Information et Organisation Information technologie systmes dinformation rle

Information et Organisation Information, technologie, systèmes d’information, rôle du manager Licence M@ntic Cours 1

Des questions ? • Performance = ? • Rôle de l’Information dans une organisation ? • Information et performance ? • Le Big Data ?

De la pratique à la théorie • Cas personnel : – Organisateurs d’événements sportifs – La maison qui rend fou… • Réactions ?

L’organisation, les acteurs et l’information De manière générale l’organisation peut être considérée comme une forme repérable où ont lieu des actions collectives. Ces actions collectives mettent en scène des individus ou groupes d’individus : les acteurs qui consomment de l’information (Crozier et Friedberg, 1977)

L’information et l’organisation Comment définir le terme « information » ? « Les données qui sont représentées sous une forme significative et utile pour les êtres humains […] Les données, par ailleurs, constituent des sources de faits bruts qui représentent des événements qui ont eu lieu dans les organisations ou dans leur environnement physique » (Laudon et Laudon, 2000).

Processus de transmission de l’information • Émetteur, récepteur et canal de distribution • Processus vital pour l’organisation : mise en relation des différents acteurs et échanges entre l’organisation et l’environnement. • Manipulations et traitements de l’information : résolution de problèmes auxquels font face les acteurs organisationnel dans un processus de décision.

Processus de décision et information 4 phases (Simon, 1983) : • l’intelligence, première phase qui consiste à reconnaître et identifier le problème ; • la modélisation, deuxième phase qui consiste à concevoir et à formaliser les voies de solutions possibles ; • le choix, celui de l’action possible parmi les différentes voies identifiées ; • l’évaluation de ce choix qui pourrait aboutir à le valider ou à le remettre en cause.

Processus de décision et information • Mise en évidence du rôle primordial joué par l’information : source d’identification du problème par l’acteur décideur qui appréhende cette information et la transforme en action • Mais : le volume de l’information nécessaire à l’identification exhaustive du problème est difficile à obtenir et les capacités cognitives du décideurs sont nécessairement limitées (rationalité limitée)

Qu’entendons nous par environnement ? • Toute entreprise se situe dans un environnement : - Un environnement immédiat qu’elle subit et/ou lequel agit quotidiennement : ses marchés, ses fournisseurs, ses différents partenaires, ses concurrents… (voir partie Rivalité élargie) - Un environnement plus lointain (le macroenvironnement) sur lequel elle n’agit pas directement ou de façon isolée. Ce 2ème environnement comporte le plus souvent 4 dimensions, plus ou moins présentes :

Les 4 environnements de l’entreprise Environnement économique : • Que ce soit au niveau international, national ou plus concrètement sectoriel, l’entreprise devra se tenir informée de cette conjoncture grâce notamment à des lectures quotidiennes, à des abonnements professionnels, à des participations au sein d’organismes de sa branche d’activité. Environnement technologique : • Des secteurs d’activité entiers naissent un jour de l’apparition de nouvelles technologies. La téléphonie mobile ou les technologies associées à Internet ont ainsi modelé de nouveaux domaines dans les années 1990, rendant caducs certains métiers, en en créant d’autres. Aucune entreprise, même située sur des marchés de besoins intangibles, n’est à l’abri de ces révolutions technologiques qui, de nos jours, connaissent une accélération.

Les 4 environnements de l’entreprise Environnement juridique et réglementaire : • Le monde juridique est en permanente évolution : évolution de la fiscalité indirecte (TVA), harmonisation européenne (normes, label, procédures), mise en place des lois sur les 35 heures, monnaie unique, fiscalité des revenus de l’entreprise, charges sociales, épargnes salariales…Il est du rôle de l’expert-comptable ou du conseiller juridique de l’entreprise de pratiquer une veille juridique, pour que loin de subir les événements, l’entreprise anticipe sur son organisation et ses politiques commerciales ou financières. Cette fonction en PME-PMI est le plus souvent externalisée. Environnement cultuel : • Il est constitué des tendances lourdes qui influencent nos marchés : volumes de potentiel, démographie, évolution des comportement d’achat… Cet ensemble évolue parfois de façon lente (accession à la propriété par exemple) ou au contraire rapide (changements de modes alimentaires). Il est donc essentiel que l’entreprise puisse connaître avant d’autres tous les « signaux » qui annoncent des changements à venir. .

