Selamat Datang di Microsoft Access 2003 Kegunaan Microsoft

Selamat Datang di Microsoft Access 2003

Kegunaan Microsoft Access 2003 Membuat dan Mengelola database Database adalah sekumpulan data yg terdiri atas satu atau lebih tabel yang saling berhubungan, dimana kita bisa menambah, mengganti, menghapus dan mengedit data dalam tabel tersebut

Cara membuka MS. Access Dari shortcut Double klik shortcut MS Access untuk membuka program

Dari Menu Start – All programmed – microsoft ofice – MS. office access 2003

Desktop Ms. Access 2003 Tool bar Control menu Title bar Menu bar Status bar

Control menu Merupakan elemen yg terletak pada bagian kiri atas jendela window pilihan fungsi Restore Mengatur ukuran jendela Move Memindahkan posisi jendela Size Mengubah ukuran jendela Minimize Mengecilkan ukuran jen dela Maximize Memaximalkan ukuran jendela close Keluar dari program

Title bar Adalah batang judul yg berfungsi untuk menampilkan nama dari jendela program tersebut , Selain itu title bar juga berfungsi : Memindahkan posisi jendela dengan cara menggeser title bar Mengatur ukuran jendela dari max ke min atau sebaliknya dengan cara mengklik dua kali title bar Menu Bar Merupakan batang menu yang menampilkan pilihan menu perintah seperti File, View, Edit dan sebagainya Tool Bar Merupakan Batang yang berisi kumpulan tombol untuk melaksanakan suatu perintah tombol tertentu dalam mengoperasikan program microsoft Access Status Bar Merupakan batang informasi yang menampilkan status aktif dari lembar kerja microsoft access, misalnya status aktif Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock dan sebagainya

database Database adalah sekumpulan data yg terdiri atas satu atau lebih tabel yang saling berhubungan, dimana kita bisa menambah, mengganti, menghapus dan mengedit data dalam tabel tersebut Item informasi pada tabel Field, tempat data / informasi dalam kelompok sejenis yg diinputkan pada kolom tabel Field name record Record, kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan dan tersimpan dalam bentuk baris dalam tabel

Membuat database Klik menu file – New lalu klik blank database pada taskpane

Sehingga muncul dialog sebagai berikut Ketikkan nama file sekaligus lokasi penempatan file Selanjutnya klik tombol create

Selanjutnya double klik salah satu dari tiga pilihan tsb Pada tahap ini akan ditampilkan jendela database baru yang masih kosong dengan beberapa pilihan object yaitu table, queries, form, reports, pages, memos, modules.

Penjelasan Object database keterangan Tabel Digunakan untuk membuat tabel Query Object database yg digunakan untuk menampilkan, menyunting, menganalisis suatu data Form Membuat kontrol untuk proses memasukkan, memeriksa, dan memperbaharui data Report Menampilkan data yang telah diformat Pages Menampilkan data macro Rangkaian dari beberapa perintah yang dapat disimpan dijalankan ulang secara otomatis module Program program yg ditulis dengan access basic

Membuat tabel dengan wizard 3 2 4

selanjutnya Klik disini untuk memilih field Klik finish jika pemilihan field telah selesai Klik rename untuk merubah nama field

selanjutnya Tetapi jika enter data into table using a form the wizard create for me, menghasilkan dialog sbb: Beri nama tabel yang anda buat Sedang pilihan primary key nya adalah • yes, set primary key for me, access akan memilihkan field yg dipasang. Jika anda pilih opsi ini maka

Selanjutnya isi field yang tersedia

Membuat tabel dengan datasheet view 1 2 3 4

Membuat tabel dg design View 3 2 4

Jendela Design View Pada jendela View akan ditemukan dua buah pane 1. Pada bagian atas yang berisi kolom field Name, Data type dan Description 2. Pada Bagian Bawah berisi properti field yang aktif

Jendela design view Field name Panjang nama terdiri atas 64 karakter yg merupakan gabungan tanda, angka , dan karakter khusus ( kecuali titik, tanda seru, tanda petik atas(‘), tanda kurung siku ([]) Type data :

Type data : number Property field

Menghapus kolom Letakkan kursor pada kolom yang akan dihapus Menghapus baris Letakkan kursor pada kolom yang akan dihapus

Menambah kolom dan baris menambah kolom Letakkan kursor pada kolom yg akan ditambahkan lalu Menambah baris Penambahan baris dilakukan dengan meng klik menu insert – new record

Mengatur tinggi kolom dan lebar baris Mengatur lebar kolom Mengatur tinggi baris

Menformat Datasheet Format Font Buka tabel atau query yang akan diformat. Buat dalam tampilan Datasheet View Pilih menu format -> font sehingga tampil kotak dialog font, pilih font yang diinginkan lalu klik tombol OK Format Data Sheet Buka tabel atau query yang akan di format. Buat dalam tampilan datasheet View Pilih menu format -> Datasheet sehingga tampil Datasheet formating

