Prosessien mallintaminen t Soft FM Ilmari Saastamoinen Joensuun

Prosessien mallintaminen t. Soft FM Ilmari Saastamoinen, Joensuun yliopisto http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 1

Esityksen tavoitteet n Päätavoitteena on perehtyä prosessien kuvaamiseen l l l n mitä kuvataan (prosessikuvauksen sisältö) miksi kuvataan (prosessien kuvaamisen tavoitteet) miten kuvataan (kaaviotekniikat+seinätekniikka) Lisäksi tavoitteena on tuoda esille erilaisia malleja, joita prosessin parantamisessa voidaan hyödyntää http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 2

Johdanto n Ohjelmistotuotantoa vaivaavat perusongelmat l l l n n ohjelmistojen huono laatutaso projektien aikataulujen venyminen alati kohoavat kustannukset Samanaikaisesti asiakkaat vaativat parempia ja halvempia ohjelmia yhä lyhyemmillä toimitusajoilla Ohjelmistojen monimutkaisuus kasvaa myös koko ajan http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 3

Johdanto n n Yksi ratkaisu ongelmaan on yritysten toimintaprosessien kehittäminen. Perusoletuksena on, että ohjelmiston kehitysprosessin parantaminen parantaa ohjelmistotuotteen laatua ja organisaation suorituskykyä Prosessiajattelulla on pitkät perinteet ja prosessijohtaminen liittyy kaikkien nykyaikaisten asiakaskeskeisten johtamisoppien (esim. TQM, ABM ja TBM) http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 toteuttamiseen siten, että konkreettisin 4

Mikä on prosessi? n n Prosessi voidaan määritellä joukoksi toisiinsa liittyviä toimintoja, jotka muuttavat syötteitä tuotoksiksi (ISO/IEC 15504 -9, 1998). Ohjelmistoprosessi (software process) on kokoelma toimintoja, menetelmiä, käytäntöjä ja transformaatioita, joita ihmiset käyttävät ohjelmistojen ja niihin liittyvien tuotteiden (projektisuunnitelmien, suunnitteludokumenttien, ohjelmalistauksen, testitapausten, käyttöohjeiden jne. ) kehittämisessä ja ylläpitämisessä. Tyypillisesti prosessi on jaettu useampaan vaiheeseen, jotka seuraavat toisiaan (Paulk et al. 1993) http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 5

Prosessin perusasiat Tuotanto- Materiaalit välineet Suoritteet Prosessi Informaatio Ohjeet Asiakas Toimittaja Syötteet Tiedot Taidot http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 6

Prosessi laatujärjestelmän osana Prosessi Vaatimukset Asiakas/ (Toimittaja) Vaatimukset Asiakas Tulos Syöte Palaute Mittaus-/ohjausjärjestelmä Palaute Prosessin rajaus http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ Lähde: Lecklin 2002 30. 11. 2020 7

Ohjelmiston elinkaariprosessit n n Organisaatio määrittää itse oman tapansa kehittää ohjelmistoja Organisaation ei kannata lähteä rakentamaan omaa toimintajärjestelmää tyhjästä, koska osa toiminnoista on yleisiä kaikille ohjelmistoprosesseille IEEE 1074 -1995 ja ISO/IEC 12207 määrittelevät joukon olennaisia toimintoja ohjelmiston kehittämiselle ja ylläpidolle Standardit eivät kuvaa tiettyä ohjelmiston http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 8 elinkaarta

Ohjelmiston elinkaarimallit n n n Ohjelmistolla on tietty elinkaari; ajanjakso alun määrittelyistä seuraavaan versioon tai palvelun lopettamiseen Ohjelmiston elinkaarimalleissa ohjelmiston kehitystyö tai koko elinkaari jaetaan vaiheisiin ja kuvataan periaatteet ja ohjeet, joiden mukaisesti nämä eri vaiheet tulee suorittaa Tunnettuja elinkaarimalleja ovat esimerkiksi ad hoc-, vesiputous-, iteratiivinen- ja http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 spiraalimalli 9

Ohjelmistoprosessin parantamismallit n n n Ohjelmistoprosessin parantamismallit luokittelevat hyvät ohjelmistojen kehittämiskäytännöt joukolle tasoja, jotka organisaation tai prosessin tulisi käydä läpi kehityspolullaan Tunnettuja parantamismalleja ovat esim. SPICE ja CMMI Vertailemalla malleissa esitettyjä käytäntöjä omiin prosesseihinsa organisaatio voi tunnistaa mitä parannuksia sen tulisi niihin http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 tehdä 10

