Microsoft Office Access 2000 rlapkszts Ksztette Harcsa Edit

Microsoft Office Access 2000 Űrlapkészítés Készítette: Harcsa Edit Budapest, 2010. október 1

Tartalom Az űrlap fogalma Az űrlap megnyitása Az űrlap nézetei Az űrlapok felépítése Űrlapok létrehozása: Oszlopos, táblázatos és adatlap Autoűrlap készítése Kimutatás és kimutatásdiagram Autoűrlap készítése Űrlap készítése Varázslóval Űrlap készítése Tervező nézetben Rekordok kezelése űrlappal Űrlap formátumozása Kép beszúrása űrlapra 2

Az űrlap fogalma „adatbeviteli képernyőnek” is szokás nevezni ezek jelentik a kapcsolatot a felhasználó és az adatbázis között elsődleges szerepe, hogy kényelmes, gyors, esztétikus adatmegjelenítési és adatkarbantartási segédeszköz legyen: adatok megtekintése adatok módosítása új adatok felvitele – automatikus mentés! megjeleníthetünk többféle betűtípust, grafikát (kép, árnyék), ill. parancsgombokat adatforrása: tábla vagy lekérdezés lehet 3

Az űrlap megnyitása Az adatbázis űrlapjait az Adatbázis ablak Űrlapok objektumcsoportjában találjuk. Létező űrlap megnyitásához az Űrlap nevére kell duplán kattintani vagy űrlap nevének kijelölése után használjuk az Adatbázis ablak Megnyitás gombját. 4

Az űrlap megnyitása A megjelenő űrlapon megkezdhetjük az adatok bevitelét. 5

Az űrlap nézetei Az Accessben készített űrlapokat ötféle nézetben tekinthetjük meg, ezek között a Nézet menü megfelelő elemének választásával vagy az Űrlaptervező eszköztár Nézet legördülő listájának segítségével válthatunk. 6 (1: 41)

Az űrlap nézetei A Tervező nézetet az űrlapok elkészítésekor vagy módosításakor használjuk. Az űrlapelemek tulajdonságait, formátumait és elrendezését módosíthatjuk. 7

Az űrlap nézetei Az Adatlap nézetben az űrlapon található mezőket a táblák adatlap nézetéhez hasonló táblázatos formában jeleníthetjük meg. 8

Az űrlap nézetei A Kimutatás nézetben az űrlapon szereplő mezők tartalmát összegző a kereszttáblás lekérdezéshez hasonló táblázatot készíthetünk. 9

Az űrlap nézetei A Kimutatás-diagram nézetben az űrlapon szereplő mezők tartalmát összegző diagramot készíthetünk. 10 A Kimutatás és Kimutatás diagram nézetekben az összesítő táblázat, illetve diagram tartalmát a Fogd és vidd módszerrel kell kialakítanunk.

Az űrlapok felépítése Az űrlap öt, egymástól jól elhatárolható résszel rendelkezik. Ezeknek a részeknek a formátuma, mérete, tartalma egyenként szabályozható. 1. Az űrlapfej tartalmazza általában az űrlap címét, a használati utasításokat és az egyes műveletek végrehajtását segítő parancsgombokat. Nyomtatásban az első oldalon, a képernyőn minden oldal tetején megjelenik. 2. Az oldalfej (csak nyomtatásban) minden oldal tetején megjelenő, ismétlődő adatokat tartalmaz. Ide kerülhetnek az oszlopfejlécek és a rovatfejek is. 11

Az űrlapok felépítése 3. A törzs az űrlap fő része, itt jelennek meg a rekordok, általában beviteli mezőkből áll. 4. Az oldalláb minden oldal alján ismétlődő információk megjelenítésére szolgál, például az oldalszám, a dátum, kifejezések. Csak nyomtatásban jelenik meg. 5. Az űrlapláb az űrlapfejhez hasonló információkat jelenít meg, például a számított mezőket. Nyomtatásban az utolsó oldal alján, a képernyőn minden lapon megjelenik. 12

Űrlapok létrehozása – 1. AutoŰrlappal 1. Az AutoŰrlap segítségével, egyetlen tábla vagy lekérdezése alapján: Az AutoŰrlap az alapul szolgáló tábla, illetve lekérdezés valamennyi mezőjét és rekordját tartalmazza (a kapcsolódó táblák vagy lekérdezések valamennyi mezőjét és rekordját is tartalmazza). Az Adatbázis ablakban válasszuk az Űrlapok elemet az Objektumok listán, majd az eszköztáron kattintsunk az Új gombra: 13

