KOMUNIKASI ORGANISASIONAL Oleh Dyah Erni Widyastuti Jurusan Ilmu

KOMUNIKASI ORGANISASIONAL Oleh : Dyah Erni Widyastuti Jurusan Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Muhammadiyah Malang 2006

BUDAYA ORGANISASI (Suatu Konsep Menuju Efektivitas Organisasi) Manajemen akan mempengaruhi budaya. Budaya akan mempengaruhi kemampuan perusahaan meraih keuntungan & sekaligus meraih citra. Organisasi perlu untuk memiliki kepribadian. Kepribadian organisasi yang juga disebut sebagai budaya organisasi harus diciptakan & dipertahankan sehingga dapat membantu keefektifan organisasi. Komunikasi Organisasional 2006 2

Budaya Organisasi Pada hakikatnya, budaya organisasi memiliki nilai yang baik bagi kemajuan suatu organisasi. Budaya organisasi merupakan salah satu perangkat manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Budaya organisasi bukan merupakan cara yang mudah untuk memperoleh keberhasilan, dibutuhkan strategi yang dapat dimanfaatkan sebagai salah satu andalan daya saing organisasi. Budaya organisasi merupakan sebuah konsep sebagai salah satu kunci keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya. Komunikasi Organisasional 2006 3

DEFINISI Secara etimologis (asal usul kata), budaya organisasi terdiri dari dua kata : budaya & organisasi. Organisasi merupakan suatu sistem yang mapan dari sekumpulan orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan & pembagian. Pengertian budaya adalah suatu set nilai, penuntun kepercayaan akan suatu hal, pengertian & cara berpikir yang dipertemukan oleh para anggota organisasi & diterima oleh anggota baru. BUDAYA ORGANISASI merupakan penerapan nilai-nilai dalam suatu masyarakat yang terkait, bekerja di bawah naungan suatu organisasi. (Duncan dalam Kasali, 1994: 108) Komunikasi Organisasional 2006 4

DEFINISI (cont. ) Terrence E Deal & Allan A. Kennedy : budaya organisasi (BO) merupakan nilai-nilai dominan yang diterapkan oleh suatu organisasi. RT Pascale & AG Athos, BO merupakan falsafah yang menuntun kebijakan organisasi terhadap pegawai & pelanggan. Marvin Bower, BO merupakan cara pekerjaan yang dilakukan di tempat tertentu. Edgar H. Schein, BO merupakan asumsi & kepercayaan dasar yang terdapat di antara angota organisasi. Linda Smirch, BO merupakan pola kepercayaan, simbol, ritual, mitos & praktis yang telah lama berjalan. (Semua dalam Robbins, 1990: 479) Komunikasi Organisasional 2006 5

PEMBENTUKAN BUDAYA ORGANISASI (Sutanto, 1997: 13) Filsafat Kriteria Seleksi Pendiri Organisasi Sosialisasi Manajemen Puncak BUDAYA ORGANISASI Komunikasi Organisasional 2006 6

Penjelasan Diagram Filsafat pendiri organisasi merupakan sumber utama sebuah budaya organisasi. Artinya para pendiri organisasi secara tradisional mempunyai dampak yang penting dalam pembentukan budaya wal organisasi. Mereka memiliki visi & misi mengenai bagaimana bentuk organisasi tersebut seharusnya. (Robbins, 1990: 486) Contoh, Ray Kroc dengan Mc. Donald-nya. Sejak dirintis pada tahun 1955 sampai dengan abad 21 ini, pegawai Mc. Donald seolah masih “diawasi” Kroc dengan prinsip dasar organisasinya. Misalkan komitmen terhadap kualitas pelayanan, kebersihan & nilai. Juga penggunaan bumbu & peralatan yang baik, kebersihan kamar mandi, dan jangan kompromi. Inilah filosofi pendiri penjual hamburger, fries & shakes yang masih diikuti sbg pedoman manajemen. Komunikasi Organisasional 2006 7

Seleksi untuk menentukan kriteria yang dianggap paling tepat untuk menjadi anggota organisasi. Ini merupakan kekuatan dalam mempertahankan budaya organisasi. Tujuan utama dari proses seleksi adalah menemukan & mempekerjakan individu yg memiliki pengetahuan, kepandaian & kemampuan utk berprestasi dlm pekerjaan di dalam organisasi. Manajemen puncak perilaku & tindakan mereka akan berpengaruh terhadap budaya organisasi. Komunikasi Organisasional 2006 8

