MEMBUAT DOKUMEN DENGAN KONSEP MAIL MERGE Mail merge

MEMBUAT DOKUMEN DENGAN KONSEP MAIL MERGE Mail merge 1

Pendahuluan Mail merge bisa diartikan sebagai penggabungan dua dokumen menjadi satu dokumen atau dalam pengertian yang lebih luas mail merge merupakan salah satu aplikasi dari Microsoft Word untuk membuat surat dalam jumlah besar. Fasilitas Mail Merge pada Microsoft Office sering digunakan untuk membuat surat-surat seperti: n Surat undangan, Surat keputusan, Pemberitahuan, Label undangan n Surat peringatan, Sertifikat, Kartu nama, dll Mail merge 2

Keuntungan yang dapat diperoleh selama menggunakan Mail Merge di antaranya: n Pembuatannya lebih cepat jika dibandingkan dengan pembuatan surat satu persatu. n Halaman dokumen lebih sedikit. Mail merge 3

Persiapan 2 dokumen penting dalam pembuatan mail merge yaitu : n Dokumen Master Main dokumen yg berisi surat n Data Source Suatu file yg berisi informasi untuk digabung dalam dokumen master Langkah langkah : 1. Membuat dokumen master 2. Membuat data source 3. Menggabungkan isi dari data source ke dalam dokumen master Mail merge 4

Membuat Dokumen Master a • Nama Peserta • NIP • Asal Instansi Mail merge 5

Membuat data Source [1] b c Klik menu Tools >> Letters and Mailings >> Mail Merge Mail merge 6

Membuat data Source [2] e d Menggunakan dokumen master yg sedang aktif Menggunakan template yg ada sebagai dokumen master Menggunakan dokumen master yg sudah dibuat sebelumnya Mail merge 7

Membuat data Source [3] f Menggunakan data source yg sudah ada Menggunakan data source dari Ms. Outlook Membuat & menggunakan data source baru Mail merge 8

Membuat data Source [4] g h i Mail merge 9

Membuat data Source [5] j k Mail merge 10

Menggabungkan Data Source ke dalam Dokumen Master Insert greeting line Insert Merge fields Insert Address block Mail merge recepient Open data source Main document setup L Propagate labels Match fields Highlight merge fields View merge data Mail merge Merge to email Merge to fax Merge to printer Merge to New doc. Check for error Find entry 11

Menggabungkan Data Source ke dalam Dokumen Master n m Mail merge 12

Menggabungkan Data Source ke dalam Dokumen Master Mail merge 13

Pembuatan mailmerge di libre office n Buat dokumen master terlebih dahulu Mail merge 14

n Siapkan daftar Nama Perusahaan yang hendak kita kirimkan surat penawaran. Buatlah daftarnya di dalam satu file Calc, misalnya sbb: Mail merge 15

n Kembali ke file dokumen master, klik menu Tools à Mail Merge Wizard. Mail merge 16

n Langsung saja menuju step yang ke-3, yakni Insert Address Block, lalu klik Select Different Address List. Klik tombol Add, lalu pilih filenya yang sudah dibuat pada langkah no. 2. Hasilnya adalah sbb: Mail merge 17

n Klik menu View à Data Source kemudian klik kiri pada text Daftar. Alamat, lalu pilih Tables Sheet 1. Mail merge 18

n Klik & Drag nama kolomnya ke line dibawah “Kepada Yth: ”, dan lain 2 nya sehingga hasilnya menjadi sbb: Mail merge 19

n Untuk melihat hasilnya, klik menu Tools Mail Merge Wizard pilih Save, Print or Send“, lalu setelah proses finish, klik tombol Save Starting Document, lalu klik tombol Finish. Hasilnya adalah sbb: Mail merge 20