Formulir Rekam Medis FORMULIR REKAM MEDIS 1 2

“Formulir Rekam Medis”

FORMULIR REKAM MEDIS 1. 2. 3. 4. 5. 6. PENGERTIAN TUJUAN DAN MANFAAT PEDOMAN PEMBUATAN FORMULIR PENGENDALIAN FORMULIR PERANCANGAN FORMULIR

PENGERTIAN FORMULIR Sebagai suatu bentuk lembaran catatan dengan kolom-kolom di dalamnya yang harus diisi dengan angka-angka, jawaban-jawaban ataupun keterangan-keterangan yang sesuai dengan pertanyaan-pertanyaan atau intruksi yang ada.

TUJUAN DAN MANFAAT 1. Untuk mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan yang sama berulang -ulang 2. Untuk keseragaman atau pembakuan kerja 3. Untuk mempermudah dalam pengklasifikasian data 4. Untuk mempermudah prosedur kerja 5. Sebagai alat perencanaan 6. Sebagai alat untuk pengawasan dan evaluasi

PEDOMAN PEMBUATAN Hal-hal yang harus diperhatikan : Mengetahui tugas pokok administrasi Mengetahui pekerjaan & keterangan yang dibutuhkan Mengetahui ttg proses kerja secara menyeluruh shg dapat dibuat pengklasifikasian kerja d. Mengetahui oleh siapa, unit mana, & kapan pekerjaan harus dilakukan e. Mengetahui bagaimana frekuensi pekerjaan 2 tsb dilakukan & bagaimana hubungan kerja antar unit dlm rangka pelaksanaan tugas (terkait dgn: jam kerja rata 2; nilai produktivitas pegawai; arah & arus formulir; jlh kolom & pertanyaan, serta instruksi; tembusan yg hrs dibuat) f. Dalam hal teknis: kertas kuat; hurup cetak; lembaran luas; menunjukan gambaran sistematik; ukuran disesuaikan nomor/kode tertentu ttg lembar & pembuat a. b. c.

Pengendalian form adalah kegiatan secara teratur dan terus menerus untuk: Mencegah jangan sampai ada form yang digunakan tidak sebagaimana mestinya Mencegah jangan sampai ada form yang dirubah tanpa persetujuan sebelumnya Mencegah jangan sampai ada form yang beredar tanpa persetujuan yang berwenang Agar pekerjaan rutin tidak dirubah tanpa rencana, shg form tidak dirubah secara mendadak PENGENDALIAN FORMULIR

PEMBUATAN FORMULIR Proses pembuatan formulir dapat dilakukan dengan cara sbb: q Pembuat formulir mengadakan diskusi dgn yg meminta formulir q Pembuat formulir mencari/menggali informasi dari pihak terkait sehubungan dgn form yg akan dirancang q Pembuat formulir membuat konsep & didiskusikan kembali q Pembuat form mengadakan penyempurnaan

PERANCANGAN FORMULIR 1. Aturan Dasar Dirancang untuk pengguna mencapai tujuan scr efektif Form hrs sesederhana mungkin Terminologi utk semua elemen data, definisi, & label hrs baku d. Ada petunjuk pengisian atau pengumpulan data dan konsistensi interpretasi data, jika diperlukan e. Item data diurutkan secara logis, mengacu pada dokumen/urutan pengumpulan data, presentasi informasi hrs menarik perhatian pembaca a. b. c. 2. Agar form dapat mengurangi beban kerja & tidak menambah keruwetan kerja a. b. c. d. Mudah digunakan Membantu pengumpulan data yang dibutuhkan Terbatas dari item data yang tidak penting Menyajikan data yang mudah dipahami atau ditindak lanjuti

BAGIAN-BAGIAN FORMULIR a. b. c. d. e. KEPALA ( HEADING ) PENGANTAR ( INTRODUCTION ) INSTRUKSI ( INSTRUCTION ) BATANG TUBUH ( BODY ) PENUTUP ( CLOSE )

