Pieni suuri kaupunki Tiina Larsson Toimialajohtaja projektinjohtaja Minnamaria

Pieni suuri kaupunki. Tiina Larsson| Toimialajohtaja, projektinjohtaja Minnamaria Korhonen| Projektipäällikkö kerava. fi

Tiina Larsson, KM, e. MBA • Kasvatuksen ja opetuksen toimialajohtaja, Kerava ja • Tiedolla johtamisen projektijohtaja, Kerava • Opiskelija • Tietojohtaminen ja johtajuus kauppatieteen maisteriohjelma, Lappeenrannan tekninen yliopisto • Aiempia tehtäviä • • Opetuspäällikkö, Keravan kaupunki Sivistysjohtaja, Someron kaupunki Rehtori, Helsingin kaupunki Luokanopettaja, Helsinki, Lahti • Email: tiina. larsson@kerava. fi

Minnamaria Korhonen, KTM, CIA • Tiedolla johtamisen projektipäällikkö, Kerava • Sisäinen tarkastaja, Kerava ja Järvenpää • Aiempia tehtäviä • Sisäinen tarkastaja, Tilastokeskus • Suunnittelija, Tilastokeskus • Erikoistutkija, Länsi-Suomen Muotoilukeskus Muova • Email: minnamaria. korhonen@kerava. fi

Case Kerava • Johtamisjärjestelmän ideologia • Tiedolla johtaminen • Tuotteistaminen • KUTI-pilotti kerava. fi

Tiedolla johtamisen organisaatio Valtion kuntatietohanke Projektin omistaja Kirsi Rontu Projektin ohjausryhmä Toimittajaohjausryhmä Kaupungin johtoryhmä Pj. Tiina Larsson JHS-työryhmät Synergiaverkosto Projektin johtaja Tiina Larsson YTI-hanke Projektiryhmä, Kerava Tiina Larsson Sparrausryhmä, Kerava Kuti-pilotti Tiina Larsson Minnamaria Korhonen Kuti-projektiryhmä Minnamaria Korhonen Kunnan Taitoa Oy kerava. fi

Keravan kaupungin johtamisjärjestelmä • Tuotteistamisesta talousarvioon • Tiedolla johtamisella parempia palveluita kerava. fi

Palvelujen järjestäminen Kunnan tehtävänä on järjestää ja tuottaa palveluita kunnan asukkaille. • Tehdäänkö oikeita asioita? JA • Tehdäänkö asioita oikein? kerava. fi

Johtamisjärjestelmä PALVELUIDEN JÄRJESTÄMINEN Palvelu- ja asiakasmäärät Tuote A, B, C… Itse, osto, yhteistyö… Lait ja asetukset Väestö kasvu rakenne käyttäytyminen odotukset Markkinat • Mikä on palvelutarve? • Millä palveluilla ja tavoilla se tyydytetään? • Mikä on palvelukapasiteetti? Henkilöstö, tilat, laitteet… Kyvykkyydet / TTTV PJ TA talouskasvu tulot & ostovoima • Mikä TARVE ja kapasiteetti tulee olemaan? • Millä palveluilla ja tavoilla tarve tyydytetään tulevaisuudessa? Henkilöstösuunnitelma …XYZ TUOTE D TUOTE C TUOTE B TUOTE A määrä Q *yksikkökustannus € Palvelutarpeet Suhdanteet palveluntarjoajat prosessit, toimintatavat Henkilöstö, +2% Palvelut, +3% Materiaalit, +1% Vuokrat, +% Muut kulut, +% Teknologia Investointiohjelma Raami, € • verot & vos • lainanotto TALOUSARVIO • Talousarviosuunnitelma • Investointiosa KH: n kuukausiraportti KJ: n 4. vuosiseuranta KH/KV talousseuranta 5 krt/v. kerava. fi