Űrlapok létrehozása – 1. AutoŰrlappal Az Új űrlap párbeszédpanelen válasszuk a következő varázslók egyikét: AutoŰrlap: Oszlopos: Minden mező külön sorban jelenik meg, bal oldalán egy címkével – egyszerre egy rekord adatai. AutoŰrlap: Táblázatos: Minden rekord mezői egy sorban jelennek meg, a mezőkhöz tartozó címkék az űrlap tetején szerepelnek. AutoŰrlap: Adatlap: Valamennyi rekord mezői sor oszlop elrendezésben jelennek meg, minden sorban egy rekord és minden oszlop ban egy mező. A mezőnevek az oszlopok tetején szerepelnek. 14

Űrlapok létrehozása – 1. AutoŰrlappal Az Új űrlap párbeszédpanelen válasszuk a következő varázslók egyikét: AutoŰrlap: Kimutatás: Az űrlap Kimutatás nézetben nyílik meg. A felveendő mezőket a mezőlistáról a nézet különböző területeire húzhatjuk. AutoŰrlap: Kimutatásdiagram: Az űrlap Kimutatásdiagram nézetben nyílik meg. A felveendő mezőket a mezőlistáról a nézet különböző területeire húzhatjuk. A tábla vagy lekérdezés, ahonnan az objektum adatai származnak legördülő listában pedig azt a táblát vagy lekérdezést, amelyből az űrlap készül. 15

Űrlapok létrehozása – 1. AutoŰrlappal Ha elégedettek vagyunk az űrlappal, mentsük el • a Nézet eszköztár Mentés gombjára vagy • a Fájl menü Mentés parancsára kattintva. 16

Űrlapok létrehozása – 1. AutoŰrlappal Kimutatás Autoűrlap készítése: Az űrlapon szereplő mezőket könnyen csoportosítható, rendezhető, az adatok egyszerű szűrésére is lehetőséget biztosító formában jeleníthetjük meg. A Kimutatás AutoŰrlap elkészítés után egy üres kimutatás tábla jelenik meg a képernyőn. Az összesítésben felhasz nálható mezők listáját a Kimutatás mezőlistája ablakban láthatjuk. (Az eszköztár Mezőlista gombja. ) 17

Űrlapok létrehozása – 1. AutoŰrlappal A megfelelő mezőket legegyszerűbben az egérrel a Kimutatás mezőlistája ablakból a kimutatásűrlap megfelelő területeire húzva adhatjuk a kimutatáshoz vagy a mezőlistában kijelölt elemet a mezőlista alatti legördülő listában kiválasztott helyhez az Ehhez gombra kattintva adjuk hozzá. 18

Űrlapok létrehozása – 1. AutoŰrlappal A beszúrt elemek egérrel húzva utólag is átrendezhetők. A kimutatástábla egyes területeire akár több mezőt is behúzhatunk: 19

Űrlapok létrehozása – 1. AutoŰrlappal Kimutatásdiagram Autoűrlap készítése: Az összesített adatokat grafikusan szemléltethetjük. A mezőket a Diagram mezőlistája ablakból áthúzva helyezhetjük el a diagram területén. 20

Űrlapok létrehozása – 1. AutoŰrlappal A diagram jelmagyarázatát az eszköztár Jelmagyarázat látszik gombja vagy a Kimutatás menü Jelmagyarázat látszik parancsa segítségével jeleníthetjük meg vagy rejthetjük el. 21

Űrlapok létrehozása – 1. AutoŰrlappal A Típus gombra kattintva megjelenő párbeszéd panel segítségével megváltoztathatjuk a diagram típusát, illetve egyes tulajdonságait és formátumait. 22

Űrlapok létrehozása – 2. Varázslóval 2. Varázsló segítségével, egy vagy több tábla, illetve lekérdezés alapján. A varázsló kérdéseket tesz fel a rekordforrásra, mezőkre, elrendezésre és formázásra vonatkozóan, majd létrehozza a megfelelő űrlapot. Az Új űrlap párbeszédpanelen válasszunk varázslót. A párbeszédpanel jobb oldalán megjelenik a varázsló rövid leírása. Adjuk meg annak a táblá nak vagy más rekordforrás nak a nevét, amely az űrlap alapjául szolgáló adatokat tartalmazza. 23

Űrlapok létrehozása – 2. Varázslóval Kövessük a varázsló utasításait! Az Elérhető mezők listában jelöljük ki azokat a mezőket, amelyeket felveszünk az űrlapra. Az > átviteli gombra kattintva a kijelölt mező át kerül a Kijelölt mezők listára, és megjelenik az űrlapon. 24 (1: 53)

