TREN PROTOKOL retim Grevlisi Meral GNE ERGN TREN

TÖREN PROTOKOLÜ Öğretim Görevlisi Meral GÜNEŞ ERGİN

TÖREN PROTOKOLÜ Törenler, ulusal, kamusal ve kurumsal yaşamda protokol kurallarının tam olarak uygulandığı en önemli resmî etkinliklerdir.

Tören Protokolünün Önemi Törenler, devletlerin olduğu kadar, bütün kurum ve kuruluşların güç, büyüklük ve üstünlük gösterisidir. Bir törenin görkemi ve düzeni, o kurumun gücünü, büyüklüğünü ve üstünlüğünü gösterir. Bu sebepten, törenlerde olan aksaklık ve yanlışlıklar, o devletin veya kurumun saygınlığına zarar verir.

Tören Çeşitleri Cumhurbaşkanının katıldığı törenlere Devlet Töreni, Başkentte il ve ilçelerde düzenlenen Cumhuriyet Bayramı törenlerine Ulusal Tören, İl ve ilçelerde resmî bayramlarda, mahallî kurtuluş günlerinde, Atatürk günlerinde ve tarihî günlerde yapılan törenlere Resmî Tören

Tören Çeşitleri Yüksek yargı organlarında yapılan törenlere Adlî Tören, Askerî kuruluşlarda yapılan törenlere Askerî Tören, Üniversitelerde yapılan törenlere Akademik Tören,

Tören Çeşitleri Bakanlıklarda, kamu kurumlarında ve özel sektör kuruluşlarında yapılan tören: Kurumsal Tören Toplumsal yaşamdaki kişi ve kuruluşlarca yapılan törensel etkinlikler: Sosyal Tören

Törenlerde, davet edilecek kişilerin önde gelme sıralaması, kıyafet biçimi, karşılama ve oturma düzeni, davet sahibi kurumun amiri ve protokol yetkililerince belirlenir. Davetliler, mevzuat ve davetiyedeki protokol kurallarına uymak durumunda ve sorumluluğundadır.

A. MİLLÎ-RESMÎ-MAHALLÎ BAYRAMLAR VE TÖRENLER Türkiye’de başkentte, il ve ilçelerde kutlanan millî ve resmî bayramlarda yapılacak törenler Bakanlar Kurulu kararıyla yürürlüğe konan, 05. 2012 tarihli ve 28283 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “Ulusal ve Resmî Bayramlarda Yapılacak Törenler Yönetmeliği” ile düzenlenmiştir.

Törenlerin Koordinatörleri Ankara’daki Cumhuriyet Bayramında: Dışişleri Bakanlığı Ankara dışındaki il ve ilçelerde: İçişleri Bakanlığı 23 Nisan ve 19 Mayıs’taki bayramlarda: Millî Eğitim Bakanlığı Mahallî kurtuluş günleri, Atatürk günleri ve tarihî günlerde: İçişleri Bakanlığı 30 Ağustos Zafer Bayramı’nda: Genelkurmay Başkanlığı

İl ve ilçelerde kutlanan ulusal bayramlar ve kurtuluş günlerinde tören geçitlerinde, ortada mülkî amir, sağında garnizon komutanı, solunda belediye başkanı bulunur ve ayakta kabul edilerek selamlanırlar. Bu törenlerde bakan, orgeneral, milletvekili gibi konumdaki şahıslar bulunsa da, tören geçidini kabul edip selamlamaz, konuk olarak bulunurlar.

Ulusal ve resmî bayramlarla resmî törenlerde koyu renk takım elbise zorunludur. Resepsiyonlardaysa, davetiyede belirtilen ibareye göre kıyafet giyilir.

1. Cumhuriyet Bayramı Ulusal bayram, 29 Ekim Cumhuriyet Bayramı’dır. Bayram, Ankara’da Garnizon Komutanlığı’nca 28 Ekim günü 13. 00’te 21 pare top atışıyla başlar. Başkentteki kutlama: Ankara Valiliği’nce Atatürk Anıtı’na çelenk sunma 29 Ekim’de, 08. 00’de Cumhurbaşkanı’nca Anıtkabir’e çelenk koyma ve ziyaret 09. 30’da, Cumhurbaşkanı’nın TBMM’de tebrikleri kabulü (Geçen yıl bir ilkle Cumhurbaşkanlığı konutunda bu yıl da Cumhurbaşkanlığı Külliyesi’nin ana binasının fuaye salonunda tebrikler kabul edildi) 11. 15’te Atatürk Kültür Merkezi alanında Geçit Töreni Cumhurbaşkanı’nın resepsiyon vermesi

