NTE 11 LETMN ENGELLER r Gr Ahmet GN

ÜNİTE: 11 İLETİŞİMİN ENGELLERİ Öğr. Gör. Ahmet GÜN 1

Konu Başlıkları A. İLETİŞİMİN ENGELLERİ 1. İletişimi Engelleyen Kişisel Faktörler 2. İletişimin Psikolojik Engelleri 3. İletişimin Kanal Engelleri 4. İletişimin Teknik Engelleri 5. Fiziksel Uzaklık 6. Zaman Baskısı 7. Kesintiler 2

İletişim Engelleri İletişim ancak tam olarak kurulduğu zaman, beklenen etkiyi gösterebilir. Ancak bazı durumlarda iletişimde çeşitli engeller ortaya çıkar. İletişim sırasında yaşanan aksaklıklar genellikle, kaynağın alıcının ihtiyacını veya iletişimin ama cını tam olarak bilmemesinden, mesajını uygun olmayan araçlarla iletmesinden, mesajını uygun olmayan zaman ve mekânda iletmeye çalışmasından alıcının mesajı yanlış algılamasından veya duymasından kaynaklanabilir. İletişim engelleri, bir mesajın verilmesini ve alınmasını olumsuz yönde et kileyen tüm faktörlerdir. 3

İletişim Engelleri İletişim engelleri aşağıdaki faktörlerden kaynaklanır. Ø İnsanların, iletişime olan ihtiyaçlarının farkında olmamaları, Ø İnsanların iletişimin önemini yeterince kavrayamamaları, Ø İnsanların etkin iletişim yöntemlerini bilmemeleri, İnsanlar arasında etkin iletişimin en önemli engellerinden biri, mesajı an lamadan önce onu yargılama ve değerlendirmeye kalkmaktır. Bu durum çatış maya, zıtlaşmaya, anlaşmazlıklara, bazen de aşırı ve uyumculuğa neden olur. Gönderilen mesajı sürekli reddetmek ve ona olumsuz geri bildirimde bulunmak, bir iletişim engeli olduğu gibi, onu sürekli kabul etmek ve mesaja katkıda bu lunmamak da bir iletişim engelidir. 4

İletişim Engelleri Kişiler arasında iletişim sürecinin istenilen biçimde gerçekleşmesini engel leyenbiri sözcüklere boğulma (verbalizm) dır. Kaynak hedefle paylaşmak iste diğidüşünce, bilgi, haber, duygu ya da tutumu hedefin anlayacağı biçimde ilet mezsebu bir kişisel iletişim engeli oluşturur. Sürekli sözcüklerle, anlatılan bir konuyu dinleyenler zamanla izleyemeyecek duruma düşerler. Hedef iyice bilmediği bir takım yeni kavramlarla karşılaşacağından mesajları anlayamaz. Anlatılanların karıştırılması diğer bir kişisel iletişim engelidir. Kaynak, düşüncelerini aktarmada yalnızca sözlü, ya da yazılı sözcükleri kullanırsa, hedef an lamınıhiç ya da iyi bilmediği sözcükleri, önceden bildiği ya da onlara benzeyen sözcüklerle karıştırabilir. İletişimin bu yoldan engellenişi, diğer araçların desteği olmadan yalnızca sözlü iletişim kullanılması durumunda daha çok görülür. Mesajı algılayamama da diğer bir kişisel iletişim engelidir. Kaynak, sözlü anlatım sırasında hedefin algı hızını hesaba katmadan ve anlayıp anlamadığını gözlemeden, mesajlarını peşe iletirse, hedef daha ilk cümlenin anlamını, kavrayamadan, ikinci, üçüncü ve izleyen diğer cümlelerle karşıya kalır. Sonuçta ilk bir iki cümleden sonra, anlatılmak isteneni izleyemeyecek ve iletişim engellenecektir. 5