Prosessien kehittämisen vaiheet Jatkuva kehittäminen Nykytilan kartoitus Prosessin analysointi http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ Prosessin parantaminen 30. 11. 2020 11

Prosessien mallintaminen n Yleensä mallinnetaan nykyistä toimintaa Jos nykyinen toiminta on todella heikkoa niin on turhaa alkaa mallintamaan nykytilaa, vanha malli jää vain turhaan yhä paremmin mieleen Siirry suoraan uuteen, haluttuun toimintatapaan ja mallinna se ja ota käyttöön. Vinkkejä parhaista käytännöistä saat esimerkiksi edellä mainituista prosessin parantamismalleista http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 12

Miksi prosesseja ryhdytään mallintamaan? Lähde: Qualitas Fennica Oy n Selvitä mitä tarkoitusta varten prosesseja ryhdytään mallintamaan u Yleiskuvausta organisaation toiminnastako varten? u Laatujärjestelmän kuvausta varten? u Prosessien nykytilan analysointiako ja kehitystarpeiden tunnistamistako varten? n Prosessin kuvauksen tarkkuus ja dokumentoinnin yksityiskohtaisuus riippuu kuvauksien käyttötarkoituksesta http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 13

Prosessin mallintamisen käyttötarkoitus n n Prosessien kuvaus ei ole itsessään tavoite vaan se on keino mallintaa organisaation toimintaa, jotta sitä voidaan ymmärtää, analysoida ja kehittää Prosessin mallintamisen tavoitteena on esimerkiksi: l l Prosessin havainnollistaminen ja koulutus Prosessin parantaminen Prosessimallien analysointi ja parantaminen Prosessin mittareiden tunnistaminen http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 14

Miten valita kuvattavat prosessit? n n n Valitse prosessit yrityksen strategioihin tai menestystekijöihin pohjautuen. Ne prosessit valitaan, jotka ovat tärkeitä strategioiden tai menestystekijöiden toteuttamisen kannalta. Keskustele tärkeimmistä prosesseista ja jos keskustelussa saavutetaan yhteisymmärrys, tehdään valinta sen perusteella. Sijoita prosessit valintamatriisiin. Ne prosessit valitaan joilla on suurin kehittämispotentiaali http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 15

Hyvän prosessikuvauksen vaatimukset (Laamanen 2001, 76) n n Prosessikaavioissa tulee kuvata toimintaa Hyvän kuvauksen tulee: l l l sisältää prosessin kannalta kriittiset asiat esittää asioiden välisiä riippuvuuksia auttaa ymmärtämään sekä kokonaisuutta että omaa roolia tavoitteiden saavuttamisessa edistää prosessissa toimivien ihmisten yhteistyötä antaa mahdollisuus toimia joustavasti tilanteen vaatimusten mukaan http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 16

Hyvän prosessikuvauksen tekniset vaatimukset (Laamanen 2001, 76) n Edellisten lisäksi kuvauksen teknisiä vaatimuksia ovat: l l lyhyt (noin 4 sivua A 4 tekstiä ja vuokaavio) sovitun rungon ja prosessikaavion mukainen tunnistetiedot (tekijä, päivämäärä, tunniste, hyväksyntä) termit ja käsitteet yhtenäisiä ja sovitun mukaisia ymmärrettävä, looginen, ei ristiriitoja http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 17

Roolit prosessin kuvaamisessa n n n Prosessinomistaja vastaa nimitystä prosessista ja sen suorituskyvystä kokonaisuutena. Hän on avainhenkilö prosessien kehittämisessä ja toimii prosessitiimin vetäjänä Sponsori on ylimmän johdon jäsen jolla on vastuullaan useita prosesseja, kun taas prosessinomistajalla on vastuu vain yhdestä Muutostiimi kuvaa prosessin nykytilanteen http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 18

