Dr Meilan Sugiarto S Sos MSi team Magister

Dr. Meilan Sugiarto, S. Sos, MSi. & team Magister Manajemen Agribisnis 1

Komunikasi adalah prasyarat kehidupan Manusia, Kenapa ? 1. Individu menghabiskan 70% dari waktu mereka untuk berkomunikasi – menulis, membaca, berbicara, mendengar 2. Komunikasi yang buruk merupakan sumber konflik antar personal 3. Sebuah ide betapapun hebatnya tidak berguna hingga dapat disampaikan dipahami orang lain KESIMPULAN : Komunikasi meliputi transfer maupun pemahaman Makna 2

“Kesalahan komunikasi dapat menimbulkan akibat yang fatal” 3

Apa yang dimaksud KOMUNIKASI ? § Komunikasi Penyampaian dan pemahaman sebuah arti § Komunikasi melibatkan simbol-simbol untuk menyampaikan suatu arti, dapat berupa kata-kata, gerakan tubuh, huruf, atau gerakan-gerakan tertentu. 4

Komunikasi Agribisnis adalah suatu pernyataan antar manusia yang berkaitan dengan kegiatan Agribisnis baik secara kelompok yang sifatnya umum dengan menggunakan lambang 2 tertentu maupun secara individu. Dr. M. Sugiarto 5

Proses Komunikasi Tahapan antara pengirim dan penerima pesan yang dihasilkan dalam transfer dan penafsiran suatu arti pesan. Distorsi 6

METODE PENYAMPAIAN PESAN : 1. Tulisan 2. Lisan 3. Lisan diikuti tulisan 4. Tulisan diikuti lisan KAPAN METODE INI DAPAT EFEKTIF DILAKUKAN ? 1. Tulisan : dalam situasi bila diperlukan informasi untuk tindakan yang akan datang, informasinya umum, tidak diperlukan kontak pribadi. 2. Lisan : dalam situasi yang membutuhkan teguran & mendamaikan perselisihan. 3. Lisan diikuti tulisan : dalam situasi yang membutuhkan tindakan segera tetapi kemudian diikuti tindak lanjutnya yg bersifat umum, perlu pendokumentasian. 4. Tulisan diikuti lisan : dinilai tidak cukup efektif untuk setiap situasi.

KRITERIA MEMILIH METODE PENYAMPAIAN INFORMASI KEPADA : 1. Ketersediaan informasi. 2. Biaya 3. Pengaruh 4. Relevansi (dengan tujuan) 5. Respons 6. Keahlian (yang sesuai dengan kemampuan pengirim)

BENTUK KOMUNIKASI INTERPERSONAL a. Komunikasi verbal atau oral • Keuntungan : mudah dan cepat, serta umpan balik cepat • Kelemahan : sering terjadi distorsi pesan ketika melalui banyak orang Media : tatap muka, via telepon b. Komunikasi tertulis • Keuntungan : dapat dilihat, permanen, akurat • Kelemahan : butuh waktu dan umpan balik tdk cepat Media : memo, surat, laporan, fax, e-mail 9

c. Komunikasi non-verbal • Keuntungan : mendukung komunikasi lain dan memberikan bentuk ekspresi emosi/ perasaan yg dpt diamati • Kelemahan : dpt terjadi misperception dan gerakan dpt mempengaruhi interpretasi penerima thd pesan Media : ekspresi wajah, bahasa tubuh, gaya pakaian 10

KOMUNIKASI INTERPERSONAL DALAM ORGANISASI Komunikasi dengan bantuan komputer 1. e-mail Keuntungan : cepat utk ditulis, dikirim, disimpan; biaya murah dlm pendistribusiannya Kelemahan : informasi dpt berlebihan, kurang dpt memuat kondisi emosional, kurang hidup, impersonal 2. intranet Jaringan informasi untuk organisasi yang luas/besar 11

Komunikasi dengan bantuan komputer 3. Extranet suatu jaringan informasi yg menghubungan karyawan dengan stakeholder luar, seperti supplier, pelanggan, dan patner strategis 4. Videoconferencing Suatu perluasan dari intranet/ ekstranet yang memungkinkan pertemuan virtual secara tatap muka melalui jaringan video 12

DISTORSI (GANGGUAN) DALAM BERKOMUNIK Sisi Individu Informasi Berlebihan Kondisi dimana informasi yg disampaikan melebihi kapasitas penerimaan seorang individu Manipulasi Pengirim memanipulasi informasi sehingga lebih disukai penerima Persepsi Selektif Sebagian besar orang selektif thd apa yg dilihat berdasarkan kepentingan, latarbelakang, pengalaman, dan sikap 13 mereka.

Emosi Bagaimana perasaan pada saat menerima pesan akan mempengaruhi interpretasi thd pesan Bahasa Suatu kata terkadang berarti berbeda utk orang yg berbeda Daya Tangkap Kelemahan dalam kemampuan memperhatikan akan memperlemah daya tangkap 14

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF ü KETEPATAN DALAM MENENTUKAN IDENTIFIKASI SASARAN ü FORMULASI PESAN ü PEMILIHAN MEDIA KOMUNIKASI ü KREDIBILITAS DIRI SENDIRI 15

DISTORSI (GANGGUAN) DALAM KOMUNIKASI LINTAS BUDAYA Hambatan Kultural • Hambatan karena arti kata • Hambatan karena konotasi • Hambatan karena perbedaan penekanan suara • Hambatan karena perbedaan persepsi 16

17 5 Prinsip Komunikasi Efektif

PRINSIP 1: Respect (Menghargai)

Ingat : • Setiap manusia ingin dihargai dan dianggap penting. • Jika harus mengkritik/memarahi lakukan dengan penuh respek (misalnya : jangan lakukan didepan publik). • Saling menghargai dan menghormati dapat membangun sinergi yang meningkatkan kinerja individu maupun tim. Dr. M. Sugiarto 19

Dale Carnegie Rahasia terbesar berurusan dengan manusia adalah : “memberikan penghargaan yang jujur dan tulus”. William James “Sifat dasar manusia adalah ingin dihargai. " Charles Schwabb, mengatakan bahwa aset paling besar yang dia miliki adalah kemampuannya membangkitkan antusiasme orang lain “dengan memberi penghargaan yang tulus”.

