Vanliga frgor i VIS Svar Vanligaste frgor om

Vanliga frågor i VIS & Svar • Vanligaste frågor om VIS och Share. Point, allt från användare till tekniska frågor kommer tas upp. • Varje fråga är ett enskild sida med svaren inbäddade på samma bild. • Främst syftas detta på att Väg. VISarna gör uppmanande frågor hanteringar om inget annat föreslås. • Framtiden – Planering och vem som gör vad och tar vilket ansvar • Detta dokument kan användas senare som referens

Länkar i VIS • Länkar från Samarbeta (Dokumentbibliotek) • Länkar från Dokument+ (Sökresultat, Dokument) – Detta med anledning för Redirect skall fungera (NLL. VIS 2. Dokumentplus. wsp), Denna fil måste uppdateras vid varje installation. Ex. Sogeti. • Områdes-sidor • Länkar i Dokument skall hänvisa till VIS/Dok+. Till media som bilder skall infogas som media i ett Word-dokument (Ex. Hotel Vistet, där länkar till dokument befanns på en användares skrivbord är felaktigt. ).

VIS VS Share. Point = VIS & Share. Point • Röster inom NLL sprider felaktiga uppgifter • VIS är en del i Share. Point • Share. Point är skalbart och utbyggbart för framtida lösningar (oftast handlar det om resurser och kompetenser) Vem förvaltar vad? • Exempel: BI, Portaler, Appar, Investerings Processen m. m • Bör alltid administreras av samma personer, men kan ha flera olika områden som VIS och HR-Portal (vem skulle förvalta HRs Portal(? ) då det inte faller in under VIS -Förvaltningen)

Termer + Meta. Data • Gäller för verksamhet (Integration med i. HSAk och synkas automatiskt) • Förändras termer, så ändras termerna även där dom används, ingen manuellt behöver göras, det sker automatiskt. • UNDANTAG: Länkar till sökresultatsidor via Termnavigeringen, dessa länkar måste uppdateras i Databasen. • Gamla dokument har kanske förlegade termer. Om dessa är borttagna så kan detta generera fel vid publiceringen. • Lägga till nya / uppdatera termer, förslagsvis TA eller Sogeti • Termer som inte visas efter man lagt till dessa, då behöver ett script köras, för att uppdatera synchiddenlist (Skript finns på FSU 597: \E: /PSScripts) • Innehållstyper som skall användas https: //samarbeta. nll. se/producentplats/visforvaltning/Dokument/Arbetsdokument/A nv%C 3%A 4 nda%20 inneh%C 3%A 5 llstyper%20 i%20 VIS. xlsm

Följa dokument i Share. Point • Viktigt att kontrollera om användaren INTE kan följa dokument/sidor – Har användaren en profilsida? • För att kontrollera skriv in följande länk med användarens användarid: https: //minsida. nll. se/personal/<användar. ID, ex: monohm 01> https: //minsida. nll. se/personal/monohm 01 • OM NEJ: Hänvisa användaren att besöka ”Min Sida” • OM JA: Något är galet, tekniskt felsökning måste göras. • På utbildningar, Se till att ALLA användare besöker ”Min Sida”. Verifiera detta och följ upp det ordentligt! Det löser 95% av alla användarproblem och frågor som berör funktionalitet i Share. Point!

PPP – Teman • Detta är oftast återkommande 2 -5 ggr på ett år. • En projektledare till en PPP vill gärna ändra teman på projektplatserna, och sedan kan dom inte ändra tillbaka då dom inser att sidan inte är anpassad till Share. Point grund-teman. • Navigeringen har ändrats • För att återställa dessa, skulle kunna göras av ex. TA eller Sogeti (förslagsvis), det måste göras med Systemkontot alternativt att TA har Site Coll Admin behörigheter eller Ägar-behörigheter.