Editing field Memilih field Dengan menggunakan tombol panah Memindah field Untuk memindahkan field anda harus berada di design view dan jika anda berada di datasheet view maka harus pindah dulu ke design view Masuk ke menu view – klik design view Sorot field yang akan dipindahkan, dengan tidak melepas tombol mouse kiri drag ke lokasi yang diinginkan

Menyisipkan field Letakkan kursor pada row yang akan disisipi row baru Klik menu insert -row Menghapus field Letakkan kursor di row yang akan dihapus Klik menu edit Klik delete

Menyalin record Memindah record Blok record yang akan disalin Klik kanan Klik copy Letakkan kursor ditempat dimana hasil copian akan diletakkan Klik kanan mouse Klik paste Blok record yang akan dipindah Klik kanan mouse Klik cut Letakkan kursor ditempat dimana record akan diletakkan Klik kanan mouse Klik paste

Mencari dan mengganti data Menghapus record Blok record yang akan dihapus Klik kanan mouse Klik delete Letakkan kursor pada field nama Pada kolom find what tulis nama yang akan diganti. Pada kolom replace with tulis nama pengganti Pada kolom look in isi dengan nama Pada kolom search isi dengan all Klik replace all Begitu juga dengan find

Merubah tabel ke bentuk form Buat database dan tabel dengan nama bebas Pada toolbar Table Data Sheet( tabel dalam keadaan terbuka ) klik icon New Object : Auto Icon – klik autoform, jika tabel belum terbuka klik pada toolbar database icon new object auto form Tabel yang dibuat Form yang dihasilkan

Merubah tabel ke bentuk Form Tabel tidak diaktifkan Klik icon ini auto form untuk merubah tabel ke form Jika tabel telah aktif Klik icon ini untuk merubah tabel ke form

Keterangan ( Pd MS access 2007) Cell Efect Flat, memberikan efek datar Raised, memberikan efek tenggelam Sunken, memberikan efek timbul Gridlines shown Horisontal, digunakan untuk menyembu nyikan dan menampilkan garis horisontal Vertikal, digunakan untuk menyembunyikan garis vertikal Background color Digunakan untuk memberi warna pada garis kisi Border and line Style Digunakan untuk mengatur garis bingkai dan menentukan bentuk garis dari masing bingkai tersebut Direction Digunakan untuk mengubah tampilan daatasheet dengan memilih right to left atau left to right Bagian background color, gridline color, dan border and line styles hanya dapat diubah apabila pada bagian cell effect dipilih flat

Membuat Form Dengan design view Dengan wizard Klik new – klik blank database Akan muncul dialog untuk menyimpan dan memberi nama database- setelah itu klik create Dari dialog diatas, double klik opsi create form from in design view Dari dialog diatas, double klik opsi create form from by using wizard

Membuat form dengan design View Object form Area form label Option group Text box Option button Combo box Check box List box Image Bound object frame Commad button Pada bagian Form terdapat object yang bisa disisipkan Unbond object frame Untuk membuat form sebaiknya buat field dalam bentuk tabel lebih dahulu Page break Toggle button Tab control subform Line rectangle More control

Contoh pembuatan form dengan design view Dengan MS Access 2003 Dengan MS Access 2007 • Buat tabel • Isi field nya dan simpan Klik menu create Klik icon form Buat tabel Beri field Simpan Masuk ke database Klik nama tabel yg sudah dibuat Setelah itu klik atau new object Form pada toolbar database

Pada MS Access 2003 Menyisipkan label Membuat text box untuk memberikan label atau tulisan pda form Mis. Judul atau keterangan lain Caranya: Klik icon label pada object form letakkan pada area form Dapat digunakan untuk menampilkan hasil kalkulasi suatu perhitungan Caranya: Klik icon text box pada object form lalu letakkan pada area form Klik tombol properties Pada bagian control source ketik expresi yg diinginkan

Membuat toggle button Menyatakan dua kondisi Caranya: Klik icon toggle button pada object form Membuat option button

Data tabel untuk form Nomor (text) Nama barang(text)****listbox Kode(text)***listbox Pembeli(text) Harga(number) Jumlah barang(number)*radio button Kota Asal(text)** Jumlah total(number)

Membuat Query Buat dua buah tabel atau lebih Field name Data type Nama text Gol number Jabatan text description Field name Data type description Gol number Gaji pokok number Tunjangan Number lembur Number Total gaji number Field name Data type Nama text Masuk Date/Time pulang Date/Time description Isi data tabel tersebut Kemudian simpan dengan nama tabel 1, tabel 2 dan tabel 3 Buat query dari tabel diatas Hitung lembur dan total gaji Dengan mengklik icon build Lalu lakukan perhitungan Agar hasil perhitungan masuk ke kolom yang dimaksud maka statement <<expr>> ganti dgn nama field kolom tsb

Membuat report