C MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE Mail merge atau

C. MEMBUAT DOKUMEN MAIL MERGE

Mail merge atau surat berantai merupakan salah satu fasilitas Ms. Word yang digunakan untuk membuat surat dalam jumlah banyak yang memiliki isi dan format yang sama, namun terdapat beberapa bagian yang berbeda. Bagian yang berbeda dinamakan variable atau field. Perintah mail merge akan menghasilkan 3 buah file sekaligus, yaitu sebagai berikut. 1. Dokumen utama (format surat). 2. Sumber data (Data Source) yang berisi record ejumlah data.

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut. • 1. Ketikkan format undangan sesuai kreasi Anda sendiri. • 2. Tuliskan kata Kepada dan di pada lembar kerja Microsoft Word 2007 • 3. Pilih menu Mailings • 4. Pilih submenu Start Mail Merge • 5. Pilih menu Step by Step Mail Merge Wizard. • 6. Di sebelah kanan akan muncul submenu mail merge. Pilih Letters untuk membuat tipe dokumen dalam bentuk surat.

• 7. Pada step ke-2, pilihlah Use the current document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal telah • 8. Pilihlah Typedibuat. a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akandigunakan atau dimasukkan ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan menu Create. • 9. Setelah muncul menu New address list, pilih submenu Customize Address list • 10. Pada submenu tersebut telah terdapat daftar judul data. Untuk menghapusnya tekan menu Delete • 11. Untuk memasukkan judul data yang baru sesuai keinginan, pilihlah

12. Setelah proses tersebut selesai, isilah judul data dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan menu New Entry. Contoh : judul 13. nama Secara diisiotomatis denganakan Rudi, muncul menu Save. Simpanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di My Document 14. Namun jika Anda menemukan ada data yang salah saat proses pemasukan, maka klik nama file yang ada di kolom Data Source. Selanjutnya, pilih menu Edit. 15. Jika sudah kembali ke lembar kerja di Microsoft Word, pilihlah menu Insert Merge Field. 16. Masukan judul data pada tempat yang sesuai. Misalnya nama dimasukan setelah kata kepada.