Zarzdzanie projektem ZPR Wykad 4 Komunikacja dr in

Zarządzanie projektem (ZPR) Wykład 4 Komunikacja dr inż. Włodzimierz Dąbrowski Polsko Japońska Wyższa Szkoła Technik Komputerowych Katedra Systemów Informacyjnych, pokój 310 e-mail: Wlodek@pjwstk. edu. pl Materiał wyłącznie do użytku przez studentów PJWSTK kursu Zarządzanie projektem, jakością i ryzykiem. Copyright © 2002 – 2004 by W. Dąbrowski - wszelkie prawa zastrzeżone. Materiał ani jego część nie może być w żadnej formie i za pomocą jakichkolwiek środków technicznych reprodukowany bez zgody właściciela praw autorskich. Wersja PC

Plan wykładu Co jest głównym zadaniem KP? Jak komunikować się w projekcie? Po co stosować protokoły? Czy można panować nad setkami dokumentów? Jakie dokumenty powinny się znaleźć w projekcie? W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, , Wykład 4, Slajd 2 marzec, 2004; PC

Infrastruktura projektu zespół elementów społecznych, komunikacyjnych, organizacyjnych, narzędziowych i innych niezbędnych do prawidłowego przebiegu procesów projektowych. W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 3 marzec, 2004; PC

Ludzie l l l l identyfikacja ról dobór osób budowa zespołów budowa atmosfery zapewnienie „warunków” zarządzanie zespołem. . . W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 4 marzec, 2004; PC

Zespoły Zespół zarządzania Zespół realizacyjn Klienci y Produkt Użytkownicy Stratedzy biznesowi W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 5 marzec, 2004; PC

Zespół zarządzania projektem Przykładowe obszary: l logistyka l zapewnienie jakości l wytwarzanie oprogramowania l projektowanie oprogramowania l analiza biznesu l szkolenia W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 6 marzec, 2004; PC

Komunikacja SUKCES projektu Dobra KOMUNIKACJA Infrastruktura komunikacyjna jest niezbędna przy gromadzeniu, przechowywaniu, analizie i dystrybucji danych o procesach przebiegających w projekcie. True False True False True W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 7 marzec, 2004; PC

Obszary komunikacji (1) Zaplanować komunikację Chcę BYĆ WYPOCZĘTY !!!! Zaplanować dystrybucję informacji Zaplanować raportowanie Zaplanować odbiory W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 8 marzec, 2004; PC

Obszary komunikacji (2) Zaplanować komunikację Określić: l potrzeby informacyjne udziałowców l protokół komunikacyjny W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 9 marzec, 2004; PC

Obszary komunikacji (3) Zaplanować dystrybucję komunikacji Określić: l środki do propagowania informacji na czas i do odpowiednich odbiorców W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 10 marzec, 2004; PC

Obszary komunikacji (4) Zaplanować raportowanie Określić: l sposób dostarczania udziałowcom informacji o tym, jak są wykorzystywane zasoby w celu osiągnięcia celów projektu W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 11 marzec, 2004; PC

Obszary komunikacji (5) Zaplanować odbiory Określić: l sposób generowania, zbierania i propagowania informacji niezbędnych do formalnych odbiorów prac, produktów, faz i całego projektu W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 12 marzec, 2004; PC

Obszary infrastruktury komunikacyjnej l l l Statyka struktura informacji zasady komunikacji role i odpowiedzialność repozytorium (co? ) kanały informacyjne podsystemy zbierania, autoryzacji i dystrybucji informacji repozytorium informacji (konfiguracji) Dynamika W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 13 system komunikowania (jak? ) marzec, 2004; PC

Specyfika komunikacji co, kto ma wiedzieć? l kiedy trzeba wiedzieć? l skąd wziąć tę wiedzę? l w jakiej formie ją przekazać? l kto będzie odpowiedzialny za poszczególne kategorie informacji? l czy udziałowcy mają doświadczenie w pracy z protokołem komunikacyjnym? l. . . l W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 14 marzec, 2004; PC

Komunikacja zewnętrzna Należy zapewnić: l pojedynczy, jednoznaczny punkt kontaktu (po stronie zespołu i podmiotów zewnętrznych) l minimalną liczbę ogniw w takcie przepływu informacji między zespołem a podmiotem zewnętrznym l brak konieczności kontaktu pojedynczej osoby z więcej niż W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 15 zewnętrznymi grupami marzec, 2004; PC

Infrastruktura dokumentacyjna W czasie trwania projektu powstają m. in. następujące dokumenty: l protokoły posiedzeń (Rady Projektu, Zespołu Nadzoru, . . . ) l raporty (do KP, do Rady Projektu, do Zarządu, . . . ) l specyfikacje l żądania zmiany l dokumenty projektowe l plany (projektu, testów, . . . ) l standardy, instrukcje, procedury. . . W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 16 marzec, 2004; PC