Kepala ( heading ) Berperan sebagai tempat pemberian judul dan mengandung informasi ttg form ybs § Letak judul formulir (kiri atas, tengah atas, kanan atas, bawah § Nama dan alamat institusi perlu ditulis dalam judul § Identifikasi & tanggal edisi form pd umumnya ditempatkan di tepi kanan bawah § Identifikasi form harus ada pada semua halaman

Pengantar ( introduction ) Ø Menjelaskan tujuan form, kadang-kadang penjelasan melalui judul form yang cukup memadai Ø Pengantar yang menyatakan secara eksplisit tujuan pengisian form mungkin perlu dicantumkan

Instruksi ( instruction ) Ø Menjelaskan cara pengisian form Ø Instruksi umum sebaiknya cukup pendek dan ditempatkan pada bagian atas form Ø Instruksi tidak boleh dimasukan dlm ruang yg harus diisi tetapi harus ditempatkan secara terpisah di bagian depan/atas form jika masih tersedia ruang, atau di balik form jika perlu instruksi yang rinci Ø Pengisi form harus sudah tahu berapa kopiform yang harus diisi, siapa yg hrs menandatangani, kepada siapa form dikirim dsb

Batang Tubuh ( body ) Ø Ø Merupakan bagian inti form Penataan data perlu mempertimbangkan : • Pengelompokan yg sesuai • Pengurutan • Kerapihan • Tepi, spasi, jenis huruf • Cara pengisian Tepi diperlukan untuk pencetakan, pemotongan dan pembendelan form Spasi yg memadai memberikan keleluasaan pemasukan data

Penutup ( close ) Adalah bagian untuk tanda tangan

FORMULIR REKAM MEDIS DASAR Formulir yang dapat digunakan untuk semua pasien a. Lembaran Umum, diantaranya: 1. Indeks Ringkasan Diagnosa 2. Ringkasan Masuk & Keluar 3. Riwayat & Pemeriksaan Fisik 4. Instruksi Dokter 5. Catatan Perawat/Bidan 6. Hasil Pemeriksaan Laboratorium/Radiologi 7. Resume/Ikhtisar waktu pulang 8. Lembaran Persetujuan, dsb

b. Lembaran Khusus, diantaranya: 1. Laporan Operasi 2. Laporan Anesthesi 3. Lembaran Kontrol Istimewa 4. Riwayat Kehamilan 5. Catatan/Laporan Persalinan 6. Identifikasi Bayi 7. Lembaran Persetujuan Operasi 8. Lembaran Permintaan & Jawaban Konsul

Indeks Ringkasan Diagnosa Ø Ø Ø Lembaran ringkasan yang berisi catatan kronologis ttg kunjungan/masuk untuk dirawat di rumah sakit Data yang dicantumkan dalam indeks ini a. l. : ― Tanggal kunjungan/tanggal masuk dan tanggal keluar ― Diagnosa atau operasi (jika ada) ― Alergi terhadap obat dan kemungkinan pendarahan Pengisian data dilakukan oleh petugas rekam medis

Ringkasan Masuk & Keluar Ø Sering disebut ringkasan atau lembaran muka, sebagai sumber informasi untuk mengindeks rekam medis dan berisi data sosial. Ø Data sosial, yaitu data yang menjelaskan tentang sosial, ekonomi dan budaya dari pasien, seperti : - Agama - Pendidikan - Pekerjaan - Identitas orang tua - Identitas penanggung jawab pembayaran Ø Lembaran ini berisi informasi ttg identitas pasien, cara penerimaan melalui (RJ, RI, RD)

Riwayat & Pemeriksaan Fisik Ø Tujuan pokok riwayat & pemeriksaan fisik adalah untuk memberikan bahan pelengkap bagi dokter untuk menetapkan diagnosa yg menjadi dasar tindakan pertolongan & perawatan/pengobatan terhadap pasien Ø Riwayat merupakan catatan ttg informasi yg diberikan oleh pasien Ø Lembaran Pemerikasaan Fisik mencatat semua hasil pemeriksaan terhadap seluruh bagian tubuh yang dilakukan oleh dokter Ø Ada 2 macam formulir yg digunakan: – Formulir Kosong (blank sheet) – Formulir dengan catatan penunjuk (outline form)

