SURAT Surat adalah satu sarana untuk menyampaikan pernyataaninformasi

SURAT Surat adalah satu sarana untuk menyampaikan pernyataan/informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi ini dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan lainnya.

Fungsi Surat 1. 2. 3. tanda bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian; alat pengingat/berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yang telah diarsipkan; dokumen historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau; 4. pedoman atau dasar bertindak, surat keputusan, perintah, pengangkatan, dan sebagainya; 5. sebagai utusan atau wakil penulis/instansi pengirimnya.

Kelebihan Surat 1. 2. 3. 4. 5. 6. Merekam informasi lebih rinci. Dapat dijadikan bukti hitam di atas putih. Praktis karena bisa menutup emosi. Efektif karena sesuai sumbernya. Relatif murah. Daya jangkauannya luas.

Kelemahan Penyusunan Surat 1. 2. 3. 4. 5. 6. Susunan surat ruwet. Kalimat tidak lengkap atau berbelit-belit. Penggunaan tanda baca yang tidak pada tempatnya. Penulisan kalimat tidak sesuai EYD. Pemakaian istilah asing yang tidak perlu/tidak tepat. Menciptakan istilah sendiri yang tidak lazim/tidak sesuai. 7. Tata bahasa tidak teratur. 8. Pengungkapan gagasan tidak logis. 9. Kurang sopan, terlalu banyak memuji, dan basa-basi. 10. Ketikan banyak yang salah.

Syarat-syarat surat yang baik A. Teknik penyusunanannya benar, yaitu: Tata letak Pengetikan Bentuk fisik B. Bahasa yang digunakan Baku, sesuai kaidah (struktur kalimat, EYD, kosa kata) Nada bahasa sopan dan simpatik Sederhana, hindari istilah asing / teknis yang rumit Tidak terlalu klise tetapi juga tidak sok akrab C. Isi surat Ringkas, jelas, eksplisit Data / informasi harus cermat dan lengkap

PEMBAGIAN SURAT Jenis-jenis surat dibagi menurut: 1. Kepentingan isi dan asal pengirimannya a. Surat pribadi: formal dan nonformal b. Surat dinas: surat keterangan, surat kelakuan baik, surat izin, dll. c. Surat niaga: surat perkenalan, surat permintaan, penawaran, surat klaim, dll. 2. Wujud dan fisik surat: surat bersampul, surat tanpa sampul, warkat pos, kartu pos, faksimili, email.

3. Cara pengirimannya: surat kilat khusus, surat kilat, pengiriman biasa, surat-surat elektronik. 4. Jaminan keamanan dan isinya: surat sangat rahasia, surat konfidensial (terbatas), surat biasa. 5. Jumlah sasaran yang hendak dicapai: surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman. 6. Tingkat penyelesaiannya: surat sangat penting, surat biasa.

Langkah Penyusunan Surat 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Membuat perencanaan dan persiapan yang baik. Menetapkan dan menguasai masalah yang diungkap. Pokok masalah disusun secara sistematis. Menyiapkan bahan data. Mengetahui siapa yang dituju. Menyadari dan menentukan posisi penulis. Menggunakan kelengkapan yang memadai; penggunaan bentuk dan jenis kertas yang dipakai, warna kertas, ukuran kertas (folio/kuarto), amplop surat, dan cara melipat surat. Meneliti kembali surat yang telah dikerjakan.

• Contoh Penggunaan Bahasa Baku No. Contoh CIRI 1. Tidak tercampur daerah/asing 2. Baku saya, mengapa, bertemu, bandara gua, kenapa, airport Pemakaian imbuhan secara Konsisten dan eksplisit bekerja, menulis, membalas kerja, tulis, baca 3. Struktur kaidah Direktur sedang Direktur ke luar bertugas ke luar negeri 4. Pola sapaan resmi Bapak, Ibu, Saudara/i Tuan, Nyonya Abang, kakak 5. Tidak terpengaruh bahasa pasar dengan, memberi, tidak mengapa sama, kasih, enggak 6. Tidak rancu berkali-kali, mengesampingkan berulang kali, mengenyampingkan 7. Tidak hiperkorek insaf, sah insyaf, syah kalimat bahasa Tidak Baku sesuai mengandung

BENTUK-BENTUK SURAT 1. Bentuk Lurus Penuh 2. Bentuk Lurus (Block Style)

Bagian-Bagian Surat (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8 a) (8 b) (8 c) (9) (10) (11) (12) (13) (14) : kepala surat : tanggal, bulan, tahun surat : nomor surat : lampiran : hal atau perihal : alamat yang dituju (alamat dalam) : salam pembuka : alinea pembuka : isi surat : alinea penutup : salam penutup : tanda tangan penanggung jawab surat : nama penanggung jawab surat : jabatan penanggung jawab surat : tembusan : inisial

(1) 1. Kepala Surat (Kop Surat) Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. 2. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas: 3. Nama kantor badan, organisasi atau instansi; 4. Alamat lengkap; 5. Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada) 6. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada) 7. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada) 8. Moto (bila ada) 9. E-mail, situs (bila ada) 10. Macam usaha

11. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada) 12. Nama bankir (untuk referensi) 13. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan. 14. Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan, tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri. Contoh Kepala Surat JL. H. Zainal Abidin Pagaralam No. 9 -11, Telp. (0721) 702022 BANDAR LAMPUNG www. teknokrat. ac. id

(2) Tanggal Surat Apabila sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap. Contoh: 28 Februari 2006 29 Juni 2007

(3) Nomor Surat 1. 2. 3. 4. 5. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu Contoh nomor surat 105/Dir – MS/VI/2007 Nomor urut surat keluar Direktur PT Mandiri Sejahtera Bulan Juni Tahun 2007