Infrastruktura dokumentacyjna (2) Infrastruktura dokumentacyjna obejmuje: l metody jednoznacznej identyfikacji (tytuł, autor, numer dokumentu) l system numeracji i opisu ltyp dokumentu lnumer wersji lstatus W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 17 marzec, 2004; PC

Infrastruktura dokumentacyjna (3) Infrastruktura dokumentacyjna obejmuje: l przypisanie odpowiedzialności lwytworzenie dokumentu lzatwierdzenie dokumentu lwydanie i ewidencja dokumentu lprocedury wprowadzania zmian (zasady postępowania, uprawnienia) lmetody zapewnienia jakości W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 18 marzec, 2004; PC

Zasady komunikacji Komunikacja powinna zawierać elementy: l formalne l nieformalne Powinny być jasno określone: l kanały przepływu informacji l kanały pobierania informacji l lokalizacja różnych kategorii informacji l warunki ochrony informacji l podział uprawnień do podejmowania decyzji W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 19 marzec, 2004; PC

Przykład protokołu – metryka dokumentu Słonko & Co K-00101 Wersja: A 2 Tytuł: SPMP Krasnale Ogrodowe Data wydania: 2002. 03. 18 Projekt: Krasnale Ogrodowe Strona / stron 1/ 56 Opracował: Jan Babacki – Główny Opracowywacz Podpis: Zatwierdził: Ola Cabacka – Zastępca Naczelnego Zatwierdzacza Podpis: W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 20 marzec, 2004; PC

Historia zmian - przykład Data Autor Zakres Zatwierdzi Wersja ł 24. 02. 2002 WD Pierwszy dokument A 1 18. 03. 2002 AJ Dodanie punktu 3. 2. 3 A 2 19. 03. 2002 PK 1 Zmiana koncepcji rysunku 3. 2 AJ A 3 Kontrola dokumentu WD A 19. 03. 2002 W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 21 marzec, 2004; PC

Struktura dokumentu - przykład W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 22 marzec, 2004; PC

Struktura katalogów - przykład W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 23 marzec, 2004; PC

Infrastruktura raportowa Typowe raporty przygotowywane w ustalonych odstępach czasu: 1. Raporty o postępach prac lstatus techniczny lstatus zasobów lstatus realizacji harmonogramu lproblemy lstatus finansowy 2. Raporty ukończenia pakietu zadań 3. Arkusze czasu pracy W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 24 marzec, 2004; PC

Dokument SPD Software Project Definition Podstawowa zawartość dokumentu statutu (definicji): l terminy stosowane w dokumencie l uzasadnienie projektu l cele l rezultaty (oczekiwane) l założenia i ograniczenia l zestawienie wykonawców (kluczowych) l bibliografia W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 25 marzec, 2004; PC

Przykład podstawowych dokumentów projektu W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 26 marzec, 2004; PC

Konfiguracja obejmuje wszystkie obiekty projektu, czyli dokumenty i komponenty z następujących kategorii: l dokumentacja zewnętrzna l dokumentacja projektowa l dokumentacja produktów l standardy, procedury, instrukcje l kod programu l raporty W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 27 marzec, 2004; PC

Zarządzanie konfiguracją. . . obejmuje udokumentowane procedury stosowane do nadzorowania i zarządzania administracyjnego elementów konfiguracji projektu. Obejmuje l identyfikowanie i dokumentowanie charakterystyk obiektów projektowych l kontrolę zmian charakterystyk l rejestrację i raportowanie zmian charakterystyk l audyt obiektów projektowych w celu weryfikacji z wymaganiami W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 28 marzec, 2004; PC

Zasady zarządzania zmianami l l Autoryzacja zmian Jednoosobowa odpowiedzialność Specjalizacja Racjonalizacja W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 29 marzec, 2004; PC

Odbiory Każdy projekt lub jego faza wymagają zamknięcia i odbioru produktów !!! Odbiór polega na: l weryfikacji rezultatów l udokumentowaniu rezultatów l formalnej akceptacji przez udziałowców (sponsor, klienta) W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, Wykład 4, Slajd 30 marzec, 2004; PC

Podsumowanie W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, , Wykład 4, Slajd 31 marzec, 2004; PC

Problemy ? • Zaproponować protokół komunikacyjny między wybranymi udziałowcami projektu Krasnale (PM_505) W. Dąbrowski, Zarządzanie projektem, , Wykład 4, Slajd 32 marzec, 2004; PC