İletişim Engelleri İlgi duymama. Bir iletişim sürecinde alıcının ilgi duymaması, ya konuyu önceden bilmemesinden, ya da o zamana kadar hiç uğraşmamış olduğu ve zor sandığı yabancı bir konuyla karşılaşmasından doğabilir. Kaynağın anlattıkları hedefin bildiği, zor sandığı ya da hiç bilmediği konularsa ve yalnızca sözcüklerle, monoton bir biçimde anlatılıyorsa, hedef bilmediği konuyu dinlemek istemeyeceği gibi, bildiği bir konunun tekrarını da, dinlemek istemeyecektir. Dinle memek ise iletişimin en önemli engelidir. Fiziksel çevrenin verdiği rahatsızlıklar da iletişim sürecinin engelidir. İletişim ortamındaki aşırı sıcaklık veya soğukluk, havanın nemli olması, kötü ışık düzeni ve gürültülü çevre, iletişimi engelleyen fiziksel etmenlerden bazılarıdır. Diğer bir kişisel iletişim engeli de fizyolojik ve psikolojik rahatsızlıklardır. Hedefin fizyolojik veya psikolojik rahatsızlığı, çok üzüntülü veya çok sevinçli olması, süreci bütünlük içinde algılayamaması durumları da, iletişimin kişisel engelleridir. 6

1. İletişimi Engelleyen Kişisel Faktörler Kişiler aldıkları mesajları bilgilerine, inançlarına ve tutumlarına göre yorumlarlar. Yorumlarken de çoğu zaman olayları olduğu gibi değerlendirmez, olmasını istedikleri gibi değerlemek isterler. İnsanların mesajı olduğu gibi değil kabul ettikleri biçimde algılamalarının nedeni, kişisel özelliklerinin yanı sıra, seçici dikkatlerinin yoğunlaşmasıdır. Aynı olayı izleyen kişilerin, farklı değerleme yapmaları veya benzer mesajı alan alıcıların değişik davranış göstermele rinde seçici dikkatlerin değişik yönlerinin önemli bir payı vardır. İletişimin kişisel engelleri, gönderici ve alıcının mesajı kodlarken, gönde rirken veya kod açarken, gerekli dikkati göstermemelerinden kaynaklanan en gellerdir. Bunlar; alıcının mesajı yanlış anlama ve yanlış yorumlaması, belirli ön kabuller nedeniyle mesajı yanlış değerlendirme, konuşmacıya karşı ilgi ek sikliği ve göndericiye karşı gösterilen güvensizlik gibi engelleridir. 7

1. İletişimi Engelleyen Kişisel Faktörler İnsanların kişisel arzu ve istekleri, değer yargıları, kültür yapıları, bilgi dü zeyleri, içinde bulundukları duygusal ortam, alışkanlıkları, zevkleri ve tutkula rının birbirinden farklı olması durumunda, iletişimin bir çok kişisel engeli orta yaçıkar. Kişisel farklılıklar, kaynak açısından mesajı kodlarken, alıcı açısından da onu algılarken ve yorumlarken ortaya çıkar. Kişisel farklılıklar, kaynağın kullandığı sembolleri etkilerken, alıcının da mesaja göstereceği tepki psikolojik, duygusal ve kültürel yapısından kısaca kişiliğinden bağımsız olmayacaktır. İletişimin kişisel engellerinden en önemlilerinden biri, algılama farklılıkla rıdır. Algılama farklılığı, dışsal ve içsel olmak üzere iki faktörden kaynaklanır. Dışsal faktörler; düzlem farklılığı, yoğunluk, hareketlilik, tekrarlama, yenilik, benzerlik gibi faktörlerdir. İçsel faktörler ise; kişilik, ihtiyaçlar, amaçlar, moti vasyon, değerler ve tutumlar, geçmiş tecrübeler ve alışkanlıklar, algılama konu sundaki içsel unsurlardır. Alıcı, göndericinin ilettiği her mesajı tam olarak algılayamaz. Bu, mesaja gereği kadar önem ve değer vermemekten kaynaklanabilir. Bunun dışında, alı cının göndericiye olan güveni, inancı, tutumu da göndericiden gelecek mesajları farklı şekilde yorumlamasına neden olur. Bu nedenle, gönderici mesajını kod larkenbazı önemli hususları ses tonu ile mesaj yazılı ise, altını çizerek, bazı ifa deleritekrarlayarak yahut başka biçimlerde yeniden ifade ederek alıcıya gön dermeli ve onun dikkatini önemli semboller üzerinde yoğunlaştırmalıdır. 8

