Sistema de Informacin de Trmite Documentario SITRAM a

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Sistema de Información de Trámite Documentario (SITRAM) a. Objetivos : • El Sistema de

Sistema de Información de Trámite Documentario (SITRAM) a. Objetivos : • El Sistema de Información de Trámite Documentario, tiene como objetivo mejorar el sistema de trámite documentario en sus distintas etapas a través de procedimientos adecuados que permitan una atención efectiva a todos los usuarios.

b. Descripción : Este sistema permitirá registrar, foliar, clasificar, distribuir y hacer un seguimiento

b. Descripción : Este sistema permitirá registrar, foliar, clasificar, distribuir y hacer un seguimiento de los documentos, para lo que contará con los siguientes módulos: • Correo Electrónico: Este módulo permitirá una mayor comunicación entre los directores de la institución. Así mismo, se reducirá el número de documentos enviados a nivel interno. • Control Documentario: Este módulo permitirá realizar un seguimiento del estado de los documentos que ingresan a la institución, con el fin de optimizar los servicios brindados al cliente. • Este sistema será empleado por todas las direcciones y oficinas de la institución, con el fin de averiguar el estado de sus documentos.

¿Qué es la administración de documentos? • La administración de documentos controla el ciclo

¿Qué es la administración de documentos? • La administración de documentos controla el ciclo de vida de los documentos de la organización, es decir, cómo se crean, revisan, publican y usan, además de cómo se eliminan o conservan al final del ciclo. Aunque el término "administración" implica el control completo de la información, un sistema de administración de documentos eficaz debe reflejar la referencia cultural de la organización que vaya a usarlo. Las herramientas que se usen para la administración de documentos deben ser flexibles, permitiéndole controlar estrechamente los ciclos de vida de los documentos si ello se adapta a la referencia cultural y los objetivos de su empresa, pero al mismo tiempo deben permitirle implementar un sistema menos estructurado si es lo más conveniente.

 • Un sistema de administración de documentos bien diseñado favorece la búsqueda y

• Un sistema de administración de documentos bien diseñado favorece la búsqueda y el uso compartido de la información. Organiza el contenido de una forma lógica y facilita la estandarización de la creación y presentación de contenido en una empresa. Favorece la administración del conocimiento y la minería de información. Ayuda a la organización a satisfacer sus responsabilidades legales. Proporciona características en cada etapa del ciclo de vida de un documento, desde la creación de la plantilla hasta la creación, revisión, publicación, auditoría y finalmente la destrucción o el archivado del documento.

Elementos de un sistema de administración de documentos Una solución de administración de documentos

Elementos de un sistema de administración de documentos Una solución de administración de documentos eficaz especifica: • Qué tipos de documentos y otro contenido se pueden crear dentro de una organización. • Qué plantillas se van a usar para cada tipo de documento. • Qué metadatos se van a proporcionar para cada tipo de documento. • Dónde almacenar los documentos en cada etapa de sus ciclos de vida. • Cómo controlar el acceso a un documento en cada etapa de su ciclo de vida.

 • Cómo mover documentos dentro de la organización al mismo tiempo que los

• Cómo mover documentos dentro de la organización al mismo tiempo que los integrantes del equipo contribuyen a crear, revisar, aprobar, publicar y eliminar los documentos. • Qué directivas se han de aplicar a los documentos de modo que se auditen las acciones relacionadas con los documentos, se conserven o eliminen correctamente los documentos y se proteja el contenido importante para la organización. • Cómo se convierten los documentos cuando pasan de una fase a otra de sus ciclos de vida. • Cómo se tratan los documentos como registros corporativos, que se deben conservar de acuerdo con requisitos legales y las directrices corporativas.

Proceso de planeación El proceso de planeación de la administración de documentos consta de

Proceso de planeación El proceso de planeación de la administración de documentos consta de los siguientes pasos principales: • Identificar las funciones de administración de documentos Compruebe que sus planes incorporan los comentarios de las personas con un interés directo que son clave para la organización, que cuenta con el equipo correcto para implementar la solución y que sabe quién participará en los procesos de administración de documentos. • Analizar el uso de los documentos Después de identificar quién trabaja en los documentos, determine en qué tipos de documentos trabajan y cómo se usarán

 • Planear la organización de los documentos Puede organizar documentos en bibliotecas, sitios

• Planear la organización de los documentos Puede organizar documentos en bibliotecas, sitios de grupo y sitios de portal. • Planear cómo se desplaza el contenido entre las ubicaciones Puede que sea necesario mover o copiar un documento de una biblioteca de un sitio a otro en diferentes fases de su ciclo de vida.

 • Planear tipos de contenido Use tipos de contenido para organizar información acerca

• Planear tipos de contenido Use tipos de contenido para organizar información acerca de los tipos de documentos, tales como metadatos, plantillas de documento, directivas y procesos de flujo de trabajo. • Planear el control del contenido Puede planear el grado apropiado de control de cada tipo de contenido y ubicación de almacenamiento.

 • Planear los flujos de trabajo La planeación de los flujos de trabajo

• Planear los flujos de trabajo La planeación de los flujos de trabajo de su organización le permite controlar y realizar un seguimiento de cómo los documentos se mueven de un integrante del equipo a otro a medida que cada participante colabora en el ciclo de vida de un documento • Planear directivas Para cada tipo de contenido, planee directivas de administración de información para garantizar que los documentos se auditan, retienen, etiquetan y controlan correctamente conforme a los requisitos institucionales y legales de su organización.