MEMBUAT DOKUMEN DENGAN KONSEP MAIL MERGE Mail merge

MEMBUAT DOKUMEN DENGAN KONSEP MAIL MERGE Mail merge 1

Pendahuluan Fasilitas Mail Merge pada Microsoft Office sering digunakan untuk membuat surat-surat seperti: n Surat undangan, Surat keputusan, Pemberitahuan, Label undangan n Surat peringatan, Sertifikat, Kartu nama, dll Keuntungan yang dapat diperoleh selama menggunakan Mail Merge di antaranya: n Pembuatannya lebih cepat jika dibandingkan dengan pembuatan surat satu persatu. n Halaman dokumen lebih sedikit. Mail merge 2

Persiapan 2 dokumen penting dalam pembuatan mail merge yaitu : n Dokumen Master Main dokumen yg berisi surat n Data Source Suatu file yg berisi informasi untuk digabung dalam dokumen master Langkah langkah : 1. Membuat dokumen master 2. Membuat data source 3. Menggabungkan isi dari data source ke dalam dokumen master Mail merge 3

Membuat Dokumen Master a • Nama Peserta • NIP • Asal Instansi Mail merge 4

Membuat data Source [1] b c Klik menu Tools >> Letters and Mailings >> Mail Merge Mail merge 5

Membuat data Source [2] e d Menggunakan dokumen master yg sedang aktif Menggunakan template yg ada sebagai dokumen master Menggunakan dokumen master yg sudah dibuat sebelumnya Mail merge 6

Membuat data Source [3] f Menggunakan data source yg sudah ada Menggunakan data source dari Ms. Outlook Membuat & menggunakan data source baru Mail merge 7

Membuat data Source [4] g h i Mail merge 8

Membuat data Source [5] j k Mail merge 9

Menggabungkan Data Source ke dalam Dokumen Master Insert greeting line Insert Merge fields Insert Address block Mail merge recepient Open data source Main document setup L Propagate labels Match fields Highlight merge fields View merge data Mail merge Merge to email Merge to fax Merge to printer Merge to New doc. Check for error Find entry 10

Menggabungkan Data Source ke dalam Dokumen Master n m Mail merge 11

Menggabungkan Data Source ke dalam Dokumen Master Mail merge 12