1. İletişimi Engelleyen Kişisel Faktörler a. Dil ve Anlatım Güçlükleri Dil, iletişimin temel unsurudur. Dil karmaşık biçimde kullanılırsa, iletişim engeline yol açar. Bu nedenle iletişimde basit, yalın ve açıklayıcı bir dil kullanılmalıdır. Konuşmacı mümkün olduğu kadar dinleyicinin diliyle konuşmalıdır. Dil ve anlatım bozukluklarından kaynaklanan iletişim problemi semantik bir problemdir. Bir mesajın iletilmesinde göndericinin seçtiği kelimeler ve genel anlamda kullandığı dil, iletişimin kalitesini belirler. Çünkü dil bir düşüncenin iletilmesinin veya bir görüntünün tasvirinin temel unsurudur. Anlamın bozulmasının veya yorumlanmasının temel aracıdır. Gönderici birkaç biçimde dili kullanarak anlaşılmazlığa neden olur. Kaynağın kelimeleri aşırı soyut anlamda kullanması anlaşılmazlığa neden olabilir veya gönderici mesajını aşırı genelleştirirse, bu da mesajın algılanmasını güçleştirir. Jargon veya argo kullanmak da mesajın anlaşılmasını zorlaştırır. 9

1. İletişimi Engelleyen Kişisel Faktörler a. Dil ve Anlatım Güçlükleri Dil ve anlatım güçlüklerinin ortadan kaldırılması için takip edilecek birkaç adım vardır. Bunları aşağıdaki gibi ifade edebiliriz: Ø Mecaz, istiare ve teşbih sanatlarına fazla yer verilmemelidir, Ø Kısa kelimeler, uzun kelimelere, kısa cümleler uzun cümlelere tercih edil melidir, Ø Cümlenin anlamına katkısı olmayan kelime, cümle içinde bulunmamalıdır, Ø Cümleler hedefe göre kurulmalı, jargondan uzak durulmalıdır, Ø Olumlu anlamları olan sözcükler seçilmelidir. 10

1. İletişimi Engelleyen Kişisel Faktörler b. Dinleme ve Algılama Yetersizliği İletişim, gönderici ve alıcı arasında mesaj alışverişidir; dolayısıyla iletişimin etkinliğini sadece gönderici belirlemez, aynı zamanda alıcının dinleme ve algılama ye teneği de belirler. Etkin bir dinleme, aktif dinleme olarak ifade edilir. Aktif dinlemede hedef, kelimelerin pasif bir alıcısı değildir; o aynı zamanda duyduklarım hissetmeye ve gerçekleri algılamaya, özel bir önem gösterir ve konuşmacının etkinliğinin artma sına yardımcı olur. Aktif dinleme, konuşmacı açısından alıcının söylenenleri kavra masınıgerektirir; aktif dinleme, aynı zamanda bir empatik dinleme biçimidir. İletişimin dinleme ve algılamadan kaynaklanan engelleri; atlama, savsama (omission), çarpıtma (distortion) ve aşırı anlam yükleme (overload)dir. Atlama, “mesajın bazı kısımlarını silmektir. ” Atlamada, alıcı mesajı bir bütün olarak kavrayamaz; sadece kavrayabildiklerini alır ve diğerlerini geçer. Çarpıtmada ise, alıcı mesajın anlamını değiştirmeye çalışır. 11

