Kurum Arivi Ayklama ve mha Komisyonu o Ariv

Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu o. Arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya Kurum Arşiv sorumlusunun BAŞKANLIĞINDA, o. Kurum Arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, o. Malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire ve ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek, kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi sahibi iki temsilciden oluşan 5 kişilik Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu Kurulur. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-33 29. 11. 2020 1

Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu BAŞKAN Kurum Arşiv Sorumlusu ÜYE Kurum Arşiv Görevlisi ÜYE İlgili Birim Personeli Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-33 29. 11. 2020 2

İnsan kaynakları Dairesi Başkanlığı evrakının ayıklama işlemlerinde komisyon yapısı ÜYE Kurum Arşiv Görevlisi ÜYE İnsan Kaynakları Dairesi Görevlisi 29. 11. 2020 BAŞKAN Kurum Arşiv Sorumlusu ÜYE Kurum arşiv Görevlisi ÜYE İnsan Kaynakları Dairesi Görevlisi 3

Birim Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu o. Arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amirinin BAŞKANLIĞINDA, o. Varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile, o. Malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire ve ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek, kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden oluşan 5 veya 4 kişilik bir ayıklama ve imha komisyonu kurulur. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-33 29. 11. 2020 4

Birim Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu BAŞKAN Arşiv Hizmetlerinden Sorumlu Ünite Amiri ÜYE Arşiv Görevlisi ÜYE İlgili Birim Personeli ÜYE İlgili Birim Persoeli Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-33 29. 11. 2020 5

Birim Arşivlerinde Yapılacak Ayıklama İşlemlerinde Komisyon Yapısı BAŞKAN Arşiv Hizmetlerinden Sorumlu Ünite Amiri ÜYE Arşivi Görevlisi ÜYE İlgili Birim Personeli 29. 11. 2020 ÜYE İlgili Birim Personeli 6

Birim Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu n YETERLİ PERSONELİN OLMAMASI HALİNDE, BU KOMİSYON EN AZ ÜÇ KİŞİDEN DE TEŞKİL OLUNABİLİR. 29. 11. 2020 7

Üye Belirleme Yazı Örneği Genel Müdürlüğümüz/Bölge Müdürlüğümüz hizmet birimlerinin iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerden kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyenlerin ne şekilde ayıklama ve imha işlemine tabi tutulacağı hususları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in “Dördüncü” bölümünde açık hükümlerle belirlenmiştir. Kurum Arşivi/Birim Arşivi’ne teslim edilen biriminiz evrakının bahis konusu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak ayıklama ve imha işlemlerini yürütmek üzere kurulacak komisyonda biriminizi temsilen evrak yönetimi ve aynı zamanda biriminizin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki görevlinin isimlerinin belirlenerek tarafımıza bildirilmesi ve. . . . . tarihinde Kurum Arşivi/Birim Arşivi’nde başlanacak çalışmalara katılmalarının sağlanması hususunda bilgilerinizi ve gereğini arz ederim. 29. 11. 2020 8

Komisyon teşkili olur Örneği Kurum Arşivi/Birim Arşivi’nde mevcut. . . . , . . ve. . . birimlerine ait evraktan muhafazasına lüzum görülmeyenlerin tespit edilerek, imhasını sağlamak üzere ayıklama çalışmaları başlatılacaktır. Bahis konusu çalışmayı yürütmek üzere Belediye Başkanlığımız/Bölge Müdürlüğümüz. . . Müdürü/Sorumlusu. . . . başkanlığında, . . . . ve. . . . ile Ek’li listede yer alan birim temsilcilerinden müteşekkil bir ayıklama ve imha komisyonu kurulması hususunu takdir ve tensiplerinize arz ederim. 29. 11. 2020 9

Yetki ve Sorumluluk q Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihaî kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 38 inci madde hükümleri saklıdır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-34 29. 11. 2020 10

Çalışma Esasları n n Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tâbi tutarlar. Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-35 29. 11. 2020 11