Prosessikuvausten hierarkiatasot n n n Kuvaa prosessien muodostama kokonaisuus prosessikarttana, jossa eri prosessit kytketään toisiinsa karkealla tasolla. Laadi yksittäisistä prosesseista prosessin kulkukaavio, jossa näkyy mistä toiminnoista ja informaatiosta prosessin sisältö muodostuu ja miten eri osapuolet osallistuvat prosessiin Prosessin kulkukaaviosta laadi ensin karkea kaavio ja tarvittaessa sitä tukemaan http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 "räjäytyskuvia". Harkiten. 19

Prosessikuvausten hierarkitasot: IDEF 0 -standardi Lähde Qualitas-Fennica 2002, wwwhttp: //cgi. qualitas-fennica. fi/artikkelit/prosessimalliperusteita. html http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 20

Prosessikartta Hannus 1993, 43 n n n Liiketoiminnan ydinprosessien kuvaaminen suoritetaan yleensä karkeimmalla tasolla ns. prosessikartan avulla Prosessikartta kuvaa yrityksen ja sen sidosryhmien ydinfunktiot (perustoiminnot) ja niitä läpileikkaavat ydinprosessit yksinkertaisella havainnollisella graafisella kuvauksella Prosessikartta on tärkeä työväline toiminnan uudistamisessa. Monet lähtötilanteen 30. 11. 2020 ongelmathttp: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ liittyvät yleensä ydinfunktioiden 21

Organisaation prosessikartta Lähde: Qualitas-Fennica 2002 http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 22

Prosessin yleiskuvaus n n n n Soveltamisala Asiakkaat, heidän tarpeensa ja vaatimuksensa Tavoite Syötteet, tuotteet, palvelut Prosessikaavio Liittymät muihin prosesseihin Vastuut ja tarkennukset http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 23

Prosessien kuvaustekniikat n n n Vuokaavio Toimintokaavio Kalanruotokaavio http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 24

Kuvaustarkkuuden valinta n Yleisluontoinen kuvaus vs. liian tarkka u liian tarkka kuvaus on työlästä ja kokonaisuus hämärtyy u yleisluontoisessa kehittämismahdollisuuksien havaitseminen vaikeutuu n Ihmisen hahmotuskyky rajallinen u raja kulkee 15 -20 tehtävän (neliön) paikkeilla http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 25

Toimintokaavio: Tarjousprosessi Asiakas Tarjouspyyntö Tarkistusneuvottelu Myyjä Ratkaisun suunnittelu Suunnittelija Ratkaisun suunnittelu Tarkistusneuvottelu Tarj. jättö Tarjousteksti Palvelut Tuotemarkkinointi Hinnat ja ehdot Tekninen palvelu Toteutussuunnitelma Tarjousteksti Tekstinkäsittely http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 26

Toimintokaavion edut ja puutteet n n Sopii hyvin prosessien kehittämiseen Tuo hyvin esille nykyisen toimintatavan heikkoudet: l l l n työn jakautuminen liian monelle henkilölle syyt liian pitkiin läpimenoaikoihin epäselvyydet vastuiden määrittelyissä Huonot puolet l l kuvaamisen työläys varsinkin ensimmäistä prosessia kuvattaessa prosessin ohjeistaminen vaatii edelleen http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 lisämäärittelyiden tekemistä tehtävittäin (esim. 27

Vuokaavio Alku Tehtävä 1 Vaihtoehto 2 Vaihtoehto 1 PÄÄTÖS Tehtävä 2 Tehtävä 3 Tehtävä 4 Ei OK? Kyllä Tehtävä 5 Loppu http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 28

Vuokaavion edut ja puutteet n n n Sopii yksityiskohtaisiin työohjekuvauksiin Prosessin erityyppisiä työvaiheita havainnollistetaan symbolien avulla Voidaan tarkasti kuvata prosessin vaihtoehtoisia kulkuja ja haarautumia Ei havainnollista työvaiheiden kohdistumista prosessiin osallistuville resursseille Kuvaaminen voi olla teknisesti vaikeaa http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 29

Syy- ja seurausanalyysi Perussyy 2 Perussyy 1 ongelman syy, hiusruoto Perusongelma Perussyy 3 http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 30

Syy- seurausanalyysin edut ja puutteet n n Kalanruotokaaviota kannattaa käyttää kun halutaan nopeasti saada yleiskuva prosessista Sopii hyvin aivoriihityyppiseen ryhmätyöskentelyyn Ei ohjaa prosessin kehittämiseen siinä määrin kuin toimintokaavio Ei havainnollista turhaa työtä, läpimenoajan pituutta eikä epäselvyyksiä vastuun määrittelyissä http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 31