Başkent Dışındaki il ve ilçelerde uygulanan Cumhuriyet Bayramı kutlama programı ise şöyledir; Atatürk anıt veya büstüne çelenk koyma töreni ve İstiklal Marşı ile Bayrağın göndere çekilmesi, Mahalli mülki idare amirinin makamında tebrikleri kabul töreni. Ancak, il ve ilçede TBMM Başkanı, Başbakan ve veya Bakan bulunduğunda, bu kişiler tebrikatı Mahalli Mülki Amir ile birlikte kabul eder ve önde yer alır. Bayramın kutlanması (mülki idare amiri, yanında garnizon komutanı veya temsilcisi ile belediye başkanı olduğu halde geçişe katılanların ve halkın bayramını kutlar),

Mülki idare amirinin bayramın anlam ve önemini belirten konuşması, Tören geçişi. Mülki idare amiri, sağında garnizon komutanı veya temsilcisi, solunda belediye başkanı olmak üzere, şeref tribününde tören geçişini ayakta kabul ederek selamlar. Ancak il ve ilçede TBMM Başkanı, Başbakan veya Bakan bulunduğunda, tören geçişinde bu kişiler Mahalli Mülki Amir , Garnizon Komutanı ve Belediye Başkanı ile birlikte şeref tribününde ayakta kabul ederek selamlar. Programda yer alan diğer etkinlikler uygulanır.

2. Ulusal Egemenlik ve Çocuk Bayramı 23 Nisan günü, başkentte Millî Eğitim Bakanı’nın açış konuşmasıyla başlar ve Bakan Anıtkabir’e beraberindeki heyetle birlikte çelenk koyar. Başkent dışındaki törenlerdeyse, açış konuşmasını bir öğretmen yapar. Öğrenciler, devlet büyüklerini ziyaret ederler.

3. Atatürk’ü Anma, Gençlik ve Spor Bayramı 19 Mayıs günü, başkentte saat 07. 00’de ve Samsun’da 21 pare top atışıyla başlar. Başkentte, Anıtkabir’e çelenk koyma töreni, İstiklal Marşı ve Bayrağın göndere çekilmesiyle başlar; Tören alanında Gençlik ve Spor Bakanı’nın açış konuşması, gençlik adına konuşma yapılması, şiir okunması, Atatürk’ün Gençliğe Hitabı’nın okunması ve gençliğin cevap vermesi, Samsun’dan getirilen bayrak, Cumhurbaşkanı’na sunularak gençlik marşının söylenmesi, tören geçişi ve gösterilerle devam eder.

4. Zafer Bayramı 30 Ağustos günü, 12. 00’de 21 pare top atışıyla başlar. Başkentte, Genelkurmay Başkanlığı’nca; başkent dışındaki kutlamalarda ise, Garnizon Komutanlığı’nca yürütülür.

5. Mahallî Kurtuluş Günleri, Atatürk Günleri, Tarihî Günler ve Törenler a. Mahallî Kurtuluş Günleri: Atatürk anıt veya büstlerine çelenk koyma ve göndere bayrak çekme Mahallî en büyük mülkî idare amiri, makamında garnizon komutanı veya temsilcisi ve belediye başkanı ile birlikte tebrikleri kabulü Belediye başkanı, il genel meclisi ve belediye encümen üyeleriyle beraber, garnizon komutanının şahsında TSK’ya ziyarette bulunulması Halkın kutlanması Günün anlam ve önemi hakkında konuşma Tören geçişi

5. Mahallî Kurtuluş Günleri, Atatürk Günleri, Tarihî Günler ve Törenler b. Atatürk Günleri ve Tarihî Günler: Atatürk’ün ziyaret ettiği yerlerde, ziyaret tarihinde, Atatürk anıtına veya büstüne çelenk konulur; İstiklal Marşıyla göndere bayrak çekilir ve hazırlanan mahalli program uygulanır. Ulusal tarihimizde de önemli yeri olan tarihi günlerin yıldönümlerinin kutlanmasında da , benzer program uygulanır bilimsel toplantı ve konferans vb. etkinlikler düzenlenir.

