Mail Merge Mail Merge letters Cho php to

Mail Merge

Mail Merge (letters) � Cho phép tạo hàng loạt các trang văn bản có phần nội dung giống nhau từ một văn bản chính (Main document) kết hợp với các nội dung chi tiết khác nhau từ một văn bản dữ liệu khác (Data source)

Ví dụ � Một công ty cần có hội nghi khách hàng VIP và phải gởi thư mời tới hàng trăm người.

Cách thực hiện � Chuẩn bị 1 file word tên main. doc (Main document) và 1 file excel tên dskhachhang. xls (Data source). � Mở main. doc và trang trí như mẫu: THƯ MỜI HỌP V/v Tham dự hội thảo khách hàng VIP Công ty cổ phần ABC Kính gửi khách hàng: Địa chỉ: Hội đồng Quản trị Công ty cổ phần ABC trân trọng kính mời Quý khách hàng tham dự cuộc họp thảo thường niên năm 2010 (Đại hội) với chi tiết cụ thể như sau: Thời gian : 7 h 30 - 12 h sáng thứ Bảy, ngày 22/05/2010. Địa điểm : Phòng hợp 2, tầng 3 tòa nhà ABC Địa chỉ : Số 5 đường A, TPX. Trân trọng kính mời!

� Tools/letters and Mailings/Mail Merge…

Mail Merge (Labels) � Một thư viện cần làm thẻ cho đọc giả, hoặc phiếu thu học phí.

� Phiếu � Các thu học phí. bước làm: ◦ Tạo file như mẫu tên phieuthuhp. doc ◦ Tạo file dũ liệu nguồn dssinhvien. xls ◦ Mở 1 file word trắng.

Chọn main documents Chọn lable

Đặt tên cho lable Số cột và dòng trên trang Chọn khổ giấy

Copy tất cả dữ liệu từ file phieuthuhp. doc vào đây

Copy tất cả dữ liệu vào trong file phieuthuhp. doc Chọn dữ liệu nguồn

Chèn các trýờng vào

Nhấn ALT + F 9 để sang word code vì có định dạng số và ngày tháng, sau đó nhấn ALT + F 9 để trở lại word.

� Sửa các định dạng là ngày, số theo mẫu sau: ◦ {MERGEFIELD “Ngay_Sinh" @ "dd/MM/yyyy"} ◦ { MERGEFIELD “Tiền” # "#, ###. 00 đồng“} Bắt đầu trộn thư

Tạo mục lục tự động � Các bước chính tạo một văn bảng có sử dụng mục lục tự động. ◦ ◦ ◦ Tạo ra dàn bài Định dạng các heading và level cho từng tiêu đề. Tạo mục lục. Chèn nội dung vào. Nếu có thay đổi về tiêu đề và số trang thì update lại mục lục

Tạo mục lục tự động � B 1: trước tiên tạo dàn bài. Chú ý: không tạo Bullet mà chỉ rõ tay vào các phần có dạng mục lục nhý 1, 2, 3 hoặc I, III hoặc a, b, c…

Tạo mục lục tự động � B 2: Định dạng các heading và level cho từng tiêu đề Chọn View/Outline

Tạo mục lục tự động � B 2: đề Định dạng các heading và level cho từng tiêu Chọn View/Document Map

Tạo mục lục tự động � B 2: Định dạng các heading và level cho từng tiêu đề Chọn View/Toolbars/Outlining để lấy thanh Outlining ra

Tạo mục lục tự động � B 2: đề Định dạng các heading và level cho từng tiêu Định dạng các tiêu đề theo trật tự Heading và Level Nhấn phím Ctrl và tô khối các tiêu đề lớn thứ nhất. Dùng thanh công cụ Outlining định dạng các tiêu mục này là Heading 1 và Level 1.

Tạo mục lục tự động p B 2: Định dạng các heading và level cho từng tiêu đề Tiếp tục cũng nhấp và giữ phím Ctrl và chọn các tiêu đề nhỏ tiếp theo. Dùng thanh Outlining định dạng các tiêu đề là Heading 2 và Level 2.

Tạo mục lục tự động p B 2: Định dạng các heading và level cho từng tiêu đề Tiếp tục như vậy cho các tiêu đề nhỏ hơn

Tạo mục lục tự động � B 3: Tạo mục lục Khi đã hoàn tất bạn trở về chế độ xem bình thường bằng cách vào View > chọn Print Layout

Tạo mục lục tự động p B 3: Tạo mục lục Trỏ chuột vào vị trí muốn tạo mục lục. Từ thanh Toolbar, chọn Insert > Reference > Index and Tables…

Tạo mục lục tự động p B 3: Tạo mục lục Bảng Index and table xuất hiện. Bạn chọn thẻ Tables of Contents. Chọn chỉ số Show levels là: 6. Nhấp OK để kết thúc.

Tạo mục lục tự động p B 3: Tạo mục lục Kết quả

Tạo mục lục tự động p B 4: Chèn nội dung vào, Lúc này bạn có thể soạn thảo bình thường. p B 5: Khi hoàn tất phần viết bài, muốn cập nhật bảng mục lục này, bạn chỉ cần nhấp chuột phải lên vùng mục lục chọn Update Field - Nếu muốn cập nhập số trang chọn Update page numbers only. - Nếu bạn có thêm, bớt các tiêu đề chọn Update entrire table.

Tô nền cho ảnh trong word

Tạo ảnh, chữ chìm trong word � Bạn có thể đánh dấu bản quyền của mình lên văn bản của mình bằng bức ảnh biểu tượng công ty, chữ kí cá nhân, hay bâ t kì hình ảnh nào để thông báo cho mọi người biết. Chọn Format > Background > Printed Watermark

Tạo ảnh, chữ chìm trong word � Tạo ảnh chìm trong word Chọn ảnh cần chèn ảnh mờ hay rõ nét Tỉ lệ kích thước ảnh

Tạo ảnh, chữ chìm trong word � Tạo chữ chìm trong word Gõ chữ vào Tùy chỉnh font, size, màu. Chữ nằm xuyên hay ngang