LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN Disusun Oleh Mahasiswa Mahasiswi

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN Disusun Oleh : Mahasiswa / Mahasiswi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Politeknik TEDC Bandung

Waktu : Selasa 26 Maret 2013 s/d 15 April 2013 Tempat : RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung yang beralamat di Jalan Pasteur No 38 Bandung 2

1. Pengertian Rumah Sakit 2. Pengertian Rekam Medis 3. Dasar Hukum Rekam Medis 4. Permasalahan, Upaya dan Saran 5. Kesimpulan 3

Berdasarkan undang-undang No. 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, yang dimaksudkan dengan rumah sakit adalah institusi menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. 4

Menurut PERMENKES 269/MENKES/PER/III/2008 : Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. 5

* Peraturan pemerintah nomor 10 tahun 1966; tentang Wajib Simpan Rahasia Kedokteran / Lembaran Negara, tahun 1966 nomor 21 tambahan lembaran negara 2803 * Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1673 / MENKESPER/XII/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung * Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 134/1978; tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum, antara lain disebutkan bahwa dimana salah satu sub bagian adalah Perekam Medis. * Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 269/Menkes/Per/III/2008; tentang Rekam Medis. * Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor : 167 MENKES / PER /XII /2005 tentang Pemberlakuan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1673 / MENKES / PER / XII / 2005, tentang pemberlakuan Struktur Organisasidan Tata Kerja RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung. * Keputusan Direktur Jenderal Pelyanan Medik nomor 78/Yan. Med/RS. Umum. Dik/YNU/i/1991; tentang Pelaksanaan penyelenggaraan Rekam Medis atau Medical Record di Rumah Sakit 6

*Sub Instalasi Pengelolaan Rekam Medis Rawat Jalan *Sub Instalasi Pengelolaan Rekam Medis Gawat Darurat (IGD) *Sub Instalasi Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap *Sub Instalasi Pengelolaan Rekam Medis Gedung Kemuning 7

1. Aplikasi program pendaftaran pasien rawat jalan yang saat ini digunakan belum mencakup kebutuhan yang diperlukan sehingga membuat karcis pengendali berkas rekam medis tercetak double bahkan lebih 8 Karcis yang tercetak lebih dari satu

* 2. Sikap petugas pada saat melayani ramah membuat untuk pasien kurang sehingga dapat pasien enggan datang berobat kembali. 3. Ruang penyimpanan yang sempit sehingga menyulitkan petugas mencari berkas rekam medis 9 Ruang penyimpanan yang sempit

* 4. Kurangnya pencahayaan dan sirkulasi udara di ruang penyimpanan, kurangnya pencahayaan membuat petugas kesulitan dalam melihat nomor rekam medis pada berkas yang dapat membuat human error lebih tinggi. 10 Ruangan kurang pencahayaan

5. Kurangnya SDM untuk petugas pendistribusian terkait dengan efisiensi pelayanan Pendistribusian 11

*Pada bagian pendaftaran pasien 1. Telah memberikan format kebutuhan aplikasi program pendaftaran pasien rawat jalan yang dibutuhkan kepada bagian SIRS. 2. Jika ada petugas yang kurang baik sikapnya, maka kepala sub-instalasi rekam medis rawat jalan memanggil petugas yang bersangkutan untuk diberi teguran dan pengarahan lebih lanjut. 12

* Pendistribusian rekam medis ke tiap poliklinik 1. Memberikan tugas kepada petugas pendistribusian per area, kepala sub-instalasi memberikan tanggung jawab 106 poliklinik yang dibagi per area, yang dibebankan kepada 4 petugas. 13

* * Ruang penyimpanan berkas rekam medis 1. Melakukan retensi lebih cepat dari jadwal yang seharusnya, karena penuhnya tempat penyimpanan. 2. Mengajukan renovasi ruangan, akan dibangun menjadi dua tingkat. Untuk lantai 2 (dua) khusus tempat penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan. 14