1. İletişimi Engelleyen Kişisel Faktörler c. Yetersiz Bilgi Yetersiz bilgi, iletişim sürecinde, kaynak ile hedef arasında engel oluşturur Gönderilen mesajı anlamayan biri, duruma göre ya anlamadığı yerleri aklından doldurur, ya da ilgisi dağılıp, başka şeyler düşünmeye başlar. Alıcının mesajı kavramak bakımından yeterli düzeyde bilgi sahibi olmaması durumunda, mesa jın bazı bölümlerini ya atlar, ya yok sayar, ya da çarpıtır. Bütün bunlar iletişim sürecinin önemli engelleridir. Bazen bilgi eksikliğinden dolayı verilen mesajı anlamayız ve anlamış gibi davranarak, bilgi eksikliğimizi gizlemeye çalışırız. Göndericinin mesajın içeriğini dolduracak kadar bilgili olmaması durumunda da, iletişim engeli ortaya çıkar. Bu du rumdamesaj doğru ve yeteri kadar kodlanamaz ve bir iletişim engeli ortaya çıkarır. Bilgi eksikliğinden dolayı, “ne dediğini anlamadım” demek güçtür. Bunu hem kendimize, hem de karşımızdakine bir hakaret sayarız. Bunu söylememek için mesajı anladığımızı göstermeye çalışırız. Yeterince kavranmayan bir mesajı anlamış gibi gözükmek bir çarpıtmadır. Bazen mesajı anlamadığımız halde, anla dığımızı sanmamız da mümkündür. 12

1. İletişimi Engelleyen Kişisel Faktörler d. Cinsiyet Farklılıkları Kadınlarla erkekler arasında ortak bazı beden dili özellikleri vardır. Bunun yanında cinsiyete göre, kültürden kültüre değişen farklı sözsüz iletişim yöntem leri de bulunmaktadır. Cinsiyet farklılıkları, özellikle geleneksel toplumlarda önemli bir iletişim engelidir. Kadınlarla erkekler arasında görüşme engelleri görüşmeler sırasında sosyal mesafe, cinsiyetten kaynaklanan iletişim engeller dir. İletişim sırasında farklı cinsiyette olmanın farkında olmak bile, bir iletişim engelidir. İletişimde beden dili iletişimi, statü ve güç, egemenlik veya teslimiyet durumu gibi faktörler, cinsiyete dayalı iletişim engeli ortaya çıkarır. İletişimde cinsiyet farklılığının bulunması, mesajın anlamında bozulmalara, kadın erkek arasında anlaşmazlıklara ve anlam sapmalarına neden olur. Erkekler ve kadınlar, çocukluklarından beri farklı eğitim alarak büyürler. Bu durum, yaşam ko nusundafarklı tutum ve bakış açıları, farklı iletişim biçimleri geliştirmelerine neden olur. Araştırmalar, kadınların ve erkeklerin iletişimde bazı farklılıklarının olduğunu göstermektedir. Kadınlar konuşmada samimi bir dil kullanma konusunda daha du yarlı iken, erkekler dilde statü ve bağımsızlık öğelerine daha fazla yer verirler. 13

1. İletişimi Engelleyen Kişisel Faktörler e. Kültürel Farklılıklar İnsanlar arasında anlamların aktarımı olan iletişim, insanların sahip olduk larıkültürel farklılıklar tarafından engellenir. Bir düşünce, kodlama sırasında semboller ve dil aracılığıyla yeniden yorumlanır. Kod çözme sırasında da mesaj tekrar yorumlanarak, yeni bir anlam kazanır. Bu anlamı, alıcı belli bir biçime göre kodlar; ancak iletişimde kullanılan semboller ve dil, bireyin kültürel yapı sına bağlı olarak farklılık gösterir. Farklı kültürlerden gelen gönderici ve alıcının ilettiği mesajı yorumlarken, çe şitlizorluklar yaşayabileceği gibi, onlara mesaj iletirken ve alırken, kültürel farklı lıklarnedeniyle iletişim sürecinde bozulmalar yaşanır. Kültürel farklılıklar özellikle beden dilinin kullanımında önemli farklılıklar gösterir. Beden dilinin kendisi evrenseldir; ancak beden dilinde kullanılan işaret ve semboller kültürden kültüre fark lılıkgösterir. Aynı hareket farklı kültürlerde farklı anlamlara gelir. Dolayısıyla fark lı kültürleri temsil eden insanların beden dilleri iletişim engeli olarak ortaya çıkar. 14