6. Anıtlara Çelenk Sunma Törenleri a. Çelenk Hazırlama ve Sunma: Çelenk sunma istemi kutlama komitesi başkanlığının kararıyla uygulanır. Çelengin toplanma yeri, yol boyu ve sunuş yerindeki duruşu, protokol düzenine göre kutlama komitesi başkanlığınca saptanır. Çelenkler resmi bayram ve anma gününün anlam ve önemini, ulusal onur ve estetiği yansıtmak koşuluyla kenar ölçüsü 1, 50 m’yi geçmemek şartıyla, kare, dikdörtgen, daire, oval, ay yıldız biçimlerinde hazırlanır. Çelengin yerden yüksekliği, ayaklar dâhil 2 m’yi geçemez. Çelenk üzerinde veya çevreleyecek şekilde, kırmızı-beyaz renkteki bantta yaptıranın ismi veya simgesi bulunur. Kutlama veya anma töreninin yapılacağı yerdeki kamu kuruşları, siyasi partiler ve tüzel kişiler, ancak bir çelenkle katılabilirler.

Mahallin en büyük mülkî amirine ait çelenk iki polis, TSK’ya ait çelenk iki er, kuruluşa ait çelenklerse iki görevli tarafından, komitenin saptadığı protokol düzenine göre üçlü-beşli gruplar halinde sıralanırlar. Çelenk taşıyıcıların hemen arkasında, en büyük mülki amir ve en büyük rütbeli komutandan başlanarak sıralanırlar. Bu sıralı topluluğa KORTEJ denir. Çelenk kıtası (taşıyıcıları) ve kortej, kutlama veya anma programında belirtilen saatte, önceden saptanan yolu izleyerek sunuş yerine hareket ederler. Olanak olduğunda, çelenk kıtasının önünde askeri veya mülki kuruluşlara ait bando, okul bandosu veya trampet takımı bulunur.

b. Çelenk sunma Çelenklerin sunuş yeri kutlama veya anmanın olduğu Atatürk anıtı veya büstüdür. Bunlar yoksa, şehir veya kasabanın kurtuluş günü adına dikilmiş anıtlar sunuş yeri olarak kabul edilir. Sunuş yerine en az 6 dakika önce varılır. Bando anıt çevresinde yer alır. Çelenk kıtası ve kortej anıtı karşıya alarak üçlü veya beşli gruplar halinde durur ve kortejdeki kurum temsilcileri kendi çelenkleri başına giderek, taşıyıcıların da yardımıyla bunları anıta bizzat koyarlar. Ancak, kortejde Cumhurbaşkanı, TBMM Başkanı, Başbakan , Anayasa Mahkemesi Başkanı, Genel Kurmay Başkanı, Ana Muhalefet Partisi Başkanı veya Bakan bulunması halinde, bu kişiler Mahalli Mülki Amirden önce yer alırlar; bunların çelenkleri de önde ve orta merkezde; sağında Valilik. Kaymakamlık solunda Garnizon Komutanlığının çelenkleri bulunur.

Mahallî mülkî amirliğin çelengi ortaya, TSK’ya ait çelenk sağına, belediye çelengi de soluna konulur. Diğer kurum ve kuruluşların çelenkleri de, bunların yanlarına yarım daire biçiminde dizilir. Akabinde saygı ve duruşu ve İstiklal Marşı ile devam edilir. Yönetmelik gereği, resmî bayram ve anma günlerinin haricinde, hiçbir şahıs veya kuruluş, anıtlara çelenk sunamaz.

B. KURUMSAL TÖRENLER VE TÖRENSEL ETKİNLİKLER Göreve başlama ve görev devir-teslim törenleri İmza törenleri Karşılama ve uğurlama törenleri Temel atma, açılış, anma, kutlama, ödül, diploma törenleri Dinî törenler Dinî bayram ve yeni yıl kutlamaları

1. Göreve Başlama ve Görev Devir-Teslim Törenleri Kamusal ve özel kurum ve kuruluşlarda yönetici olarak göreve başlamak resmî bir etkinliktir. Bu sebepten, göreve başlama ve görevden ayrılmalarda birtakım törensel kuralları mevcuttur.

a. Bakanların Görev Devir-Teslim Törenleri: Tören için önce bakandan randevu alınır. Görevdeki bakan, yeni bakanı makam aracıyla evinden aldırır. Yeni bakana, bakanlık müsteşarı eşlik eder. Önceki bakan, yeni bakanı kapı önünde karşılar ve sağına alır. Akabinde teşekkür ve tebrikler dile getirilir. Bu defa, yeni bakan, önceki bakanı sağına alarak uğurlar.