ANAMNESA Anamnesa adalah suatu kegiatan wawancara antara pasien/keluarga pasien dan dokter atau tenaga kesehatan lainnya yang berwenang untuk memperoleh keterangan-keterangan tentang keluhan dan penyakit yang diderita pasien

Anamnesa dapat dilakukan dengan dua cara yaitu: a) Auto-anamnesa yaitu kegiatan wawancara langsung kepada pasien karena pasien dianggap mampu tanya jawab b)Allo-anamnesa yaitu kegiatan wawancara secara tidak langsung atau dilakukan wawancara/tanya jawab pada keluarga pasien atau yang mengetahui tentang pasien. Allo-anamnesa dilakukan karena ; - Pasien belum dewasa (anak-anak yang belum dapat mengemukakan pendapat terhadap apa yang dirasakan) - Pasien dalam keadaan tidak sadar karena sesuatu - Pasien tidak dapat berkomunikasi - Pasien dalam keadaan gangguan jiwa

3. Pemeriksaan fisik, yaitu pengumpulan data dengan cara melakukan pemeriksaan kondisi fisik dari pasien. Pemeriksaan fisik meliputi : a. Inspeksi, yaitu pemeriksaan yang dilakukan dengan cara melihat/memperhatikan keseluruhan tubuh pasien secara rinci dan sistematis b. Palpasi, yaitu pemeriksaan fisik dengan cara meraba pada bagian tubuh yang terlihat tidak normal c. Perkusi, yaitu pemeriksaan fisik dengan mengetuk daerah tertentu dari bagian tubuh dengan jari atau alat, guna kemudian mendengar suara resonansinya dan meneliti resistensinya d. Auskultasi, yaitu pemeriksaan fisik dengan mendengarkan bunyi-bunyi yang terjadi karena proses fisiologi atau patoligis di dalam tubuh, biasanya menggunakan alat bantu stetoskop

4. Pemeriksaan Penunjang, yaitu suatu pemeriksaan medis yang dilakuan atas indikasi tertentu guna memperoleh ketarangan yang lebih lengkap. Tujuan pemeriksaan ini dapat bertujuan : a. Terapeutik, yaitu untuk pengobatan tertentu b. Diagnostik, yaitu untuk membantu menegakan diagnosis tertentu Pemeriksaan, laboratorium, Rontagen, USG, dll

5. Diagnosis, yaitu penetapan jenis penyakit tertentu berdasarkan analisis hasil anamnesa dan pemeriksaan yang teliti. Penetapan ini penting sekali artinya untuk menentukan pengobatan atau tindakan berikutnya. Diagnosis ditinjau dari segi prosesnya, yaitu : a. b. c. Diagnosis awal atau diagnosis kerja, yaitu penetapan diagnosis awal yang belum diikuti dengan pemeriksaan yang lebih mendalam Diagnosis banding (deferensial diagnosis), yaitu sejumlah diagnosis (lebih dari 1) yang ditetapkan karena adanya kemungkinan tertentu guna pertimbangan medis untuk ditetapkan diagnosisnya lebih lanjut Diagnosis akhir, yaitu diagnosis yang menjadi sebab mengapa pasien dirawat dan didasarkan pada hasil-hasil pemeriksaan yang mendalam

Diagnosis ditinjau dari segi keadaan penyakitnya, yaitu : a. Diagnosis utama, yaitu jenis penyakit utama yang diderita pasien setelah dilakukan pemeriksaan yang lebih mendalam b. Diagnosis komplikasi, yaitu penyakit komplikasi karena berasal dari penyakit utamanya c. Diagnosis kedua, ketiga dst atau Diagnosis Co-Morbid, yaitu penyakit penyerta diagnosis utama yang bukan berasal dari penyakit utamanya atau sudah ada sebelum diagnosis utama ditemukan

