MEMPRAKTIKAN CARA PENANGANAN DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

MEMPRAKTIKAN CARA PENANGANAN DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Oleh : M. Badrut Tamam Jurusan Manjemen Universitas Negeri Malang 1

Menu Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Tujuan Pembelajaran Materi Pembelajaran Rangkuman Latihan soal 2

Kompetensi Inti Menu Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Tujuan Pembelajaran Materi Pembelajaran Rangkuman Latihan soal KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya KI 2 : Menghayati dan mengamakan prilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotongroyong, kerjasama, toleransi, damai) responsive dan proaktif dan menunjukan sikap sebagaimana bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraktif secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3 : Memahami, menerapkan, dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni budaya, humaniora dalam wawasan kemanusian, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. KI 4 : Mengolah , menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, bertindak secara efektif dan kreatif serta mampu melaksanakan tugas spesifik dibawah pengawasan langsung kembali Lanjut 3

Kompetensi Dasar Menu Kompetensi Inti 4. 2 mempraktekkan cara penanganan dan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian Kompetensi Dasar Tujuan Pembelajaran Materi Pembelajaran Rangkuman Latihan soal kembali Lanjut 4

Tujuan Pembelajaran Menu Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Tujuan Pembelajaran Materi Pembelajaran Setelah mempelajari materi ini siswa diharapkan dapat : 1. Mengetahui bagian penanganan dokumen 2. Mempraktekkan cara peyimpanan dan penemuan kembali dokumen arsip kepegawaian 3. Mepraktekkan cara penanganan dokumen administrasi kepegawaian 4. Mempraktekkan cara pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian Rangkuman Latihan soal kembali Lanjut 5

Materi Pembelajaran Menu Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Mempraktekkan Cara Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian Tujuan Pembelajaran Materi Pembelajaran Rangkuman Latihan soal kembali Lanjut 6

Bagian Penanganan Dokumen Menu Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Tujuan Pembelajaran 1. Pengertian Penanganan Dokumen Administrasi Kepegawaian adalah surat, file, berkas, atau dokumen yang berkaitan dengan bidang kepegawaian yang memuat tentang data pribadi dari setiap pegawai, bisa juga surat keputusan dibidang kepegawaian yang dikeluarkan oleh pegawai berwenang Materi Pembelajaran Rangkuman Latihan soal kembali Lanjut 7

Menu Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Tujuan Pembelajaran Materi Pembelajaran 2. Fungsi Pemeliharaan Dokumen a. Sebagai bukti akuntabilitas kinerja instansi b. Sebagai pedoman perusahaan dalam menentukan balas jasa c. Sebagai bukti yuriais jika terjadi sengketa pegawai d. Membantu perusahaan dalam penentuan kakakka e. Membantu perusahaan dalam membuat keputusan. 3. Penanganan Dokumen Pada umumnya penanganan dokumen dibagi menjadi 3, yaitu : a. Pengurusan atau Penanganan Dokumen b. Penyimpanan dan Penataan Arsip Dokumen c. Penemuan Kembali dan Peminjaman Arsip Dokumen (Prosedur Penyimpanan Dokumen) Rangkuman Latihan soal kembali Lanjut 8

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Dokumen Arsip Kepegawaian Menu Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dokumen administrasi Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Tujuan Pembelajaran Materi Pembelajaran kepegawaian sama prosesnya dengan dokumen lainnya. Hanya saja, untuk pengurusan dan penanganan dokumen kepegawaian yang membedakan adalah pada buku pencatatan buku masing dokumen arsip kepegawaian. Buku pencatatan arsip yang digunakan dalam hal ini disebut juga buku penjaga administrasi kepegawaian. Rangkuman Latihan soal kembali Lanjut 9

Adapun buku pencatatan arsip tersebut terdiri dari : 12. Buku catatan pelanggaran disiplin Pegawai Negeri Sipil (PNS) 1. 13. Buku daftar pegawai yang mengikuti diklat Menu Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Tujuan Pembelajaran Materi Pembelajaran Rangkuman Latihan soal Daftar kepemilikan kartu tunjangan pensiun (TASPEN) 2. Daftar nama pejabat struktural 3. Daftar nama pejabat fungsional 4. Daftar cuti pegawai negeri sipil 5. Buku tunjangan kenaikan pangkat (KP) Pegawai Negeri Sipil (PNS) 6. Buku penjagaan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) Pegawai Negeri Sipil (PNS) 7. Daftar kepemilikan kartu istri/suami (KARIS/KARSU) 8. Daftar kepemilikan kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG) 9. Daftar kepemilikan kartu asuransi kesehatan (ASKES) 10. Daftar urut kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil (PNS 0 11. Buku catatan pesiun dan realisasinya kembali 14. Buku daftar pegawai yang mengikuti tugas belajar 15. Buku daftar pegawai yang mengikuti tugas lainnya 16. Buku induk Pegawai Negeri Sipil (PNS) Bentuk format dari masing-masing buku penjaga administrasi kepegawaian dapat dibuat menyesuaikan dokumen yang akan dicatat pada buku tersebut. format yang dibuat mengikuti informasi yang terdapat pada masing-masing dokumen kepegawaian. Lanjut 10