• Önceki ve eski bakanların ziyaretlerinde karşılama töreni yapılmaz. Fakat daima makam kapısında karşılanırlar. Kendilerine özel kalem müdür veya protokol müdürü eşlik eder. • Başbakanın, iktidarı devir-teslim töreni: Dışişleri Bakanlığı Protokol Genel Müdürü • Bakanların görev devir-teslim töreni: Bakanlık protokol müdürü (yoksa özel kalem müdürü) • Millî Savunma, Dışişleri ve İçişleri bakanlarının devir-teslimi, bakanlık protokolü mevzuatına göre düzenlenir.

b. Merkez Örgütlerinde Yöneticilerin Göreve Başlama ve Görev Devir-Teslim Törenleri: Yeni atanan bir yönetici, daima kendi amiri tarafından göreve başlatılır. Üste takdim eder, asta tanıtır. Göreve, amiri ziyaretle başlanır. Atanan şahıs müsteşarsa, bakanı ziyaret eder. Yeni atanan şahıs müsteşar yardımcısıysa, bakana müsteşar takdim eder.

b. Merkez Örgütlerinde Yöneticilerin Göreve Başlama ve Görev Devir-Teslim Törenleri: Yeni atanan şahıs genel müdürse, onu, müsteşar ve bakana takdim edecek kişi müsteşar yardımcısıdır. Yeni atanan şahıs daire başkanıysa, genel müdürü yardımcısı tarafından, genel müdüre takdim edilir. Yeni atanan bir yönetici (başkan veya genel müdür) ilk hafta, personeliyle toplantı yaparak amaç, ilke ve hedeflerini beyan eder.

c. İl ve İlçelerde Yöneticilerin Göreve Başlama ve Görevden Ayrılma Törenleri: Yeni görevine başlayan vali, en yüksek rütbeli komutan, belediye başkanı, rektör, adalet mensupları, bölge müdürleri gibi önemli yetkilere sahip kişilerce ilk bir hafta içinde ziyaret edilir. Vali, bu ziyaretlere aynı süre zarfında iade-i ziyarette bulunur. Yeni görevine başlayan kaymakam, garnizon komutanı, belediye başkanı, adalet mensupları, dekan-yüksekokul müdürü tarafından ilk bir hafta içinde ziyaret edilir. Kaymakam, bu ziyaretlere aynı süre zarfında iade-i ziyarette bulunur.

Eşitler arası ziyarette, önce gelen sonra geleni ziyaret eder: Bir ilde eşdüzey il kuruluş müdürü göreve başladığında, o ilde görev yapmakta olan kuruluş müdürleri ilk bir hafta içinde yeni göreve başlayan il kuruluş müdürünü tebrik ziyaretinde bulunurlar. Göreve başlayan kuruluş müdürü de kendisine ziyarete gelenlere aynı süre içinde iadeyi ziyarette bulunur.

Yeni görevine başlayan il/ilçe kuruluş müdürü (Ankara, İstanbul ve İzmir hariç) ilk hafta (7 gün içinde) ziyaret yapar. Buradaki sıralama şöyledir: Garnizon Komutanı Belediye Başkanı Cumhuriyet Başsavcısı Rektör, dekan veya yüksekokul müdür Vali yardımcısı ve bölge müdürü İdare şube başkanları

Yeni görevine başlayan il/ilçe kuruluş müdürünün bu nezaketine, bir hafta içinde iade-i ziyarette bulunulur. Ancak, protokolde üst olanların iade-i ziyarette bulunmaları gerekli değildir. Bir il ve ya ilçede göreve tayin edilen şahıs, atandığı yerdeki kurum veya birim amirine telefon edip kendisini tanıtır ve geleceği gün ile saati bildirir, emirleri olup olmadığını sorar. Özel bir kuruluşun bölge veya il müdürü, tayin edildiği yerdeki valiyi bir hafta içinde ziyaret eder.

2. Karşılama ve Uğurlama Törenleri a) Karşılama ve Uğurlamada Genel Protokol Kuralları Ankara’da veya diğer il ve ilçelerde karşılama töreni gelen en üst unvanlı kişi için yapılır. Heyetteki diğer yetkililer için karşılama ve uğurlama töreni yapılmaz. Örneğin, bir ile gelen bakan için tören yapılır. Yanında bulunan müsteşar veya genel müdür için ayrıca tören yapılmaz. Öte yandan, karşılama ve uğurlama törenleri gün doğumu ve gün batımı saatleri arasında yapılır. Karanlıkta ve yağışlı havalarda karşılama ve uğurlama törenleri yapılmaz.

