MICROSOFT EXCEL 2013 PARTEA a IIa 2 EDITAREA

MICROSOFT EXCEL 2013 PARTEA a II-a

2. EDITAREA ȘI FORMATAREA FOILOR DE CALCUL 2. 1 LUCRUL CU FOILE DE CALCUL ȘI CU ELEMENTELE ACESTORA Pentru lucrul cu foile de calcul și conținutul acestora (celule, linii și coloane), este necesară stăpânirea unui element simplu, dar esențial: forma pointerului de mouse. Dat fiind faptul că în funcție de zona în care se află, pointerul de mouse se schimbă, prezentăm în continuare un tabel în care sunt explicate diferitele forma ale acestui pointer.

Înainte de a intra în detaliile de inserare, eliminare, redenumire, copiere și mutare a foilor de calcul, trebuie să știm cum să selectăm una sau mai multe foi de calcul: Ø pentru a selecta o singură foaie de calcul, executați click pe eticheta foii de calcul dorită, din partea de jos a foii; Ø pentru a selecta mai multe foi de calcul învecinate, executați click pe prima foaie de calcul din grup și apoi țineți apăsată tasta Shift în timp ce executați click pe ultima foaie de calcul; Ø pentru a selecta mai multe foi de calcul neînvecinate, țineți apăsată tasta Ctrl în timp ce executați click pe fiecare foaie de calcul. Atenție: procedura de selecție de mai sus se referă la foaia de calcul în ansamblu. Pentru a selecta întreaga foaie de calcul (toate celulele), în foaia de calcul respectivă dați click cu butonul stâng al mouse-ului în celula aflată în stânga marcajului pentru coloana A și deasupra marcajului pentru linia 1.

Pentru a selecta o coloană sau o linie dați click pe marcajul coloanei (2) sau liniei (1). Pentru a selecta mai multe linii sau mai multe coloane folosiți tastele Shift și Ctrl, cu semnificațiile cunoscute sau trageți cu butonul stâng al mouseului peste mai multe marcaje. Inserarea unei noi foi de calcul într-un fișier. xlsx se poate realiza astfel: Ø selectați din zona ribbon-ului, tab-ul Home, grupul de comenzi Cells, butonul Insert, comanda Insert Sheet (vezi figura alăturată); Sau Ø executați click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta unei foi de calcul și folosiți din meniul contextual, care apare, comanda Insert…, iar din fereastra apărută, secțiunea General, varianta Worksheet. Pentru a insera mai multe foi de calcul, cu o singură comandă, se selectează câte foi de calcul vrem să inserăm și apoi alegem una din variantele anterior prezentate.

Ștergerea unei noi foi de calcul dintr-un fișier. xlsx se poate realiza astfel: Ø selectați eticheta foii sau foilor de calcul pe care doriți să le eliminați din fișier, tab-ul Home, grupul de comenzi Cells, butonul Delete și selectați comanda Delete Sheet, apoi executați click pe butonul Delete din caseta de dialog apărută (vezi figura 2. 1. ); Ø executați click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta unei foi de calcul și folosiți din meniul contextual care apare, comanda Delete. Figura 2. 1. Caseta de dialog apărută la momentul ștergerii unei foi de calcul Redenumirea unei foi de calcul într-un fișier. xlsx se poate realiza prin selectarea etichetei foii de calcul al cărei nume doriți să-l schimbați (implicit etichetele se numesc Sheet 1, Sheet 2 etc. ), executați click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta unei foi de calcul și folosiți din meniul contextual care apare opțiunea Rename și tastați noul nume.