(4) Lampiran Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Misalnya, lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas. Untuk surat bisnis ada 2 cara: a. di bawah nomor b. atau di kiri bawah

Contoh A Nomor : 005/JA/IV/2007 Lampiran : Brosur Hal : Pengenalan Perawatan Kerontokan Rambut Contoh B Hormat kami, Rudi Kesuma, S. E. , M. M. Bag. Pembelian Lampiran : 1 Lembar Atau Satu Lembar

(5) Hal Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat. Penulisan perihal ada tiga cara yaitu: a. Sebelum penulisan alamat dalam b. Setelah penulisan alamat dalam c. Setelah salam pembuka

Contoh: A. Sebelum penulisan alamat dalam Nomor Lampiran Perihal : 005/UI/IV/2007 : 1 Brosur : Pengenalan Pelembab Wajah Yth. Para Karyawan/Karyawati PRIGEL Salon Jalan Kartini No. 99 Bandar Lampung

b. Setelah penulisan alamat dalam Nomor Lampiran : 005/JA/IV/2007 : Brosur Yth. Para Mahasiswa/Mahasiswi Perguruan Tinggi Teknokrat Jalan Kartini No. 9 -11 Bandar Lampung Hal : Pengenalan Perawatan Kerontokan Rambut

c. Setelah salam pembuka Nomor : 005/JA/IV/2007 Lampiran : Brosur Yth. Para Mahasiswa/Mahasiswi Perguruan Tinggi Teknokrat Jalan Kartini No. 9 -11 Bandar Lampung Dengan hormat, Hal : Pengenalan Perawatan Kerontokan Rambut

(6)Penulisan Alamat Surat 1. Alamat Perorangan Yth. Sdr. Hermawan Jalan Sriwijaya No. 54 Palembang 2. Alamat untuk Jabatan Kepada Direktur PT Sejahtera Jalan Pasirkoja No. 13 Bandung 3. Alamat untuk Pejabat Pemerintah Yth. Kepala Kantor Depnaker Jalan Sudirman No. 33 Jakarta

Penulisan Alamat Surat 1. Alamat Perorangan Yth. Sdr. Hermawan Jalan Sriwijaya No. 54 Palembang 2. Alamat untuk Jabatan Yth. Direktur PT Sejahtera Jalan Pasirkoja No. 13 Bandung 3. Alamat untuk Pejabat Pemerintah Yth. Kepala Kantor Depnaker Jalan Sudirman No. 33 Jakarta

4. Alamat untuk Instansi Perusahaan a. Kepada PT COCA COLA Jalan Matraman Raya No. 303 Lampung Selatan b. Kepada Departemen Keuangan RI c. q. Direktorat Jenderal Anggaran Jalan Tebet Utara No. 123 Jakarta Pusat 5. Alamat menggunakan u. p. Kepada Direksi Bank Indonesia u. p. Sdr. Rustam, S. E. Direktur Perkreditan Jalan Panglima Polem No. 54 Jakarta

6. Alamat untuk Iklan a. Kepada PO BOX 11003 Jakarta Utara b. Kepada Yth. Pemasang Iklan pada Harian Kompas Jalan Gajah Mada No. 12 Jakarta Selatan 7. Alamat untuk Staf Kedutaan Kepada Yang Mulia Bapak Muhammad Ibrahim Atase Kebudayaan Kedutaan Besar Malaysia Jalan Teuku Umar No. 133 Jakarta Pusat

(7) Salam Pembuka “Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata: Dengan hormat, Saudara ……. . yang terhormat, Bapak ……… yang terhormat, Salam hormat,

(8) Isi Surat (tubuh surat) a. Alinea Pembuka Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Dengan ini kami beritahukan bahwa …… Bersama ini kami lampirkan …. . Kami mengundang …. . Sesuai dengan pemberitahuan …. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa. . . Perkenankanlah kami melaporkan Menyambung surat kami tanggal … No. . # Perbedaan kata bersama ini. . . dan dengan ini. . .

Contoh alinea pembuka pada surat balasan : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. . Membahas surat Saudara tanggal. . . No. . Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal … No. . Memperhatikan surat Saudara tanggal. . . No. . Surat Saudara tanggal. . No. . . telah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu ……

b. Isi Surat Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan, diminta atau halhal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat, jelas, tepat dan hormat.

c. Alinea Penutup Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat dan harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai. Contoh: 1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. 2. Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus, terima kasih. 3. Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami ucapkan terima kasih. 4. Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara. 5. Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.

10/11. Tanda tangan dan Nama Terang Penanggung Jawab Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang adalah sah. Sebaliknya surat yangg ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku. Di bawah nama terang, untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. Gunanya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen. Contoh: Hormat kami, Rudi Kesuma, S. E. , M. M. Bag. Pembelian

(13) Tembusan (c. c. = carbon copy; ) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Contoh: Tembusan: 1. Gubernur Lampung 2. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung 3. Walikota Bandar Lampung Atau cc. : 1. 2.

(14) Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya, sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya. Hormat kami, Suteja, S. H. Direktur MS/TR

BENTUK-BENTUK SURAT 1. Bentuk Lurus Penuh 2. Bentuk Lurus (Block Style)

BENTUK-BENTUK SURAT 3. Bentuk Lekuk (Indented Style) 1 4. Bentuk Setengah Lurus

BENTUK-BENTUK SURAT 5. Bentuk Alenia Menggantung 6. Bentuk Sederhana

BENTUK-BENTUK SURAT 7. Bentuk Resmi Umum (new) 8. Bentuk Resmi (old)

TERIMA KASIH