Bir yönetici kendi üstlerini ve üst makamları ziyaret ettiği zaman törenle karşılanmaz ve uğurlanmaz. Karşılama ve uğurlama töreni ast yöneticiler tarafından yalnızca üst yöneticiler için yapılır. Bir yöneticinin merkezde veya taşrada, başka bir kuruluşun bağlı olduğu genel müdür, müsteşar ya da bakanın gelişi veya gidişi münasebetiyle yapılan karşılama ve uğurlama törenine katılması uygun değildir.

Bakanlar ve Kamu kuruluşlarının yöneticileri kuruma ilk gelişlerinde ve veda için son gelişlerinde Bakanlık ya da kurum yöneticilerince bina önünde kurumsal törenle karşılanır ve uğurlanırlar. Törenlerde ve resmikabuller de ev sahibi yöneticiden daha üst düzeyde bir görevli ya da emekli kişi törene ya da resmi kabule katıldığında, bu kişi kabul yapmaz. Kabulü daima davet sahibi olan kurum amiri yapar.

Davet edilen ve uçakla gelen bir konuğu havaalanında eşiti olan ve davet eden ev sahibi yönetici veya yardımcısı karşılar. Konuğa “HOŞGELDİNİZ” der. Uğurlamada ise “GÜLE” der Uçakla gelen devlet ve hükümet başkanı resmi konukların karşılanmalarında ve uğurlanmalarında yürüyüş güzergâhına kırmızı halı ( Türkiye’de turkuaz halı) serilir.

Yönetici, yabancı konuk ya da onur konuğu, eşli olarak geldiğinde, karşılayan ev sahibinin eşi de karşılama ve uğurlamada hazır bulunur ve konuğun eşine çiçek buketi sunar. Eş düzey konukları karşılama ve uğurlamada karşılıklılık esastır. Otomobil ile gelen üst düzey konukların karşılanma ve uğurlanmalarında, törende bulunan ev sahibi yöneticiler önde gelme sırasına göre otomobilin sağ tarafında sıralanırlar. En üst olan, karşılama da en başta, uğurlamada ise en sonda bulunur. Konuk eşli olarak geldiği takdirde, erkekler otomobilin sağ tarafında, hanım ya da hanımlar sol tarafında yer alırlar.

Uçak veya otomobille giden konuklar uğurlanmalarında siviller ve hanımlar ellerini sallarken, üniformalı askerler ve emniyet görevlileri selam duruşunda bulunur. Dinlenme, gezi, tatil, tedavi, spor vb. özel amaçla gelen bakanlara, üst yöneticilere ve yabancı konuklara, geliş ve gidişlerinde hiçbir şekilde karşılama ve uğurlama töreni yapılmaz. Ancak, bilgi verildiğinde veya istenildiğinde, bu kişiler saygı ve nezaket kurulları içinde karşılanır ve uğurlanırlar.

Her türlü resmi tören, karşılama ve uğurlamada konukları yanaklarından ve ellerinden öpmek uygun değildir. El sıkmak ve başla selamlamak yeterlidir. Yanaktan öpmek, önceden tanışılan ve samimi olunan kişiyi karşılama ve uğurlamada; el öpmek ise, sosyal yaşamda aile büyüklerini karşılama ve uğurlamada söz konusudur.

b) Devlet Büyüklerini Karşılama ve Uğurlama: Kuruma gelişleriyle onur veren devlet büyükleri (Cumhurbaşkanı, TBMM Başkanı, Başbakan, Genel Kurmay Başkanı, Kuvvet Komutanları, Yüksek Yargı Organları Başkanları, YÖK Başkanı) Kurum amiri tarafından kurum binası önünde otomobilden inişte karşılanır, otomobile binişte uğurlanırlar.

c) Yabancı Devlet ve Hükümet Adamlarını Karşılama ve Uğurlama: Yabancı devlet ve hükümet adamlarının ve üst düzey yöneticilerin resmi ziyaretlerinde veya ülkemizde düzenlenen çeşitli törenlerde karşılanması ve uğurlanması resmi tören şeklinde yapılır. Karşılama ve uğurlamada bulunacak kişiler ile tören yeri ve biçimi ziyaretin türüne ve kişinin unvanına göre belirlenir. Ancak, devlet ve hükümet başkanlarının resmi ziyaretlerinde devlet protokolü uygulanır ve her türlü işlemi Dışişleri Bakanlığı Protokol Genel Müdürlüğünce yerine getirilir. Resmi karşılamada top atışı yapılması, askeri tören birliği ve bando bulunması ve milli marş çalınması yalnızca devlet başkanlarını karşılama törenlerinde uygulanır.

