IDEAMUOTOILU TIEDONHALLINTALAKI Vlitulokset KICKOFF 26 9 2019 AIKATAULU

IDEAMUOTOILU - TIEDONHALLINTALAKI Välitulokset KICKOFF 26. 9. 2019

AIKATAULU 2 Vaiheesta josta nämä tulokset on koottu Milloin hahmotamme kokonaisuuksia? Kick Off palaveri 26. 9. 2019 (kierrosten suunnittelu) Projektin kesto Vko 39 Työstökokous laajennetulla kokoonpanolla 1. kierroksen tehtävät 2. kierroksen tehtävät 1. 10. 2019 9. 10. 2019 40 41 42 syysloma Milloin työskentelemme Roundtableissa? 1. kierros on auki 2. kierros on auki (ymmärryksen kokoaminen) 2. 10. 2019 -7. 10. 2019 – 17. 10. 2019 Mitä tapahtuu fasilitaattorin toimesta taustalla? Roundtablen valmistelu, oikeuksien lisääminen, demon tekeminen Kierroksen tehtävien purku ja uusien luominen ja julkaisu Projektin päätös Työstökokous laajennetulla kokoonpanolla 29. 10. 2019 3. kierroksen tehtävät 21. 10. 2019 43 44 3. kierros on auki 22. 10. 2019 – 28. 10. 2019 Kierroksen tehtävien purku ja uusien luominen ja julkaisu Kierroksen tehtävien purku, Lopputuotoksien dokumentointi ja Executive summary

OSALLISTUJIEN LÄHTÖTIETOJEN TUNNUSTELU KOKOUKSEN AIKANA 3 Suurin osallistujista oli perehtynyt lakiin useampaan otteeseen ja pohtinut sen vaikutuksia (suurin osa vastasi numerovaihtoehdoista 3 -5) October 3, 2017 Confidential

KICK-OFF TAPAAMISESSA KERÄTYT ODOTUKSET TYÖSKENTELYLLE Roundtable tuloksia Koodaus: Tulokset & tuotokset Yhteinen työskentely Kysymys Likes Sentence *** Millaisia odotuksia minulla on työryhmämme työskentelylle? *** 3 Selkeyttä tiedonhallintalain soveltamiseen ja konkreettisia tuotoksia, jotka helpottavat työskentelyä yksittäisissä korkeakouluissa. 3 Yhteisiä ja selkeitä toimintatapoja, malleja ja ehkä ohjeistuksiakin korkeakoulujen käyttöön. Ei kaikki keksitä pyörää uudelleen. 2 1 Saada asiaan ymmärrystä yhteisellä verkostolla. Kaikkien vahvaa osallistumista. Konkreettisten tuotosten tuottamista korkeakoulujen käyttöön. 1 0 0 0 Selkeyttä tiedonhallintalain tulkintaan ja soveltamiseen. Yhteisen mallin luomista korkeakouluille: mitä korkeakouluilta vaaditaan, mitä on hyvä tehdä/ottaa huomioon korkeakouluissa lain siirtymäajan puitteissa. Osallistavaa ja osallistuvaa työskentelyä. Selkeää tavoitteiden asetantaa ja niiden seurantaa. Tiivistä työskentelyä ja yhteistä tulkintaa tiedonhallintalain vaatimuksiin vastaamiseen. Työkalu on varmasti hyvä ajatusten keräämiseen. Toivon lisäksi, että osallistujat antavat asiantuntemuksensa ja että lopultasaamme ajatukset myös tiivistettyä selkeäksi paketiksi. 0 Tiedonhallintalain tulkintaa ja "suomennosta" käytäntöön: mitä tarkoittaa meille ammattikorkeakoulussa. Erityisesti asianhallinnan, asiakirjahallinnan ja sähköisen arkistoinnin näkökulmasta. *** Millaisia tuloksia odotan näkeväni? *** 7 1 1 0 0 0 0 0 Selkeää yhteistä kuvausta/dokumentaatiota korkeakoulun henkilöstölle miten tiedonhallintalaki tulee huomioida toiminnassa. Laissa olevien keskeisten käsitteiden avaaminen ymmärrettävästi. Mahdollisesti yhteisiä "työkaluja" yhteisellä ja kk: n tasolla. Tiedonhallintamallin tekeminen suuri työ. Olisiko mahdollista saada korkeakoulujen yhteinen tiedonhallintamalli, niin pitkälti kuin se vaan on mahdollista? Yhteisen tietopaketin, suositukset ja ohjeet korkeakouluille, joita voi jokainen soveltaa omassa toimintakentässään. Vaatimukset ja suositukset. Korkeakoulujen yhteinentiedonhallintamalli-pohja, jota jokainen voi soveltaa omaan korkeakouluun. Selkeitä suosituksia ja ohjeita prosessien ja palveluiden kehittämiseksi. Yhteiset toimintamallit lain toimeenpanoon. Selvät toimenpiteet ja toteutusaikataulu vaatimusten huomiointiin omassa toiminnassa. Yhteinen lähestymistapa / suositukset olisi plussaa. Vaikka kokonaisarkkitehtuuri sanana poistettiin laista, niin samat käsitteet ovat mukana tiedonhallintamallissa. Tiedonhallintamallin hallintamalli ja tiedonhallintamallin kehittämismalli ovat 90% samat kuin kokonaisarkkituurissa, eli miten yhdistetään? Mikä olisi tavoitetila työvälineiden osalta, jotta voisi arvioida kustannuksia (ensi vuodeksi? )? Yksi tulos korkeakoulun tiekarttamalli, jossa DL: t ja työpaketit näkyvissä? Mitkä ovat ne korkeakoulun sisäiset roolit, jotka liittyvät tiedonhallintalain toimeenpanoon ja miksei myös ulkoiset sidosryhmät. Mikä on tarvittava työmäärä? Tiedonhallintamallin avaamista käytäntöön ja yhteisen pohjan miettimistä. Millä tavalla määrittelemme vastuut tiedonhallintayksikössä? Miten laki vaikuttaa tietojärjestelmien vaativuusmäärittelyihin, TOSiin ja sähköiseen arkistoon, ja toimintaprosesseihin.