Ayıklama ve Tasnif q Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya plânı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-36 29. 11. 2020 12

İmha listesinin Düzenlenmesi q q İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya plânı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. Mükellefler, aynı tür ve vasıflara haiz malzemeyi, örneklerini saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha listeleriyle imhaya tabi tutabilirler. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-37 29. 11. 2020 13

29. 11. 2020 14

29. 11. 2020 15

29. 11. 2020 16

29. 11. 2020 17

29. 11. 2020 18

29. 11. 2020 19

29. 11. 2020 20

İmha listelerinin Kesinlik Kazanması v v Kurum arşivlerinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün uygun görüşü alındıktan sonra, ilgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır. Taşra, bölge ve yurtdışı arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri, kurum arşivlerinin uygun görüşü alındıktan sonra, kurum ve kuruluşların bu yerler için onay vermeye yetkili kıldığı kişilerin onayını müteakip kesinlik kazanır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-38 29. 11. 2020 21

İmha Onayı Örneği Kurum Arşivi/Birim Arşivi’nde mevcut. . . . . , birimlerine ait evraktan muhafazasına lüzum görülmeyenlerin tespit edilerek, imhasını sağlamak üzere. . . . . tarih ve. . . sayılı makam onayı ile ayıklama ve imha komisyonu oluşturulmuştur. Komisyon, adı geçen birimlerin. . . . yılı öncesine ait evrakını değerlendirmiş ve bunlardan saklanmasına gerek görülmeyenleri belirleyerek, imha listelerini düzenlemiştir. Olur ekindeki imha listelerinde kayıtlı evrakın imha edilebilmesi hususunu takdir ve tensiplerinize arz ederim. 29. 11. 2020 22

İmha İşlemleri 29. 11. 2020 23

İmha şekilleri n n İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-39 29. 11. 2020 24

İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması n İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klâsör ve dosyalar ayrılır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-40 29. 11. 2020 25

İmha Tutanağı n İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-41 29. 11. 2020 26

İmha Tutanağı Örneği ………. . Tarih ve ……………. . Sayılı Makam Onayı’na istinaden oluşturulan Ayıklama ve İmha Komisyonu’nun yapmış olduğu ayıklama çalışmaları neticesinde ………, …………………. Birimlerinin. . /. . . . yıllarına ait belgeleri ayıklama işlemine tâbi tutularak saklanmasına gerek görülmeyenler, imha listeleri tutulmak suretiyle imhaya ayrılmıştır. . . . tarih ve. . . . sayılı Makam Onayı’nı müteakip, yukarıda belirtilen belgeler kıyılmak suretiyle. . . . . tarihinde imha edilmiştir. Başkan (İmza) 29. 11. 2020 Üye (İmza) 27

İmha listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme n İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-42 29. 11. 2020 28

Saklama Planları 29. 11. 2020 29

Saklama Planları n Saklama Planları, yasal, yönetsel, mali veya tarihi gereksinimleri karşılamak üzere bilgi/belgenin ne kadar süre ile saklanması gerektiğini belirten dokümanlardır. Bu dokümanlar, belgeyi elde tutma, transfer, imha etme gibi işlemlere ilişkin süreleri belirten ve hangi belgelerin ne kadar süre ile nerede saklanacağı konusunda dikkate alınması gereken bir kılavuzdur. 29. 11. 2020 30

İmha Edilecek Belgeler 1) 2) 3) 4) 5) 6) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları, Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler, Resmî veya özel her çeşit zarflar (Tarihî değeri olanlar hariç), Adlî ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmî kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adî ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri, Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları), Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-31 29. 11. 2020 31

İmha Edilecek Belgeler 7) 8) 9) 10) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar, Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları, Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı, Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-31 29. 11. 2020 32

İmha Edilecek Belgeler 11) 12) 13) 14) 15) 16) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı, Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları, İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları, Çalışma raporlarının fazla kopyaları, Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar, Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-31 29. 11. 2020 33