Rivalités élargie : 5 Forces de PORTER Entrants Pouvoir de négociation Fournisseurs Menace Pouvoir de négociation Concurrents du secteur Menace Substituts Clients

Rivalité élargie Le pouvoir de négociation des fournisseurs : • Il existe de nombreuses entreprises pour lesquelles relations privilégiées entre l’entreprise et son principal fournisseur, sont un véritable facteur clé de succès : conditions de prix, de délais, partenariat pour développer des produits en commun et conduire des actions commerciales… A l’opposé certains fournisseurs peuvent être une véritable menace pour l’entreprise : dépendance, absence de négociation, infidélité, menace d’intégration notamment. Le pouvoir de négociation des clients : • Les années 90 auront été marquées par la montée en puissance de la fonction achat. Devenu « bête noire » des commerciaux, les acheteurs mènent des négociations de plus en plus exigeantes. Par ailleurs, de nombreuses filières industrielles sont aujourd’hui transformées par des pratiques issues de la grande distribution et de la toute puissance de leurs centrales d’achat.

Rivalité élargie La menace des nouveaux entrants : • Le champ d’activité de l’entreprise est d’autant plus menacé lorsque 2 critères sont présents : – Des taux de croissance ou de marge qui attirent d’autres acteurs jusque-là hors du champ ; – Des barrières à l’entée (technologiques, commerciales) faibles pour adopter le « métier » du secteur La rivalité des firmes existantes : • Plusieurs jeux concurrentiels peuvent exister : leadership écrasant ou non de l’un des acteurs, sensibilité au prix qui entraîne des « guerres de prix » , masses critiques à acquérir (outil de production, logistique, marketing…). Ces concurrents peuvent être des filiales de grands groupes puissants ou au contraire constitués de petites entités autonomes.

Rivalité élargie La menace des produits de substitution : • L’évolution technologique peut modifier la donne pour certaines entreprises qui se voient aujourd’hui dépouillées de leur métier du fait de l’apparition de technologie nouvelles. Celles-ci entraînent l’apparition de nouveaux produits qui, par un procédé différent, répondent au même besoin (ou le suppriment).

L’information et l’organisation : 1 er bilan • L’organisation, base de l’action collective, met en scène un ensemble d’individus – les acteurs – qui coordonnent de manière implicite ou explicite leurs activités individuelles et collectives, pour résoudre un certain nombre de problèmes et prendre des décisions. Ces activités permettent de réduire les incertitudes et indéterminations inhérentes à leur environnement. Elles utilisent et produisent de l’information. • Les technologies et systèmes d’information peuvent être le support de ces activités, et sont à ce titre susceptibles d’affecter les modes de fonctionnement internes de l’organisation et ses relations avec son environnement.

Les technologies et systèmes d’information Les systèmes d’information peuvent être compris au sens de : « processus qui collectent des données structurées conformément aux besoins d’une organisation, qui stockent, traitent et distribuent les informations nécessaires au fonctionnement de cette organisation, notamment aux activités de management et de contrôle, et qui jouent de ce fait un rôle de support aux processus de décision organisationnels » (Andreu, Ricart et Valor, 1992)

Genèse des systèmes d’information • La tenue « manuelle » des livres de comptes, l’archivage des transactions, la production et la distribution des circulaires administratives et de tout autre support écrit, sans parler du contact direct ou distant entre collaborateurs à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation, sont quelques-uns des outils et manifestations de ces processus, qui demeurent en vigueur de nos jours. • Cependant, le regroupement de ces processus sous le dénominatif de systèmes d’information est apparu postérieurement aux premiers développements de l’intelligence artificielle et à l’utilisation des ordinateurs dans l’organisation.

Le concept de technologie • On assimile généralement le terme de technologie aux techniques, procédés et outils qui envahissent les modes de fonctionnement de la société actuelle. On lui associe également des termes comme celui de progrès technique, technologie avancée, nouvelles technologies et technologie de pointe (high tech). • 2 déterminants permettent de cerner le concept de technologie (Orlikowski, 1992) : – De sa portée (scope) : qu’est ce qui peut être considéré comme étant de la technologie ? Qu’englobe le concept de technologie ? – De son rôle : c’est-à-dire les fonctions accomplies et les impacts engendrés dans le contexte d’implantation et d’utilisation de cette technologie (mise en relation technologie et organisation).

Vision matérielle de la technologie Selon cette vision, le concept de technologie fait référence aux : « dispositifs et procédés (statiques), ainsi qu’aux processus (dynamiques), physiques et intellectuels (relatifs à la connaissance, au savoir-faire et à l’expérience) qui permettent de transformer de la matière physique ou intellectuelle » (Weick, 1990)

« La technologie est équivoque » (Weick, 1990, 2000) • Selon Karl Weick, il convient de distinguer entre technologie et système technique : – Un système technique correspond à ce que nous avons appelé « vision matérielle » c’est-à-dire la transformation de la matière. – La seconde composante comprend le tissu des actions et interactions entre individus et groupes d’individus qui sont en contact avec ce système technique, qui par ces actions et interactions développent leur propre compréhension des systèmes techniques qu’ils manipulent, puis créent du sens (sensemaking) autour de leur utilisation.