EDELLISET TAVOITTEET VIELÄ TIIVISTETYSTI 5 Esiintyi usein • Kuvaus korkeakoulujen toimintatarpeista • Lain käsitteiden avaaminen ymmärrettävästi • Asianhallinta • Asiakirjanhallinta • Lain vaikutukset: Tietojärjestelmien vaativuusmäärittelyt, TOS, sähköinen arkistointi, toimintaprosessit • Yhteinen toimintamalli • Tarvittavat toimet ja niiden aikataulu = korkeakoulujen tiekartta • Tarvittavat työmäärät ja sidosryhmät Esiintyi vain kerran • • Vastuiden kuvaaminen Roolien tunnistaminen (ulkoiset ja sisäiset sidosryhmät) Suositukset prosessien ja palveluiden kehittämiseksi Yhteiset työkalut ja menettelytavat • Tavoitetilat eri työkaluille (mm. kustannusten arvioimista varten) • Yhteinen tiedonhallintamalli tai sen pohja • Kokonaisarkkitehtuurin ja tiedonhallintamallin käsitteiden yhdistäminen October 3, 2017 Confidential

MISSÄ TAPAAMME SEURAAVAN KERRAN? Varaan ainakin 15 min Roundtable työskentelyyn Viikko Aika Miten Mikä Osallistujat Allokaatio 39 to 26. 9. klo 12: 30 – 13: 15 Zoom palaveri Kick-off Työryhmä 45 minuuttia - 15 min kick-off esitys - 15 min Roundtable esittely - Kysymyksiä 40 ti 1. 10. klo 12. 30 -15. 30 Zoom palaveri 1. Työstöpalaveri Työryhmä 3 tuntia 40 -41 2. 10. -7. 10. Roundtable Vastaan Roundtable tehtäviin Työryhmä 15 min 41 ke 9. 10. klo 10. 00 -13. 00 Zoom palaveri 2. Työstöpalaveri Työryhmä 3 tuntia 41 -42 10. – 17. 10. Roundtable Vastaan Roundtable tehtäviin Työryhmä 15 min 43 ma 21. 10. klo 13. 00 -16. 00 Zoom palaveri 3. Työstöpalaveri Työryhmä 3 tuntia 43 -44 22. 10. – 28. 10. Roundtable Vastaan Roundtable tehtäviin Työryhmä 15 min 44 ti 29. 10. klo 12. 30 -13. 00 Zoom palaveri Lopputuotos ja lopetuspalveri osana Ideatoimikunnan palaveria Toimikunnan osallistujat 30 minuuttia

THE BUSINESS TECHNOLOGY COMPANY. 7