SURAT Pengertian Sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan

SURAT

Pengertian Sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dan informasi dari satu pihak Informasi berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan atau laporan

Fungsi Sarana komunikasi tertulis, wakil atau duta penulis, pedoman pelaksanaan tugas, alat bukti/dokumen, alat pengingat

Kelebihan Bukti otentik karena jelas ada tangan dan cap perusahaan/instansi. Merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan terurai.

Tujuan Menyampaikan informasi kepada pihak lain Ingin mendapatkan balasan, reaksi atau tanggapan dari penerima surat Memperjelas informasi

Bentuk-Bentuk resmi Indonesia (official style) Bentuk Lurus (block style) Bentuk bertakuk (intended style)

official style 1. Kop Surat 2. Tanggal dibuatnya surat 3. Nomor Surat 4. Lampiran 5. Hal 6. Surat yang di tujukan 7. Salam Pembukaan 8 a. Pendahuluan isi surat 8 b. Penjelasan isi surat 8 c. Penutup isi surat 9. Salam Penutup 10. Nama jabatan 11. Tanda Tangan 12. Nama yang mendatangani 13. Tembusan 14. Halaman lampiran surat/Inisial

block style 1. Kop Surat 2. Tanggal dibuatnya surat 3. Nomor Surat 4. Lampiran 5. Hal 6. Surat yang di tujukan 7. Salam Pembukaan 8 a. Pendahuluan isi surat 8 b. Penjelasan isi surat 8 c. Penutup isi surat 9. Salam Penutup 10. Nama jabatan 11. Tanda Tangan 12. Nama yang mendatangani 13. Tembusan 14. Halaman lampiran surat/Inisial

intended style 1. Kop Surat 2. Tanggal dibuatnya surat 3. Nomor Surat 4. Lampiran/Hal 5. Hal/Lampiran 7. Salam Pembukaan 8 a. Pendahuluan isi surat 8 b. Penjelasan isi surat 8 c. Penutup isi surat 9. Salam Penutup 10. Nama jabatan 11. Tanda Tangan 12. Nama yang mendatangani 13. Tembusan 14. Halaman lampiran surat/Inisial

Jenis –Jenis Surat Dinas: Berisi hal penting terkait administrasi kepemerintahan Surat Tugas: Berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kpd seseorang utk melaksanakan suatu kegiatan Surat Undangan: Berisi pemberitahuan utk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yg ditelah ditentukan

Surat Keterangan: Berisi keterangan mengenai suatu hal untuk meyakinkan pihak-pihak yang berkepentingan Surat Izin: Berisikan permohonan atau pemberian izin utk melaksanakan suatu kegiatan Surat Rekomendasi: Berisi pernyataan kebenaran tentang suatu hal yg disertai pertanggungjawaban atas rekomendasi tersebut.

Surat Edaran: Berisi penjelasan atau petunjuk tentang suatu peraturan/keputusan Surat Pengumuman: Berisi pemberitahuan ttg suatu hal yang bersifat umum untuk diketahui dan dilaksanakan Surat Kuasa: Berisi kewenangan penerima kuasa untuk melakukan kegiatan atas nama pemberi kuasa

Surat Pernyataan: Berisi pernyataan seseorang tentang kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawabannya Surat Pengantar: Berisi penjelasan tentang surat, dokumen, barang atau bahan lain yg dikirimkan Surat Keputusan: Berisi suatu hal (pengangkatan pegawai/kenaikan pangkat/jabatan/pensiun) yg ditetapkan oleh pejabat yg berwenang Surat Perjanjian/Kesepakatan Kerja Sama: Berisi perikatan antara dua belah pihak yang wajib menepati janji yg disepakati

Surat Berita Acara: Berisi laporan ttg suatu kegiatan/peristiwa/kejadian mengenai waktu, tempat, keterangan dan petunjuk lain sehubungan dengan kegiatan/peristiwa/kejadian tsb Nota Dinas: Berisi catatan pesan penting ttg pokok masalah kedinasan

Penulisan Laporan

Bentuk penyajian fakta ttg suatu keadaan atau kegiatan, pada dasarnya fakta yg disajikan itu berkenaan dg tgg jwb yg ditugaskan kepada si pelapor

Fungsi Bahan pertanggung jawaban Alat menyampaikan informasi Alat pengawasan Bahan penilaian Bahan pengambilan keputusan

Manfaat Dasar penentuan kebijakan Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan Sebagai sumber informasi

Ciri-Ciri Ringkas Mengemukakan hal pokok yg berhub. Dg tugasnya shg penerima akan mengetahui permasalahannya Lengkap, disertai kepustakaan atau data Logis. Ket. yg diberikan memp. Alasan-alasan yg masuk akal Sistematis. Disusun dalam satuan-satuan yg berurutan dan saling berhubungan

Jenis-Jenis 1. Laporan berdasarkan waktu Laporan berkala: laporan yg dibuat secara periodik dlm jangka waktu ttn Laporan insidental: laporan yg dibuat jika diperlukan 2. Laporan berdasarkan bentuk Berbentuk surat: Lap. Tertulis dlm bnt surat isinya 1 – 4 hlm. Berbentuk naskah: Lap. Yg disampaikan dlm bnt naskah baik panjang maupun pendek Berbentuk memo: Lap. Yg ditulis mengg. memo, isinya pendek utk keperluan internal

3. Laporan berdasarkan penyampaian Laporan Lisan Laporan tertulis (surat, naskah, memo) Laporan visual (ppt) 4. Laporan berdasarkan sifat Laporan biasa: bersifat biasa dan tdk rahasia shg jika terbaca oleh org lain tdk berakibat negatif Laporan penting: bersifat penting dan rahasia, hanya org ttn yg boleh mengetahuinya.

Laporan bdrkan isinya a. Lap. Informatif b. Lap. Rekomendasi c. Lap. Analisa d. Lap. Kelayakan e. Lap. Pertanggung jawaban