Cara Penanganan Dokumen Administrasi Kepegawaian Menu Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Tujuan Pembelajaran Materi Pembelajaran Penanganan Dokumen Administrasi Kepegawaian dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Menghimpun 2. Mencatat 3. Mengolah 4. Menggandakan 5. Mengirim 6. Menyimpan Rangkuman Latihan soal kembali Lanjut 11

Cara Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian Menu Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Tujuan Pembelajaran Materi Pembelajaran Sedangkan untuk memelihara dokumen pada Administrasi Kepegawaian dapat dilakukan dengan beberapa cara, tergantung pada bentuk dokumen yang dikelola. Bentuk dokumen tersebut dapat berupa data fisik maupun data digital. 1. Data Fisik Untuk menyimpan dokumen berupa fisik artinya penyimpanan dokumen atau file tersebut berupa kertas, surat, gambar, dll. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya sebuah bentuk arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen di tempat yang telah ditentukan dengan diberi label tertentu. Rangkuman Latihan soal kembali Lanjut 12

2. Data Digital Menu Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Tujuan Pembelajaran Pada penyimpanan dokumen berupa data digital, hal ini merupakan penyimpanan dokumen atau file beruapa data komputer atau data hasil scanning dari file data fisik. Kelebihan penyimpanan sistem digital : a. Memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali, dan penyajian informasi. b. Tidak banyak membutuhkan tempat penyimpanan. c. Mudah untuk melakukan backup file, karena back-up file dapat dilakukan pada setiap saat sesuai kebutuhan. d. Mudah untuk melakukan manajemen dan pengolahan Materi Pembelajaran Rangkuman Latihan soal e. Sistem data digital akan memberikan kemudahan akses terhadap data. Penggunaanya sangat fleksibel, dan distributif data digital juga lebih mudah ketika diperlukan. kembali Lanjut 13

Rangkuman Menu Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Tujuan Pembelajaran Materi Pembelajaran Rangkuman Latihan soal Pengertian dokumen administrasi kepegawaian adalah surat, file, berkas, atau dokumen yang berkaitan dengan bidang kepegawaian, yang memuat tentang data pribadi dari setiap pegawai, bisa juga surat keputusan dibidang kepegawain yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Pada umumnya penanganan dokumen dibagi menjadi 3, yaitu, Pengurusan atau Penanganan Dokumen, Penyimpanan dan Penataan Arsip Dokumen dan Penemuan Kembali dan Peminjaman Arsip Dokumen (Prosedur Penyimpanan Dokumen) kembali Lanjut 14

Menu Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Tujuan Pembelajaran Materi Pembelajaran Rangkuman Latihan soal Fungsi Pemeliharaan Dokumen adalah Sebagai bukti akuntabilitas kinerja instansi, Sebagai pedoman perusahaan dalam menentukan balas jasa, Sebagai bukti yuriais jika terjadi sengketa pegawai, Membantu perusahaan dalam penentuan kakakka, dan Membantu perusahaan dalam membuat keputusan. Cara penanganan Dokumen Administrasi Kepegawaian adalah Menghimpun, Mencatat, Mengolah, Menggandakan, Mengirim, dan Menyimpan kembali Lanjut 15

Menu Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Tujuan Pembelajaran Cara pemeliharaan dokumen Administrasi Kepegawaian dapat dikelola dengan beberapa cara, tergantung pada bentuk dokumen yang ada 2 yaitu bentuk data fisik dan data digital. Materi Pembelajaran Rangkuman Latihan soal kembali Lanjut 16

LATIHAN SOAL SELAMAT MENGERJAKAN LANJUT 17

PETUNJUK PENGERJAAN SOAL : 1. Klik pada setiap jawaban yang anda anggap benar 2. Kerjakan soal dengan jujur START NOW 18

1. Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan dengan cara mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang diperlukan untuk keperluan tertentu yang sebelumnya masih belum diklasifikasikan penggunaannya, disebut. . . A Soal Pilihan Ganda Menu Kompetensi Inti Mencatat Kompetensi Dasar B Mengirim Tujuan Pembelajaran BENAR C Materi Pembelajaran Menghimpun Rangkuman D Menggandakan Latihan soal E Mengolah kembali Lanjut 19

2. Menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dengan diberi label tertentu merupakan penyimpanan yang dilakukan untuk menyimpan. . . A B Soal Pilihan Ganda Menu Dokumen Administrasi Kepegawaian Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Data digital Tujuan Pembelajaran BENAR C D Data fisik Materi Pembelajaran Rangkuman a, b, dan c benar Latihan soal E Semua salah kembali Lanjut 20

A B C Soal Pilihan Ganda 3. Fungsi pemeliharaan dokumen adalah sebagai berikut. . . 1. Mengembangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara 2. Sebagai bukti akuntabilitas kinerja instansi 3. Membantu perusahaan dalam penentuan kebijakan 4. Penyedia informasi bagi keuangan perusahaan 5. Sebagai bukti yuridis jika terjadi sengketa pegawai 6. Membantu perusahaan dalam membuat keputusan. Yang termasuk fungsi pemeliharaan dokumen adalah. . . 1, 2, 3 dan 4 Menu Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Tujuan Pembelajaran 2, 3, 4 dan 5 3, 4, 5, dan 6 Materi Pembelajaran BENAR Rangkuman D 2, 3, 5, dan 6 E 1, 4, 5, dan 6 Latihan soal kembali Lanjut 21

4. Berikut ini yang bukan merupakan kelebihan penyimpanan sitem data digital adalah. . . Soal Pilihan Ganda Menu A B Membrikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali, dan penyajian informasi Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Tidak banyak membutuhkan tempat penyimpanan Tujuan Pembelajaran BENAR C D Mudah untuk melakukan manajemen dan pengelolaan Materi Pembelajaran Rangkuman Data atau file lebih jelas Latihan soal E Memberikan kemudahan akses terhadap data kembali Lanjut 22

Soal Pilihan Ganda 5. Buku pencatatan arsip yang digunakan dalam penyimpanan dan penemuan kembali dokumen arsip kepegawaian disebut dengan. . . Menu A B Buku agenda kepegawaian Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Buku penjaga administrasi kepegawaian Tujuan Pembelajaran BENAR C D Daftar catatan arsip Materi Pembelajaran Rangkuman Dokumen arsip Latihan soal E Buku agenda arsip kembali Lanjut 23

Soal Pilihan Ganda 6. Berikut ini yang bukan cara penangan dokumen administrasi kepegawaian adalah. . . Menu A B Menghimpun dan mencatat Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Mengolah dan mengirim Tujuan Pembelajaran BENAR C D Mengolah dan menggandakan Materi Pembelajaran Rangkuman Menerima dan menghimpun Latihan soal E Mencatat dan menggandakan kembali Lanjut 24

Soal Pilihan Ganda 7. Cara penanganan dokumen administrasi kepegawaian dengan cara menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan perantara disebut. . . A B Menu Mengirim Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Meghimpun Tujuan Pembelajaran BENAR C D Menggandakan Materi Pembelajaran Rangkuman Menghimpun Latihan soal E Mengolah kembali Lanjut 25

Soal Pilihan Ganda 8. Pengertian data digital adalah. . . BENAR A B C D Menu Dokumen atau file yang berupa kertas, surat, gambar, patung, dll Kompetensi Inti Data yang terkumpul dari waktu ke waktu untuk memberikan gambaran perkembangan suatu kegiatan Data yang diperoleh atau dikumpulkan dari sumber-sumber yang telah ada Kompetensi Dasar Tujuan Pembelajaran Materi Pembelajaran Rangkuman Data yang tidak berbentuk bilangan Latihan soal E Dokumen atau file berupa data komputer atau hasil scanning file data fisik kembali Lanjut 26

Soal Pilihan Ganda 9. Berikut ini adalah buku pencatatan arsip : 1. Daftar nama pejabat struktural 2. Daftar cuti Pegawai Negeri Sipil (PNS) 3. Daftar urutan kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil (PNS) 4. Buku Agenda Arsip 5. Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar Yang merupakan buku pencatatan arsip kepegawaian adalah. . . A 1 dan 5 B 4 dan 5 C D 1 dan 3 Menu Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Tujuan Pembelajaran Materi Pembelajaran BENAR Rangkuman 3 dan 4 Latihan soal E 3 dan 5 kembali Lanjut 27