Proses sosialisasi merupakan langkah yang tepat untuk mempertahankan budaya organisasi, terutama sosialisasi yang ditujukan bagi anggota baru. Seluruh anggota organisasi seharusnya mengetahui & memahami mengenai terbentuknya budaya organisasi, pentingnya bagi kemajuan organisasi, termasuk bagi pengembangan dirinya. Cara mempelajari BO : dalam bentuk cerita, acara ritual, material & bahasa. Komunikasi Organisasional 2006 9

Penjelasan bentuk : Cerita : penjelasan tentang sejarah berdirinya organisasi, runag lingkup usaha, hubungan usaha dgn organisasi yang lain, orang-orang penting, dsb. Acara ritual : penyerahan pemilihan & penghargaan bagi staf berprestasi, dsb. Simbol material : pakaian khas pramugari, teller, satpam, dsb. Komunikasi Organisasional 2006 10

Karakteristik utama dalam BO : Inisiatif individual. Toleransi terhadap tindakan beresiko. Arah. Integrasi. Dukungan dari manajemen. Kontrol. Identitas. Komunikasi Organisasional 2006 11

Lanjutan… Sistem imbalan. Toleransi terhadap konflik. Pola-pola komunikasi. (Robbins, 1990: 480) Komunikasi Organisasional 2006 12

Model Level Budaya Organisasi Menurut Schein (1991)

Schein menjelaskan budaya kedalam tiga tingkatan organisasi

1. Tingkat Pertama adalah Artifak (artifacts) Dimana budaya bersifat kasat mata tetapi seringkali tidak dapat diartikan. Tingkat analisis artifak bersifat kasat mata yang dapat dilihat dari lingkungan fisik organisasi, arsitektur, teknologi, tata letak kantor, cara berpakaian, pola perilaku yang dapat dilihat atau didengar, serta dokumen-dokumen publik seperti anggaran dasar, materi orientasi karyawan, dan cerita. Dengan analisis ini dapat diuraikan bagaimana suatu kelompok menyusun lingkungannya dan apa pola perilaku yang dapat dilihat dari kalangan anggotanya, Tetapi seringkali analisis ini tidak dapat memahami logika yang mendasarinya, mengapa suatu kelompok berperilaku seperti yang mereka lakukan.

2. Tingkat Kedua adalah Nilai (values) Memiliki tingkat kesadaran yang lebih tinggi daripada artifak. Untuk menganalisis mengapa anggota berperilaku seperti yang mereka perlihatkan maka perlu diketahui nilai-nilai yang mengarahkan perilaku. Namun nilai sulit diamati secara langsung, Oleh karena itu seringkali perlu untuk menyimpulkan mereka melalui wawancara dengan anggota-anggota kunci organisasi atau menganalisis kandungan artifak seperti dokumen dan anggaran dasar.

Tingkat Kedua adalah Nilai (values) (cont. ) Tetapi, dalam mengidentifikasi nilai-nilai tersebut biasanya mereka menggambarkan secara akurat nilai-nilai yang didukung dalam budaya tersebut. Artinya, mereka difokuskan pada apa yang dikatakan orang sebagai alasan perilaku mereka. Apa yang secara ideal mereka harapkan merupakan alasan perilaku tersebut, dan yang seringkali merupakan rasionalisasi (baca : pembenaran) bagi perilaku mereka. Namun alasan mendasar bagi perilaku mereka tetap saja tersembunyi atau tidak disadari.

3. Tingkat Ketiga adalah Asumsi Dasar Dimana budaya diterima begitu saja (taken for granted), tidak kasat mata, dan tidak disadari. Untuk benar-benar memahami suatu budaya dan untuk lebih memastikan secara lengkap nilai-nilai dan perilaku nyata dari suatu kelompok, perlu diselidiki asumsi yang mendasarinya, yang biasanya tidak disadari, tetapi secara aktual menentukan bagaimana para anggota kelompok berpersepsi, berpikir, dan merasakan.