d) Başbakan ve Bakanların Yurt Dışı Seyahatlerinde Uğurlama ve Karşılama: Başbakan ve Bakanların Yurt Dışı seyahatlerinde uğurlama ve karşılanmaları Başbakanlığın 2005/16 Sayılı genelgesiyle düzenlenmiştir. Buna göre; Başbakanın yurt dışı seyahatlerinde Ankara’dan uğurlanma ve karşılanmasında; Başbakan Vekili, Başbakanlık Müsteşarı, Vali, Garnizon Komutanı, Büyük Şehir Belediye Başkanı, Emniyet Müdürü ve Dışişleri Protokol Genel Müdürü

Yurt dışında yapılacak seyahatin diğer illerden gerçekleşmesi durumunda ise, uğurlanma ve karşılanmasında Vali, İl Jandarma Komutanı, Belediye Başkanı ve Emniyet Müdürü hazır bulunurlar. Bakanların yurtdışı seyahatlerinde uğurlanma ve karşılanmalarında Bakanlık Protokol veya Özel Kalem Müdürü ile, Havaalanı Mülki ve Emniyet Amirleri hazır bulunurlar.

e) Başbakan ve Bakanları Yurtiçi Seyahatlerinde(İllerde) Karşılama ve Uğurlama: Başbakan ve Bakanların Yurtiçi Seyahatlerinde karşılanma ve uğurlanmaları Başbakanlığın 2005/21 ve 2009/10 sayılı genelgeleri ile düzenlenmiştir. Bu genelgelere göre: Başbakan, kara yolu ile yapacağı yurtiçi seyahatlerinde il sınırında; Hava yolları ile yapacağı seyahatlerde havaalanında Vali, Belediye Başkanı, İl Jandarma Komutanı ve Emniyet Müdürü tarafından karşılanır. Ayrıca, ilde bulunan bakanlar, milletvekilleri ile valinin uygun göreceği kişiler ile karşılama ve uğurlamada bulunabilirler.

Bakanlar; kara yolu ile yapacakları seyahatlerde il merkezinde; Hava yolu ile yapacakları seyahatlerde Havaalanında; Ankara, İstanbul ve İzmir’de Havaalanı mülki ve emniyet amirleri tarafından, Diğer illerde vali, belediye başkanı, il jandarma komutanı, emniyet müdürü ve ilgili bakanlık il müdürleri tarafından karşılanır ve uğurlanırlar. Başbakan ve bakanları illerde karşılama ve uğurlamada bütün il müdürleri ile ildeki diğer bütün bürokratlar hazır bulunmazlar; karşılama ve uğurlama tören şeklinde yapılmaz.

f) Bakanları Kurumlarda Karşılama ve Uğurlama: Kamu kurum ve kuruluşlarına resmi olarak genel bakanların karşılanması ve uğurlanması yöneticiler için protokol görevidir. Bir kurumun bağlı, ilgili ya da ilişkili olduğu bakan, kuruma ilk gelişinde ve veda için son gelişinde; bunların dışında, resmi bir toplantı gereği kuruma geldiğinde ev sahibi kurum amiri tarafından bina önünde karşılanır ve uğurlanır. Ancak kurumun hiyerarşik üstü olmayan yalnızca protokolde üst olan diğer bakanlar kuruma haberli veya randevulu geldiklerinde, kurum binası önünde yöneticinin yardımcısı ve protokol müdürü ya da özel kalem müdürü tarafından karşılanır ve uğurlanırlar.

g) Diğer Kurumların Yöneticilerini Karşılama ve Uğurlama: Bir görev gereği haberli ya da randevulu olarak kuruma gelen eş düzey yöneticileri karşılama ve uğurlama konusunda karşılıklılık esastır. Ziyaret ilk kez gerçekleşiyorsa, bu durumda, resmi olarak gelen eş düzey yöneticiyi bina önünde 1. Yardımcının veya protokol ya da özel kalem müdürünün karşılaması ve uğurlaması, kurum amiri yöneticinin makamda iç kapı önünde karşılanması ve uğurlanması uygun olur. Özel olarak gelen üst ve eş düzey yöneticilerin saygı ve nezaket gereği özel kalem müdürü /yönetici asistanı tarafından karşılanması ve uğurlanması yeterlidir.

h) Kurum Amiri Yöneticileri Karşılama ve Uğurlama: Kamu kurum ve kuruluşlarının amiri olan yöneticiler yurtdışı ve yurtiçi seyahatlerinde Ankara’da ve diğer illerde kurum ve il yöneticileri tarafından protokol gereği karşılanır ve uğurlanırlar. Bu karşılama ve uğurlama aşağıdaki biçimde yerine getirilir.

