketiga untuk pengecekan ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas 4. Semua pengeluaran harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan 16

Praktik yang sehat 5. Jika pengeluaran kas hanya meyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan dengan sistem dana kas kecil, yang akuntansinya dilakukan dengan sistem imprest. 6. Secara periodik dilakukan pencocokan jumlah fisik kasyang ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi 7. Kas yang ada di tangan dan kas yang ada di perjalanan diasuransikan dari kerugian 8. Kasir diasuransikan 9. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan 10. Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kasa 17

Sistem Dana Kas Kecil Prosedur sistem saldo berfluktuasi Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur : – Pembentukan dan kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. – Pengeluaran dan kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi. – Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai keperluan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu 18

Sistem Dana Kas Kecil Prosedur sistem imprest Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan: • Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi. • Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal, bukti-bukti pengeluaran dan kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang siselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil. • Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah uang yang tercantum dalam pengumpulan bukti pengeluaran kas kecil 19

Prosedur • Pembentukan dana kas kecil, • Permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecil, dan • Pengisian kembali dana kas kecil 20

Dokumen 1. Bukti kas keluar; berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem informasi dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali. 2. Permintaan pengeluaraan kas kecil; digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya, dokumen ini diarsipkan oleh pemegang dana kas kecil menurut nama pemakai dana kas kecil 21

Dokumen • Bukti pengeluaran kas kecil; dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakai dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan doserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. • Permintaan pengisian kembali kas kecil; dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. – Imprest system ; , jumlah yang diminta sebesar jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil. – Fluctuating-fundbalanced system; pengisian kembali tidak berdasar atas jumlah uang yang telah dikeluarkan tetapi sesuai dengan kebutuhan yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil. Dengan demikian jumlahnya dapat menjadi lebih besar atau kurang dari sebelumnya 22

Catatan Akuntansi 1. Jurnal pengeluaran kas. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali. Dokumen sebesar yang digunakan sebagai dasar pencatatan adalah bukti kas keluar yang telah dicap luas oleh fungsi kas. 2. Register cek. Digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisiaan kembali dana kas kecil. 3. Jurnal pengeluaran dana kas kecil. Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul akibat pengeluaran dana kas kecil 23

Bagian / Unit Terkait 1. Fungsi kas. Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kecil dan pada saat pengisian kembali 2. Fungsi pemeriksa intern; bertanggung jawab atas : – Penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan pencocokan hasil penghitungan dengan catatan kas. – Pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil 24

Bagian / Unit Terkait 3. Fungsi akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab atas : – Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan – Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil – Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek – Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam flictuating-fund-balanced system) – Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek besar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. – Fungsi pemegang dana kas kecil; bertanggung jawab atas; penyimpanan dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat yang ditunjuk, dan – permintaan pengisiaan kembali dana kas kecil. 25

Sistem Pengendalian Intern yang baik mensyaratkan : – semua penerimaan kas harus disetor penuh ke bank pada hari yang sama dengan penerimaan kas atau pada hari kerja berikutnya – semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek – pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (jumlah kecil) dilakukan melalui dana kas kecil dengan imprest system 26

Organisasi 1. Fungsi penyimpan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi 2. transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan oleh bagian kasa sejak awal sd akhir , tanpa campur dari fungsi lain 27

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 1. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari penjabat yang berwenang 2. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari penjabat yang berwenang 3. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari penjabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap 28

Praktik yang sehat 1. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian dan penggunaan yang tidak semestinya 2. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan 3. Penggunaan rekening Koran bank, merupakan informasi dari pihak ke tiga untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan uang 4. Semua pengeluaran kas hanya dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindahbukuan 29

Praktik yang sehat 5. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan system pengeluaran kas melalui dana kas kecil yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system 6. Secara periodic dilakukan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi 7. Kas yang ada ditangan dank as yang ada diperjalanan diasuransikan dari kerugian 8. Kasir diasuransikan 9. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan 10. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kasa 30