Le concept de technologie de l’information Le terme « Technologie de l’Information » (TI) ou encore « Nouvelles Technologies de l’Information » (NTI) – formule qui met davantage l’accent sur leur caractère innovant – est selon Zuboof (1988) : « un label qui reflète la convergence de plusieurs courants de développement technique, comprenant la micro-électronique, l’informatique, les télécommunications, le génie logiciel et l’analyse des systèmes »

Le concept de technologie de l’information • Dans le même ordre d’idée, Lojkine (1992) associe l’émergence des NTI à la convergence des progrès dans : – « la maîtrise de la matière – minérale et organique -, à travers notamment le mariage de l’optique et de l’électronique, des photons et des électrons, supports de l’information » ; – « et l’élaboration de nouveaux moyens de traitement de l’information (stockage, circulation…) » . • Ce qui en ressort est une gamme d’outils qui permettent de réaliser des performances jamais atteintes en matière d’enregistrement, de stockage, d’analyse et de transmission de l’information. Les technologies de l’information sont donc avant tout de la technologie qui permet de transformer de l’information matière première en information produit fini, selon un certain nombre de dispositifs techniques et de processus. Parmi les plus importants : la saisie, le traitement, le stockage et la communication.

Spécificités des technologies de l’information • Les TI ont cela en commun qu’elles traitent, stockent et transmettent l’information sur la base du codage électronique ou numérique de l’information. Sur cette base se sont développées l’informatique, la bureautique, la télématique et Internet. • Les TI sont spécifiques en raison de la matière qu’elles manipulent, c’est-à-dire l’information. Les TI ne se contentent pas d’automatiser les processus de manipulation de l’information, elles permettent surtout d’informer (informate), c’est-à-dire de créer de l’information dans un volume et une rapidité de traitement jamais atteints auparavant, avec des impacts pressentis comme potentiellement positifs sur le fonctionnement des organisations.

Spécificités des technologies de l’information Ces caractéristiques spécifiques attribuées aux TI concernent précisément la nature des impacts qu’elles engendrent et que l’on peut répertorier en 4 types (Reix, 2000) : • 1. la compression du temps due essentiellement à la rapidité du traitement de l’information et ses impacts sur l’automatisation des processus de manipulation de l’information ; • 2. la compression de l’espace due à la multiplicité des réseaux de communication et la diminution de leur coûts d’accès ; les impacts les plus visibles sont le travail et l’apprentissage à distance, les réunions de groupe par vidéosconférences.

Spécificités des technologies de l’information • 3. l’augmentation potentielle du volume de l’information stockée et traitée sur bandes magnétiques, disques optiques, CD ROM, sur des bases de données et des datawarehouse (collection de données thématiques, intégrées, non volatiles et historisées pour la prise de décisions) et les facilités d’extraction de cette informations par des systèmes de gestion des bases de données de plus en plus performants. Les impacts se retrouvent notamment dans le développement et le perfectionnement de l’aide à la décision ; • 4. la flexibilité d’usage due notamment à la simplicité de certains des modes de fonctionnements, comme l’analyse du signal numérique selon deux états élémentaires (bits) représentés par 0 et 1, qui permet un très large éventail d’utilisations, telles que le traitement et la transmission du texte, du son et l’image d’un même support.

Le concept de systèmes d’information Un système d’information est un ensemble de processus formels de saisie, de traitement, de stockage et de communication de l’information, basés sur des outils technologiques, qui fournissent un support aux processus transactionnels et décisionnels, ainsi qu’aux processus de communication actionnés par des acteurs organisationnels, individus ou groupes d’individus, dans une ou dans plusieurs organisations (Andreu, Ricart et Valor, 1992).

Système d’Information Stratégique (SI-S ; S-IS) • Le qualificatif stratégique s’imposait pour un système d’information qui doit contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre de la stratégie d’entreprise, mais profitant d’une ambiguïté du français (comme de l’anglais), nous pouvons utiliser le système d’information stratégique dans les deux sens : SI-S, S-IS. • Le système d’information stratégique (SI-S) permet l’automatisation de l’activité à des fins stratégiques. Le système d’information devient alors une arme stratégique puisqu’il favorise l’augmentation de la part de marché. • Le système d’information stratégique (S-IS) manipule de l’information stratégique. Cela peut être illustré par le développement de l’EDI ( « Echange de Données Informatisées » ) entre les fabricants et les distributeurs Cette deuxième approche sera celle qui nous mettrons en avant par la suite.

