Internationale Fachtagung Videokonferenz Grundlagen Anwendungen Perspektiven 6 8

Internationale Fachtagung „Videokonferenz: Grundlagen – Anwendungen – Perspektiven“ 6. -8. Nov. 2002 Universität Essen 18 Jahre Videokonferenz im Hause Ford K. Schröder Leiter Telekommunikationsdienste

Ford Motor Company

Produktionsstätten Ford Europa In Deutschland, England, Irland, Belgien, Frankreich, Spanien, Portugal, Polen, Ungarn, Tschechische Republik und Rußland

Meilensteine (1) 1984 Start eines 8 -monatigen Pilotbetriebes (Köln/D – Dunton/UK) Kommunikation über Satellit, 2 Std. /täglich 1985 Entgültige Entscheidung über die Einführung der Videokonferenztechnik 1986 Bau eines weiteren Studios in Köln-Merkenich / Produktentwicklung 1987 Umschaltung von Satelliten-Leitung auf Glasfaserverbindung Einrichtung der Verbindung zum WHQ

Meilensteine (2) 1989 Umrüstung der Videostudios auf neuere Technik Private Codecs mit Verschlüsselung 1990 Anschluß an das VBN mit Selbstwahl in Deutschland Exklusive Videokonferenzleitung nach England 1991 Test und Einführung von ISDN (Schmalband) Videokonferenztechnik Picture. Tel wird weltweiter Standard

Meilensteine (3) 1992 Ausbau des ISDN-Videokonferenznetzes 1993 Test der ISDN-Videokonferenztechnik mit höheren Übertragungsgeschwindigkeiten (z. B. 384 kbit/s) Test von ISDN-Mehrpunktkonferenzen für globale Kommunikation 1994 Rapider Anstieg der globalen Mehrpunkt. ISDN-Videokonferenzen Test von Desktop-Multimedia- Anwendungen auf Basis ISDN 1996 Stark steigende Anzahl von Videoräumen seit Verkündung der Globalisierung

Meilensteine (4) 1998 Umfangreiche Studie zur Verbesserung der Videokonferenztechnik (Ford, Picture. Tel, Siemens) 1999 Wechsel von Picture. Tel zu BT als Serviceprovider Polyspan wird Ford-weltweiter Gerätestandard Aufbau separater Bridge für VIP‘s 2000 Studie (Dissertation) – Videokonferenz aus Sicht des Gesamtunternehmens 2002 Stagnierende Anzahl Videoräume Anzahl PC-Systeme stagnierend bis rückläufig

Videokonferenz heute Anzahl Konferenzstudios Ford Europa davon gemanaged Ford weltweit 224 43 450 Anzahl PC-Konferenzsysteme Ford Europa Ford weltweit 350 550

Raumsysteme

PC - Systeme

Warum setzen wir Videokonferenz ein ? . . . Zur Unterstützung der strategischen Geschäftsziele • Reduzierung der Entwicklungszeiten (time-to-market) • Kundenorientierung intensivieren (closer to the customer) • Preis/Leistungsverhältnis steigern (better value for money) • Exzellente Qualität (quality excellence)

Videokonferenz in einer global agierenden Firma ist unverzichtbar ! Zusammenarbeit räumlich getrennter Einheiten: -Entwicklungszentren in Merkenich, Dunton und USA -Kooperationsprozesse global verteilter Gruppen (Projektteams, Arbeitskreise) Globale Prozesse -länderübergreifende Organisationsstruktur -Globale Wissensverteilung und globaler Wissensaustausch

Unterstützte Prozesse Ergebnisse einer Dissertationsarbeit H. Baars aus dem Jahr 2000 Zusammenfassung und Schlussfolgerung: • Verteilung der Einheiten bedingt, dass sich Bedarf oft durch alle Prozesse zieht und sich ein Herausgreifen einzelner, besonders „unterstützungswürdiger“ Prozesse als schwierig erweist • Bedarf auch durch temporäre Gruppen (Projektteams, Arbeitskreise, Problemlösungsgruppen), die sich auch in Zukunft nicht dauerhaft zusammenlegen lassen • Globale Wissensverteilung, globaler Wissensaustausch (Schulungen, Produkt- und Projektpräsentationen u. ä. ) • Globale, partnerübergreifende Standardisierungsbemühungen bzgl. Prozesse, Komponenten etc. These: auch bei einem Zusammenlegen von Einheiten wird dauerhaft ein hoher Bedarf für Videokonferenzen bleiben

Opportunitätskosten für Videokonferenzen als herkömmliche Konferenzen Annahme: Ingenieurstunde: Zeitverlust durch An- und Abreise (Köln-Dunton): 100 EUR 5 Std. Monetär bewertete Opportunitätskosten pro Flug und Ingenieur Personalkosten (keine Nutzung der Reisezeit): 500 EUR Personalkosten (halbe Nutzung der Reisezeit): 250 EUR reine Flugkosten: 570 EUR Summe aus Personal- und Flugkosten Kosten/Teilnehmer an einer Englandkonferenz: 820 bis 1070 EUR Kosten für 1000 herkömmliche Konferenzen mit 5 reisenden Teilnehmern (keine Nutzung der Reisezeit): 5. 360. 000 EUR (halbe Reisezeit wird genutzt): 4. 110. 000 EUR Kosten für 1000 Videokonferenzen `a 1 Std und 5 Teilnehmern pro Studio (deutscher Anteil): 332. 500 EUR (englischer Anteil): 332. 500 EUR Summe Videokonferenzen: 665. 000 EUR