10. Membantu perusahaan dalam penentuan kebijakan merupakan fungsi dari. . . Soal Pilihan Ganda Menu A B Pemeliharaan dokumen Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Penanganan dokumen Tujuan Pembelajaran C D Pengolaan dokumen BENAR Materi Pembelajaran Rangkuman Pencatatan dokumen Latihan soal E Penghimpunan dokumen kembali Lanjut 28

Soal Pilihan Ganda 11. Arsip pusat disebut juga. . . Menu A B Arsip unit kerja Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Arsip aktif Tujuan Pembelajaran BENAR C D Arsip pasif Materi Pembelajaran Rangkuman Arsip unit sentral Latihan soal E Arsip unit desentral kembali Lanjut 29

12. Pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan pengurusan surat/aktif yang disesuaikan dengan kedudukan unit kerja dalam suatu kantor/organisasi merupakan. . . kearsipan A B C D Soal Pilihan Ganda Menu Pengertian Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Asas Tugas-tugas Tujuan Pembelajaran BENAR Materi Pembelajaran Rangkuman Syarat Latihan soal E Fungsi kembali Lanjut 30

Soal Pilihan Ganda 13. Yang termasuk asas kearsipan adalah. . . Menu A B C D Arsip gabungan Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Arsip aktif Arsip pasif Tujuan Pembelajaran BENAR Materi Pembelajaran Rangkuman Arsip primer Latihan soal E Arsip sekunder kembali Lanjut 31

14. Penyelenggaraan kearsipan dipusatkan pada suatu bagian organisasi, yakni semua warkat disimpan dalam suatu tempat dan dikelola oleh suatu unit tersendiri, merupakan pengertian dari. . . A B Soal Pilihan Ganda Menu Asas sentralisasi Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Asas desentralisasi Tujuan Pembelajaran C Asas gabungan Materi Pembelajaran BENAR D Rangkuman Asas primer Latihan soal E Asas sekunder kembali Lanjut 32

15. Yang bukan termasuk keuntungan penggunaan asas sentralisasi adalah. . . Soal Pilihan Ganda Menu A B Adanya keseragaman prosedur dan perlengkapan arsip Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Pengembangan pegawai ahlil dalam wawasan Tujuan Pembelajaran BENAR C D Penyelenggaraan dan pengawasan lebih efekti Materi Pembelajaran Rangkuman Pegawai arsip tidak memiliki pengetahuan bagian lain Latihan soal E Penghematan biaya kembali Lanjut 33

Soal Pilihan Ganda 16. Loyal berarti. . . Menu A B Tekun Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Teliti BENAR C D Tujuan Pembelajaran Jujur Materi Pembelajaran Rangkuman Kreatif Latihan soal E Setia kembali Lanjut 34

Soal Pilihan Ganda 17. Surat sebelum disimpaan dicatat dalam. . Menu A B C D Buku tulis Buku agenda Kompetensi Inti Kompetensi Dasar BENAR Tujuan Pembelajaran Buku klaper Materi Pembelajaran Rangkuman Buku simpan Latihan soal E Kertas kembali Lanjut 35

Soal Pilihan Ganda 18. Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat penyimpanan warkat adalah. . Menu A B C D Daftar klasifikasi Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Indeks Tujuan Pembelajaran BENAR Rak sortir Materi Pembelajaran Rangkuman Subjek surat Latihan soal E Kartu indeks kembali Lanjut 36

19. Pada filling sistem subjek diperlukan folder untuk tempat penyimpan warkat sebanyak. . Soal Pilihan Ganda Menu A B Sejumlah sub-sub masalah yang ada Kelompok masalah Kompetensi Inti Kompetensi Dasar BENAR Tujuan Pembelajaran C D Pembagian utama dalam daftar klasifikasi Materi Pembelajaran Rangkuman Kebutuhan Latihan soal E Pembagian indeks kembali Lanjut 37

Soal Pilihan Ganda 20. Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan disebut. . Menu A B Mengkode Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Menyortir Tujuan Pembelajaran BENAR C D Mengindeks Materi Pembelajaran Rangkuman Menyimpan Latihan soal E Memeriksa kembali Lanjut 38

KUNCI JAWABAN 1. C 2. C 3. D 4. D 5. B 6. D 7. A 8. E 9. C 10. A 11. D 12. B 13. A 14. A 15. D 16. E 17. B 18. A 19. A 20. C Menu Kompetensi Inti Kompetensi Dasar Tujuan Pembelajaran Materi Pembelajaran Rangkuman Latihan soal 39

Menu Kompetensi Inti THANK YOU Kompetensi Dasar Tujuan Pembelajaran Materi Pembelajaran Rangkuman Latihan soal 40