PALVELUIDEN JÄRJESTÄMINEN Esimerkki: Varhaiskasvatus, päiväkotihoito TA Palvelutarpeet PJS • Mikä on palvelutarve? • Millä palveluilla ja tavoilla se tyydytetään? • Mikä on palvelukapasiteetti? • Mikä TARVE ja kapasiteetti tulee olemaan? • Millä palveluilla ja tavoilla tarve tyydytetään tulevaisuudessa? Kustannuskehitys päiväkotihoito, oma: Henkilöstö 1, 2% Palvelut -0, 1% Aineet, tarvikkeet +30, 4% Avustukset Vuokrat -9, 3% 6010 Päiväkotipalvelut, oma TA 2017 2 052 000 15 000 2 037 000 0 TP 2016 1 969 074 6000 1 963 074 0 Toimintakulut Henkilöstökulut Palvelujen ostot Aineet, tarvikkeet ja tavarat Avustukset Muut toimintakulut - 9 867 622 - 8 336 735 - 1 390 937 - 108 490 0 - 31 460 - 9 959 647 - 8 391 667 - 1 414 920 - 97 610 0 - - 55 450 Toimintakate - 7 815 622 - 7 990 573 Vyörytykset - 2 510 727 - 2 628 155 Toimintatuotot Myyntituotot Maksutuotot Muut toimintatuotot Yhteensä Hoitopäivät € / hoitopäivä - 10 326 349 - 10 618 728 198 050 - 52 191 520 - 55 PÄIVÄKOTIHOITOPALVELUT Päiväkotihoito, oma 8714 € / lapsi x 1185 lasta = 10, 3 M€ Henkilöstösuunnitelma VARHAISKASVATUS Nimike päiväkodinjohtaja suunnittelija perhetyöntekijä lastentarhaopettaja erityisopettaja lastenhoitaja päiväkotiapulainen ryhmäavustaja perhepäivähoitaja (+opph) Henkilöstömäärä lukuvuosi 2016 -2017 -2018 12 1 1 98 7 100 23 20 16 (+22) 11 2 1 98 7 100 23 20 10 (+25) Investointisuunnitelma Varhaiskasvatuksen palvelutarve 2011 -2023 Päiväkotihoito, yksityinen 6069 € / lapsi x 440 lasta = 2, 6 M€ Päiväkotihoito, ostopalvelu 10 348 € / lapsi x 85 lasta = 879 367 € PÄIVÄKOTIHOITOPALVELUT TA-RAAMI 13 875 893 € VARHAISKASVATUSPALVELUIDEN TALOUSARVIO kerava. fi

Tiedolla johtaminen • Kehittämishanke, jossa toteutetaan Keravan johtamisjärjestelmään tuotepohjainen suunnittelu- ja seurantaratkaisu. kerava. fi

Tiedolla johtaminen päätöksenteon tukena • Tiedolla johtaminen perustuu eri johtamistasojen talous- ja toimintaraporttien tuottamiseen. • Tiedolla johtamisella tarkoitetaan kerätyn tiedon analysointia, jatkojalostamista ja tietoon pohjautuvaa päätöksentekoa. • Ajantasaisen, luotettavan ja relevantin tiedon perusteella voidaan tehdä päätöksiä mm. • • • palveluiden järjestämistavasta (oma/osto/vuokraus/leasing jne. ), palvelun järjestämistavan kustannustasosta ja vaikutuksista (kustannusrakenne on läpinäkyvä), mitä vapaaehtoisia palveluita järjestetään, oman toiminnan kehittämiskohteista ja niiden prioriteeteista, resurssien kohdentamisesta ja virkojen täytöstä, talousarvion laadinnasta (volyymi x tuotehinta) • Tavoitteena on kustannustehokkaat ja vaikuttavat palvelut kuntalaisille. kerava. fi

Tuotteistaminen kerava. fi

Tuotteistuksen keskeistä problematiikkaa • Mitä tai ketä varten tuotteistusta tehdään? • johto, operatiivinen johto, työntekijät, poliitikot • Kenen näkökulmasta tuote määritellään? • Tuotteistetaanko sitä, mitä tehdään vai sitä, mitä asiakas saa? • Kaksi- vai kolmiportainen tuoterakenne? • Palveluryhmä, tuote • Mikä yksikkö tuotteelle tulisi valita? • esim. käyntien määrä vs. käynnin vaikuttavuus • yksittäinen asiakas vs. kollektiivinen asiakas • Miten tuottamistavat tai vertailtavuus tulisi huomioida tuotteissa? • oma, osto, vuokraus • vertailu muihin kuntiin, yksityiselle sektorille, Keravan sisällä • Toisiko työajanseuranta lisäarvoa tuotteistukseen? • esim. välittömän asiakastyön osuus, hallinnon osuus, vyörytettävyys kerava. fi

Tuotteistuksen periaatteet • Tuoterakenne yhtenäistetään ja dokumentoidaan kaupunkitasoiseksi tuoterekisteriksi sekä luodaan rekisterin ylläpitomalli. • Jokaisella tuotteella on nimi, perusyksikkö, perusyksikön kuvaus ja tuotenumero. • Tuotenumero otetaan käyttöön kirjanpidossa, jolloin kulu on mahdollista kohdistaa tuotteelle. • Perusyksikön kuvaus kertoo yksiselitteisesti sen, mistä suoritteesta tuotteen perusyksikkö muodostuu, esim. maauimalan aukiolotunti tai kaavoitettu kerrosneliömetri. • Kahden tyyppisiä tuotteita: kaupungin yhteisiä tuotteita ja toimialakohtaisia tuotteita. Toisen toimialan tuotteet voivat olla myös välituotteita tai tukituotteita toisen toimialan päätuotteille. kerava. fi