Tingkat Ketiga adalah Asumsi Dasar (cont. ) Asumsi seperti ini dengan sendirinya merupakan reaksi yang dipelajari yang bermula sebagai nilai-nilai yang didukung (espoused value). Tetapi ketika nilai menyebabkan perilaku dan ketika perilaku tersebut mulai memecahkan masalah, maka nilai itu ditransformasi menjadi asumsi dasar tentang bagaimana sesuatu itu sesungguhnya. Bila asumsi telah diterima begitu saja, maka kesadaran menjadi tersisih.

Asumsi Dasar vs Nilai Dengan kata lain perbedaan antara asumsi dengan nilai terletak pada apakah nilai-nilai tersebut masih diperdebatkan atau tidak. Bila nilai tersebut diterima apa adanya (taken for granted) maka ia disebut sebagai asumsi, namun bila ia masih bersifat terbuka dan dapat diperdebatkan maka istilah nilai lebih sesuai.

Model Level Budaya Organisasi Menurut Schein (1991) 1. Mengacu kepada tingkatan asumsi dasar untuk memahami budaya organisasi, Schein memberikan beberapa asumsi dasar yang membentuk budaya organisasi. 2. Beberapa asumsi dasar yang dapat dipergunakan sebagi alat untuk menilai budaya suatu organisasi adalah antara lain: keterkaitan lingkungan organisasi, hakikat realitas dan kebenaran, hakikat sifat manusia, hakikat kegiatan manusia, hakikat hubungan manusia, hakekat waktu dan ruang.

Isi Yang Terdapat Pada Budaya Organisasi Inti suatu budaya organisasi yang membedakannya dengan budaya organisasi lain adalah isinya. Isi budaya organisasi besar dan kompleks lebih banyak daripada isi budaya organisasi kecil dan sederhana. Isi budaya organisasi ini ada yang dapat diindera dengan mudah seperti artefak dan ada yang sukar diindera seperti nilai-nilai, norma, asumsi dan filsafat organisasi.

Peran dan Proses Terbentuknya Budaya Organisasi merupakan sistem sosial yang berisi manusia. Secara umum sumber adanya budaya organisasi ini antara lain berasal dari anggota organisasi, sifat bisnis organisasi, asosiasi profesi dan budaya masyarakat. Anggota organisasi merupakan sumber utama budaya organisasi. Pendiri organisasi memiliki peran yang besar bagiawal terbentuknya budaya organisasi karena bagaimana visi dan misi organisasi yang bersangkutan tidak terlepas pada bagai mana nilai pendiri tersebut.

Dan pada akhirnya nilai-nilai tersebut harus diaktualisasikan dan menjadi nafas bagi organisasi itu. Dari pengalaman masa lalunya, pendiri organisasi membangun rentetan nilai di atas mana filosofi usaha / kerjanya diletakkan. Anggota organisasi juga mempengaruhi budaya organisasi. Anggota organisasi dipengaruhi oleh budaya organisasi akan tetapi dalam waktu yang beramaan mereka juga mempengaruhi budaya organisasi dimana mereka menjadi anggotanya.

Sementara bagi konsultan perusahaan dan pemegang saham sangat berperan dalam menentukan arah manajemen organisasi. Nilai-nilai budaya yang berkembang dalam masyarakat baik itu nasional, internasional maupun ideologi tampak jelas mempengaruhi budaya organisasi. Semua faktor budaya tersebut menyatukan dan member ciri khas budaya organisasi dalam suatu Negara.

Budaya Organisasi Profesi Asosiasi profesi menyajikan layanan khusus berdasarkan ilmu pengtahuan yang hanya dimiliki oleh orang tertentu, yang secara sistematis diformulasikan diterapkan untuk memenuhi kebutuhan seorang klien. Jenis profesi yang disajikan organisasi atau tenaga professional yang menjadi anggota atau karyawan organisasi mempengaruhi budaya organisasi.

Rumah sakit, pusat kesehatan, perusahaan akuntansi, atau penasihat hukum merupakan contoh organisasi yang bisnisnya menyajikan profesi tertentu. Dalam melaksanakan profesinya, para professional suatu organisasi mengacu pada kode etik profesi dan standar profesi yang disusun oleh asosiasi mereka. Mereka berperilaku sesuai dengan kode etik dan standar profesi. Keadaan ini yang kemudian mempengaruhi budaya organisasi tempat mereka bekerja.

