KOMUNIKASI ORGANISASIONAL Dr Meilan Sugiarto S Sos MSi

KOMUNIKASI ORGANISASIONAL Dr. Meilan Sugiarto, S. Sos, MSi. 1

Komunikasi adalah prasyarat kehidupan Manusia, Kenapa ? 1. Individu menghabiskan 70% dari waktu mereka untuk berkomunikasi – menulis, membaca, berbicara, mendengar 2. Komunikasi yang buruk merupakan sumber konflik antar personal 3. Sebuah ide betapapun hebatnya tidak berguna hingga dapat disampaikan dipahami orang lain KESIMPULAN : Komunikasi meliputi transfer maupun pemahaman Makna 2

“Kesalahan komunikasi dapat menimbulkan akibat yang fatal” 3

Apa yang dimaksud KOMUNIKASI ? Komunikasi Penyampaian dan pemahaman sebuah arti Komunikasi dalam Organisasi penyampaian dan penafsiran suatu arti/pesan antar unit komunikasi dalam suatu organisasi. Komunikasi melibatkan simbol-simbol untuk menyampaikan suatu arti, dapat berupa kata-kata, gerakan tubuh, huruf, atau gerakan-gerakan tertentu. 4

FUNGSI KOMUNIKASI DALAM ORGANISA • mengendalikan perilaku anggota • membantu memotivasi dng menjelaskan apa yang harus dikerjakan • untuk mengekspresikan emosi • untuk menyampaikan informasi yg dibutuhkan dalam pengambilan keputusan 5

Proses Komunikasi Tahapan antara pengirim dan penerima pesan yang dihasilkan dalam transfer dan penafsiran suatu arti Distorsi PESAN Sumber Berita PESAN Penyandian Saluran Komunikasi PESAN Pemecahan Sandi Penerima UMPAN BALIK PESAN 6

ARAH ALIRAN INFORMASI 1. KOMUNIKASI KE BAWAH (DOWN WORD) yaitu informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang merotoritas lebih rendah. JENIS INFORMASI yang biasanya dikomunikasikan : 1. Mengenai bagaimana melakukan pekerjaan 2. Mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan 3. Mengenai kebijakan & praktik organisasi 4. Informasi kinerja pegawai 5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).

METODE PENYAMPAIAN PESAN : 1. Tulisan 2. Lisan 3. Lisan diikuti tulisan 4. Tulisan diikuti lisan KAPAN METODE INI DAPAT EFEKTIF DILAKUKAN ? 1. Tulisan : dalam situasi bila diperlukan informasi untuk tindakan yang akan datang, informasinya umum, tidak diperlukan kontak pribadi. 2. Lisan : dalam situasi yang membutuhkan teguran & mendamaikan perselisihan. 3. Lisan diikuti tulisan : dalam situasi yang membutuhkan tindakan segera tetapi kemudian diikuti tindak lanjutnya yg bersifat umum, perlu pendokumentasian. 4. Tulisan diikuti lisan : dinilai tidak cukup efektif untuk setiap situasi.

KRITERIA MEMILIH METODA PENYAMPAIAN INFORMASI KEPADA PEGAWAI : 1. Ketersediaan informasi. 2. Biaya 3. Pengaruh 4. Relevansi (dengan tujuan) 5. Respons 6. Keahlian (yang sesuai dengan kemampuan pengirim)

2. KOMUNIKASI KE ATAS (UP WORD) Yaitu informasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (atasan). PENTINGNYA KOMUNIKASI KE ATAS : 1. Informasi bagi pembuatan keputusan 2. Memberi informasi bagi atasan kapan bawahan siap menerima informasi dari mereka & seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka. 3. Mendorong keterbukaan komunikasi tentang keluh kesah, kritik muncul kepermukaan sehingg atasan tahu apa yang mengganggu dan menghambat kerja mereka. 4. Menumbuhkan apresiasi & loyalitas kpd organisasi dg memberi kesempatan kpd pegawai untuk mengajukan pertanyaan & memberi masukan/gagasan serta saran. 5. Memberi informasi pada atasan apakah bawahan memahami apa yg diharapkan dari aliran informasi ke bawah 6. Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka & memperkuat keterlibatan mereka dg pekerjaan & organisasi

APA YANG DIKOMUNIKASIKAN ? 1. Tentang apa yang telah dilakukan bawahan : prestasi, kemajuan, rencana yang akan datang. 2. Persoalan pekerjaan yang dihadapi yang belum terpecahkan dan membutuhkan bantuan penyelesaian. 3. Memberikan saran dan agagasan untuk perbaikan pada organisasi. 4. Mengungkakan bagaima perasaan, pikiran bawahan tentang pekerjaan mereka, rekan kerja mereka, & organisasi. MENGAPA KOMUNIKASI KE ATAS SULIT ? (sharma, 1979) : 1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka 2. Adanya perasaan bahwa atasan tidak tertarik pada permasalahan bawahan. 3. Kurangnya penghargaan & apresiasi bagi komunikasi ke atas yang dilakukan oleh bawahan/karyawan 4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disamapikan pegawai.