6. Prognosis, yaitu ramalan medis dan hasil pemeriksaan diagnosis berdasarkan teori-teori atau hasil penelitian pada penyakit yang bersangkutan. Kemungkinannya yaitu: a) Cenderung baik (dubia ad bonam) b) Cenderung memburuk (dubia ad malam) 7. Terapi, yaitu pengobatan yang diberikan kepada pasien atas dasar indikasi medis atau diagnosis yang ditemukan dokter. Terapi dapat berupa : a) Terapi medikamentosa, yaitu pengobatan yang diberikan dalam bentuk obat/bahan kimia b) Terapi suportif, yaitu pengobatan yang diberikan dalam bentuk dukungan moral utuk proses penyembuhan pasien c) Terapi invasif, yaitu pengobatan dengan melakukan tindakan yang menyebabkan disintegrasi (tidak utuhnya) jaringan atau organ

8. Tindakan medis, yaitu suatu intervensi medis yang dilakukan pada seseorang berdasar atas indikasi medis tertentu yang dapat mengakibatkan integritas jaringan atau organ terganggu. Tindakan tersebut dapat berupa : 1. Tindakan terapetik yang bertujuan untuk pengobatan 2. Tindakan diagnostik yang bertujuan untuk menegakanatau menetapkan diagnosis. 3. Tindakan medis hanya dapat dilakukan apabila telah dilakukan informed consent, yaitupersetujuanataupenolakanpasien yang bersangkutan terhadap tindakan medis yang akan diterimanya setelah memperoleh informasi lengkap tentang tindakan tersebut.

Instruksi / Perintah Dokter Adalah petunjuk dokter kepada perawat & para medis non perawatan mengenai semua tindakan & pengobatan yg harus diberikan kepada pasien Petugas Rekam Medis dalam meneliti pengisian lembaran instruksi dokter harus mengamati: • Semua perintah harus telah ditandatangani oleh si pemberi perintah • Perintah scr lisan/telepon, hrs ditandangani pemberi perintah pada kunjungan berikutnya • Perintah pasien pulang harus ditulis sebelum pasien meninggalkan Rumah Sakit • Hasil pemriksaan penunjang hrs ada dlm rekam medis, jika tidak ada petugas RM/assembling hrs berusaha memperolehnya

Catatan Perawat / Bidan Digunakan oleh petugas perawatan untuk mencatat pengamatan thd pasien dan pertolongan perawatan yang telah mereka berikan kepada pasien Catatan ini memberikan gambaan kronologis pertolongan pearwatan, pengobatan yg diberikan dan reaksi pasien thd tindakan yg dilakukan. Berfungsi sebagai alat komunikasi antara sesama perawat, antara perawat dgn dokter. Kegunaan: q Mencatat keadaan pasien selama tidak dilihat oleh dokter q Menghemat waktu bagi dokter & mencegah timbulnya kekeliruan q Sebagai bukti pelaksanaan pekerjaan q Sebagai salah satu kelengkapan Rekam Medis

Lembaran Permintaan & Jawaban Konsul § Seorang konsulen adalah dokter kedua yang dipanggil oleh dokter yang merawat seorang pasien untuk memeriksa dan mendiskusikan keadaan pasiennya § Pada umumnya RS membuat form permintaan konsul & jawaban konsul dlm satu formulir. Dokter yg merawat menggariskan semua hal yg diminta (pendapat) kepada dokter konsulen. Konsulen memeriksa pasien, membaca rekam medis, berdiskusi dengan dokter yg merawat dan menetapkan kesimpulan, diagnosa dan rekomendasinya. § Petugas Rekam Medis meneliti lembaran konsul untk mencek benar atau tidaknya nama pasien, tanggal, & nomor RM. Apakah semua catatan konsultasi telah ditandatangani, jika belum harusa segera dimintakan untuk dilengkapi oleh konsulen yang menanganinya