Multipunkt-Videokonferenzen Stunden Konferenzzeit Std / Jahr (000)

Multipunkt-Videokonferenzen Anzahl Konferenzen

Audiokonferenzen Anzahl Konferenzen

Nutzeneffekte von Videokonferenz (1) Ergebnisse einer Dissertationsarbeit H. Baars aus dem Jahr 2000 Enabler-Effekte: - ermöglicht erst die Arbeit in verteilten Teams - kulturelle Notwendigkeit bei Kommunikation mit Japan - ermöglicht globale Koordinationsmeetings Effizienz-Effekte: - niedrige Durchlaufzeiten - weniger Reisezeiten - niedrigere Reisekosten - schnellerer und intensiverer Informationsaustausch größere Konzentration des Informationsaustausches - größere Effizienz durch festen Zeitrahmen

Nutzeneffekte von Videokonferenz (2) Ergebnisse einer Dissertationsarbeit H. Baars aus dem Jahr 2000 Qualitäts-Effekte: -Sichtbarmachen/Sicherstellen des lokalen Inputs in einer global agierenden Firma - persönlichere Kontakte, verbesserte Arbeitsqualität - effektivere Zusammenarbeit - erhöhte Verbindlichkeit

Nutzeneffekte von Videokonferenz (3) Ergebnisse einer Benutzerumfrage im November 1997 (280 Befragte in Köln-Merkenich) Was beschreibt am besten wie Videokonferenz Ihnen bei der Arbeit hilft • Spart Zeit und Geld 79 % • Mehr Kommunikation 39 % • Bessere Kommunikation 38 % • Entscheidungen treffen und Probleme lösen 36 % • Hilft überhaupt nicht 3% • Macht die Arbeit schwieriger 3 % • Andere 3%

Qualitative Aspekte Ergebnisse einer Dissertationsarbeit H. Baars aus dem Jahr 2000 Folgende Qualitätsprobleme wurden in den Nutzer-Befragungen angeführt: • Stabilität: Verbindungen wurden nicht aufgebaut / Konferenzzusammenbruch • Audioprobleme: v. a. Verteilung von Mikrofonen • Bedienungsfreundlichkeit: (Raum-)Systeme nicht intuitiv bedienbar • Videosteuerung: v. a. Wunsch nach automatischer Kameraführung • Videoqualität: v. a. Verzögerungen • Zu geringe Flexibilität bei Buchung und Durchführung von Konferenzen • Räume nicht adäquat (zu groß oder zu klein) • Netmeeting nicht in allen Räumen • Spezielle Probleme mit PC-basierten Systemen: Videoqualität, Bedienung, Abstürze • V. a. Lob für den vor-Ort-Support, Wunsch nach rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit • 3 Befragte waren der Ansicht, die Qualität der Systeme habe sich insgesamt in den letzten Jahren gebessert

Wochenstatistik „Standard“-Videokonferenzservice

Status heute (1) • Bedarf nach neuen Videokonferenz-Räumen rückläufig • Anzahl PC- Systeme stagnierend bis rückläufig Ursache: Inkompatibilität der Systeme bei Betriebssystemwechsel (Win 95, Win 98, Win 2000) • Anzahl der Videokonferenzstunden rückläufig, Audiokonferenzen dagegen stark zunehmend Mögliche Ursachen: • Euphorie der Globalisierung nimmt ab • Steigende Anzahl Audio-Konferenzen und Verbreitung anderer Konferenztechniken (z. B. Net. Meeting)

Status heute (2)

Anforderungen an ein Wunschsystem (1) Ergebnisse einer Dissertationsarbeit H. Baars aus dem Jahr 2000 „Welche zusätzlichen Funktionen würden Sie sich wünschen? “ • (bessere) Integration von Application Sharing in allen Räumen • Sprachgesteuerte Kameraführung; mehr Möglichkeiten zur Kamerasteuerung (Chairman Control) • Spontane Reservierung und –durchführung auch von Mehrpunktkonferenzen • Integration mit anderen Systemen • Headsets oder Funkmikrophone für besseres Audio • besserer Zoom / Lupenfunktion („bis 15 fach“) • gleichzeitige Darstellung von Dokumenten und Teilnehmern • Integration von Videos Qualitative Anforderungen Beseitigung der genannten Probleme, v. a. Stabilität, Robustheit, Audioqualität (s. o. )

Anforderungen an ein Wunschsystem (2) Ergebnisse einer Dissertationsarbeit H. Baars aus dem Jahr 2000 Schlußfolgerungen Die genannten funktionalen Anforderungen lassen sich in 3 Punkten verdichten: • Wunsch nach Flexibilität, Möglichkeit ad-hoc arbeiten zu können (Konferenzen reservieren, Teilnehmer einladen, Dokumente hinzuziehen • Wunsch nach Integration mit Dokumenten, Applikationen etc. • Wunsch nach Audio/Videoequipment, mit dem sich qualitative Mängel beheben lassen (Headsets, Funkmikrofone, Kameraführung etc. )