PRINSIP 2 : Empathy Dr. M. Sugiarto 21

§ Empati adalah kemampuan menempatkan diri kita pada kondisi yang dihadapi orang lain. § Untuk bisa berempati harus “mengerti terlebih dulu sebelum dimengerti oleh orang lain”. § Covey menaruhnya sebagai salah satu 7 Habits of Effective People. § Empati dibutuhkan untuk membangun keterbukaan dan kepercayaan dalam tim kerja. § Rasa empati membantu kita untuk dapat menyampaikan pesan dengan cara dan sikap yang memudahkan penerima. Dr. M. Sugiarto 22

PRINSIP 3 : Audible (Didengar jelas) § Makna audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik pesan yang kita sampaikan pada penerima pesan. § Pesan harus disampaikan melalui media yang dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Dr. M. Sugiarto 23

PRINSIP 4 : Clarity (Kejelasan) § adalah kejelasan dari pesan itu sendiri, sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. § Clarity berarti pula keterbukaan dan transparansi, sehingga menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Dr. M. Sugiarto 24

PRINSIP 5 : Humble (Rendah Hati) § adalah sikap rendah hati, dibutuhkan untuk membangun rasa menghargai orang lain. § Sikap Rendah Hati antara lain: sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan tidak memandang rendah orang lain. Dr. M. Sugiarto 25

Melalui 5 PRINSIP ini, kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal Mampu membangun network yang penuh dengan penghargaan, saling menguntungkan dan menguatkan.

Dr. M. Sugiarto 27

L I S T E N I N G S K I L L S Dr. Meilan Sugiarto, S. Sos, MSi and Team

“LISTENING SKILL BAGIAN DARI INDIVIDU YANG EFEKTIF” “LISTENING SKILL bagus, KERJA MENJADI LEBIH EFEKTIF” (KEEP ON THE TRACK) 29

Mitos tentang Listening sama dengan hearing Pembaca yang baik = pendengar yang baik Orang pintar = pendengar yang baik Usia tambah, kemampuan mendengarkan meningkat 30

Yang benar Listening itu…. . Seni Ketrampilan Disiplin Self Control “If we were supposed to talk more than we listen, we would have two mouths and one ear. “ Mark Twain 31

So………. . Listening bagian dari ketrampilan berkomunikasi Listening menggunakan pikiran Listening adalah proses mental Listening didukung kesadaran Listening = proses aktif mendapatkan informasi 32

Perlu dipahami juga…. . Listening mencakup Ide, Sikap dan Emosi Bersifat Interpersonal Kita menghabiskan 60% dalam listening Sebagian dari kita, 35 – 55% efisien dalam listening Harus saling memahami agar komunikasi efektif 33

Principles of Good Listening �Dengarkan dengan sabar �Pahami perasaan pembicara �Siapkan waktu berdiskusi �Hindari kata klise yang sulit dimengerti �Responlah, walau sekedar bertanya �Ketahui - untuk apa anda mendengarkan ? �Ingat perbedaan waktu – kita bicara 100 – 150 wpm & berpikir 400 – 500 wpm 34

Kapan kita harus menjadi good listener ? § § § Perasaan seseorang penting bagi kita § § Ingin memahami seseorang § Kita dianggap orang yang dapat diajak bicara dan dipercaya Kita menghargai opini seseorang Tidak bermaksud mengevaluasi atau merubah seseorang Seseorang merupakan pendengar yang baik bagi kita 35

TIPE LISTENer ACTIVE LISTENer § memperhatikan untuk memahami, bukan mengulangi atau mengevaluasi. § memperhatikan tidak hanya apa yang sedang dikomunikasikan, tapi juga berpikir untuk menyampaikan selanjutnya. 36

PASSIVE LISTENer § memperhatikan dengan sikap sopan dan tenang § biasanya cenderung bingung, melamun, kurang atensi dan lebih banyak menjelaskan daripada lawan bicara. § hanya menerima sebagian pesan & mengabaikan penjelasannya, sehingga terjadi komunikasi yang tidak lengkap. 37

Bisakah KITA Menjadi Pendengar Efektif… Kenapa tidak ? 38

Bad Habits of Poor Listeners 39

• Sering melakukan Interupsi • Langsung menyimpulkan • Menyelesaikan kalimat untuk lawan bicara • Sering merubah subyek pembicaraan 40

• Bahasa tubuh menunjukkan malas mendengarkan • Tidak merespon apa yang disampaikan lawan bicara • Tidak bertanya dan tidak memberi feedback 41

Good Habits of Effective Listeners 42

• Mengamati lawan bicara, • Membaca bahasa tubuh dan mengambil inti pembicaraan • Bertanya • Memberi lawan bicara waktu untuk mengartikulasikan pemikirannya 43

• Membiarkan lawan bicara menyelesaikan apa yang disampaikan sebelum merespon • Mengimbangi, tenang, & mengendalikan emosi • Mengamati tanda dan kesempatan respon • Memberi respon sederhana seperti “uh-uhms” 44

45