1) Ankara’da Uğurlama ve Karşılama: Kurum amiri olan yöneticilerin Ankara’da uğurlanma ve karşılanma kuralları: Kurum amiri olan yöneticilerin yurtdışına çıkışında ve yurtdışından dönüşünde, havaalanına yapılan uğurlama ve karşılamada, gerektiğinde vekil bıraktığı yardımcısı varsa dış ilişkiler birim başkanı, protokol müdürü veya özel kalem müdürü hazır bulunurlar. Kurum amirinin yurtiçi gezilerinde, Ankara Havaalanında uğurlamada ve karşılamada yalnızca özel kalem müdürü hazır bulunur. Kurum amirinin kara yoluyla Ankara’dan ayrılışında ve Ankara’ya dönüşünde uğurlama ve karşılama kurum binası önünde vekili ve özel kalem müdürü tarafından yapılır.

2) İllerde Karşılama ve Uğurlama Kurum amiri olan yöneticilerin yurtiçi seyahatlerinde gittikleri illerde, kendilerine bağlı, bölge/il/ilçe müdürleri tarafından karşılanma ve uğurlanma biçimleri aşağıda belirtilmiştir. Bölge veya il müdürü, kurum amirinin ile geleceğini önceden valiye haber verir. Bu konuda valinin talimatını göre hareket edilir. Kurum amiri hava yolu ile İl’e geldiğinde kendisini havaalanında kurumun bölge ya da il müdürü ile 1. Yardımcısı karşılar. Hava yoluyla gelen kurum amiri, ilde bölge ya da il müdürünün resmi otomobiline biner ve arka sağ koltuğa oturur. Soluna da bölge ya da il müdürü oturur.

Kurum amiri eşli olarak gelirse, bölge ya da il müdürü de eşli olarak karşılar. Diğer görevliler karşılamada eşsiz bulunurlar. Kurum amiri İl’e kara yolu ile geldiğinde, bölge ya da il müdürü, kurum amirini bölge ya da il müdürlüğü binası önünde otomobilden inişte karşılar. İl müdürlüğü hükümet konağında ise, kurum amirini hükümet binası önünde ilgili vali yardımcısı ile birlikte karşılamak uygun olur.

Bir İl’e resmi olarak gelen kurum amiri, o ilin valisine nezaket ziyaretinde bulunur. Kurum amirinin valiyi nezaket ziyaretinde bölge/ il müdürü de hazır bulunur. Kurum amiri bir İl’e davetsiz ve habersiz olarak geldiğinde karşılanmaz ve bir program yapılmaz. Bu durumda amir ya denetim için ya da özel olarak gelmiştir. Denetim için geldiğinde emrine ve isteğine uyulur. Özel olarak geldiğinde, kurum amiri bilgi verdiği veya istediği takdirde özel olarak yardımcı olunur.

3. İmza Törenleri Kamu kurumları ve yabancı kuruluşlar arasında belirli konularda yapılan işbirliği sonunda anlaşma, sözleşme ya da protokol imzalanmakta ve imza törenleri düzenlenmektedir ( Yabancı ülke ve kuruluşlarla yapılan resmî anlaşma, sözleşme ve protokollerde uluslar arası diplomatik kurullara uygunluk yönünden Dışişleri Bakanlığı ile gerekli işbirliği yapılmalıdır. ). Kurumlar arasında yapılan anlaşma, sözleşme ve protokoller sonunda düzenlenen imza törenlerinde uygulanması gereken protokol kuralları aşağıda belirtilmiştir:

Anlaşma, sözleşme veya protokol konusu metin, önce ilgili kuruluşlar arasında oluşturulan uzman heyet tarafından mevzuat, kurumun temel ilke ve politikaları, üst yöneticilerin direktifleri doğrultusunda hazırlanır. Metin, orijinal nüsha olarak imzalayacak ülke ya da kurum sayısı kadar çoğaltılır. Yabancı bir ülke ya da kuruluş ile imzalanacak metinler, tarafların resmî dillerinde ve gerektiğinde hakem dil olarak uluslar arası üçüncü bir yabancı dilde olmak üzere hazırlanır.

