Hankintojen digitalisoinnin muutosjohtaminen Handimuutosjohtamisen Kick off 22 9

Hankintojen digitalisoinnin muutosjohtaminen Handi-muutosjohtamisen Kick off 22. 9. 2017 Hani Olsson

data ihmiset tehtävät prosessit tavoitteet muutoksen johtaminen hankintojen digitalisointi ohjaus parhaat käytännöt viestintä yhteistyö koulutus Yksilöiden muutosaallot vastustus pelko Hani Olsson 22. 9. 2017 hyväksyminen luopuminen 2

Valtion hankintojen digitalisointi –ohjelma Tavoitteet Seija Friman, ohjelmapäällikkö

Valtion hankintojen digitalisointi –ohjelmalle asetetut tavoitteet Ø Valtion hankinnat toteutetaan oikeellisesti, tehokkaasti ja taloudellisesti edistäen markkinoiden kilpailua toimittajien välillä. Ø Hankinta on yksinkertaista, yhdenmukaista ja ohjattua. Tilaaminen on helppoa. Ø Hankintoja tarkastellaan päästä päähän -prosessina (hankinta tarpeen tunnistamisesta ja kilpailutuksesta aina tilaukseen maksuun ja raportointiin). Ø Hankintojen digitalisointi tukee valtiokokonaisuuden ja yksittäisten virastojen toimintaa sekä tuottaa niille säästöjä. Ø Hankintatoimen automaatioaste on kasvanut ja manuaalityö vähentynyt. Ø Valtion hankintojen työnjako konsernitoimijoiden ja virastotoimijoiden välillä on selkeä ja toimiva.

Valtion hankinnat toteutetaan oikeellisesti, tehokkaasti ja taloudellisesti edistäen markkinoiden kilpailua toimittajien välillä

Hankinta on yksinkertaista, yhdenmukaista ja ohjattua Tilaaminen on helppoa.

Hankintoja tarkastellaan päästä päähän -prosessina hankinta tarpeen tunnistamisesta ja kilpailutuksesta aina tilaukseen maksuun ja raportointiin Hankintojen johtaminen osana toiminnan johtamista Tarpeesta sopimukseen Hankinnan suunnittelu Kilpailutus Tilauksesta maksuun Sopimus Tilaaminen Menojen käsittely Maksaminen Raportointi ja arviointi

Hankintojen digitalisointi tukee valtiokokonaisuuden ja yksittäisten virastojen toimintaa sekä tuottaa niille säästöjä.

Hankintatoimen automaatioaste on kasvanut ja manuaalityö vähentynyt

Valtion hankintojen työnjako konsernitoimijoiden ja virastotoimijoiden välillä on selkeä ja toimiva

edustaa laitostaan tyypillisesti Mujo-verkostossa Mu. Jon roolit Handi-virastoissa Johtaja / Omistaja • Johtoryhmän jäsen • Henkilöresurssien omistaja • Tehtävän kuvien muutosten läpivienti valtuus • Rooli • Muutostehtävien / muutosprojektin johto • Toimeenpano • Projektiosaaja ohjaustasolla • Tehtävät • Toimintamallimuutoksen vieminen osaksi toiminnan ja talouden suunnittelua • Muutoksen ja projektin omistajuus ja kokonaisvastuu • Muun johdon sitouttaminen • Muutostehtävien ja projektin päätöksenteko • (ohjausryhmän puheenjohtaja, jos ohjausryhmä) Hani Olsson Toimintamallin muutoksen vastuuhenkilö Talousvastuullinen • Taloudellinen vastuu • Hankintatoimen budjettivastuu • Vastuu säästötarpeista • Rooli • Talousosaaja • Hankintaosaaja – ymmärrys muutoksen säästöpotentiaalista • Muutostehtävien / -muutosprojektin johto • Toimeenpano • Projektiosaaja ohjaustasolla • Sisäisen resurssibudjettiosaaja • Tehtävät • Toimintamallimuutoksen vieminen osaksi toiminnan ja talouden suunnittelua • Budjetointi, projektin budjetin omistajuus • Taloudellisten tavoitteiden ja mittareiden asettaminen sekä seuranta • Muutostehtävien ja projektin päätöksenteko • (ohjausryhmän jäsen, jos ohjausryhmä) 22. 9. 2017 • Organisaatiossa operatiivinen rooli tai operatiivisen tiimin esimies • Mahdollisuudet ja valtuudet vaikuttaa organisaation operatiiviseen hankintatekemiseen • Valtuudet tehdä ja/tai hakea päätöksiä hankintatekemisen muutoksiin liittyen • Rooli • Operatiivisen toiminnan ja sisällön projektipäällikkö (hallinnollinen projektipäällikkö voi olla erillinen tarvittaessa) • Hankintaosaaja, projektiosaaja • Ymmärtää hyödyt, motivoituu hyödyistä • Uskottava vaikuttaja, motivoi muita • • Viestintävastuullinen • Sisäisestä viestinnästä vastuullinen • Valtuudet tiedottaa organisaation viestintäkanavissa • Rooli • Viestintäkoordinaattori-/ vastuullinen, viestintäosaaja, • Tehtävät • Muutosviestinnän suunnittelu yhdessä projektipäällikön /muutosvastuuhenkilön kanssa • Viestintätehtävät muutoksen / projektin aikana • Viestinnän sisällön suunnittelu Tehtävät Vastaa muutostehtävien / -projektin suunnittelusta ja läpiviennistä • Kouluttaa tukee muita organisaatiossa prosessin mukaiseen tekemiseen 11

