BAB VI KOMUNIKASI TERTULIS Prinsip Komunikasi Tertulis 1

BAB VI. KOMUNIKASI TERTULIS

Prinsip Komunikasi Tertulis 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Completeness (lengkap) Conciseness (ringkas) Consideration (pertimbangan) Concretness (konkrit) Clarity (jelas) Courtesy (sopan) Correctness (benar)

Langkah-Langkah Perencanaan Penulisan 1. 2. 3. 4. 5. Menetapkan tujuan Menetapkan siapa pembacanya Menetapkan ide yang akan disampaikan Menggunakan fakta-fakta yang akurat Menyusun ide kedalam susunan yang terencana 6. Penulisan, mengecek dan memperbaiki

SURAT BISNIS SECARA GARIS BESAR DIBAGI 2 • PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST) • PERMINTAAN TIDAK LANGSUNG (NON DIRECT REQUEST)

PERMINTAAN LANGSUNG ----------------

BENTUK-BENTUK PERMINTAAN LANGSUNG • PERMINTAAN UNTUK PIHAK INTERNAL • PERMINTAAN UNTUK PIHAK EKSTERNAL – – PESANAN (ORDER) KLAIM (ADUAN) KREDIT UNDANGAN

MENYUSUN PERMINTAAN LANGSUNG • PENULISAN IDE UTAMA ATAU POKOK PIKIRAN • KETERANGAN – PEMBENARAN – PENJELASAN – RINCIAN • PENUTUP

PESANAN • PALING SERING DIBUAT PERUSAHAAN • PALING SEDERHANA SHG SERING DILUPAKAM ESENSINYA • FORMAT BISA BERMACAM-MACAM TERGANTUNG PIHAK PEMESAN DAN PENERIMA PESANAN

KLAIM (ADUAN) • KETIDAKPUASAN DAPAT BERKAITAN DENGAN ; – PENGEMBALIAN BARANG YG SUDAH DIBELI & MEMINTA UANGNYA KEMBALI – MEMINTA PENGIRIMAN BARANG BARU SESUAI DENGAN PESANAN – PENGURANGAN HARGA KARENA ADA PRODUK YANG RUSAK – PENGGANTIAN PRODUK YANG RUSAK – MENGADAKAN PERBAIKAN GRATIS – PEMBETULAN ATAS KESALAHAN PENAGIHAN – PEMBATALAN PESANAN

YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM SURAT ADUAN • MASALAH YANG DIHADAPI HARUS DIJELASKAN SECARA RINCI • PERLU MELAMPIRKAN INFORMASI PENDUKUNG • PERMINTAAN TINDAKAN KHUSUS • NADA SURAT TIDAK EMOSIONAL

UNDANGAN • HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN – NYATAKAN IDE POKOKNYA – BERIKAN SECARA LENGKAP DAN RINCI INFORMASI TENTANG KEGIATAN TERSEBUT

PERMINTAAN TIDAK LANGSUNG & PESAN PERSUATIF __________

PERMINTAAN TIDAK LANGSUNG & PESAN PERSUATIF • MENULISKAN PESAN GOOD WILL • PESAN BURUK • PESAN PERSUATIF

MENULISKAN PESAN GOOD WILL • • UCAPAN SELAMAT PENGHARGAAN UCAPAN DUKA CITA UCAPAN SALAM

PESAN BURUK

PENDEKATAN DALAM PENULISAN BERITA BURUK

PENGEMBALIAN PESANAN/PENGGANTIAN PRODUK • TAHAPAN PENYUSUNANNYA: – NYATAKAN BERITA BURUK DI AWAL PESAN – BERIKAN ALASAN YANG MENDUKUNG – DIAKHIRI DENGAN PENUTUP YANG BERSAHABAT

INDIKATOR PESAN NEGATIF DG PENDEKATAN LANGSUNG • KEJADIANNYA – TERJADI DI LINGKUNGAN INTERNAL DAN BIASANYA BERSIFAT INFORMAL • KOMUNIKATOR – KOMUNIKATOR JUGA MENGALAMI PESAN BURUK TERSEBUT • PENERIMA PESAN – PENERIMA PESAN MEMPUNYAI HUBUNGAN POSITIF ATAU HUBUNGAN YG BAIK DENGAN KOMUNIKATOR • PESAN – PESAN RELATIF RINGAN DAN TIDAK MELIBATKAN MASALAH INDIVIDU

PESAN PERSUATIF • DISUSUN BERDASARKAN STRUKTUR AIDA : – ATTENTION ; UTK MENARIK PERHATIAN AUDIENCE – INTEREST ; MENYATAKAN IDE POKOK YG RELEVAN DG AUDIENCE, SHG MENARIK MINAT AUDIENCE – DESIRE ; MENDUKUNG AUDIENCE SHG MERASA MEMBUTUHKAN ATAU BERSEDIA MENGAMBIL TINDAKAN SEPERTI YG DIDINGINKAN KOMUNIKATOR – ACTION ; BERTUJUAN MENDESAK DAN MENJEMBATANI RESPON AUDIENCE

JENIS-JENIS PESAN PERSUATIF • UNTUK TINDAKAN • UNTUK KLAIM & PENYESUAIAN • DALAM PENJUALAN – MENJARING PELANGGAN / KONSUMEN BARU – MEMBANGKITKAN MINAT CALON KONSUMEN AGAR MEMBELI PRODUK YG DITAWARKAN – MENANAMKAN NAMA PERSH KE DLM INGATAN KONSUMEN – MENARIK CALON KONSUMEN UTK MENGUNJUNGI TEMPAT USAHA – MEMBANGKITKAN MINAT UTK MENCOBA /MENGGUNAKAN BRG/JASA YG DITAWARKAN PERUSAHAAN