Karaktersitik organisasi bisnis Mempunyai pengaruh terhadap budaya organisasi. Jenis produk yang diproduksi organisasi mempengaruhi cara produksi, teknologi yang digunakan dan cara pelayanan sehingga mempengaruhi budaya organisasi. Konsumen, klien, nasabah atau pelanggan organisasi mempengaruhi budaya organisasi yang melayani.

Sedangkan pada teknologi akan memberikan pengaruh pada budaya organisai, misalnya tampak nyata antara teknologi yang padat karya dengan teknologi tinggi. Norma-norma dan nilai yang dibawa pada kedua budaya organisasi tersebut tentu akan berbeda. Antara kondisi pesaing dan strategi akan memberikan pengaruh pada budaya organisasi, sebagai dampak untuk pencapaian visi misi perusahaan.

Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Budaya Organisasi

Peran Budaya Organisasi Dalam Upaya Mencapai Tujuan organisasi 1. Sebagai identitas organisasi. Budaya organisasi berisi satu set karakteristik yang melukiskan organisasi dan membedakannya dengan organisasi lain. 2. Menyatukan organisasi. Budaya organisasi merupakan lem normative yang merekatkan unsur organisasi menjadi satu. Norma, nilai-nilai dan kode etik budaya organisasi menyatukan dan mengoordinasi anggota organisasi. 3. Reduksi Konflik. Isi budaya organisasi mengembangkan kohesi sosial anggota organisasi yang mempunyai latar belakag berbeda.

4. Komitmen kepada organisasi dan kelompok. Budaya organisasi yang kondusif mengembangkan rasa memiliki dan komitmen tinggi terhadap organisassi dan kelompok kerjanya. 5. Reduksi Ketidakpastian. Budaya organisasi menentukan kemana arah, apa yang akan dicapai, dan bagaimana mencapaianya. Budaya organisasi mempunyai pedoman yang memberikan kepastian dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. . 6. Menciptakan konsistensi. Budaya organisasi memberikan peraturan, panduan, prosedur serta pola memproduksi dan melayani konsumen, pelanggan, nasabah atau klien organisasi. Semua hal tersebut menimbulkan konsistensi pola pikir, cara bertindak dan berperilaku anggota organisasi.

7. Motivasi. Budaya organisasi merupakan kekuatan tidak terlihat atau invisible force dibelakang faktor organisasi yang kelihatan dapat diobservasi. Budaya organisasi memotivasi anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Anggota organisasi termotivasi secara intrinsic untuk melakukan apa yang diwajibkan oleh budaya organisasi. 8. Kinerja Organisasi. Budaya organisasi yang kondusif menciptakan, meningkatkan dan mempertahankan kinerja tinggi 9. Sumber Keunggulan Kompetitif. Budaya organisasi yang kuat mendorong motivasi keja, konsistensi, efektivitas dan efisiensi serta menurunkan ketidakpastian yang memungkinkan kesuksesan organisasi dalam pasar dan persaingan.

Budaya dan Keefektifan Organisasi Suatu organisasi dikatakan efektif jika memiliki budaya kuat. Budaya kuat ini dicirikan oleh nilai inti dari organisasi yang dianut dengan kuat, diatur dengan baik dan dirasakan bersama secara luas. Makin banyak anggota yang menerima nilai-nilai inti, menyetujui jajaran tingkat kepentingannya, dan merasa sangat terkait kepadanya, makin kuat budaya tersebut (Robbins, 1994). Jadi budaya merupakan budaya organisasi yang ideal, yang mempunyai dampak yang lebih besar pada perilaku karyawan, yakni mampu mempengaruhi intensitas perilaku. Semakin kuat budaya, akan semakin kuat pengaruhnya terhadap lingkungan, termasuk pada perilaku manusia.

Ciri-ciri budaya organisasi yg kuat Anggota-anggota organisasi loyal kepada organisasi Pedoman bertingkah laku bagi orang-orang di dalam perusahaan digariskan dengan jelas, dimengerti, dipatuhi dan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam perusahaan sehingga orang-orang yang bekerja menjadi sangat kohesif. 3. Nilai-nilai yang dianut organisasi tidak hanya berhenti pada slogan, tetapi dihayati dan dinyatakan dalam tingkah laku sehari-hari secara konsisten oleh orang yang bekerja dalam perusahaan. 4. Organisasi memberikan tempat khusus kepada pahlawan-pahlawan organisasi dan secara sistematis menciptakan bermacam-macam tingkat pahlawan. 5. Dijumpai banyak ritual, mulai dari ritual sederhana hingga yang mewah. 6. Memiliki jaringan kulturan yang menampung cerita kehebatan para pahlwannya 1. 2.