İmha Edilecek Belgeler 17) 18) 19) 20) 21) 22) 23) 24) 25) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler, Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar, Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları, İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri, Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfzedilmiş) başvurular ve yazılar, Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar, Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları, Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri, İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-31 29. 11. 2020 34

İmha Edilecek Belgeler 26) 27) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile, Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenler. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-31 29. 11. 2020 35

Saklama Planları n Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün özellikle Milli Arşive devredilmesi gereken arşiv belgelerini belirlemek üzere başlattığı çalışmaların ürünü olan “Tespit ve Değerlendirme Formları”, ayıklama ve imha komisyonlarının ihtiyaç duyduğu temel referans kaynağın ortaya konulması ihtiyaç ve talepleri doğrultusunda, belgelerin birim ve kurum arşivlerinde saklama sürelerini de barındıracak şekilde geliştirilmiştir. 29. 11. 2020 36

29. 11. 2020 37

Saklama Planları n 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile yürürlüğe konulan Standart Dosya Planı uygulaması, “dosya planları” ile tespit ve değerlendirme formları”nın birleştirilmesi düşüncesinin gelişmesine neden olmuş ve “Saklama Süreli Standart Dosya Planı” adı altında bahsi geçen çalışmalar birleştirilmiştir. 29. 11. 2020 38

Saklama Planları n Türkiye Radyo ve Televizyon Kurumu Genel Müdürlüğü için 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile belirlenen standart dosya planı hazırlama yükümlülüğünün yerine getirilmesi çalışmalarında, tespit ve değerlendirme formları da dikkate alınmış ve dosyaların saklama süreleri ve akıbetini de içeren “Türkiye Radyo ve Televizyon Kurumu Genel Müdürlüğü Saklama Süreli Standart Dosya Planı” hazırlanmıştır. 29. 11. 2020 39

29. 11. 2020 40 Türkiye Radyo-Televizyon Kurumu Genel Müdürlüğü Saklama Süreli Standart Dosya Planı

Saklama Kodlarının Açılımı A : A 1 : A 2 : A 3 : B : C : D : 29. 11. 2020 Devlet Arşivlerine Gönderilir Örnek Yıllar Gönderilir Örnek Seçilenler Gönderilir Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir Kurumunda Saklanır Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir Devlet Arşivlerine Gönderilmez 41

Saklama Planları n Türkiye Radyo ve Televizyon Kurumu Genel Müdürlüğü Saklama Süreli Standart Dosya Planı’nın ana hizmet faaliyetlerine ilişkin 100 -599 sayısal aralığında tanımlanan dosyalar için öngörülen saklama süreleri tavsiye niteliğinde belirlenmiş olup, nihai karar tümüyle ayıklama ve imha komisyonlarına bırakılmıştır. 29. 11. 2020 42

29. 11. 2020 43

Saklama Planları n Standart Dosya Planı’nın 000 -099 ve 600 -999 sayısal aralığında tanımlanan faaliyetlere ilişkin açılacak dosyalar için saklama süresi ve saklama kodu belirleme çalışmaları Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından sürdürülmekte olup, sonuçları ayrıca http: //devletarsivleri. gov. tr adresinde yayımlanacaktır. 29. 11. 2020 44

Saklama Planları n Özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerine ilişkin faaliyetlerinin ele alındığı 000099 ve 600 -999 sayısal aralığında ele alınan konular için saklama süre ve kodlarının belirlenmesine kadar ayıklama ve imha komisyonlarının dikkate alması gereken temel doküman “yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimleri arşiv malzemesi tespit formları”dır. 29. 11. 2020 45

29. 11. 2020 46 Yardımcı Hizmet, Danışma ve Denetim Birimleri Arşiv Malzemesi Tespit ve Değerlendirme Formları

