NTE 4 MUHASEBE SREC r Gr Ahmet GN
ÜNİTE: 4 MUHASEBE SÜRECİ Öğr. Gör. Ahmet GÜN 1
Konu Başlıkları 1. 2. 3. 4. 5. Yardımcı Defter (Muavin Defter) Defterlerin Tasdiki Mizan Muhasebe Fişleri Ticari Belgeler 2
YARDIMCI DEFTER Büyük defterdeki bir ana hesabın ayrıntılarını göstermek amacıyla tutulan deftere “yardımcı (veya muavin) defter” ve bu defterlerde açılacak hesaplara da “yardımcı hesaplar” denir. İşletmelerde aynı türden muhasebe işlemleri aynı büyük defter hesabına yazılır. Bu nedenle aynı büyük defter hesabına çok sayıda kayıt yapılmak zorunluluğu ortaya çıkabilir. Büyük defter hesabını daha ayrıntılı bir şekilde görmek istersek yardımcı defterler kullanırız. Yardımcı defter kullanımı zorunlu değildir. İşletmeler isteklerine göre yardımcı defter kullanırlar. Alt hesap olarak ta bilinirler. 3
YARDIMCI DEFTER Yardımcı defterler de ana hesap büyük defterleri ile aynı özellikleri taşımaktadır. Yardımcı defter kayıtları da ana hesapların ki gibi yapılır. Yardımcı defterleri kullanmanın en önemli faydası ana hesaplarda göremeyeceğimiz ayrıntıları bize gösterir. Örneğin bankalar hesabını, hangi bankalarda hesabımız varsa o bankaların yardımcı hesabını açarız ve böylece hangi bankada ne kadar para olduğunu ayrı bir şekilde görebiliriz. 4
YARDIMCI DEFTER ÖRNEK 1: 100. M Merkez Kasa 100. A A Şube Kasası 100. B B Şube Kasası ÖRNEK 2: 100. 01 TL Kasası 100. 02 $ Kasası 100. 03 EURO Kasası 5
YARDIMCI DEFTER ÖRNEK 3: ÖRNEK 4: 101. 10 Cüzdandaki Çekler 101. 20 Tahsildeki Çekler 102. 01 A Bankası 102. 01 Ticari Mevduat 102. 01. 02 Vadeli Mevduat 102. 02 B Bankası 102. 01 Ticari Mevduat 6
DEFTERLERİ TASDİKİ 1. VUK’na göre Tasdik Edilecek Defterler: Vergi Usul Kanunumuzun ilgili maddesi çerçevesinde aşağıda yazılı defterlerin tasdik ettirilmesi zorunludur. -Yevmiye defteri - Envanter ve bilanço defteri - İşletme hesabı defteri - Serbest meslek kazanç defteri - Çiftçi İşletme Defteri - İmalat ve üretim defteri - Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri Defter-i kebir, yukarıdaki maddeler içinde yer almamıştır. O halde yasal olarak tasdike tabi değildir. Ancak unutulmamalıdır ki tasdike tabi olmayan bir defter usulüne göre tasdik ettirildiğinde daima sahibi lehine bir ispat aracıdır. 7
DEFTERLERİ TASDİKİ 2. TTK’ya göre Tasdik Edilecek Defterler: TTK’ nın 66. maddesinde ise tasdik edilmesi gereken ticari defterler şu şekilde sıralanmıştır. -Yevmiye Defteri -Defteri Kebir -Envanter Defteri -Pay Defteri -Yönetim Kurulu Karar Defteri -Genel Kurul Toplantı Defteri -Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu tarafından belirlenecek diğer defterler Sonuç olarak defter tutmak zorunda olan gerçek ve tüzel kişiler ticari defterlerini tasdik ettirirlerken hem VUK’a hem de TTK’nunda belirttiğimiz ilgili madde hükümlerini göz önünde bulundurmalıdırlar. 8
DEFTERLERİ TASDİKİ 3. Tasdik Zamanları: TTK’da tutulması gereken ticari defterlerin, kullanılmaya başlanmadan önce tasdik edilmesi gerektiği belirtilip, herhangi bir tasdik zamanı belirtilmemiştir. (Madde 69) VUK’da ise tutulması gereken ticari defterler ile ilgili olarak bazı tasdik zamanları belirlenmiştir. (Madde 221 -222) Buna göre: - Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda, (Hesap dönemi bir takvim yılı olanlar Aralık ayı içinde) - Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından belirlenenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda, 9