1. Memperbaharui aplikasi pendaftaran pasien Rawat Jalan yang ada, contoh dengan menambahkan program pada aplikasi tersebut. Jika tombol cetak karcis sudah di klik maka warna huruf cetak karcis akan berubah. 2. Petugas bisa lebih menjaga emosinya dan berusaha bersikap profesional. Serta Memberikan suhu ruangan yang lebih sejuk dan menambahkan pengharum ruangan sebagai relaksasi. 3. Menambahkan SDM 1 orang untuk tempat konsuling berkas persyaratan pendaftaran supaya petugas pendaftaran tidak usah menjelaskan persyaratan yang harus dibawa oleh pasien. sehingga efisiensi waktu lebih didapat 4. Mengganti rak penyimpanan rawat jalan dengan yang lebih tinggi supaya jumlah rak dapat diminimalisir sehingga ruang penyimpanan dapat lebih luas. 5. Menambahkan kipas angin atau AC di ruang penyimpanan dan menambahkan pencahayaan 6. Penambahan petugas pendistribusian sebanyak 2 orang. Dilihat dari beban kerja petugas juga melihat dari jumlah pasien yang mencapai 2000/hari dan dilihat juga dari banyaknya poli yang ada di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung 15

Sub Instalasi pengelolaan rekam medis Gawat Darurat (IGD) adalah satu bagian di Rumah Sakit yang mengelola berkas rekam medis pasien rawat darurat. 16

Permasalahan : 1. Pada tempat penyimpanan berkas rekam medis di Instalasi Gawat Darurat RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung, berkas tidak menggunakan sampul 17

2. Penyimpanan berkas rekam medis menggunakan folder penyimpanan yang tidak efektif, terlalu kecil 18

4. Ruang pengelolaan rekam medis yang terdapat di Instalasi Gawat Darurat RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung kurang memadai dan masih digunakan bersamaan dengan unit kerja lain 5. Peminjaman berkas langsung oleh pasien 19 rekam medis dibawa

Upaya : Upaya penyelesaian masalah yang terdapat di sub-instalasi rekam medis gawat darurat adalah : * Sudah mengajukan untuk pembelian folder yang besar untuk tempat lembaran IGD. * Sudah mengajukan untuk pindah ruangan dan bulan Juni akan pindah ruangan supaya kerahasiaan berkas rekam medis lebih terjaga. * Ada surat kontrol dari petugas poliklinik, dan biasanya petugas poliklinik yang mengambil berkas. Tetapi tidak semua poliklinik yang melakukan hal tersebut. 20

Saran : *Perlu disediakan sampul untuk melindungi berkas rekam medis sesuai dengan jumlah berkas yang ada. Ini bisa dimulai dari tanggal yang telah ditentukan, dimana pasien yang berkunjung ke Instalasi Gawat Darurat RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung pada tanggal yang telah di tentukan tersebut, berkas rekam medisnya langsung menggunakan sampul. 21

*Perlu disediakan folder yang lebih besar untuk mengganti folder yang kecil sesuai dengan kebutuhan. 22

*Sebaiknya ruang pengelolaan rekam medis di Instalasi Gawat Darurat RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung terpisah dengan unit kerja yang lain. RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung harus menyediakan tempat tersendiri untuk pengelolaan rekam medis karena hal ini juga akan menunjang dalam mutu pelayanan khususnya di Sub Instalasi Pelayanan Rekam Medis Gawat Darurat RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung. 23

*Sebaiknya dilakukan penambahan tenaga kerja untuk di tempatkan di rekam medis Instalasi Gawat Darurat RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung sebanyak 2 orang untuk secara khusus bekerja di bagian penyimpanan dan pendistribusian. 24

Permasalahan retensi berdampak pada : 1. Ruang / tempat penyimpanan berkas in – aktif jadi penuh dan kurang efektif 2. Menambah beban pekerjaan petugas rekam medis yang lain di rawat inap 3. 4. Tidak efisiensinya waktu Kesulitan pencarian berkas jika ada pasien yang meminta resume 5. Keamanan berkas kurang terjaga 25