Kända fel • Förslagsvis: Kanske borde finnas en sida i VIS-Hjälpen, där vi kan anteckna ned dom aktuella kända felen som dyker upp? • Håll koll på Backloggen (uppgiftslistan) om kända fel/buggar

Ta bort producentplatser • Förslagsvis: Vissa producentplatser är tomma och varit det från början, dessa behöver kanske inte finnas längre. En insats för att kolla upp dessa borde göras. • Projektplatser (PPP) – Får inte tas bort, om det inte kommer direkt från projektkontoret och om den inte är tom. • En tom producentplats kan tas bort, Måste gå genom Väg. VISarna som kontrollerar med ägaren om kontrollfrågor uppfylls. • Tas bort av Administratör

Mallcenter • Det finns ett Excel dokument med giltiga innehållstyper i producentplatsen VIS Förvaltningen (skapat av Camilla H. ) • Det finns ett dokument i VIS Förvaltningen om hur man lägger upp nya dokument i Mallcenter (skapat av Camilla H. ) • VIKTIGT: Notera alltid innehållstypen

Behörigheter • En projektplats med många personer har ibland inte alla haft tillgång till projektplatsen. Då måste dessa personer läggas till manuellt av förslagsvis TA. • Special behörigheter bör hanteras av förslagsvis, FLIT skall ha högre rättigheter i förlängningen. Annars TA eller Sogeti med hjälp av Systemkontot. • Speciella behörigheter som måste hållas koll på är följande: – Emma Berger (HR) har i dag tillgång till Livlinan & Länsteknik – Dan-Christer Nilsson (divse) har tillgång till Inköps-processens områdesida • Informationsklass: – Intern skyddad = Endast producentplatsens medlemar kan se dokumenten på Dok+ – Internt Alla = Alla internt har åtkomst till dokumenten (om inte något är problem med användarnas AD-Profiler) – Publik = Dokumentet kopieras ut till Externa farmen, åtkomst för allmänheten.

Projektkontoret + Behörigheter • Vid förändringar av behörigheter på projektplatser skall detta göras av projektkontoret.

Port. Wise – Externa användare • Vissa användare som kommer in externt via Port. Wise kan ibland haft problem med VIS och att exempelvis godkänna dokument. Detta beror INTE på VIS! • Kontakta Infra/TS (Terminal Server) om att användarens profil är korrupt.

Hittar INTE dokument i Dokument+ • Det går inte söka fram Vård dokument eller Administrativa dokument i Dokument+ – Åtgärd: Index reset, Full Crawl! • Förslagsvis kan detta göras av TA eller Sogeti

FU-Stopp • Information till Infra – Vid FU-Stopp, Installera ALDRIG Share. Point uppdateringar via WU – Starta om servrarna i rätt ordning (se ordningen nedan) 1. FSU 610 2. FSU 611 3. FSU 597 4. FSU 596 5. Övriga

STATISTIK • Varje månad får VIS-Administratören ett mail om statistik för VIS. En fil är bifogad och skall läggas in i statistik dokumentet som finns i VIS Förvaltningens producentplats.

Dokument via Dokument. ID • För att hitta dokument i VIS via Dokument. ID kan man alternativt söka fram det i VIS fri-text-sök på följande sätt: – docid: ARBGRP-78 -65 • För att söka fram det i hela Share. Point-miljön, kan man göra liknande sökning i VIS -Hjälpen och söksidan där. Om man skulle vara osäker på vart det finns i Samarbeta. Eller om man vill se om det fastnat i Routing.

Avpublicerade/Borttagna -Dokument • Om ett dokument är Avpublicerat/Borttaget från Samarbeta men fortfarande kan sökas fram i Dokument+ måste det tas bort. • Förslagsvis görs detta av TA eller Sogeti

Publicerade dokument – Fastnat • Dokument som publicerats men inte kan sökas fram i Dokument+ inom en timmer, har med stor sannolikhet fastnat på vägen. Det kan bero på olika anledningar som felaktig innehållstyp, dokumentet är en kopia på ett föråldrat dokument med felaktigt metadata m. m. • Åtgärd: Kontrollera att dokumentets metadata är korrekta, ändra det som är felaktigt, informera Väg. VISarna. • Förslagsvis görs detta av Sogeti

Nya Områdessidor • Om Områdessidan inte skall vara av typen med VISIO-diagram behöver Sogeti utveckla och skräddasy lösningen för att skapa upp en områdessida som är anpassad efter verksamhetens behov. • Om en ny visio områdessida skall skapas upp, behöver Sogeti hjälpa till att skapa upp denna.