DEFTERLERİ TASDİKİ - Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler, işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde, - Tasdike tabi defterlerin dolması, dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce, - Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı içinde, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca belirlenenler bu dönemin ilk ayı içinde Ticari defterleri ile ilgili olarak tasdik işlemini yaptırmak zorundadırlar. Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler, aynı deftere ikinci bir tasdik işlemi yaptırdıklarından bu işlem ARA TASDİK ya da TASDİK YENİLEME olarak isimlendirilir. (VUK madde 222) 10
DEFTERLERİ TASDİKİ 4. Tasdik Yeri (VUK madde 223): Ticari defterler, iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgâhın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini yapanlar tarafından tasdik edilir. Defterler anonim ve limited şirketlerin kuruluş aşamasında, şirket merkezinin bulunduğu yer ticaret sicili memuru veya noter tarafından tasdik edilir. 11
DEFTERLERİ TASDİKİ 5. Tasdik Şekli (VUK madde 225): - Ciltli defterlerin tasdik sırasında sayfalarının sıra numarası ile kesintisiz devam ettiğine bakılarak her bir sayfa tasdik makamının resmi mührü ile mühürlenir. - Müteharrik yapraklı (Bilgisayarın yazıcısından alınan, kenarları delikli, birbirine ekli devamlı sayfalar) yevmiye defteri kullanmalarına Maliye Bakanlığınca izin verilenler bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda yaprağı yukarıdaki esaslara göre tasdik ettirirler. Tasdik ettirilmiş müteharrik sayfalar bittiği takdirde yeni sayfalar kullanılmadan önce tasdik ettirilmelidir. Bu yeni sayfalar tasdik makamı tarafından, eski sayfaları izleyecek şekilde numaralandırılır, ilave yaprakların sayısı, ilk tasdik şerhinin altına kaydedilip tasdik edilir. 12
DEFTERLERİ TASDİKİ 6. Defter Tasdiki Bilgi Formu: Tasdik edilen defter ile ilgili ayrıntılı açıklamayı kapsayan bir formdur. VUK’un 224. maddesi, defter tasdiki yapan makamın (noterlerin, anonim şirket ve limited şirketlerin kuruluş aşamasında Ticaret Sicil memurlarının) tasdik şerhini yani tasdikle ilgili ayrıntılı açıklamaları defterin birinci sayfasına yapmalarını ve bu açıklamalarının içeriğinin şu bilgilerden oluşmasını hüküm altına almıştır. Defter sahibinin - Gerçek kişilerde başta soyadı sonra öz adı (Müessesenin, varsa herkes tarafından bilinen unvanı da ayrıca ilave olunur) - Tüzel kişilerde unvanı - 2. İş adresi - İş veya meslekin nev'i - Defterin kaç sayfadan ibaret olduğu - Defterin kullanılacağı hesap dönemi - Defter sahibinin bağlı olduğu vergi dairesi - Tasdik tarihi - Tasdik numarası - Tasdiki yapan makamın resmi mühür ve imzası. 13
MİZAN 1. Mizanın Tanımı: Mizan, muhasebede kontrol aracı olarak kullanılan, hesapların belli tarihlerde tekrar incelendikten sonra, borç ve alacak toplamlarıyla bakiyelerinin bir tabloya toplu bir şekilde yazılmasıyla oluşan özet bir tablodur. Mizan, hesapların gerçek duruma uygun olup olmadığını, kurallarına göre çalıştırılıp çalıştırılmadığını da kontrol etmemizi sağlar. Mizan çeşitleri 3 türlüdür. Bunlar aylık mizan, genel geçici mizan ve kesin mizandır. 14
MİZAN a. Aylık Mizan: Yevmiye defteri kayıtlarını defterikebire geçirdikten sonra genellikle ay sonlarında kontrol amacı ile düzenlenen mizandır. b. Genel Geçici Mizan: 31 aralık tarihinde düzenlenen, aylık mizanlardan farklı olmamakla beraber bütün muhasebe dönemini kapsayan mizandır. Bu mizana aralık ayı mizanı da denir. c. Kesin Mizan: Dönem sonu işlemleri ile ilgili yevmiye ve defterikebir kayıtları yapılarak hesapların defterikebir bakiyeleri, envanter sonuçlarına göre düzeltildikten sonra yani dönem sonu ile ilgili kayıtlardan sonra düzenlenen mizandır. 15