Pentru a muta sau copia foile de calcul în cadrul unui fișier. xlsx sau de la un fișier la altul puteți proceda astfel: 1. selectați foaia sau foile de calcul pe care doriți să le deplasați sau copiați; 2. efectuați click butonul drept al mouse-ului și din meniul contextual, selectați Move or Copy…. Apare cutia de dialog prezentată în figura 2. 2. a. Pentru a muta foaia sau foile de calcul într-un alt fișier, selectați numele acestuia din lista derulantă To book. Din lista casetei Before sheet, alegeți foaia de calcul în fața căreia doriți să mutați foile de calcul selectate. b. Pentru a copia foaia de calcul, selectați opțiunea Create a copy. 3. Apoi selectați butonul OK. Figura 2. 2. Caseta de dialog în care puteți preciza locația de copiere sau mutare a foii de calcul selectate

Pentru a vă deplasa cu ușurință la o celulă dintr-o anumită foaie de calcul, accesați din tab-ul Home, grupul de comenzi Editing, butonul Find & Select, comanda Go To… (sau combinația de taste Ctrl+G), se deschide caseta de dialog Go To, introduceți la caseta Reference adresa relativă a celulei (exemplu E 5) unde vreți să vă poziționați (se poate introduce domeniul de referință, exemplu E 4: E 8) sau alegeți adresa căutată din lista Go To. Butonul Special… vă pune la dispoziție o listă de elemente în funcție de care loc saltul (deplasarea): comentarii, conținutul celulelor, formule etc. PENTRU A INSERA O CELULĂ SAU UN GRUP DE CELULE procedăm astfel: Ø selectați celula sau celulele unde doriți să inserați informațiile, accesați tab-ul Home, grupul de comenzi Cells, butonul Insert, comanda Cells și din cutia de dialog care apare, alegeți Shift Cells Right sau Shift Cells Down, executați click pe butonul OK, iar programul Excel inserează celula sau celulele și deplasează datele din celelalte celule, în direcția specificată, respectiv la dreapta sau în jos. Ø o o altă variantă este inserarea prin tragere: apăsați tasta Shift, trageți de punctul întunecat (din colțul din partea dreaptă jos al celulei selectate), trageți punctul întunecat în sus, în jos, la stânga sau la dreapta, pentru a stabili poziția noii celule.

PENTRU A INSERA NOI R NDURI SAU COLOANE în foaia de calcul se procedează: Ø Pentru a insera un singur rând sau o coloană, selectați o celulă. Coloanele sunt inserate la stânga celulei curente. Rândurile sunt inserate deasupra celulei curente. Selectați numărul coloanelor sau rândurilor pe care doriți să le inserați. Pentru a selecta coloanele, trageți peste literele coloanei din partea de sus a foii de calcul. Pentru a selecta rândurile, trageți peste numerele rândului. Apoi accesați tab- ul Home, grupul de comenzi Cells, butonul Insert, comenzile Rows sau Columns. Programul Excel inserează rândul sau coloana și deplasează rândurile adiacente în jos sau coloanele adiacente la dreapta. Ø o altă variantă este inserarea rapidă: selectați una sau mai multe linii sau coloane, apoi executați click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe una din ele, alegeți opțiunea Insert din meniul contextual care apare.

PENTRU A ELIMINA (ȘTERGE) CELULE dintr-o foaie de calcul se procedează astfel: Ø o selectați domeniul celulelor pe care doriți să le eliminați, selectați din același grup de pe ribbon, butonul Delete, comanda Delete Cells… și Ø selectați din fereastră opțiunea de ștergere dorită: q Shift cells left șterge celula curentă și toate celulele aflate în dreapta se vor deplasa în stânga cu o poziție; q Shift cells up șterge celula curentă și toate celulele aflate în jos se vor deplasa în sus cu o poziție; q Entire row șterge întreaga linie; q Entire column șterge întreaga coloană. PENTRU A ȘTERGE UN R ND SAU O COLOANĂ puteți proceda: Ø o selectați linia sau coloana (pentru aceasta executați click pe numărul rândului sau litera coloanei) pe care vreți să o ștergeți (puteți selecta mai mult de un rând sau de o coloană prin tragere peste numerele rândurilor sau literele coloanelor), efectuați click dreapta pe elementele selectate și alegeți comanda Delete.

