PENULISAN PESAN BISNIS Kriteria Penulisan Bisnis yang Baik

PENULISAN PESAN BISNIS

Kriteria Penulisan Bisnis yang Baik : � Pesan bisnis diupayakan menarik � Pesan bisnis harus mudah dibaca, mudah dipahami, sehingga penyusun harus kreatif � Pesan bisnis harus mempunyai tujuan yang jelas dan fokus pada penerima pesan � Diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis

Proses Penyusunan Pesan Bisnis � Perencanaan � Penyusunan � Revisi Pesan

Perencanaan Pesan � Penentuan � Analisis tujuan audiens � Penentuan � Pemilihan ide pokok saluran dan media

Penentuan Tujuan Pesan Bisnis : � Pesan bisnis harus dpt menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. � Pesan bisnis hrs mampu menjaga & meningkatkan citra perusahaan. � Pesan bisnis hrs memiliki tujuan yg jelas & tidak bertentangan dgn tujuan perushaan (ciptakan good will)

Tujuan Umum Pesan (Komunikasi ) Bisnis : � Memberi informasi � Membujuk /persuasi � Melakukan kerjasama /kolaborasi

Analisis Audiens : � � Sasaran / target utama komunikasi adalah penerima / audiens (individu/organisasi) Audiens memiliki pamahaman yg berbeda-beda atas pesan yg mereka terima, shg perlu analisis thdp audiens Proses Analisis Audiens : � Mengembangkan profil audiens � Mengenali penerima primer � Jumlah dan komposisi audiens � Mengukur tingkat & pemahaman Audiens � Memperkirakan reaksi penerima

§ Mengembangkan Profile Audiens : � Audiens yg sudah dikenal tdk perlu dianalisa lagi, karena pada umumnya reaksi atas pesan yg dikirim kepada orang yg telah kita kenal, sudah bisa diperkirakan audiens baru/belum dikenal, petunjuk analisa : siapa pihak penerima pesan, pria/wanita, umur, tingkat pendidikan � Bila

§ Mengenali Penerima Primer : � Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, maka perlu dikenal orang-2 terpenting yang berpengaruh yang bertindak sebagai pengambil keputusan Jumlah dan Komposisi Audiens : � Pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang, cenderung lebih formal dalam gaya penulisan, format dan bahasa pesan bisnis

Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens : � Apabila penerima pesan memiliki latar belakang yang berbeda dengan komunikator , maka pengirim harus siap untuk memberikan penjelasan-2 tanpa rasa bosan agar tdk terjadi kekeliruan interpretasi Memperkirakan Reaksi Penerima : � Untuk menghindari kritik / perdebatan, maka pesan bisnis harus dilengkapi dengan argumen yang didukung dengan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi

Penentuan Ide Pokok Pesan bisnis terdiri dari : � Ide pokok (isi & tujuan topik) ; topik tidak sama dengan ide pokok , topik merupakan suatu subyek pesan yang luas Untuk penentuan ide pokok diperlukan pengalaman & kreatifitas � Ide penunjang

3 Teknik Penentuan Ide Pokok : � Brainstorming � Petunjuk atasan � Kebiasaan

Pemilihan Saluran Media � � Pilihan saluran dan media komunikasi sangat tergantung pada : sifat pesan, waktu, formalitas dan harapan penerima Saluran komunikasi terdiri atas (1) saluran komunikasi lisan dan (2) saluran komunikasi tertulis Masing-masing saluran komunikasi memiliki beberapa jenis media Media yg dimaksud di sini adalah alat a/ sarana yg digunakan u/ memindahkan pesan dari pengirim kpd penerima

Saluran komunikasi lisan dapat digunakan apabila : � Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima � Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti � Tidak memerlukan catatan permanen � Penerima dpt dikumpulkan dgn mudah & ekonomis � Interaksi langsung u/ pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

Saluran komunikasi tertulis dpt digunakan apabila : � Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima � Pesan terinci dan kompleks � Memerlukan catatan permanen � Penerima dalam jumlah banyak � Penerima sulit dijangkau krn tersebar secara geografis � Ingin meminimalkan peluang distorsi

Media pada saluran lisan : � Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi) � Telepon, voice mail � Radio, televisi � Teleconference � Video conference

Media pada saluran tertulis : � Surat, memo, laporan, proposal � E-mail � Telex � Faks � Pos biasa dan khusus

Sebab-sebab Pesan Bisnis Gagal : � Menyajikan informasi yang tidak diperlukan � Alasan yang dikemukakan tidak rasional � Pesan terlalu panjang & tidak menarik Untuk mencapai tujuan komunikasi bisnis, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional dan format menarik