Riwayat Selingan (Interval History) § Adalah catatan yang dibuat jika seorang pasien masuk kembali utk dirawat dalam jangka waktu hanya satu bulan dgn kondisi/penyakit yg sama dgn sebelumnya § Riwayat selingan hanya berisi hal-hal yg terjadi selama satu bulan (interval mode) dan hrs menjelaskan • Keluhan saat ini & semua perubahan 2 penting • Keadaan umum pasien • Riwayat keluarga • Hasil pemeriksaan fisik § Sama dgn catatan 2 lainnya lembaran ini hrs dicek kebenaran identitasnya, ditandatangani oleh dokter yg memeriksa & diketahui oleh dokter penanggung jawab

Catatan Medik Singkat (Short Form Medical Record) § Adalah formulir yang dapat digunakan utk kasus pengobatan atau diagnosa sederhana dimana pasien dirawat kurang dari 48 jam § Formulir ini mencatat : • Identitas pasien • Keadaan pasien • Penemuan-penemuan keadaan fisik yg penting • Pertolongan pengobatan yg diberikan • Catatan lain yg memberikan dasar diagnosa pengobatan § Formulir ini harus ditandatangani oleh dokter yg bertanggung jawb

Lembaran Grafik Memberikan gambaran ttg suhu, nadi, dan pernafasan seseorang pasien yang pengisiannya dilakukan oleh petugas perawatan dimulai sejak pasien mulai dirawat Dalam lembaran grafik ini juga dicatat pemasukan dan pengeluaran cairan, dan tekanan darah, dapat juga dimasukan ttg diet, spesimen utk laboratorium infeksi nosokomial dsb Lembaran Hasil Pemeriksaan Lab diperintahkan oleh dokter yg merawat. Hasil pemeriksaan lab hrs dibuat oleh masing 2 petugas yg melakukan tes tersebut. Lapoan hasil pemeriksaan yg aslinya menjadi bagian dr Rekam Medis pasien yg bersangkutan Lembaran hasil pemeriksaan biasanya direkatkan pd satu lembaran secara berurutan, shg masing 2 lembar tampak. Setiap lembaran hrs diteliti kebenaran nama pasien, nomor RM, tanggal & tandatangan pembuat laporan hasil pemeriksaan

Laporan Patologi Laporan Jaringan • Laporan ini diperlukan terhadap semua jaringan yang diambil dengan operasi, biosi, atau dikeluarkan. Semua jaringan hrs jelas identitasnya dan dikirim ke lab patologi utk diperiksa • Permintaan pemeriksaan jaringan hrs menyebutkan diagnosa klinis. Pemeriksaan semua jaringan oleh patolog scr mikroskopik & hrs membuat laporan tertulis ttg diagnosa klinis, diagnosa patologis & hasil pemeriksaan mikroskopik • Lembaran laporan asli yg ditandatangani oleh patolog diterima oleh unit perawatan & menjadi bagian lembaran RM • Petugas RM harus meneliti nama psien, nomor RM, dan semua laporan telah ditandatangani

Laporan Hasil Radiologi Sinar Ro untuk menegakkan diagnosa dalah pemeriksaan dengan menggunakan sinar Rontgen untuk membantu dokter dalam menagakan diagnosa seorang pasien. Seorang ahli radiologi akan menuliskan interpretasinya terhadap gambar 2 yang dibuat (film) dan menandatangani laporan tersebut. Laporan yang asli dikirim ke unit perawatan untuk diinformasikan kepada dokter yang merawat dan disatukan dengan RM yang bersangkutan Petugas RM harus meneliti kebenaran nama pasien, nomor RM dan tandatangan ahli radiologinya

Laporan Operasi Setiap pasien yang mendapatkan tindakan operasi, harus ada laporan operasinya di dalam RM. Laporan operasi harus dibuat dan ditandatangani oleh dokter yang melakukan operasi. Diagnosa pre operative harus sudah dicantumkan sebelum operasi dilakukan, hal ini penting agar dapat dilakukan perbandingan diagnosa post operative. Dalam laporan operasi harus dicatat selengkapnya penemuan yang normal dan abnormal semua organ yang diperiksa, prosedur operasi, penjahitan dan benang pengikat yang dipakai. Petugas RM meniti kelengkapan laporan operasi tentang : Nama ahli bedah dan asisten Diagnosis pre operative Diagnosis post operative Nama/jenis operasi Laporan lengkap jalannya (teknik)operasi Ada/tidaknya jaringan yang dibuang