Hankintojen johtaminen osana toiminnan johtamista Tarpeesta sopimukseen Hankinnan suunnittelu Kilpailutus Tilauksesta maksuun Sopimus Tilaaminen Menojen käsittely Maksa -minen Raportointi ja arviointi

Hankintalinjaukset • johto päättää • perustuvat valtion hankintastrategiaan ja hankintatoimen tavoitearkkitehtuuriin sekä mahdolliseen hallinnonalan hankintastrategiaan • linjausten tulee tukea viraston omaa toimintaa ohjaavia tavoitteita ja strategioita Hankintatoimen ohjaus, organisointi ja työnjako • hankintatoimen organisointi ja työnjako • päätös hankintatoimen palvelujen hankkimisesta ulkoa ja viraston omien resurssien käytöstä • hyväksymisvaltuudet ja pienhankintaraja • varmistukset hankintojen toteuttamisesta säädösten mukaisesti • menettelyt hankintojen tuoteluokittelun hyödyntämiselle • kilpailutusten keskittäminen ja tilaamisen hajauttaminen /keskittäminen • suunnitteluprosessi sekä hankintojen seuranta ja valvonta. • vastuullisuuden periaatteet ja innovaatiotoiminnan tukemiseen liittyvät kysymykset Hankintojen suunnittelu ja seuranta • • • Hankintasuunnitelman laatiminen • Tarpeiden kartoittaminen, sopimusten määrärahatarpeiden selvittäminen • Hankintatarpeiden yhdistäminen / priorisointi • • Hankintamäärärahojen jakaminen Toteutusvaihtoehtojen suunnittelu Kilpailutuskalenterin laatiminen ja julkaiseminen Hankintojen seuranta 13

Tarpeesta sopimukseen Hankinnan suunnittelu Þ yksittäisen hankinnan valmistelu • tavoitteiden ja tarkoituksen määrittely • organisointi / projektointi • kokonaisuuden määrittely tarpeen alustava vaatimusmäärittely • rahoitus ja ennakoidun arvon alustava määritys • riskien kartoittaminen, tietoturva- ja muut erityisvaatimukset • Markkinakartoitus ja tekninen vuoropuhelu Kilpailutus • Hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön julkaiseminen • Tarjousten käsittely • Hankintapäätöksen tekeminen Sopimus • • • Sopimuksen laadinta ja sopimushallinta Sopimusvalvonta toimittajayhteistyö 14

Tilauksesta maksuun Tilaaminen • Palvelu ohjaa käyttäjää oikean tuotteen ja hankintatavan valinnassa ja tarkistaa käyttäjän tilausoikeudet ja -valtuudet sekä tilauksen vastaavuuden hankintasuunnitelmaan • Tilaus, tilausvahvistus, toimituksen hyväksyntä ja laskun käsittely tehdään palvelussa • Määrärahan riittävyys tarkastetaan palvelussa tilaamisen yhteydessä. . • Tilausehdotukselle syntyy tiliöinti automaattisesti ja tilausehdotuksen tiliöinti hyväksytään tilausehdotuksen kanssa Menojen käsittely • • Sopimuslaskun vastaanotto ja • automaattinen käsittely • Tavoite: sopimustiedot • palveluun sopimustenhallintajärjestel mistä • • Aluksi osa sopimustiedoista viedään manuaalisesti (pl. Senaatti -kiinteistöjen • vuokrasopimusten tiedot • Laskut kohdistetaan • sopimuksiin joko kiinteähintaisina tai bruttosummaan perustuvina • Tilauksellisen laskun vastaanotto ja automaattinen käsittely. Raportointi ja arviointi Maksaminen Perustietojen ylläpito Menotositteiden käsittely Maksuunpano: Uusi järjestelmä käyttöön 1. 10. 2017. Uusien maksamisratkaisujen, kuten prepaid-korttien, käyttöönotto Menotiliotteiden käsittely Menojen käsittelyn vuodenvaihde. • • Uusi reaaliaikainen raportointimahdollisuus Tavoitteena mahdollisimman reaaliaikainen raportointi (Palkeet / KPY). • Palveluun viedään sopimuksesta ne tiedot, joihin lasku kohdistetaan • Käänteinen ostotilaus = tilausehdotus toimittajalta. 15