Ø Selecția unui bloc de celule dintr-o foaie de calcul se realizează simultan, cu ajutorul tastei Shift și prin tragere cu mouse-ul peste blocul de celule, iar selecția unor celule neînvecinate, în mod analog, dar folosind tasta Ctrl. COPIEREA DATELOR pentru a le utiliza în alte secțiunii ale foii de calcul sau în alte foi de calcul sau fișiere. xlsx se realizează astfel: Ø o selectați domeniul sau celula pe care doriți să o selectați, click dreapta, comanda Copy (Ctrl+C), conținutul celulei sau celulelor selectate este copiat în memoria Clipboad, selectați prima celulă din zona unde doriți să plasați conținutul de copiat, click dreapta și alegeți comanda Paste (Ctrl+V). Puteți copia aceleași date în mai multe locuri dintr-o foaie de calcul, prin repetarea comenzii Paste. Același lucru îl puteți realiza si folosind butoanele Cut, Copy, Paste de pe bara de ribbon, tab-ul Home, grupul de comenzi Clipboard. Ø o altă variantă este copierea rapidă cu Drag&Drop: selectați celulele pe care doriți să le copiați, apoi țineți apăsată tasta Ctrl cât timp trageți conturul celulelor selectate până în locul unde doriți să copiați celulele. Când ați eliberat butonul mouse-ului, conținutul este copiat în noua poziție. Dacă nu țineți apăsată tasta Ctrl, datele vor fi deplasate în loc să fie copiate.

PLASAREA SPECIALIZATĂ A CONȚINUTULUI COPIAT (Paste Special) După ce s-a efectuat copierea elementelor selectate în Clipboard, Excel-ul dă posibilitatea de a plasa din conținutul copiat, doar anumite atribute specifice, cum ar fi doar formule, doar formatarea, conținut transpus etc. , prin folosirea comenzii Paste Special (vezi figura alăturată). Procedura este echivalentă cu aplicarea comenzii simple Paste, fie prin intermediul meniului contextual din click dreapta, fie prin intermediul grupului de comenzi Clipboard.

Semnificația opțiunilor din Paste Special este următoarea: Figura 2. 3. Caseta de dialog Paste Special

ȘTERGEREA DATELOR DIN CELULE Cu comanda Clear apelată din grupul de comenzi Editing, tab-ul Home, se pot șterge datele dintr-o celulă, sau doar formula, formatarea, sau notele atașate ei, astfel: Ø o selectați domeniul de celule care va fi șters, apelați butonul Clear, comenzile Clear All (șterge formatul, conținutul și comentariile), Clear Formats, Clear Contents, Clear Comments sau Clear Hyperlinks. Se poate utiliza și meniul contextual (click dreapta), comanda Clear Contents. Pentru a șterge rapid și complet conținutul celulelor, selectați celulele și apăsați tasta Delete. Un DOMENIU reprezintă un grup compact de celule de formă dreptunghiulară. Celulele dintr-un domeniu pot fi în coloană, în linie sau în orice combinație de coloane și linii. Folosirea domeniilor în Excel ne ajută să economisim timp. Putem, de exemplu, să selectăm un domeniu și îl putem utiliza, apoi, pentru a formata un grup de celule sau pentru a tipări numai grupul de celule selectate. Domeniile pot fi folosite, de asemenea, și în formule. Domeniile sunt identificate prin punctele de ancorare (exemplu: B 5: C 8 sau F 9: I 14).

DIMENSIONAREA COLOANELOR ȘI LINIILOR FOII DE CALCUL La momentul completării datelor în celulele foilor de calcul, veți observa că introducerea valorilor numerice de lungime mai mare decât dimensiunea celulei, Excel va dimensiona automat lățimea coloanei, astfel încât numărul tastat să fie afișat în întregime. Acest lucru însă, nu se întâmplă și cu datele de tip text, astfel încât utilizatorul trebuie să intervină asupra dimensiunilor coloanelor sau liniilor, în funcție de cum dorește afișarea conținutului în celule. Pentru dimensionarea coloanelor se aplică următoarele metode, pe care le prezentăm în ordinea descrescătoare a rapidității (primele sunt cele mai rapide): - prin dublu click pe linia de separare a indicatoarelor de coloană (de exemplu pentru auto- dimensionarea coloanei B, se efectuează dublu click pe linia de separare între coloanele B și C – figura de alăturată) – prin această metodă lățimea coloanei va fi setată automat la cea dimensiunea corespunzătoare conținutului de celulă cu cea mai mare lungime (în acest caz, are ca referință celula B 5);