Yardımcı Hizmet, Danışma ve Denetim Birimleri Arşiv Malzemesi Tespit Formları n n “Devlet Arşivi’ne gönderilir” ifadesi, arşiv malzemesi vasfını taşıyan malzeme için kullanılmıştır. Bu vasıftaki belgeler, ayıklama ve imha komisyonlarınca imha edilemeyecek olup, yapılacak tasniften sonra kurumlardaki bekleme süresini takiben Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilecektir. “Devlet Arşivi’ne gönderilmez” ifadesi, arşiv malzemesi vasfını taşımayan malzeme için kullanılmıştır. Bu tür malzeme, kullanılmalarına ihtiyaç duyulduğu ve varsa mevzuatların belirlediği saklama süreleri içinde kurumlarında muhafaza edilecektir. Belirlenen süreyi doldurduktan sonra ayıklama ve imha komisyonlarının kararı ile imha edilebilecektir. 29. 11. 2020 47

Yardımcı Hizmet, Danışma ve Denetim Birimleri Arşiv Malzemesi Tespit Formları n “Kurumunda saklanır” ifadesi, günlük iş akımı içerisinde kurumunda sürekli ihtiyaç duyulan malzeme için kullanılmıştır. Bu açıklamanın bulunduğu dosyalar, imhaya tâbi tutulmayacaktır. Bu dosyalar zaman içinde aktivitesini kaybederek, kurumunda muhafazasına lüzum görülmemesi durumunda, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün görüşü alındıktan sonra değerlendirilmeye tâbi tutulacaktır. Çünkü, bu malzemenin büyük bir çoğunluğu, arşiv malzemesi vasfını taşımaktadır. Hizmet birimlerince sürekli kullanılmaları sebebiyle kurumlarında saklanmaları mevzuat çerçevesinde uygun görülmüştür. 29. 11. 2020 48

Yardımcı Hizmet, Danışma ve Denetim Birimleri Arşiv Malzemesi Tespit Formları n n “Ayıklama ve İmha Komisyonunca değerlendirilir” ifadesi, içerisinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme vasfını taşıyan malzemenin de bulunduğu dosyalar için kullanılmıştır. Ayıklama-imha komisyonları bu mahiyetteki dosyalarda arşiv malzemesi hüviyetinde görülenleri ayırt ederek saklama süreleri sonunda Devlet Arşivi’ne devredecektir. “Örnek Seçilenler Devlet Arşivi’ne gönderilir” ifadesi, bir fonun içerisinde getirilen iş ve işlemlere örnek oluşturabilecek mahiyetteki belgelerden örnek seçilenlerin Devlet Arşivi’ne gönderilmesi gerektiğine belirtir. 29. 11. 2020 49

Arşiv Malzemesinin Tasnifi ve DAGM’ne Transfer işlemleri 29. 11. 2020 50

DAGM’ne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi Kurum arşivi ile taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Genel Müdürlüğe Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu", varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-28 29. 11. 2020 51

DAGM’ne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi Arşiv malzemesinden hangilerinin Genel Müdürlükçe teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak mükellefler elinde kalacağı, mükelleflerin görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlükçe kararlaştırılır. Mükelleflerin kendi arşivlerinde kalan arşiv malzemesi, Yönetmeliğin 4 üncü maddesi hükümlerine tâbidir. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-28 29. 11. 2020 52

29. 11. 2020 Kurum Arşivi Damgası 53

29. 11. 2020 Arşiv Yer Damgası 54

29. 11. 2020 Dosyalama 55

29. 11. 2020 Kutulama ve Etiketleme 56

29. 11. 2020 57

Arşivlerden yararlanma § Genel Müdürlüğün yetki ve sorumluluğuna geçmiş veya henüz geçmemiş olan arşiv malzemesinin aslı hiç bir sebep ve suretle, arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez. § Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilir kişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-9 29. 11. 2020 58

Arşivlerden yararlanma § Birimlerce, gerektiğinde, görülmek veya incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden dosya alınabilir. Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir. (Madde-17) § Genel Müdürlükten ve mükellefler elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde-9 29. 11. 2020 59