Űrlapok létrehozása – 2. Varázslóval Ha a létrejövő űrlap nem felel meg elképzeléseinknek, a beállítások Tervező nézetben, illetve Kimutatás vagy Kimutatásdiagram nézetben módosíthatók. 25

Űrlapok létrehozása – 3. Tervező nézetben 3. Önállóan, Tervező nézetben. Létrehozhatunk egy üres űrlapot, majd azt Tervező 26 nézetben alakíthatjuk ki igényeinknek megfelelően. Az Új űrlap párbeszédpanelen válasszuk a Tervező nézet elemet. Adjuk meg annak a táblának vagy más rekordforrás nak a nevét, amely az űrlap alapjául szolgáló adatokat tartalmazza. Ha az űrlapon nem lesznek adatok (pl. ha egyéni pár beszédpanelt kívánunk létrehozni), ne válasszunk erről a listáról semmit.

Rekordok kezelése űrlappal A megnyitott űrlapon a rekordok között a rekordléptető gombok segítségével lépegethetünk. Ugrás az első rekordra gomb: az űrlap alapjául szolgáló rekordforrás első rekordjára léptethetjük a kurzort. Ugrás az előző rekordra gomb: az aktuális kurzorpozíció előtti rekordra léphetünk. Az Ugrás a következő rekordra gomb: az aktív rekordot követő rekordra ugorhatunk. 27 Ugrás az utolsó rekordra gomb: az űrlap alapjául szolgáló rekordforrás utolsó rekordjára ugorhatunk. Új rekord hozzáadása gomb: új rekordot hozunk létre. Ez a művelet a Tábla adatlap eszköztár Új rekord hozzáadása gombjával vagy a Beszúrás menü Új rekord parancsával is elvégezhető.

Rekordok kezelése űrlappal A feleslegessé vált rekord törléséhez a rekord kijelölése után kattintsunk az Űrlap nézet eszköztár Rekord törlése gombjára, vagy adjuk ki a Szerkesztés menü Rekord törlése parancsát. A rekord egyes tulajdonságainak módosításához álljunk a kurzorral a megfelelő cellába, és végezzük el a változtatást. A rekord változásai akkor kerülnek be az adatbázisba, ha kilépünk a rekordból, például az előző vagy a következő rekordra lépünk. 28

Űrlap formátumozása Az űrlap vezérlőelemei: mezői, kapcsolói, parancsgombjai, illetve egyéb elemei. Az űrlapelemek elhelyezkedésének, illetve formátumának módosításához nyissuk meg az űrlapot Tervező nézetben. Az Űrlap nézetben megnyitott űrlapoknál a Tervező nézetbe az Űrlap nézet eszköztár Tervező nézet gombjával, vagy a Nézet menü Tervező nézet parancsával válthatunk. 29

Űrlap formátumozása A módosítandó elemek kijelölése: Ha az űrlap minden elemét ki szeretnénk jelölni Szerkesztés menü Az összes kijelölése parancsa. Ha csak egy vezérlőelemet vagy az űrlap valamely részét szeretnénk formátumozni: az eszköztár Objektum legördülő listájából válasszuk ki az elem nevét. 30

Űrlap formátumozása A módosítandó elemek kijelölése – folyt. : Egyes vezérlőelemeket: az egérrel az elemre kattintva. Több vezérlőelemet együttesen: kattintsunk az első vezérlőelemre, majd a SHIFT gomb nyomva tartása mellett folytassuk a többi elem kijelölését. Ha egy oszlopban vagy egy sorban levő vezérlőelemeket: kattintsunk a vezérlőelem oszlopa feletti vagy sora melletti vonalzóra. Nagyobb tartomány kijelöléséhez: tartsuk az egér bal gombját lenyomva, és húzzuk a vonalzón vízszintes vagy függőleges irányba. 31

Űrlap formátumozása Egy kijelölt elem törlése: Szerkesztés menü Törlés parancsa, vagy DELETE billentyű. Az űrlapelemek helyzetének módosítása: jelöljük ki az igazításra szoruló elemeket majd aa Formátum menü Igazítás parancsát használjuk: Ha a Balra elemet választjuk, az összes kijelölt elemet a balról az első, a Jobbra parancs esetén jobbra a legszélső elemhez igazítja a program. A Fel, illetve Le parancsokkal a legfölső, illetve a legalsó vezérlőelemhez igazíthatjuk a kijelölt objektumokat. A Rácshoz opció választásakor az űrlap kezelését megkönnyítő négyzetrácsokhoz igazíthatjuk őket. 32