Muutosjohtamisen palvelut Handissa Handivastuuhenkilöt Ohjaus Handi-virastot Koulutus Toimittajat Kansalaiset Viestintä Hani Olsson 22. 9. 2017 16

HANDI – Muutostehtävät Tiedolla johtaminen Päätöksenteko sujuvoituu Hankintojen organisointi Selkeät vastuut ja tehtävät Yhtenäiset toimintatavat Riskienhallinta ja automaatio Suunnittelu ja seuranta Hankinta tukee ydintoimintaa Hankintojen johtaminen osana toiminnan johtamista Hankintojen suunnittelu • Mitä hankitaan? • Miten hankinta toteutetaan? • Hankinnan tavoite? • Määrärahat? Hani Olsson Kilpailutus Sähköinen kilpailuttaminen • Kilpailutustyön organisointi • Aikataulutus • Päätöksenteko • Viranomaistiedon tarkastus ja tulkinta • DPS minikilpailutus 16. 8. 2017 Sopimushallinta • Voimassaolevat sopimukset • Vastuuhenkilöiden nimeäminen • Sopimustiedot tilausvaiheeseen Tilaaminen Tilaamisen organisointi • Tilaamisvaltuudet ja roolit • Keskitetysti tilattavat • Tilausprosessin kulku organisaatiossa • Kuinka tilaan Menojen käsittely Automaatioasteen lisääminen • Mitkä hankinnat sopimuskohdistuksella • Mitkä hankinnat tilataan järjestelmällä • Suunnitelma automaation lisäämisestä Raportointi ja analysointi Hankintadatan hyödyntäminen • Mitä tietoa tarvitaan? • Hankintatiedon hyödyntäminen kehittämisessä ja johtamisessa • Avoin hallinto

Ryhmäjako Handin muutosjohtamisen verkostoihin päivittyy osoitteessa handi. fi/osallistujat Hani Olsson 22. 9. 2017 18

Muutosjohtamisen verkostot vastuuhenkilöille: 2 h tapaaminen noin kerran kuukaudessa Kickoff 22. 9. 2017 verkostotapaaminen verkostotapaaminen Alustamme teemaan ja pyydämme statusta ennen jokaista tapaamista. verkostotapaaminen Johdon osallistaminen on kriittisen tärkeää etenkin alussa ja lopussa. Alkua ja loppua lukuun ottamatta joku osallistujista isännöi tapaamista. Aloitus ja lopetus on valtiovarainministeriön / Valtiokonttorin tiloissa. Hani Olsson 22. 9. 2017 19

Jokaisella kerralla on alustettu teema tiedolla johtaminen Hankintatoimen rooli ja tehtävät Johdon sitoutuminen Hankintatoimen johtaminen osana toiminnan johtamista avoin hallinto Case: Toimintasuunnitelma & tavoitteet Vaikuttamistaidot Hankinnan organisointi Unelmien hankintaprosessi -simulaatio Talous ja hallinto – siilojen murtaminen Hankintojen suunnittelu Muutoksen osoittaminen Toimittajahallinta Osallistaminen Onnistuneen muutoksen elementit Hani Olsson 22. 9. 2017 20

korkea Huomioi huolet ja tarpeet Informoi ja kouluta Osallista intensiivisesti YMMÄRRYS SITOUTUMINEN TIETOISUUS NÄKYVÄ TUKI Pidä informoituna Osallista tarpeen mukaan matala Projektin vaikutus kohderyhmään Kohderyhmäkartta matala korkea Kohderyhmän vaikutus projektiin Hani Olsson 22. 9. 2017 21

Mitä tapahtuu seuraavaksi? Suunnittele Vastuuhenkilöt palauttavat organisaationsa Hankintojen digitalisoinnin toimintasuunnitelman vuoden loppuun mennessä. Raportoi Seuraavaksi tapaamme hallinnonalakohtaisesti marras-joulukuussa. Toimintasuunnitelmien status esitellään tapaamisissa. Viesti Kerro kokemuksistasi aktiivisesti sisäisissä viestintäkanavissanne. Olet tervetullut bloggaamaan sivustolle handi. fi. Kertakin riittää! Seuraa ja mainitse Twitterissä profiilinimeä @Handi. Ohjelma. Kouluttaudu Ensimmäinen runko Hankinta 2020 -verkkokoulutusohjelmasta on valmis vuoden loppuun mennessä. Sinun roolisi on testata sisältöjä ja välittää tieto osallistujista. Verkostoidu Muutosjohtamisen verkostotapaamiset käynnistyvät osalla jo tänä vuonna ja kaikilla viimeistään kesällä. Ohjauspolku kestää noin vuoden. Hani Olsson 22. 9. 2017 22