- dimensionarea manuală, cu mouse-ul în zona de delimitare a indicatoarelor de coloană, ca în cazul anterior, numai că la momentul în care mouse-ul ia forma de redimensionare - , se trage cu mouse-ul în direcția în care se dorește dimensionarea (stânga pentru micșorarea lățimii de coloană, dreapta pentru creșterea acesteia); - pentru a dimensiona mai multe coloane (adiacente sau nu) să aibă aceeași lățime, se vor selecta coloanele respective prin efectuarea de click pe antetul acestora în timp ce veți avea apăsată tasta Ctrl pentru coloanele neadiacente sau tasta Shift pentru coloanele adiacente, apoi se dimensionează dimensiunea uneia dintre ele, rezultatul fiind obținerea aceleiași dimensiuni pentru coloanele selectate. - dacă se apasă click dreapta pe antetul de coloană și se alege din meniul contextual comanda Column Width…, se poate preciza dimensiunea coloanei, exprimată în numărul de caractere ce poate fi afișat (vezi figura); - cu ajutorul comenzilor din lista butonului Format , situat în grupul de comenzi Cell, situat în tab-ul Home și anume: Column Width… dacă se dorește precizarea cu exactitate a dimensiunii coloanei sau Auto. Fit Column Width… atunci când preferăm dimensionarea automată a coloanei, în funcție de cel mai consistent conținut din coloană (imaginea de mai jos vă prezintă comenzile discutate anterior).

Dimensionarea liniilor se face similar, numai că de data aceasta selecția trebuie făcută asupra indicatoarelor de linie, situate pe marginea stângă a spațiului de lucru a foii de calcul, având ca parametri de data aceasta Row Height… pentru stabilirea dimensiunii exacte a înălțimii de linie, iar pentru autodimensionare Auto. Fit Row Height. Pentru a modifica lățimea coloanelor sau înălțimea liniilor pentru întreaga foaie de calcul, se selectează întreaga foaie de calcul prin apăsarea butonului din imagine (situat în colțul stânga-sus) și apoi se modifică înălțimea liniilor sau lățimea coloanelor, utilizând oricare din metodele prezentate anterior.

2. 2 SERII DE DATE Programul Excel prezintă multe caracteristici, extrem de utile, care vă ajută să copiați informațiile (anterior introduse) în una sau mai multe celule sau să generați serii de date. Cea mai simplă variantă este aceea a folosirii butonului de extindere a formatării (numit uneori și buton de umplere) – tehnică numită Auto. Fill. Acesta este reprezentat de micul pătrat negru aflat în dreapta jos la celula curentă. În momentul în care plasăm mouse-ul pe pătratul respectiv, pointerul ia forma de extindere . În acest moment apăsăm butonul stâng al mouse-ului și ținându-l apăsat, extindem formatarea sau copiem celula curentă (sau celulele selectate) către zonele în care ne deplasăm. De exemplu, în figura 2. 4 am scris cifra 1 în celula B 2. Apoi, folosind butonul de extindere a formatării, am tras cu mouse-ul până în B 5. Rezultatul: toată zona s-a umplut cu cifra 1.