Tuoterekisteri Ls. P = Lakisääteinen pakollinen Lp. V = Lakiin perustuva vapaaehtoinen Hv = Harkinnanvarainen kerava. fi

Tuotteistaminen • Tuotteistaminen on palvelutoiminnan järjestämistä suoritteiksi (esim. työsuoritus) ja suoritteiden yhdistämistä asiakkaille luovutettaviksi palvelukokonaisuuksiksi eli tuotteiksi. • Tuotteistamiseen liittyvässä tuotemäärittelyssä tulisi pyrkiä mm. seuraaviin tavoitteisiin: 1. standardointitavoite 2. pätevyystavoite 3. luotettavuustavoite kerava. fi

Perusopetus – Oppilashuolto - tuotetaulukko kerava. fi

Projektissa tavoiteltavia muutoksia käytännön tasolla • Tuoterakenne yhtenäistetään ja dokumentoidaan kaupunkitasoiseksi tuoterekisteriksi. Tuotteille annetaan tuotenumerot. • Automatisoidaan nyt käsin tehtävä suoritetietojen poiminta operatiivisista järjestelmistä ja syöttötauluista (ts. tieto syötetään vain kerran). • Automatisoidaan tuotekohtainen laskenta, tuotetaan mm. tuotekohtaiset tuloslaskelmat ja yksikköhintalaskelmat. • Automatisoidaan tuotteen täydennykset ja vyörytykset (nyt muistiotositteella ”käsin”). • Mahdollisestaan yksikköhintoihin ja suoritemääriin perustuva budjetointi ja budjettiseuranta kerava. fi tuotetasolla.

Keravan KUTI-pilotti kerava. fi

Keravan ja VM: n KUTIpilotti • Tuotteistetaan Keravan kasvatuksen ja opetuksen palvelut. • Kohdistetaan Keravan kasvatuksen ja opetuksen tuotteet palveluluokituksen luokkiin. • Testataan palveluluokituksen jalkautusopasta. • Kuvataan kasvatuksen ja opetuksen toimialan tuotteiden kustannuslaskenta. • Laaditaan sanasto ja käsitemallit palveluluokituksesta sekä opetustiedotlomakkeesta (lomake 41) • Kuvataan ja testataan palveluluokituksen mukaista talousraportointia sekä mahdollisesti lomaketta 41. kerava. fi

Pilotin rajaukset • Keravan tuoteluokituksen ja JHS palveluluokituksen yhteensovittamisen ja kustannuslaskennan kuvauksen osalta pilotti rajataan Kasvatuksen ja opetuksen toimialan tuotteisiin (43 kpl). • Palveluluokituksen mukaisen talousraportoinnin kuvauksen ja testauksen osalta pilotti rajataan otokseen edellä mainituista tuotteista (12 kpl). Datan toimittamisen osalta pilotti rajataan tapahtuma-aineistoon 1 kk: n ajalta. • Pilotissa tuotetaan opetustiedot-lomakkeesta käsitemalli ja sanasto. Raportin kuvaus ja testausmahdollisuus arvioidaan projektin suunnitteluvaiheessa ja se riippuu taksonomiatyön valmistumisaikataulusta. kerava. fi

Kuntatason tuotehierarkia Kasvatus ja opetus Palveluryhmä Tuote Varhaiskasvatuspalvelut Yleisopetus Perusopetuspalvelut Ruotsinkielinen yleisopetus Lukiokoulutuspalvelut Erityisopetus Yleisopetus 1 -6 lk Ruotsinkielinen perusopetus 1 -6 lk Luokkamuotoinen erityisopetus Yleisopetus 7 -9 lk Ruotsinkielinen perusopetus 7 -9 lk Erityisopettajapalvelu Kasvun ja oppimisen tukipalvelut … … kerava. fi

Kolme tasoa: palveluryhmä, tuoteryhmä ja tuote • Tuotteet on ryhmitelty tuoteryhmiin, joilla on kolmenumeroinen tuoteryhmänumero. Tuoteryhmät muodostavat palveluryhmiä, joilla on kolmenumeroinen palveluryhmänumero. • Kullekin toimialalle avataan oma numerosarja, jonka numerointi noudattaa samaa logiikkaa kustannuspaikkanumeroinnin kanssa. • Esim. Kasvatus ja opetus (kustannuspaikkojen alkava numero 3 -) • tuotenumerosarja 3001 -3999 • tuoteryhmänumerosarja 301 -399 • palveluryhmänumerosarja 301 -399 kerava. fi