PRINSIP KOMUNIKASI KE ATAS 1. Program komunikasi ke atas yang efektif harus direncanakan & didorong atau dirangsang agar tetap muncul / tersampaikan. 2. Program komunikasi ke atas yang efektif berlangsung secara berkesinambungan. 3. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan saluran rutin 4. Program komunikasi ke atas yang efektif menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah 5. Program komunikasi ke atas yang efektif mencakup mendengarkan secara objektif 6. Program komunikasi ke atas yang efektif mencakup tindakan untuk menanggapi masalah 7. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan berbagai media & metode untuk meningkatkan aliran informasi.

3. KOMUNIKASI HORISONTAL Adalah penyampaian informasi diantara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja. TUJUAN KOMUNIKASI HORISONTAL 1. Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja 2. Berbagi informasi mengenai rencana & kegiatan 3. Untuk memecahkan masalah 4. Untuk memperoleh pemahaman bersama 5. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan 6. Untuk menumbuhkan dukungan antar personal BENTUK KOMUNIKASI HORISONTAL : Rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telpon, memo / catatan, kegiatan sosial, lingkaran kualitas (sebuah kelompok pekerja sukareka yang berbagi wilayah tanggungjawab)

BENTUK KOMUNIKASI INTERPERSONAL Komunikasi verbal atau oral • Keuntungan : mudah dan cepat, serta umpan balik cepat • Kelemahan : sering terjadi distorsi pesan ketika melalui banyak orang Media : tatap muka, via telepon Komunikasi tertulis • Keuntungan : dapat dilihat, permanen, akurat • Kelemahan : butuh waktu dan umpan balik tdk cepat Media : memo, surat, laporan, fax, e-mail 14

Komunikasi non-verbal • Keuntungan : mendukung komunikasi lain dan memberikan bentuk ekspresi emosi/ perasaan yg dpt diamati • Kelemahan : dpt terjadi misperception dan gerakan dpt mempengaruhi interpretasi penerima thd pesan Media : ekspresi wajah, bahasa tubuh, gaya pakaian 15

KOMUNIKASI INTERPERSONAL DALAM ORGANISASI Komunikasi dengan bantuan komputer 1. e-mail Keuntungan : cepat utk ditulis, dikirim, disimpan; biaya murah dlm pendistribusiannya Kelemahan : informasi dpt berlebihan, kurang dpt memuat kondisi emosional, kurang hidup, impersonal 2. intranet Jaringan informasi untuk organisasi yang luas/besar 16

Komunikasi dengan bantuan komputer 3. Extranet suatu jaringan informasi yg menghubungan karyawan dengan stakeholder luar, seperti supplier, pelanggan, dan patner strategis 4. Videoconferencing Suatu perluasan dari intranet/ ekstranet yang memungkinkan pertemuan virtual secara tatap muka melalui jaringan video 17

POLA KOMUNIKASI KELOMPOK Wheel All Channel Circle Chain 18

PERBANDINGAN 2 POLA KOMUNIKASI NO VARIABEL KOM. ORG Wheel Circle 1 Aksessibilitas anggota satu dg lainnya Rendah Tinggi 2 Pengawasan aliran pesan Tinggi Rendah 3 Moral / kepuasan Sgt rndh Tinggi 4 Kemunculan pemimpin Tinggi Sgt rendah 5 Kecermatan solusi Baik Buruk 6 Kecepatan kinerja Cepat Lambat 7 Jumlah pesan yg dikirimkan Rendah Tinggi 8 Kemunculan organisasi yang stabil Cepat Sgt lambat 9 Penyesuaian dg perubahan kerja Lambat Cepat 10 Kecenderungan beban berlebih Tinggi rendah 19

DISTORSI (GANGGUAN) DALAM BERKOMUNIK Sisi Organisasi Tingkatan hirarki. Struktur organisasi yg berkembang, akan menimbulkan masalah komunikasi. Pesan harus melalui tingkatan (jenjang) tambahan, cenderung menjadi berkurang ketepatannya. Spesialisasi. spesialisasi adalah prinsip dasar organisasi tetapi juga menciptakan masalah-masalah komunikasi, di mana cenderung memisahkan orang. 20

DISTORSI (GANGGUAN) DALAM BERKOMUNIK Sisi Individu Informasi Berlebihan Kondisi dimana informasi yg disampaikan melebihi kapasitas penerimaan seorang individu Manipulasi Pengirim memanipulasi informasi sehingga lebih disukai penerima Persepsi Selektif Sebagian besar orang selektif thd apa yg dilihat berdasarkan kepentingan, latarbelakang, pengalaman, dan sikap 21 mereka.

Emosi Bagaimana perasaan pada saat menerima pesan akan mempengaruhi interpretasi thd pesan Bahasa Suatu kata terkadang berarti berbeda utk orang yg berbeda Daya Tangkap Kelemahan dalam kemampuan memperhatikan akan memperlemah daya tangkap 22

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF ü KETEPATAN DALAM MENENTUKAN IDENTIFIKASI SASARAN ü FORMULASI PESAN ü PEMILIHAN MEDIA KOMUNIKASI ü KREDIBILITAS DIRI SENDIRI 23

DISTORSI (GANGGUAN) DALAM KOMUNIKASI LINTAS BUDAYA Hambatan Kultural • Hambatan karena arti kata • Hambatan karena konotasi • Hambatan karena perbedaan penekanan suara • Hambatan karena perbedaan persepsi 24