Se poate folosi și butonul Fill din grupul Editing (figura alăturată), astfel: poziționăm cursorul mouse-ului în celula al cărui conținut vrem să-l copiem în mai multe celule (de exemplu, ne plasăm în celula H 1, care conține cuvântul „plin”), apăsăm tasta Shift și poziționăm cursorul la sfârșitul zonei în care vrem să copiem datele (de exemplu, ne plasăm în celula H 100), accesăm butonul Fill și va apare o listă de unde selectăm direcția în care dorim să copiem informația, Up – sus, Down – jos, Left – stânga, Right – dreapta (în exemplul nostru selectăm , iar ca rezultat, toate celulele de la H 100 – domeniul H 1: H 100 – vor conține cuvântul „plin”). Spre deosebire de comanda Fill, care doar copiază informația în una sau mai multe celule, Auto. Fill le copiază într-un mod inteligent. De exemplu: scrieți într-o celulă Trim 1; trageți de butonul de extindere a formatării în dreapta sau în jos cu încă trei celule; va apărea: Trim 2, Trim 3, Trim 4. Observație: dacă extindeți formatarea în stânga sau în sus, seria va fi descrescătoare, iar în serie o să apară si Trim 0.

Cu ajutorul caracteristicii Auto. Fill se pot genera și serii de date, ca în exemplele de mai jos (a se vedea și figura 2. 3). Exemplu 1: § scrieți în celula A 1 valoarea 1, iar în celula A 2 valoarea 2; § selectați ambele celule; § trageți de butonul de extindere a formatării până în celula A 10; § apare seria 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10. Exemplul 2: § scrieți în celula C 1 valoarea 1, iar în celula C 2 valoarea 5; § selectați ambele celule; § trageți de butonul de extindere a formatării până în celula C 10; § apare seria 1, 5, 9, 13, 17, 21, 25, 29, 33, 37. Figura 2. 5 – Generarea seriilor de date cu ajutorul caracteristicii Auto. Fill

O altă facilitate oferită de programul Excel pentru editarea eficientă a datelor este posibilitatea de a genera rapid Liste Personalizate. Pentru aceasta se folosește backstage-ul File, comanda Options, rubrica Advanced, grupul de opțiuni General, opțiunea Create lists for use in sorts and fill sequences (creare de liste pentru utilizarea în ordonări și serii de umplere), accesați butonul Edit Custom Lists…. Spre exemplu, dacă vreți să introduceți rapid lunile anului (ianuarie, februarie, …, decembrie), procedați astfel: § din lista Custom Lists, alegeți lista cu lunile anului: ianuarie, februarie, martie … (sau lista january, february, march … după caz), § apăsați butonul OK, § introduceți într-o celulă ianuarie (sau january), apoi trageți de punctul întunecat din colțul din partea dreaptă jos al celulei selectate, în sus, jos, la stânga sau dreapta, pentru a selecta încă 11 celule; § eliberați butonul mouse-ului, iar programul Excel va insera toate lunile anului, în ordine, în celulele selectate.

Puteți să folosiți listele predefinite de program sau puteți să generați propriile liste. De exemplu, vrem să generăm o listă de persoane: Dan, George, Ion, Mihai, Gabriela, Loredana, Cristina, Vlad, Mircea, pe care să o folosim de mai multe ori. Pentru aceasta: § din lista Custom Lists, alegeți varianta NEW LIST (listă nouă); § în zona List entries (elementele listei), introducem numele Dan, George, Ion … Mircea; după fiecare nume apăsăm tasta Enter; § după ultimul nume (după ultima intrare din listă) apelăm butonul Add (observați că lista a fost adăugată în zona Custom Lists și este selectată); § în continuare lista se poate utiliza ca și listele predefinite de sistem (vezi exemplul anterior cu lunile anului). Elementele unei noi liste se pot introduce direct în zona List entries ca în exemplul de mai sus sau se pot prelua dintr-o zonă a unei foi de calcul. Pentru aceasta ne plasăm în caseta Import list from cells (importă lista din celulele …) unde precizăm domeniul (celulele) în care se află lista și apoi apelăm butonul Import. O listă personalizată se poate șterge. Pentru aceasta selectăm, din lista Custom Lists, lista pe care dorim să o ștergem și apoi apelăm butonul Delete.