1. İletişimi Engelleyen Kişisel Faktörler f. Hatalı Tamamlama İki kişinin sürekli ilişki içinde olması, iletişimi olumsuz yönde etkileyebilir. Böyle bir olumsuzluğun nedeni, kişinin geri besleme sistemini hatalı kullanması ve aldığı mesajla bilgi birikimini yetersiz veya yanlış birleştirip, istenmeyen bir davranışta bulunmasıdır. İnsanlar, ilişkilerinin sıklığına bağlı olarak, sürekli ilişkide bulundukları kişiler için kalıp davranışlar düşünürler ve belirli tip mesajlar karşısında beklediği kalıp davranışların gerçekleşmesini beklerler. Aynı şekilde, belirli davranışlara bağlı olarak da özel mesajlar beklerler. Bu tür beklentiler çerçevesinde aldıkları veya gönderdikleri mesajlar için, özel beklentiler oluştururlar. Böyle bir durumun ortaya çıkması halinde, beklenen davranıştan sapma varsa ve bu sapma istenmeyen yönde ise, iletişimde gerekli etkinlik sağlanamaz; olumlu bir mesaj istenmeyen bir sonuç doğurur. Aynı şekilde beklenen bir mesajın gelmemesi davranışsal tatmine engel olabilir ve mesajın gönderilmemesi, istenmeyen bir durum oluşturur. 15

1. İletişimi Engelleyen Kişisel Faktörler g. Hale Etkisi Kalıplaştırma ve kaynağına göre mesajı değerlendirme eğilimi, belli bir noktaya takılıp anlayışlara ve kalıp anlamlara dönüşür. Aşırı sevginin veya nefretin insanı kör ve sağır etmesi gibi. Hale etkisinde kişiler çok çeşitlilik gösteren uyarıcıların yalnızca belli bir noktasından olaylara bakmayı ifade eder. Hale etkisi iki şekilde ortaya çıkabilir, ya bütüne bakarak ayrıntıyı görmeme ya da ayrıntıda var olan bir özelliğin bütünde de var olduğunu sanmadır. Bir tür kategorik düşünce ve toptancı mantığıdır. Örneğin güven duyulan bir kişi konuşurken, ya da hiç tanınmayan ancak inançlara ve değerlere uygun tarzda konusu kişinin, bütün söylediklerinin iyi ve doğru şeyler olarak algılanması, bunun tersi bir durumla karşıya kalındığında ise, ya konuşmaları duymazlıktı gelme, ya da önemli bir şey söylemediğini düşünme eğilimi, hale etkisidir. İletişimde esas olan ön yargılardan uzak iletişim kurmaktır. Önyargı ve gü vensizlik bir iletişim engeli iken tam güven ve teslimiyette bir iletişim engelidir İkisinde de hale etkisi vardır. İnsan karşısındakini her zaman uyanık bir bilinç temiz bir yürek, açık bir akılla dinlemelidir. 16

2. İletişimin Psikolojik Engelleri İnsanlar genellikle kendi inançları ile çatışan mesajları ya inkâr eder, ya da reddederler. Bazen inkâr etmediği mesajı önyargılarına uydurmak için şeklini değiştirir veya dönüştürler. Çoğu kez bilgiler alıcının bilgileriyle çatışır. İleti, alıcının inancına uygun değilse, alıcı onun geçerliliğini reddeder, dahası onu çarpıtır, unutmaya çalışır veya duyduğunu saptırır. İletişimin engeli olarak, sa dece alıcının kişisel tecrübesi değil; aynı zamanda göndericinin anlatım biçimi ve psikolojisi de, iletişim engeli olabilir. Kaynağın verdiği mesaj, alıcı tarafından alınmak istenmediğinde, ileti şim engellenir. Buna tıkanık iletişim denir. Tıkanık iletişimde mesajlar ge nellikle alıcısız kalır. Bu durumda, alıcı dinlediklerini anlamsız olarak de ğerlendirir. Alıcı fiziksel olarak var olmasına rağmen, psikolojik olarak ora dadeğildir. Eğer algılananlar kullanılmıyor ve geri bildirimde bulunulmuyorsa, böyle bir ortamda iletişim tıkanıktır. Geri bildirimi olmayan iletişim de bir tıkanık iletişimdir. 17