Laporan Anestesi Sebelum dilaksanakan tindakan operasi biasanya dilakukan tindakan anestesi dan dokter anestesi harus membuat laporan anestesi. Dalam laporan anestesi dicatat hal-hal sbb: Dosis, jam, efek medikasi pre operative Nama dan jumlah obat bius Cara pemberian obat bius Lamanya pemberian obat bius Cairan yang diberikan intravena dikamar operasi Suhu, nadi, pernafasan, tekanan darah dan kondisi pasien selama berlangsung operasi Tanda tangan ahli anestesi

Catatan Ruang Recovery Untuk perawatan post operative atau post anestesi, pasien dibawa ke recovery room. Data yang penting tentang keadaan pasien dan pengobatan, pada saat tiba, selama dan pada saat dipindahkan dari recovery room harus dicatat. Data ini harus ditulis pada halaman belakang laporan anestesi untuk memudahkan mendapatkan informasi, atau dibuat formulir tersendiri.

Laporan Autopsi Laporan autopsi meliputi ringkasan riwayat dan pengobatan yang tertulis pada RM, laporan tentang penemuan pada pelaksanaan autopsi, penemuan microscopis dan diagnosis anatomis. Isi yang perlu dimengerti oleh petugas RM: Autopsi lengkap (Complete Autopsy) yaitu pemeriksaa secara lengkap terhadap semua isi dada, isi perut, isi tengkorak kepala, spinal cord yang mungkin dicapai dengan insisi di punggung Hanya kepala (Head Only) yaitu pemeriksaan lengkap terhadap isi kepala Hanya badan (Trunk Only) yaitu pemeriksaan lengkap terhadap isi torak dan perut, spinal cord dengan hanya insisi anterior

PETUNJUK PEMBUATAN DESAIN FORM RM 1. Nilailah setiap bentuk formulir secara khusus untuk : a. menjamin keperluan pentingnya informasi b. menghindari dua kali pencatatan c. menjamin secara keseluruhan &keterkaitan dari sistem pencatatan yg ada 2. Tentukan tujuan bentuk/desin formulir tsb. Dgn memperkirakan, mempertimbangkan informasi yg akan masuk kedalam formulir tersebut 3. Kenali keuntungan 2 yg akan diterima dari bentuk formulir yg akan dirancang 4. Rancanglah bentuk formulir sesederhana mungkin, dan usahakan jangan sampai adanya kekeliruan yg berhubungan dgn : judul, bagian, perintah 2 5. Pertimbangkan penggunaan dari sesuatu yg tdk berpola dgn penggunaanya. Hal ini akan mengurangi kebutuhan utk beberapa formulir yg khusus guna memonitor faktor perawatan khusus dan utk pebgurangan timbunan formulir dalam jumlah yg besar

6. Rencanakan semua bentuk formulir yg digunakan utk mencatat, agar dibuat ukuran 2 yg seragam dgn formulir lainnya 7. Tempatkan judul formulir dan identifikasi pasien secara tetap(tdk berubah pada setiap formulir 8. Buatlah ruangan pencatatan yg cukup untuk nama lengkap dan tanda tangan 9. Pertimbangkan pencatatan judul 2 dan caption-caption serta penggunaan huruf tebal 10. Garis judul agar tidak membuat kacau dan usahakanlah adanya kemudahan mengisi informasi/data ke dlm formulir 11. Pertimbangkan pencatatan urutan yg logis dari judul pokok ( utama ) 12. Gunakanlah kertas putih dgn kode warna pd tepinya, agar dapat mengenal dgn cepat perbedaan 2 formulir yg satu dgn lainya, dgn menggunakan kertas berwarna mungkin menjadi sulit utk dibaca jika difotocopy 13. Pilihlah caption yg menyatakan secara jelas menganai informasi apakah yg akan dimasukan 14. Gunakan kotak penyususn utk menghemat waktu dlm pencekan