Upaya yang telah dilaksanakan oleh bagian sub-instalasi rawat inap untuk melakukan retensi adalah setiap petugas dibebankan untuk melakukan retensi 25 berkas setiap hari. Dan untuk lembur petugas diberikan kebebasan berapapun kesangguppannya untuk melakukan retensi. 26

1. Sebaiknya berkas rekam medis in - aktif yang sudah waktunya untuk di retensi harus lebih di perhatikan agar tidak terjadi penumpukan berkas dalam suatu ruangan. 2. Sebaiknya pihak rumah sakit segera melakukan penambahan petugas untuk melakukan retensi agar berkas rekam medis tidak mengalami penumpukan di ruang penyimpanan in – aktif. 27

Sub-Instalasi Gedung Kemuning merupakan Gedung Rawat Inap yang khusus disediakan untuk pasien peserta program Jaminan (JAMKESMAS) Kesehatan dan Jaminan Daerah (JAMKESDA). 28 Masyarakat Kesehatan

1. Keterlambatan proses assembling tersebut berdampak kepada : - Tata Ruang - Proses Penyimpanan dan Peminjaman Berkas Rekam Medis - Kurangnya Sumber Daya Manusia 2. Assembling tidak sesuai teori 29

30

Sebelum Sesudah 31 Sesudah

Upaya yang pernah dilakukan oleh Kepala Sub. Instalasi Gedung Kemuning kepada petugas Rekam Medis, adalah dengan melakukan assembling setiap hari Jum’at (dimulai pukul 13. 00 – 16. 00), dimana setiap petugas Rekam Medis diwajibkan menyelesaikan 50 berkas rekam medis untuk diassembling setiap minggunya, kegiatan ini disebut bulan berjalan. Dan sekarang akan dimulai lagi pada bulan April. 32

1. Untuk kelengkapan isi setiap formulir, sebaiknya dikonfirmasi kepada pihak yang terkait, apabila ada keperluan yang menyangkut pasien, identifikasi mudah dilakukan, juga penambahan Sumber Daya Manusia untuk melakukan analisis. 2. Sebaiknya nomor formulir di berkas rekam medis Disesuaikan dengan prosedur yang ada di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung, meskipun kebijakan di tiap Rumah Sakit berbeda-beda. 3. Berkas yang belum diassembling, dengan segera diassembling, sehingga proses peminjaman akan efektif. 33 harus

4. Untuk mengatasi permasalan keterlambatan proses mengajukan usulan sebagai berikut : 1 orang = 5 berkas /hari Hari Kerja = 24 hari /bulan 1 orang = 5 x 24 = 120 berkas /bulan 1 orang = 120 x 12 = 1440 berkas /tahun Jumlah Karyawan = 10 x 1440 = 14400 berkas /tahun *Catatan : - Berkas Masuk = 1500 /bulan - Yang belum Assembling = 18000 /tahun Untuk menyelesaikan = 18000 : 14400 = 1, 3 tahun 1 x assembling berkas = 15” 1 hari = 75” = 1 jam 15” (Dalam 8 JJK) 34 assembling, penulis

Kesimpulan yang bisa kami ambil dari Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini yaitu permasalahan yang berkaitan dengan sistem pelayanan rumah sakit. Dengan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini mahasiswa dapat mempraktekan materi perkuliahan di sarana pelayanan kesehatan. 35

Berdasarkan hasil praktek kerja lapangan (PKL) kami di Rumah Sakit Hasan Sadikin Bandung, kami menyimpulkan bahwa kegiatan rekam medis dimulai dari pelayanan terhadap pasien, sampai pada pengelolaan berkas rekam medisnya masih ada yang tidak sesuai dengan teori yang kami dapatkan, sehingga ketidaksesuaian itu kami jadikan sebagai landasan pengangkatan masalah. 36

37

38