2. İletişimin Psikolojik Engelleri Etkin iletişimi engelleyen diğer bir insan ilişkileri faktörü de, kişilerin fark lı duygusal yapılarıdır. Özellikle iş ortamında astlar, rasyonel ölçülerin gerektir diğişekilde davranıyorlarmış gibi gözükseler de, bunlar arasında duygular, ba zenakıl ve mantıktan önce gelir. Eğer, bir yönetici duygusal bir kişiliğe sahip ise, astların onu üzme endişesi, normal boyutların ötesine geçecektir. Duygular, yalnızca mesajın aktarılmasını değil, dinlenmesini ve anlaşılmasını da etkiler. Duyguların iletilmesinde, kelime karmaşasından doğan bazı güçlükler söz konusudur. Bu nedenle, bir yönetici diğer kişilerin duygularını öğren mekistediği zaman, onların ne söylediklerinden çok, nasıl davrandıklarına dikkat etmelidir. Mesajda birincil faktörlerin yanında, ikincil faktörlerin de üzerinde durulmalıdır. İletişimde genel kanaat şudur: İnsanlar kendilerini ke limelerle pek iyi ifade edemezler. Kelimeler çoğu kez duyulanları, hissedi lenleri açıklamaya yetmez. Bu durumda insanlar, iletişimin ikincil unsurları nı harekete geçirerek, kendilerini açıklamaya çalışırlar. Eğer, sözlerle hare ketlerçelişiyorsa, bu durumda bedenin dili, sözcüklerin dilinden daha ger çekçidir. 18

3. İletişimin Kanal Engelleri İletişim kanallarından kaynaklanan engellerin bir kısmı, fiziksel ve teknolo jiknitelikte, bir kısmı, sosyo psikolojik niteliktedir. Fiziksel ve teknolojik nite likte olan iletişim kanallarından kaynaklanan engeller, mesajın mekanik olarak iletimine engel olur; yani mesaj ya hiç iletilemez, ya da mekanik bir gürültü olarak kalır. Bazı durumlarda iletişim kesilir ve mesaj tam olarak iletilemez. Fiziksel teknik nitelikteki iletişim engellerinin ortadan kaldırılması, sosyo psikolojik faktörlere göre daha kolaydır. Sosyo psikolojik engeller insan kadar karmaşık ve çözümü de o derece zordur. İletişim kanallarından kaynaklanan bir başka engel türü, örgütsel en gellerdir. Örgütsel hiyerarşinin kendisi bir iletişim engelidir. Örgütler or ganik yapılardan uzaklaşıp, mekanik ve merkezi yapılara dönüştükçe, iletişim kanalları uzar ve kanal engelleri ortaya çıkar. Merkezi ve mekanik ör gütyapılarında, çalışanların örgüt içinde iletişim kurmaları, formel ve hi yerarşik ilişkilere bağlı olduğu için, doğal iletişimde söz konusu olmayan bir çok engel türü ortaya çıkar. Bunlardan bazıları yapıcı, bazıları bozucu engellerdir. 19

3. İletişimin Kanal Engelleri Örgütlerde aralarında statü farkı bulunan bireylerin ilişkilerinin formel kanallara bağlı olması, iletişim akışını engeller. Yetki ve insiyatif sahibi kişilerin, örgütsel iletişimi resmi kanallara bağlaması, yönetimin çeşitli kademelerindeki kişiler arasında “sosyal mesafe” yi açar. Aralarında sosyal mesafe bulunan insanlar arasında doğal iletişim akışı engellenir. İletişimin engellerinden biri de insanların arasındaki mesafelerdir. Mesafe iletişimde kanal engeli oluşturur. İnsanlar karşılarındakilerle farklı mesafeler bırakmak sure tiyle, mesajlarını iletirler. Bu mesafeler bazen fazla olduğu zaman iletişin engeli oluşturur. Buna göre mesafeleri aşağıdaki gibi sınıflandırabiliriz: Mahrem mesafe. Kaynak ile hedef arasındaki mesafe 15 ila 45 cm. arasın dadır. Kişiler bu bölgeyi kendi özel bölgeleri olarak görürler. Kişiye duygusal olarak yakın olan kişilerin bu bölgeye girmesine izin verilir. Burada bir de sadece fiziksel temas sırasında girilebilen ve vücuttan uzaklığı 15 cm olan bir alt bölge vardır. Bu da yakın mahrem bölgedir. 20