15. Rencanakanlah ruangan sesuai dgn cara pendokumentasian yang spesifik a. Pemasukan data dgn pengetikan 2 , susunan baris sesuai dgn jumlah baris per inch pd pengetikan dan menyediakan ruangan vertikal ( kolom ) b. Pemasukan data dgn tulisan tangan, susunan baris yg cukup jauh terpisah agar dapat mudah dibaca c. Ukuran pencetakan dgn menggunakan komputer, susunan margin, ruangan dan tanda-tanda yg jelas d. Pertimbangkanlah jangka waktu penyimpanan setiap formulir yg digunakan 16. Kenali bagian 2 tertentu yg dibatasi penggunaanya oleh staf yg ditunjuk atau kelompok 17. Pertimbangkanlah pencetakan pd kedua permukaan kertas ( cetakan bolak balik ) utk menghemat penggunaan 18. Bilamana mungkin, hilangkan keperluan akan formulir yg bersifat khusus dgn memanfaatkan stempel karet utk formulir yg ada 19. Sediakan lahan yg cukup utk tanda tangan orang yg memasukan data.

20. Apabila formulir yg baru dirancang dan memerlukan perbaikan , memfotocopy dlm jumlah sedikit dpt dilakukan sebagai percobaan 21. Gunakanlah persediaan kertas yg bermutu utk pencetakan akhir hal ini utk menghindari kerusakan yg cepat dan menjamin ada nya kepastian hasil cetakan yg bermutu 22. Hindarkan persedian kartu dlm jumlah yg berlebihan, karena hal tersebut akan menciptakan timbunan kartu yang akan menyulitkan 23. Sedikan formulir utk selama 6 bulan saja, hal ini utk menghinda ri pemborosan selama perbaikan atau perubahan prosedur pendokumentasian 24. Buatlah suatu pertimbangan/keputusan dan persetujuan akhir dari konsep formulir sebelum diterapkan. hal ini dapat dicapai dgn adanya panitia disain formulir yg “ multidisplinary “ 25. Jika formulir akan dipergunakan oleh beberapa bagian, berikan intruksi /petunjuuk singkat. Hal ini untuk menjamin keseragamann

26. Perkenalkanlah suatu usulan baru formulir yg akan dibuat, sebelum penerapanya dan juga selama tahap perencanaanya cara ini akan mendapatkan masukan dari /oleh orang yg akan mengunakan / mengisi data tersebut 27. Jika ada intruksi yg bersifat mendetail, maka persiapkanlah petunjuk yg terpisah yg berkaitan dgn : a. Maksud b. Penggunaan c. Intruksi utk mengisi d. Tanggung jawab e. Referensi bila ada 28. Cantumkanlah nama, alamat dan kota yg mungkin dapat diisi pd formulir yg akan dikirim keberbagai tempat / kota lain 29. Nyatakanlah semua formulir dengan : a. Judul yg sederhana dan jelas b. Angka pengontrolan persedian/ nomor formulir c. Bulan dan tahun dari percetakan awal, percetakn perbaikan dan npercetakan akhir.

Desain formulir yg efektif, memerlukan pengetahuan arus informasi pada lingkungannya. Pertanyaan berikut ini, menyimpulkan sasaran yg digunakan dalam menciptakan dokumen yg efektif. 1. Darimana formulir tsb berasal ? , Bagian apa yg mula memasukan data pd formulir tsb ? 2. Informasi apa yg seharusnya ada p[d formulir tsb ? 3. Informasi apa yg akan dimasukan pd formulir tsb secara langsung 4. Siapa yg akan menentukan / memastikan kelengkapan dari data yg harus dimasukan ? 5. Dimana formulir tersebut akan disimpan 6. Siapa yang akan menggunakan informasi yg terdpat pada formulir tsb ? 7. Siapa yang akan menerima salinan dari formulir tsb ? 8. Berapa lama seharusnya formulir tsb akan disimpan 9. Siapa yang mempunyai tanggung jawab pengadaan formulir tsb 10. Apakah biaya yg dibutuhkan tersedia ?