SI et stratégie Rôles joués par les SI Modèle des 4 « C » : • Contremaître : rendre le système d’information compatible avec la stratégie. • Créateur : trouver dans les technologies de l’information des nouvelles opportunités stratégiques. • Contrôleur : évaluer les effets de la stratégie. • Catalyseur : faciliter la parution des nouvelles idées stratégiques.

Typologie des SI Niveau d’utilisation Processus organisationnel Transactionnel Décisionnel Communicationnel Individuel Systèmes de traitement des transactions (utilisés par des individus, chacun à son poste de travail) Systèmes Interactifs d’Aide à la Décision (SIAD) Systèmes d’information pour dirigeants (EIS) Tableau de bord électronique Systèmes experts Systèmes de traitement de texte et de publication assistée par ordinateur Système de production des rapports Systèmes gestion d’agenda individuels Groupe d’individus Systèmes de traitement des transactions (concernent une fonction, un service, un groupe…) Système d’aide au travail de groupe Système d(aide à la décision de groupe Système de gestion d’agenda collectif Systèmes de téléconférence (audiconférence, vidéo-conférence) Systèmes de messagerie interne (liste de diffusion) Organisationnel Systèmes de traitement des transactions (accessibles à l’ensemble de l’organisation) Systèmes d’aide à la décision collective Système de messagerie électronique interne généralisée Intranet Interorganisationnel Systèmes d’échange des données informatisées Système inter organisationnels d’aide à la décision Systèmes de messagerie interne et externe Extranet, Intranet…

Rôles du dirigeant Mintzberg (2000) identifie dix rôles principaux du dirigeant, qu’il regroupe en trois grandes catégories : • Les rôles de contact. • Les rôles d’information. • Les rôles de décision.

Rôles de contact Les rôles de contact ou interpersonnels correspondent à trois fonctions essentielles du dirigeant : celle de représentant de l’entreprise, celle de chef (ou de leader) et celle de liaison entre tous ses employés. Les deux premiers rôles sont explicites : le rôle représentatif consiste, notamment, à accomplir des fonctions officielles (discours de présentation de la société , accueil des personnalités de passage, déjeuner avec des clients importants) ; celui de chef est d’embaucher, de former et de motiver ses employés. Le troisième rôle, celui de liaison, concerne la gestion du réseau de relations que s’est créé le dirigeant, au dehors et dans l’organisation, ainsi que le maintient de son propre système d’information.

Rôles de décision Les rôles de décision sont considérés par Mintzberg comme les plus importants et se répartissent en quatre activités : entreprendre, gérer les troubles, répartir les ressources et négocier. En tant qu’entrepreneur, le dirigeant « cherche à améliorer la performance de son unité et à l’adapter aux changements de l’environnement » , s’occupant de plusieurs projets différents à la fois (lancer une campagne de relations publiques, améliorer une mauvaise position de trésorerie, réorganiser un département faible ou surveiller une acquisition dans ses différents stades de développement). En tant que gestionnaire, le dirigeant réagit aux événements et aux changements qui échappent à son contrôle ou qu’il n’avait pas prévus (une grève, la famille d’un important client ou la défaillance d’un fournisseur).

Rôle d’information Mintzberg divise les rôles d’information du dirigeant entre ceux de guide (la recherche permanente d’informations sur ce qui se passe), de propagateur (la transmission des informations essentielles à ses subordonnées), et de porte-parole (la communication publique des informations apparaît comme le centre nerveux de l’organisation). Il ne peut pas tout savoir, mais il sait généralement plus qu’aucun autre membre de son équipe… La plupart de ses contacts se font avec ses homologues, eux-même le centre nerveux de leur organisation. C’est ainsi que le dirigeant peut exploiter une importante base de données d’information. Le traitement de l’information est alors l’un des rôles clés de la fonction de dirigeant…

Rôle d’information (suite) Pour remplir ses différentes activités, et notamment pour prendre ses décisions stratégiques, le dirigeant a besoin de consulter des sources d’informations, à la fois en interne et en externe. Selon de nombreux auteurs, le réseau de relations du dirigeant constitue une des principales sources d’informations.

SOURCES EXTERNES SOURCE GLOBALE D’INFORMATION SOURCES INTERNES -Les congrès -Les lectures de journaux -Les faces à faces -Les associations professionnelles et les clubs de dirigeants -Les déjeuners clients – fournisseurs -Les déjeuners avec d’autres dirigeants / presse / politique / finances -Les petits déjeuners et les dîners d’affaires -Téléphone -Les voyages -Les réunions -Les entretiens face à face -Les discussions informelles -Lecture de rapports internes -Téléphone -Les déjeuners avec les membres de l’entreprise