3. İletişimin Kanal Engelleri Kişisel mesafe. Kişi iletişim kurduğu şahıslar arasındaki mesafenin 46 cm ila 1. 22 m. Arasında değiştiği mesafedir. Genellikle kokteyllerde, ofis partilerinde, sosyal etkinliklerde ve arkadaş toplantılarında bırakılan mesafedir. Resmi mesafe. Kişi iletişim kurduğu şahıslar arasındaki mesafenin 1. 22 ila 3. 6 metre arasında olduğu mesafedir. Genellikle yabancılarla kurulan mesafedir. Toplumsal mesafe. Toplumsal ilişkileri sürdürdüğümüz sırada bırakmamız gereken mesafedir. 3. 6 metrenin üzerindeki mesafedir. Örneğin kalabalık bir gruba hitap ettiğimizde durmayı tercih ettiğimiz rahat mesafe budur. 21

4. İletişimin Teknik Engelleri Bilgi teorisi veya diğer adıyla sibernetik, bilgi ve iletişim aktarımında teknik problemlerle ilgilenmektedir. Bu yeni bilim, bilgisayarların gelişmesi ile birlikte, gelişmiş ve teorisini matematiksel doğruluk üzerine kuran iletişim mühendisliğine temel oluşturmuştur. Sibernetik yaklaşımlara göre, iletişimin teknik problemleri; iletişim sürecinde şifreleme, filtreleme, mesajı iletme, kullanılan kanal, deşifre problemleri ve geri besleme gibi faktörler, iletişimin teknik problemleridir. İletişim kanallarının çoğu, çeşitli teknik kargaşa nedeniyle mesajın kay bolmasına, ertelenmesine veya yanlış anlaşılmasına neden olabilir. İletişimin teknik problemlerini, ifade etmek amacıyla termodinamikte, bir sistemde oluşan tesadüfilik ve kaos anlamına gelen “entropi” terimi kullanılmaktadır. Entropiye neden olan sorunların en önemlilerinden biri gürültüdür. Gürültü, mesajın ile tilmesinde ve algılanmasında belirsizliklere neden olur. 22

5. Fiziksel Uzaklık Yüz yüze görüşmenin yapılamadığı farklı mekânlarda bulunma durumu, iletişim engeli oluşturur. Telefonda görüşme sırasında, beden dilini iletememenin sıkıntısı yaşanır. Yüz kişilik bir gruba konferans, veriyorsak, ön sıralarla kurduğumuz dolaysız ilişkiyi, arka sıralarla kuramayız. Bu da fiziksel uzaklık tan kaynaklanan bir iletişim engelidir. Fiziksel uzaklık ve karmaşıklık örgütsel iletişime de engel oluşturur. Örgütler büyüyüp geliştikçe, faaliyet alanlarını genişlettikçe, iletişim kanalları uzamaya başlar. Günümüzde küresel işletmecilik faaliyetleri, örgütlerin iletişim altyapılarında önemli değişikliklere neden olmaktadır. Fiziksel uzaklıktan kaynaklanan ileti şimengellerini ortadan kaldırmak için, bilgi ve iletişim teknolojilerinden yarar lanılmaktadır. Bilgi ve iletişim teknolojileri sözlü, yazılı ve görüntülü mesaj iletme olanağıyla, fiziksel uzaklığın ortaya çıkardığı engelleri önemli ölçüde azaltmaktadır 23