Ciri Budaya Organisasi yg Telah Mengakar -- menurut Schein (1991), Suatu budaya organisasi yang sudah terinternalisasi dengan baik atau telah menjelma menjadi budaya yang mengakar atau kuat dalam suatu organisasi memiliki ciri -ciri atau karekateristik :

Ciri Budaya Organisasi yg Telah Mengakar – cont. 1. It must be common: pola tingkah laku yang diinginkan hadir dalam diri mayoritas anggota organisasi atau persahaan. 2. It must be habitual: seorang pelanggan datang di counter, pelayan menatapnya dengan senyum, sambil mengucapkan selamat pagi , siang atau sore. Ketika pelanggan lain datang, si pelayan melakukan hal yang sama. Itu dilakukan selama seluruh hari, kepada setiap pelanggan yang datang

3. It is spontaneous: teman sekerja yang sedang dalam kesulitan atau butuh pertolongan, entah hanya sekedar memindahkan barang tertentu, temannya datang, secara spontan, memberikan bantuan, tanpa harus diminta lebih dahulu. 4. It is a deeply-held conviction: tanpa memperdebatkan lagi, semuanya yakin bahwa mereka adalah yang terbaik, dan bahwa mereka ingin mempertahankan dan meneruskan hal itu. 5. It is visible: setiap orang dalam kelompok atau perusahaan memiliki hubungan persaudaraan yang hangat, yang terungkap melalui senyuman, salam, mau mengambilkan kursi, atau segelas minuman untuk temannya

Ciri-ciri budaya organisasi lemah 1. Mudah terbentuk kelompok-kelompok yang bertentangan satu sama lain. 2. Kesetiaan kepada kelompok melebihi kesetiaan kepada organisasi. 3. Anggota organisasi tidak segan-segan mengorbankan kepentingan organisasi untuk kepentingan kelompok atau kepentingan diri sendiri.

Langkah kegiatan untuk memperkuat budaya organisasi 1. Memantapkan nilai-nilai dasar budaya organisasi 2. Melakukan pembinaan terhadap anggota organisasi 3. Memberikan contoh atau teladan 4. Membuat acara-acara rutinitas 5. Memberikan penilaian dan penghargaan 6. Tanggap terhadap masalah eksternal dan internal 7. Koordinasi dan control

Ciri-ciri khas budaya kuat Untuk mengukur kekuatan budaya organisasi ini diantaranya dilakukan dengan menjelaskan unsure-unsur yang menjadi ciri khas budaya kuat : 1. Kejelasan nilai-nilai dan keyakinan 2. Penyebarluasan nilai-nilai dan keyakinan 3. Intensitas pelaksanaan nilai-nilai inti

Implementasi Budaya Organisasi Kuat 1. Perusahaan Tandem Computer Perusahaan ini didirikan atas seperangkat keyakinan dan praktik manajemen yang tertata baik. Prestasi-prestasi yang konsisten dengan budaya diumumkan secara teratur pada papan buletin sebagai suatu kehebatan dan upacara seperti minum dan makan bersama pada tiap akhir pekan. 2. Perusahaan Northwesthern Mutual Mengadakan pertunjukkan rutin yang merupakan hiburan yang menekankan nilai-nilai inti perusahaan.

3. Perusahaan IBM Adanya konsensus yang mengagumkan dalam menjalankan bisnis dan merupakan filosofi perusahaan berupa: a. Penghargaan atas martabat dan hak setiap pribadi dalam perusahaan. b. Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan di perusahaan maupun di dunia. c. Melaksanakan semua tugas dengan cara yang lebih unggul. 4. Perusahaan Wal-Mart Menekankan kesederhanaan, kerja keras, dan dedikasi pendiri terhadap kepuasan pelanggan, kewiraswastaan, dan perilaku yang baik terhadap karyawan.