MİZAN 2. Mizanın Şekli: İşletmeler yevmiye defteri kayıtlarını defteri kebire geçirdikten sonra genellikle ay sonlarında defteri kebir hesaplarının borç ve alacak tutarları ile borç ve alacak bakiyelerini bir cetvel halinde düzenlerler. İşletmeler hesapları görmek ve kontrol etmek istediklerinde mizan düzenleyebilirler. 16
MİZAN TUTAR Sıra No KALAN HESAP İSMİ BORÇ ALACAK TOPLAM BORÇ ALACAK 17
MİZAN 3. Mizanın Düzenlenmesi: Mizan düzenlerken defterikebire aktarılmış yevmiye defteri kayıtlarını kapsadığından Mizanın başına mizanın düzenleniş tarihi ve mizana dahil edilmiş en son yevmiye maddesi numarası kaydedilir. Yevmiye defteri borç ve alacak sütunları toplamı ile mizanın borç ve alacak tutarları toplamının birbirine eşit olması gerekmektedir. Borç ve alacak bakiyeleri kendi aralarında eşit olmalıdır. Yevmiye defteri toplamı ile mizan toplamının birbirine eşit olmaması durumunda, yevmiye kayıtlarından bazılarının defterikebire geçirilmemiş olması veya yanlış geçirilmiş olması veya defterikebirden mizana hatalı aktarılmış olması söz konusu olabilir. Mizanın borç ve alacak tutarlar sütunlarının birbirine eşit olmaması da, yevmiyede hatalı kaydın olduğunu, yevmiyedeki bir kaydın defterikebire geçirilmediğini veya defterikebirden mizana hatalı aktarıldığını ifade eder. Böylece mizanlar yevmiye kayıtlarının doğruluğunu kontrol ettiği gibi yevmiye defterinden defterikebire ve oradan mizana aktarmaların doğru yapılıp yapılmadığını da kontrol eder. Günümüzde bilgisayarların muhasebe işlemlerinde yoğun olarak kullanılmasıyla mizan düzenleme işlemi bir tuşa basmakla yapılabilir. Bilgisayar programları istenilen tarihte, istenilen tarih aralığında, kebir hesapları, alt hesaplar düzeyinde, bilanço sınıfları düzeyinde mizan çıkartabilmektedir. 18
MİZAN 4. Mizanın Yorumlanması: Düzenlenen mizanın önce toplamlar açısından eşitlikleri kontrol edilir. Buna göre mizanın tutar toplamları yevmiye ve kebir (büyük defter) toplamlarına eşit olmalıdır. Kalan toplamları da birbirine eşit olmalıdır. Alt hesapların toplamları ana hesap toplamlarına eşit olmalıdır. Kodu 1 ve 2 ile başlayan varlık hesapları ya borç bakiyesi vermeli veya bakiye vermemelidir. Kodu 1 ve 2 ile başlayıp da eksi işaretli olan hesaplar ise ya alacak bakiyesi vermeli veya bakiye vermemelidir. Kodu 3, 4 ve 5 ile başlayan kaynak hesapları ya alacak bakiyesi vermeli veya bakiye vermemelidir. Bu hesapların içinde de eksi işaretli olanlar borç bakiyesi verebilir veya bakiye vermez. Kodu 6 ile başlayan (-) işaretli hesaplar borç bakiyesi verir veya bakiye vermez. Kodu 6 ile başlayan işaretsiz hesaplar ya alacak bakiyesi verir veya bakiye vermez. Kodu 7 ile başlayan hesapların büyük bir kısmı borç bakiyesi verir veya bakiye vermez. 7'li hesaplardan yansıtma hesapları alacak bakiyesi verir veya bakiye vermez. 19
MİZAN ÖRNEK: Mizan düzenlenirken ilk önce büyük defter hesaplarının toplamları alınır. Toplamları alınan hesaplar mizanın tutar kısmına aktarılır. Hesapların borç toplamları borç sütununa, alacak toplamaları alacak sütununa aktarılır. Daha sonra bakiyeleri kalan kısmına yazılır. Hangi taraf daha fazla ise yani ne taraf bakiye veriyorsa kalan kısmında ilgili yere kaydedilir. 20