6. Zaman Baskısı İletişim, hiçbir olumsuz çevresel faktörün bulunmadığı bir zaman kapsülü içinde meydana gelmez. Sosyal bir çevrede, insanlarla iletişim ve ilişki kurmaya çalıştığımız zaman, birçok engelle karşılaşırız. Ya biz iletişim kurmak için za man bulamayız, ya da karşımızdaki insanın bize ayıracağı zamanı yoktur. Her iki durumda da zamandan kaynaklanan bir iletişim engeli ile karşılaşırız. Bir mesajı gönderirken, alıcının zaman konusunda sıkıntısı olup olmadığını anlamaya çalışmak ve bu sıkıntıyı dikkate almak önemlidir. Zaman engelini aş manınbir yolu, iletişim süreci başlamadan önce bir zaman çerçevesi saptamaktır Örneğin bir görüşmeye başlarken, “bu görüşme için sadece yarım saatimiz var. İkimizin de zamanı bunu aşmaya yetmeyecek kadar kısıtlı, çalışmak iyi olacak” tarzındaki ifadeler, iletişimde zaman kullanımının sınırlılığım göstermektedir. Bir yerde zamanında bulunmak veya bulunmamak, kişiye verilen önemi gösterir. Bu durum, ilişkilerin biçimi ve düzeyi ile yakından ilgilidir. Resmi ilişkilerdeki gecikmenin kabul edilebilir sınırı ile arkadaş ilişkilerindeki sınır aynı değildir. Buna bağlı olarak, gecikme için özür dilemenin, açıklama yapma nın biçimi ve ölçüsü değişik olur. Resmi ilişkilerde, iletişimin zamanlamasına daha yüksek duyarlılık gösterilirken, özel ilişkilerde, özellikle samimi durum larda, iletişimin zamanlamasına çok fazla dikkat edilmez ve zaman baskısı göre li olarak daha az hissedilir. 24

7. Kesintiler İletişimi engelleyen kesintiler farklı şekillerde ortaya çıkar. Örneğin bir ra poruokurken, çalışma arkadaşlarınızdan biri içeri girer ve sizinle konuşmaya başlar. Dikkatinizi rapordaki mesajdan uzaklaştırıp, arkadaşınızın mesajına yö neltmenizgerekir. Rapordaki mesaj kesintiye uğramıştır. Bir satış elemanıyla konuşurken, sekreteriniz masasından kalkıp kısa bir süre için dışarı çıkar, o yokken telefon çalar; telefona cevap verseniz de vermeseniz de satış elemanıyla konuşmanız kesintiye uğramıştır. Yeni bir ürünü tanıtmak için konferans verirken, ön sıralarda oturanlardan biri, bir şey sormak için elini kaldırır. O kişiye söz verseniz de vermeseniz de kalkan el, sizinle konferansa katılanlar arasında bir engel oluşturmuştur. Hem sizin, hem de dinleyicinin dikkati oraya çekilmiştir. Özellikle çalışma hayatının günlük karmaşasından kaynaklanan kesintiler, o kadar alışılmış şeylerdir ki, ço ğunluklabunları engel görmeyiz; fakat bir mesajın vericisi ile alıcısı arasına gi renher şey, bir engeldir ve kesinti, mesajın bütünüyle alınmasını engellemese bile mutlaka onu çarpıtır. 25

7. Kesintiler İletişim engeliyle başa çıkmanın tek yolu, engelin varlığını kabul etmektir. Sanki engel yokmuş gibi davranmak, engeli ortadan kaldırmaz; sadece onun ömrünü uzatır. İletişimin kesintiden hemen önce gelen kısmını, her iki tarafın iyice anlaması gerekir. Engel ortadan kalktıktan sonra, son söylenen sözler tek rar edilmelidir. Karşı tarafın da bu sözleri anlayıp anlamadığı kontrol edilmeli dir. Arka arkaya ortaya çıkan kesilmeler yüzünden bütün önlemler boşa çıkıyor sa, görüşme, okuma ya da yazma, başka bir zamana ertelenmelidir. 26