Űrlap formátumozása Formátum menü Rácsra ugrás parancsa: a vezérlőelemek létrehozáskor, illetve az egér húzásával való áthelyezés vagy átméretezés esetén automatikusan a tervezőrácshoz ütköznek. A vezérlőelemek egyforma távolságra legyenek egymástól: a vezérlőelemek kijelölése után Formátum menü Vízszintes távolság, illetve Függőleges távolság almenüje, ezen belül használjuk a Legyen egyforma parancs. A Növelés, illetve a Csökkentés elemek választásával az elemeket távolíthatjuk egymástól vagy közelíthetjük egymáshoz. 33

Űrlap formátumozása Az űrlapelemek tulajdonságainak megjelenítése: Nézet menü Tulajdonságok parancsa vagy az Űrlaptervezés eszköztár Tulajdonságok gombja. A megjelenő panel Összes füle: A Látható tulajdonság = az adott vezérlőelem az űrlapon megjelenjen. A Kijelzés tulajdonság = az adott vezérlőelem képernyőn vagy nyomtatón, esetleg mindkét helyen megjelenjen. 34

Űrlap formátumozása Az űrlapelemek tulajdonságai panel Formátum füle: az űrlap kijelölt elemeinek formai megjelenése állítható be. 35

Űrlap formátumozása Háttérszín tulajdonság = a kijelölt elem színe. Háttérszín rovat végén található Szerkesztés gomb: a megfelelő háttérszínt egy színpaletta segítségével állíthatjuk be. Szín párbeszéd panel Egyéni színek gombja: tetszőleges szín kikeverése. 36

Űrlap formátumozása Speciális hatás tulajdonság = a kijelölt vezérlőelem milyen módon emelkedjék ki a környezetéből. Keret stílusa, Keret színe és Keret szélessége tulajdonságok = az űrlapelemet körülvevő szegély formátumait. Előtér színe, Betűtípus, Betűméret, Betűvastagság, Dőlt betűtípus és Aláhúzás tulajdonságok = az űrlapelemek betűformátumai. Szövegigazítás tulajdonság = a kijelölt elembe írt szöveg rovaton belüli igazítása. Általános listaelem esetén: a szöveg igazítása a mezőtípus alapján automatikusan történik. (pl. számadatok jobbra, szöveges adatok balra igazítása) 37

Űrlap formátumozása A tulajdonságok közül a leggyakrabban használt elemeket elérhetjük a Formázás (űrlap/jelentés) eszköztár gombjaival is. 38

Kép beszúrása űrlapra Más programból származó képeket a Beszúrás menü Kép parancsa. A megjelenő párbeszéd panelen a beszúrni kívánt képet a fájlok megnyitásánál tanult módszerrel választjuk ki. 39

Kép beszúrása űrlapra Az átméretezést a kép kijelölése után a kép körül megjelenő méretező jelek húzásával végezzük. A kép átméretezése alaphelyzetben a kép vágását eredményezi. 40

Kép beszúrása űrlapra A kép befoglaló keretben történő elhelyezése: az Űrlaptervezés eszköztár Tulajdonságok gombja – párbeszéd panel Formátum füle: Méretezési mód tulajdonság (legördülő lista, a kép kerethez történő átméretezését állíthatjuk be) és a Kivágás listaelem: a kép mindig megőrzi eredeti méretét. Ha a befoglaló keretet a képnél kisebb méretűre állítjuk, a kép kilógó része nem jelenik meg. Kitöltés méretezési mód: a kép a befoglaló kerettel együtt méretezhető. A Méretezés listaelem: a kép a befoglaló kerettel együtt méreteződik, de az eredeti méretarányait megtartja. Képigazítás tulajdonság (legördülő lista, a kép befoglalókerethez viszonyított pozícióját szabályozhatjuk). 41

Kép beszúrása űrlapra Kép használata háttérként: Az űrlap hátterében látható képet az űrlap tulajdonságlapjának Formátum fülén található Kép mezőben állíthatjuk be. Ha a kép kisebb az űrlapnál: Mozaikszerű képelrendezés tulajdonság Igen re, vagy Képméretezési mód tulajdonság Kitöltés re. A kép rovat tartalmának törlésével a beállított háttérképet törölhetjük. 42

Felhasznált irodalom http: //office. microsoft. com/hu hu/access help/az adatbazis kezeles alapjai HA 010064450. aspx Adatbázis kezelés Access XP vel : Tananyag – Információs Magyarország (http: //www. emagyar. net/ecdl/segedanyag/Dokumentumtar/Adatbazis kezeles_Access_XP vel. pdf) 45