Prosessidokumentaation yhteenvetoesimerkki l prosessikartta, jossa esitetään kooste kaikista organisaation ydin- ja tukiprosesseista l ydin- ja tukiprosessien keskinäiset kytkennät, jossa esitetään makrotasolla kuinka kukin ydin- ja tukiprosessi liittyy toinen toisiinsa l yksittäisten prosessien yhteenvetotiedot l yksittäisten prosessien työnkulkukaavioihin liittyvät tekstitiedot l tekstitietoihin liittyvät työohjeet, viiteaineistot ja lomakkeet http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 32

Prosessien mallintamisohjelmia n n n n VISIO 5, kaavioiden mallintamisohjelma COSMO-0, IDEF 0 standardiin perustuva ohjelma Business Design Facility, IDEF 0 -pohjainen ABC Flowcharter 7, kaavion mallintamisohjelma Tem. PRO, mallintamisohjelma PROMODEL, mallintamisohjelma Smart. Draw, piirto-ohjelma http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 Power. Point 33

Mallintamisen työkalulle asetettavia vaatimuksia n n n n (Hannus 1993, 51) Helppokäyttöisyys Tieto- ja materiaalivirrat Hierarkkinen kuvaus Prosessilähtöisyys ja suoritusmittarit Mallintaminen Päätössolmut ja haaraumat Ylläpidettävyys Kytkentä tietojärjestelmien rakentamiseen http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 34

Seinätekniikka n lähde: Kari Saaren-Seppälä Kehittäjä Suomessa Kari Saaren-Seppälä l l l on käyttänyt suunnittelutyön apuna 1970 -luvun lopulta saakka varsinainen seinätekniikka syntyi 1981 aiheeseen liittyvät kirjat: u Seinätekniikka: Seinäkuvien käyttö suunnittelussa ja ryhmätyössä, 1987 u Seinätekniikka: Systeemin suunnittelun opas, 1983 n Seinätekniikasta on pidetty Suomessa satoja kursseja ja se on ollut käytössä 1980 luvulla lähes kaikissa suurimmissa yrityksissä. Se on http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 ollut suosittu erityisesti tietojärjestelmien 35

Seinätekniikka lyhyesti n n Seinätekniikassa tehdään seinille havainnollisia ja selkeitä kuvia, joita käytetään esim. prosessien kuvaamisessa Kuvauksen muuttaminen käy kätevästi liuskoja irrottamalla ja kiinnittämällä uusiin paikkoihin Seinätekniikan osuus päättyy, kun ryhmä on yhdessä ymmärtänyt ja hyväksynyt työn tulokset Tarvikkeet: tyhjä seinä, aluspaperia, eri http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 kokoisia ja värisiä paperi- ja pahviarkkeja, 36

Ryhmätyö seinätekniikassa n Mitä kannattaa tehdä yksin? l l n Mitä kannattaa tehdä suurryhmässä (yli 6 henkilöä)? l n henkilö kirjaa yksin kuvien osiin liittyviä tärkeitä tosiasioita tämän jälkeen yksilöiden ideat kootaan yhteen ryhmäkäsittelyyn suurryhmä muodostaa yhteisen näkemyksen käsiteltävästä asiasta ja hyväksyy kuvat Mitä kannattaa tehdä pienryhmässä? l http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 pienryhmä muuttaa kuvia, lisää osia, järjestää, 37

Seinätekniikan värisuositukset n vaalean sininen l n on henkilö, henkilöryhmä tai organisaatio yksikkö, joka tekee oranssi l vaalean vihreä l n n on tehtävä, jonka joku tekee. Tehtävä voi olla laaja toiminto tai osa eli osatoiminto tai sen pienempiosa, rutiini jne. keltainen l n jos halutaan erottaa manuaaliosuus (lomakkeet yms) järjestelmän osuudesta voidaan siihen käyttää oranssia ja järjestelmän osuuteen keltaista vihreä l merkitään tavarat, tuotteet, raaka-aineet ja muut yritykset tarjoamat hyödykkeet on tietoa, lomake, tuloste, kortisto tai muu n punainen tietoväline, http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ tietokanta tai 30. 11. 2020 38