Hazırlanan metinler, önce tarafların uzmanlarınca parafe edilir. Son sayfaya, metnin 4 satır altına, tarafların ülkeleri ya da kurumları adına yetkililerinin imza bloğu açılır. İmza bloğunda; varsa, kimin adına imzalanacağı (T. C. Hükümeti adına, Maliye Bakanı adına, Hazine Müsteşarı adına vb. ) yazılır. Sonra imzalayacak yetkililerin adı ve soyadları, altına da unvanları yazılır. Her ülkenin imza bloğu, kendi dilinde yazılan metinde önce ( solda) yer alır ve önce imza atar. Çok taraflı imzalar, alfabetik olarak soldan sağa doğru sıralanır.

İmzalayacak yetkililer konusunda düzey eşitliği esastır. Örneğin, genel müdürlük düzeyinde yapılan bir sözleşme ya da protokol de, genel müdür düzeyindeki yetkililer imzalarlar. Kurum olarak bir başkanlık ya da genel müdürlüğün, bir bakanlık ile yaptığı protokolde, kurum amiri genel müdürün düzeyi olarak, bakan adına müsteşar ya da müsteşar yardımcısı imzalar. Dış ülkeden bakan yardımcısının imzaladığı bir metni, Türkiye’de eşiti olan ilgili müsteşar imzalar. İmza yetkisinde unvan eşitliği değil, düzey eşitliği ve denklik esastır.

Hazırlanan ve parafe edilen orijinal metinler, üzerinde kurumların amblemlerinin bulunduğu lüks ciltli dosyalara konur. İmza töreni için, belirlenen gün ve saatte ev sahibi kurumu toplantı ya da konferans salonunda imza töreni düzenlenir. Törende, tarafların yöneticileri, yardımcıları, ilgili birim başkanları ve metni hazırlayan uzmanlar hazır bulunur. Devlet ve hükümet ile ilgili olarak ya da kamuoyunu ilgilendiren bir konuda yapılan imza törenine, hükümet yetkilileri ile basın-yayın organlarının temsilcileri de davet edilir.

İmza töreni ilke olarak dikdörtgen, U veya V masa düzeninde yapılır. Masanın başucu noktasında imzalayacak iki tarafa yetkilileri oturur. Konuk, ev sahibi yöneticinin sağında yer alır. Yöneticilerin arkasında, kendi asistanları ya da sekreterleri ayakta dururlar. Sağ tarafta konuk tarafta yetkilileri, sol tarafta ev sahibi taraf yetkilileri yer alırlar. Yabancı bir ülke ya da yabancı bir kuruluşla yapılan imza töreninde, imza atacak olan tarafların arkalarında direğe çekili ulusal bayrakları veya masanın üstünde tarafların önlerin de ayaklı küçük ulusal bayrakları konur. Konuk ülke bayrağı sağ tarafta yer alır.

Masanın ortasında aranjman bir çiçek; yetkililerin önlerine imza atmaları için koyu mavi mürekkepli ve kalın uçlu birer imza dolmakalemi ile birer kurutmaç konur. İmzadan önce ev sahibi yönetici ayağa kalkarak yapılan işbirliği ve anlaşma konusunda iyi dilek ve teşekkürlerini içiren bir konuşma yapar. Sonra, hazırlanmış olan metinin son sayfasında kendi imza bloğunu imzalar. İmza, metin ile isim arasındaki boşluğa ( isimlerin üstüne) satıra paralel şekilde atılır. İmza atılınca, asistan ya da sekreter kurutmaç ile imzaya basar. Konuk taraf da kendi önünde yer alan metni imzaladıktan sonra, imzalanan metinler dosya içinde taraflarca teati edilir. Önce ev sahibi imzaladığı metni dosyasıyla konuğa uzatır. Tarafların, imzadan sonra dolmakalemlerini birbirlerine takdim ve hediye etmeleri usuldendir.

Son olarak, konuk yetkili ayağa kalkar, iyi dileklerini ve teşekkürlerini sunan bir konuşma yapar. Bu konuşma sonunda imza töreni katılanların alkışlarıyla tamamlanır. İmza törenine onur konuğu olarak hükümet yetkilisi ilgili bakan katıldığında, imza metinde alt ortaya onursal olarak imza atar. İmza töreninde “ Günün Anısı ve Belgesi” olarak topluca fotoğraf çekilir. Tören sonunda ev sahibi tarafından kokteyl verilir.