VIS-Hjälpen – Förslag • Hänvisa användarna till VIS-Hjälpen, finns inte svaret där, lägg till uppdatera och arbeta aktivt med hjälpen. • Lägg till sektion för kända fel och problem • TA’s Åtagande borde finnas med i VIS-Hjälpen • Information om alternativ sök för produktionsdokument på VISUTB – https: //visutb. nll. se/produktion/sok

Underhåll • Kontrollera hur miljöerna mår, RAM-minne OK? Infra bör ha koll på detta • ULS/Event -loggar som sticker ut? Sogeti • Kör eventuella skript som behövs Sogeti

Väg. VISarna – Dagliga arbete – Förslag • Börja med att kontrollera om det finns fastnade dokument i publiceringsytorna (löpande) – Admin, Vård och Projekt – Routing (läsa endast) • Jobba proaktivt – Gå igenom alla producentplatser (löpande) • Används dom aktivt? • Vem är ägare? Behöves två ägare? • Jobbar dom rätt med dokumenten? • Komma med förbättringsförslag om det behövs. – Underhålla VIS-Hjälpen

Väg. VISarna – Dagliga arbete – Forts. • Anteckna och Rapportera fel – Detta har hänt, allt för många gånger har fel uppdagats men glömts bort. – Kan man inte meddela på en gång bör det antecknas ner för att vid ett senare tillfälle rapporteras in. • Testa – Säger en användare ”Det fungerar inte…”, Kontrollera och verifiera – Försök återskapa, är det problem Alternativ lösning? Rapportera – Ta skärmdumpar, steg-för-steg. en bild säger mer än 1000 ord. • Kolla upp saker själv innan man frågar, Googla, youtube Hur man gör. (oftast vet vi inte svaret själva på alla frågor, utan måste göra just detta själva) – Share. Point How to <Frågan> – Share. Point Wiki Edit – Share. Point Search parameters – Osv.

VIS-Admin – Del 1 • Uppdatera felmeddelande i VIS? Vem gör detta? • Tar fram exempelvis gamla vårddokument-listor Sogeti • Svarar på Share. Point-frågor i allmänhet, som exempelvis BI-Pilot, Inversterings processen m. m Sogeti • Felsöker eventuella fel Sogeti • Rapporterar fel, TA Väg. VISarna Verifierar Sogeti • Ompublicerar dokument utan att publicera ut ny version Skript finns kan köras av Sogeti, då man måste manuellt ställa in det med producentplats och Dokument. ID.

VIS-Admin – Del 2 • VIS-Short. Url (Extra tjänst, lever på Selene och Kybele(DB)) • Admin – Anteckningar? Vem skall äga dessa? Så dom inte försvinner! – Exempelvis, Lösenord, servrar, Databaser och One. Note dokument • Azure Utveckling & Test –miljöer Vem skall förvalta dessa? • Azure NLL EA Konto Vem skall ta över stafettpinnen? • Medusa ärenden som ligger nu Vem skall ta över? • Se även dokumentet om ”VIS Utveckling och Administrations roller” som finns i VIS Förvaltningens producentplats. • TFS – Admin? Vem skall vara administratör för TFS-Online?

Länkar för fastnade dokument • Om fastnade dokument – Om dokument har i kolumnen ”Ändrat” mer än 1 dag så har dokumentet fastnat • Routing – https: //samarbeta. nll. se/producentpltas/xxx/routing/ • Publicerings ytornas länkar: – https: //samarbeta. nll. se/producentpltas/xxx/publicerade/