Tuoterekisteri Ls. P = Lakisääteinen pakollinen Lp. V = Lakiin perustuva vapaaehtoinen Hv = Harkinnanvarainen kerava. fi

Mittarit perusopetuksessa • € / oppilas • € / oppitunti • € / ryhmä • € / opettaja • Keskiarvo ryhmäkoko 1 -6 lk. • Keskiarvo ryhmäkoko 7 -9 lk. • Erityisoppilaiden osuus perusopetusoppilaista % kerava. fi

Sanastotyö kerava. fi

JHS palveluluokituksen tuotekohdentaminen Keravan tuote Esiopetus 4 h (oma) JHS Palveluluokka Esiopetus 4 h (yksityinen) Esiopetus vuorohoito 4 h Esiopetuksen ryhmämuotoinen erityisopetus (4 h) kerava. fi

Kustannuslaskennan vaiheet 1. Henkilön tietoihin viedään tuotenumero(t) ja %-jako eri tuotteiden välillä, jolloin henkilöstökustannukset kohdistuvat tuotteille. 2. Tuotenumero kirjataan suoraan tositteelle ostolaskujen sähköisessä kiertojärjestelmässä. Myös myyntilaskuista osa saa jo nyt automaattisesti tuotenumeron. 3. Tositetapahtumat, joilla ei ole tuotenumeroa rikastetaan kauden päättyessä kerran kuukaudessa tuotenumerolla annettujen kustannuspaikka + toiminto tai kustannuspaikka + tili -sääntöjen avulla. 4. Yleiskustannukset vyörytetään tuotteille annettujen sääntöjen kerava. fi perusteella kerran kuukaudessa.

K o h d e n t a m i n e n Keskushallinnon tukipalvelut Suoriteperusteinen laskutus Henkilöstömäärän suhde Tasajako Talousarvion suhde Kasvatuksen ja opetuksen toimialan hallinto Toteutuneiden kustannusten suhde Varhaiskasvatus Lukiokoulutus Perusopetus Päiväkodin hallinto Kasvun ja oppimisen tuki Koulun hallinto Toteutuneiden kustannusten suhde Tuote a Tuote b JHS palveluluokka Tuote c kerava. fi

Pilotin tuotokset • Keravan tuoteluokituksen kohdistus palveluluokitukselle. Käsitemalli ja sanasto. • Sanasto ja käsitemalli Opetustiedot-lomakkeesta. • Kustannuslaskennan kuvaus. • XBRL-muotoisen raportoinnin kuvaus ja mahdollisesti testaus. Koodisto, käsitemalli, sanasto, tietomalli ja sen kuvaus (dokumentti). • Kommentoitu jalkautusopas (tiivistelmä) • Käyttökokemukset palveluluokituksen soveltumisesta kuntaympäristöön sekä kokemukset kuntien tuotepohjaisen johdon raportoinnin johtamisesta viranomaisraportointiin. kerava. fi

Pilotin aikana esille tulleet haasteet • Vyörytykset tukipalveluilta palveluluokille ovat raportoinnin perustamisvaiheessa työläitä. • Palveluluokkien sisällön määrittelyn tulisi olla tarkempaa (esim. yleishallinto). • Tositeriveiltä puuttuu Y-tunnisteita, jotka täydennetään manuaalisesti. Myöhemmin ohjelmistotoimittaja tukenee raportoinnin muutosta niin, että tätä vaihetta ei tarvita. • Lomakkeen 41 muodostaminen automaattisesti ei kaikilta osin ole mahdollista (kysytty tieto on liian hienojakoista). kerava. fi

Pilotin aikataulu 2017 3 4 5 6 7 2018 8 9 10 11 12 1 2 Suunnittelu Toteutus vaihe 1 Toteutus vaihe 2 kerava. fi

Miten muutos kannattaisi toteuttaa? 1. Mieti, miten haluaisit kehittää ja johtaa omaa toimialaasi tiedolla johtamisen avulla. 2. Tunnista, miten paikalliset kehittämistarpeet voisi yhdistää Kuntatietohankkeen tavoitteisiin. 3. Organisoi kehittämishanke, jonka avulla valittujen muutosten läpivienti ja suunnittelu toteutetaan. 4. Luo tiedolla johtamisen toimintakulttuuri yhdessä työntekijöiden kanssa. 5. Vie tarvittavat muutokset päätöksentekoon. kerava. fi

kerava. fi

Kerava – Askeleen edellä muutosta. kerava. fi