MİZAN TUTAR Sıra No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 KALAN HESAP İSMİ BORÇ ALACAK 100 Kasa Hesabı 102 Bankalar Hesabı 121 Alacak Senetleri Hesabı 153 Ticari Mallar Hesabı 252 Binalar Hesabı 255 Demirbaşlar Hesabı 320 Satıcılar Hesabı 321 Borç Senetleri Hesabı 400 Banka Kredileri Hesabı 421 Borç Senetleri Hesabı 500 Sermaye Hesabı 66. 000 57. 000 47. 000 135. 000 210. 000 85. 000 40. 000 30. 000 - 37. 000 10. 000 55. 000 115. 000 79. 000 108. 000 37. 000 229. 000 47. 000 135. 000 210. 000 30. 000 - 75. 000 79. 000 108. 000 7. 000 229. 000 TOPLAM 670. 000 498. 000 21
MUHASEBE FİŞLERİ 1. Muhasebe Fişleri: Muhasebe işlemlerinin yevmiye defterine yazılmadan önce kaydedildiği, yetkili kişiler tarafından imzalandığı ve yevmiye bilgilerini içeren fişe muhasebe fişi denir. Muhasebe işlemleri yevmiye defterine doğrudan kaydedilebileceği gibi muhasebe fişleri yardımı ile de kayıt yapılabilir. İşlemler önce belgelere dayanarak muhasebe fişine, buradan yevmiye defterine kayıt edilir. Muhasebe fişlerinin kullanımı zorunlu değildir ve standart bir şekli yoktur. Genellikle büyük işletmeler tarafından kullanılır. Muhasebe fişleri yapılan işlemin özelliğine göre düzenlendikten sonra 45 gün içinde bu fişlerden yararlanılarak yevmiye defterine kayıt yapılır. 22
MUHASEBE FİŞLERİ Muhasebe fişi kullanmanın faydaları: - Kayıtların kontrolünü sağlar, - Kayıtlarda düzen sağlar, - Yanlış kayıt yapmayı önler, - Aynı nitelikteki işlemleri toplu olarak kaydetmeyi sağlar. 23
MUHASEBE FİŞLERİ a. Kasa Tahsil Fişi: İşletmenin kasasına giren paraların nerelerden, hangi nedenlerle alındığını ve hangi hesaplara alacak kaydedileceğini gösteren fiştir. Tahsil fişi, kasaya para girişi olduğu zaman kullanılır. Yani tahsil fişi kasa hesabı borçlu durumda olacağı zaman kullanılır. Kısaca kasaya para giriyorsa tahsil fişi kesilir. Kasa tahsil fişinde borçlu hesap her zaman kasa hesabı olduğu için sadece alacaklı hesap yazılır. 24
MUHASEBE FİŞLERİ b. Kasa Tediye Fişi: İşletmenin kasasından çıkan paraların hangi nedenlerle ödendiğini ve hangi hesaplara borç kaydedileceğini gösteren fiştir. Tediye fişi, kasadan para çıkışı olduğu zaman kullanılır. Yani tediye fişi kasa hesabı alacaklı durumda olacağı zaman kullanılır. Kısaca kasadan para çıkıyorsa tediye fişi kesilir. Kasa tediye fişinde alacaklı hesap her zaman kasa hesabı olduğu için sadece borçlu hesap yazılır. 25
MUHASEBE FİŞLERİ c. Mahsup Fişi: Kasa hesabını ilgilendirmeyen başka bir ifade ile tamamı nakit olmayan işlemler için düzenlenen fiştir. Mahsup fişi, kasaya ne para giriyorsa, ne de para çıkıyorsa kullanılır. Mahsup fişinde borçlu ve alacaklı hesaplar için iki bölüm bulunmaktadır. Bu bölümlere borçlu ve alacaklı hesapların kodu, adı ve tutarları yazılır. 26
TİCARİ BELGELER Muhasebeden sağlanan bilgilerin güvenilir olabilmesi için işlemlerin belgelere bağlanması gerekir. İşlemlerin belgelere bağlanması, işlemin, konusunun, kimler arasında yapıldığının, tarihinin ve tutarının belirlenmesi demektir. İşletmelerin günlük işlemlerini belgelemek için kullanılan belgelere “ticari belgeler” veya “ispat edici belgeler” denir. 27
TİCARİ BELGELER Vergi Usul Kanundaki Belgeler (VUK) - Fatura - Perakende satış vesikaları - Gider Pusulası - Müstahsil makbuzu - Serbest meslek makbuzu - Ücret bordrosu - Taşıma irsaliyesi - Yolcu listeleri (taşıma işletmeleri için) - Günlük müşteri listeleri (otel işletmeleri için) - Yazışma belgeleri ve diğer belgeler. 28
TİCARİ BELGELER Türk Ticaret Kanundaki Belgeler (TTK) - Poliçe - Bono - Çek - Pay Senedi - Tahvil - Emtia senetleri - Nakliyat belgeleri Tutulması zorunlu defterlerde olduğu gibi; yukarıda sayılan belgeler de TTK göre 10 yıl, VUK göre 5 süreyle saklanması zorunludur. 29
- Slides: 29