Hankintojen johtaminen osana toiminnan johtamista Tarpeesta sopimukseen Hankinnan suunnittelu Kilpailutus Sopimus Hankintaprosessi 2020 Mikä muuttuu? Viraston tavoite Nykytila Kohderyhmät Järjestelmät Aikataulu Tehtävät Riskit Mittarit Hani Olsson Tilauksesta maksuun 22. 9. 2017 Tilaaminen Menoje n käsittel y Maksa -minen Raportoin ti ja arviointi 23

kehen vaikutamme? hyödynnettävät työkalut Onnistumisen mittarit Erinomaisen onnistumisen tunnistamme tehtävät mistä palasista muutos koostuu? Olemme tyytyväisiä, kun ylitettävät esteet määräajat Vähimmäisvaatimuksemme Mikä muuttuu? nykytila Hani Olsson 22. 9. 2017 tavoitetila 24

Muodostakaa 4 -5 henkilön ryhmiä, joissa seuraavat roolit on edustettu. Kuuntelija Kannustaja Kyseenalaistaja Kirjuri Kokoaja Hani Olsson 22. 9. 2017 25

Työpajatyöskentelyn ohjeistusta • Kuuntele kellokallea. Rasteilla vietettävä aika lyhenee. • Rasteja on 7. Älä jää suustasi kiinni. Rastivastaava huomauttaa. • Vieraile eri rooleissa: kuuntele, kirjaa, kannusta, kyseenalaista. • Voit lisätä kommenttiisi tarkenteen (tuve, pienet, tutkimus tms. ) • Kelpuuta puolikaskin ajatus. Työstä toisten ajatuksia. • Huomioi eri kohderyhmät. Hani Olsson 22. 9. 2017 26

Missä kohdassa koit oivalluksen?

Galleriakävely Hani Olsson 22. 9. 2017 28

Kahoot. it enter pin Hani Olsson 22. 9. 2017 29

Muutosjohtamisen verkostot vastuuhenkilöille: 2 h tapaaminen noin kerran kuukaudessa Kickoff 22. 9. 2017 verkostotapaaminen verkostotapaaminen Alustamme teemaan ja pyydämme statusta ennen jokaista tapaamista. verkostotapaaminen Johdon osallistaminen on kriittisen tärkeää etenkin alussa ja lopussa. Alkua ja loppua lukuun ottamatta joku osallistujista isännöi tapaamista. Aloitus ja lopetus on valtiovarainministeriön / Valtiokonttorin tiloissa. Hani Olsson 22. 9. 2017 30

Jokaisella kerralla on alustettu teema tiedolla johtaminen Hankintatoimen rooli ja tehtävät Johdon sitoutuminen Hankintatoimen johtaminen osana toiminnan johtamista avoin hallinto Case: Toimintasuunnitelma & tavoitteet Vaikuttamistaidot Hankinnan organisointi Unelmien hankintaprosessi -simulaatio Talous ja hallinto – siilojen murtaminen Hankintojen suunnittelu Muutoksen osoittaminen Toimittajahallinta Osallistaminen Onnistuneen muutoksen elementit Hani Olsson 22. 9. 2017 31

Mitä tapahtuu seuraavaksi? Suunnittele Vastuuhenkilöt palauttavat organisaationsa Hankintojen digitalisoinnin toimintasuunnitelman vuoden loppuun mennessä. Raportoi Seuraavaksi tapaamme hallinnonalakohtaisesti marras-joulukuussa. Toimintasuunnitelmien status esitellään tapaamisissa. Viesti Kerro kokemuksistasi aktiivisesti sisäisissä viestintäkanavissanne. Olet tervetullut bloggaamaan sivustolle handi. fi. Kertakin riittää! Seuraa ja mainitse Twitterissä profiilinimeä @Handi. Ohjelma. Kouluttaudu Ensimmäinen runko Hankinta 2020 -verkkokoulutusohjelmasta on valmis vuoden loppuun mennessä. Sinun roolisi on testata sisältöjä ja välittää tieto osallistujista. Verkostoidu Muutosjohtamisen verkostotapaamiset käynnistyvät osalla jo tänä vuonna ja kaikilla viimeistään kesällä. Ohjauspolku kestää noin vuoden. Hani Olsson 22. 9. 2017 32