Seinätekniikan edut n Havainnollisuus l n Osallistuvuus l n koko ryhmä voi yhtä aikaa osallistua kuvaamiseen Muokattavuus l n kokonaiskuvan hahmottaminen, yhteinen näkemys, värien käyttö kuvausta on helppo muokata Avoimuus l seinäkuva on kaikille sama, ei salattua tietoa http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 39

Seinätekniikan aloittamisen esteitä n n Voi olla yritykselle uusi tekniikka, jolloin on tietty käyttöönottokynnys Voidaan leimata lapselliseksi askarteluksi Joskus ryhmän tehtyä kauniita kuvia, niitä ei haluta muuttaa vaan kuvia jäädään yhdessä ihailemaan On avoin tekniikka joka paljastaa epäkohtia. Tällöin se ei sovi vanhojen näkemysten tukemiseen http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 40

Seinätekniikka & PISKO n n Seinätekniikkaa on hyödynnetty mm. PISKO prosessien mallinnustekniikassa (Ahonen & al. 2002) Osanottajat: vetäjä, sihteeri ja yrityksen asiantuntijat (5 kpl) u sihteeri ja vetäjä valmistelevat session ja perehtyvät etukäteen yrityksen nykyisiin prosessien kuvauksiin u asiantuntijat kuvaavat vaiheelta nykyisen käytännön prosessin, joka usein eroaa virallisesta kuvauksesta. Jokaiselta asiantuntijalta vaaditaan mielipide u kun asiantuntijat ovat kuvattavasta asiasta http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 yhteisymmärryksessä, sihteeri kirjaa ja vetäjä liittää 41

Yhteenveto n n Prosessien kuvaus ei ole itsessään tavoite vaan se on keino mallintaa organisaation toimintaa, jotta sitä voidaan ymmärtää, analysoida ja kehittää Käytä kuvaamisessa tarkoituksenmukaisia työkaluja Hyödynnä prosessimalleja ja standardeja prosessin parantamistyössä Muista että prosessin parantaminen on jatkuvaa toimintaa http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ 30. 11. 2020 42

Lähdekirjallisuus n Ahonen, J. , Forsell, M. , Taskinen, S-K. (2002) A Modest but Practical Software Process Modeling Technique for Software Process Improvement and Practice, 7(1), 33 -44. n Acuna, S. , Ferre, X. (2000) Software Process Modelling. (1. 3. 2002). n Bill Curtis , Marc I. Kellner , Jim Over (1992). Software Process Modelling. Communications of the ACM September, Volume 35 Issue 9, 75 -90. n Gibson, R. (1998) Software Process Modeling: Theory, Result and Commentary. Proceedings of the Thirty-First Hawaii International Conference on System Sciences, IEEE Computer Society, Los Alamitos, CA, USA, 399 -408. n Gruhn, V. (2000) Software Process Landscaping. Software Process Improvement and Practice, 5(2 -3), 111 -120. n Hannus, J. (1993) Prosessijohtaminen: Ydinprosessien uudistaminen ja yrityksen suorituskyky. Gummerus Kirjapaino Oy, Jyväskylä. n Kan, S. (1995) Metrics and Models in Software Quality Engineering. Addison-Wesley Publishing Company, New York. n Kellner, R. , Hansen, G. (1988) Software Process Modeling. Technical Report CMU/SEI-88 -TR-9, Software Engineering Institute, Pittsburgh. n Kvist, H. , Arhomaa, S. , Järvelin, K. , Räikkönen, J. (1995) Asiakasprosessit: Miten parannat tulosta prosesseja kehittämällä? Kirjapaino Oy, Jyväskylä. n Laamanen, K. (2001) Johda liiketoimintaa prosessien verkkona. Laatukeskus, Otavan kirjapaino, Keuruu n Lecklin, O. (2002) Laatu yrityksen menestystekijänä. Gummerrus kirjapaino, Jyväskylä n Saaren-Seppälä, K. (1987) Seinätekniikka seinäkuvien käyttö suunnittelussa ja ryhmätyössä. Saaren-Seppälä, K. (1983) Seinätekniikka systeemin suunnittelun opas. Qualitas-Fennica (2002) www-sinu. http: //cgi. qualitas-fennica. fi/artikkelit/#prosessit n n http: //cs. joensuu. fi/pages/saja/t. Soft/ Gummerus 30. 11. 2020 43