Arşiv Mevzuatı Ø 01 Mart 2002 tarih ve 24682 sayılı resmi gazete’de yayımlanan Devlet arşivlerinde araştırma ve inceleme yapmak isteyen Türk ve yabancı uyruklu gerçek veya tüzel kişilerin tabi olacakları esaslar 29. 11. 2020 60

Arşiv Mevzuatı § Bu Esasların amacı, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ve araştırma hizmeti veren diğer arşivlerde araştırma, inceleme yapmak ve örnek almak isteyen Türk ve yabancı gerçek ve tüzel kişilerin tâbi olacakları usul ve esasları tespit etmektir. § Bu Esaslar, tasnif edilmiş ve son işlem tarihi üzerinden en az otuz yıl geçmiş arşiv malzemesi üzerinde Türk uyruklu gerçek veya tüzel kişiler ile Türkiye'ye girmesi yasak olmayan yabancı uyruklu gerçek veya tüzel kişiler tarafından yapılacak araştırma ve inceleme faaliyetlerine ilişkin usul ve esasları kapsar. Amaç ve Kapsam 29. 11. 2020 61

Arşiv Mevzuatı § Türk Arşivlerinde araştırma ve inceleme yapmak isteyen gerçek veya tüzel kişilerden Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olanlar ve bunların vekilleri ile Türkiye'ye yasal yollardan girmiş yabancılar ve bunların vekilleri, "Devlet Arşivlerinde Araştırma Talebinde Bulunanlar İçin Müracaat Formu ve Taahhütname"yi doldurmak suretiyle bir adet fotoğraf ve nüfus cüzdanı (yabancılar için pasaport ve kimlik) örneğiyle, vekil ise vekâletname ile birlikte doğrudan araştırma ve inceleme yapacağı arşivin veya arşivlerin bağlı olduğu idareye bizzat veya posta ile müracaatta bulunurlar. § Ayrıca bu müracaat, yurt dışında Türkiye Cumhuriyeti büyükelçilik veya başkonsolosluklarına da yapılabilir. Bu temsilcilikler, yapılan müracaatı Dışişleri Bakanlığı vasıtasıyla Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne ya da araştırmanın yapılacağı arşivin bağlı bulunduğu idareye gönderirler. Müracaat şekli 29. 11. 2020 62

Arşiv Mevzuatı § Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nde yapılacak her türlü araştırma, inceleme ve örnek alma talepleri bu Genel Müdürlükçe, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü dışındaki araştırma hizmeti veren diğer arşivlere yapılacak talepler ise, söz konusu arşivin bağlı olduğu bakanlık veya kuruluşça işleme konulur ve en geç iki iş günü içerisinde sonuçlandırılır. Silahlı Kuvvetler arşivlerine yapılan müracaatlar otuz gün içerisinde sonuçlandırılır. Dışişleri Bakanlığı; yurtdışındaki Türkiye Cumhuriyeti büyükelçilikleri ve başkonsoloslukları kanalıyla, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nde ve araştırma hizmeti veren diğer arşivlerde araştırma ve inceleme talebinde bulunan Türk veya yabancı uyruklu gerçek veya tüzel kişiler ile vekillerine, müracaatlarının sonucunu otuz gün içerisinde duyurur. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile birinci fıkrada belirtilen ilgili bakanlık ve kuruluşlar; bu Esaslarda öngörülen hükümleri de göz önünde bulundurmak suretiyle, araştırma ve inceleme taleplerini aynen veya sınırlandırmak suretiyle kabul veya reddedebilirler. Müracaatların işleme konulması ve cevaplandırma süresi 29. 11. 2020 63

‘’HER İNSAN BİR DÜNYADIR. ’’ ‘’HAYATI İŞE YARAR BİR ŞEKİLDE KULLANMAK, ONU KENDİSİNDEN DAHA UZUN ÖMÜRLÜ BİR ŞEYLER İÇİN HARCAMAKTIR. ’’ TEŞEKÜRLER Aysel NAZ GSM: 05322839752 E. MAİL: naz_mid@hotmail. com 29. 11. 2020 64