ASIANHALLINNAN TIEDONOHJAUKSEN KEHITTYNEEN SHKISEN ALLEKIRJOITUKSEN JA ARKISTOINNIN KEHITTMINEN

ASIANHALLINNAN, TIEDONOHJAUKSEN, KEHITTYNEEN SÄHKÖISEN ALLEKIRJOITUKSEN JA ARKISTOINNIN KEHITTÄMINEN KICKOFF JANUARY 2019

KICKOFF AGENDA • Esittelyt ja työryhmä • Projektin tausta • Projektin tavoitteet ja lopputulos • Työskentelytavat ja aikataulut • Roundtablen käyttö projektin aikana, esittely Nina Laukkanen • Työn käynnistäminen 2

TYÖRYHMÄ CSC JA KORKEAKOULUT Työn toteutuksesta vastaa Antti Mäki ja Outi Tasala (CSC) Työskentelyssä mukana nimitetty työryhmä, sekä vapaa ehtoisesti Ideatoimikunnan jäsenille. Työryhmään nimetyt osallistuvat sekä ROUNDTABLE-työskentelyyn että palavereihin. Ideatoimikunnan jäsenille osallistuminen on vapaa ehtoinen. 3

SOFIGATEN RESURSOINTI 4 Projektipäällikkö • • Projektipäällikkömme vastaa siitä että toimeksiannolle asetetut tavoitteet täyttyvät. Hän toimii toimeksiannon vetäjänä Sofigaten puolella. Yhteystiedot: Nina Laukkanen, (nina. laukkanen@sofigate. com, 050 -3553179) Nina Laukkanen Nina on kokenut projektipäällikkö, joka on ollut vastuussa useiden vaativien IT-projektien johtamisesta erilaisissa ympäristöissä. Hän on tottunut työskentelemään monitoimijaympäristössä ja johtamaan ryhmien työtä positiivisella asenteella ja lopputuloksella. Hänen vahvuuksiinsa kuuluu ketterät toimintatavat sekä liiketoimintaprosessien kehittäminen. Nina on sinnikäs ongelmanratkoja ja tekee aina kaikkensa, jotta projektit olisivat menestyksekkäitä ja tukisivat asiakkaan liiketoimintaa/substanssia. Asiantuntija • • Asiantuntijamme tehtävänä on tukea tomeksiannosta päävastuullisena olevaa projektipäällikköä. Hän avustaa palavereiden järjestämisessä ja toimeksiannon dokumentoinnissa. Yhteystiedot: Sakari Nisula, (sakari. nisula@sofigate. com, 050 -3401689) Sakari Nisula Sakari on konseptien kehittämisen ja fasilitoinnin asiantuntija, jonka vahvuuksiin kuuluvat erinomaiset viestintä- ja fasilitointitaidot ja kyky kiteyttää, yksinkertaistaa sekä visualisoida monimutkaisia asioita helposti ymmärrettävään muotoon. Sakari on toiminut projekteissa, joissa asiakkaille on analysoitu tuotoksia erilaisista arvoketjuista ja joissa on päässyt ratkaisemaan asiakkaiden ongelmia ja löytämään ihmislähtöisiä ratkaisuja.

TAUSTAA • CSC on valtion ja korkeakoulujen omistama erityistehtävää hoitava yhtiö, joka toimii sidosyksikkö-asemassa omistajiensa suhteen ja haluaa kehittää uuden aktiivisen ja läpinäkyvän tavan johtaa yhteistyötä keskeisten sidosryhmiensä kanssa. • Sofigate tukee CSC: tä uuden Asianhallinnan, tiedonohjauksen, kehittyneen sähköisen allekirjoituksen ja -arkistoinnin kehittämisen rakentamisessa ja tarjoaa käytännönläheistä tukea CSC: n käyttöön. • Lopputuloksena on konkreettinen esitys siitä, miten tätä isoa kokonaisuutta viedään eteenpäin yhteistyössä, niin että tunnistettuna on tärkeimmät kehityskohteet, sekä on luotu yhteinen kieli/terminologia toimijoiden välillä. • Työ toteutetaan pääasiassa etäneuvotteluin ja sähköisiä työvälineitä hyödyntämällä • Työn alustava lopputulos on esiteltävissä helmikuussa 2019. 5

KONSULTOINNIN TAVOITTEET (TOIMEKSIANNOSTA) Keskeisimmät tavoitteet - Asiaan liittyvät tärkeimmät käsitteet on valittu ja määritelty - Kokonaisuuteen liittyvät tarpeet ja siitä yhdessä tai erikseen edistettävät ja jatkoselvitettävät osat on tunnistettu - On tarkennettu ne kysymykset, joihin jatkoselvitysvaiheessa pyritään vastaamaan (tai selvitysvaiheissa työn mahdollisesti eriytyessä) - Käytetystä tavasta on työskentelyn ohessa luotu metodi vastaavien korkeakoululaitoksen yhteisten haasteiden purkamiseen jatkossa 6

AIKATAULU Suunnittelupalaveri Ma 14. 1. 2019 Kick Off palaveri To 17. 1. 2019 Työstö palaveri 2. kierroksen aloitus Työstö palaveri 3. kierroksen aloitus Työstö palaveri Ke 23. 1. 2019 To 24. 1. 2019 Ke 30. 1. 2019 To 1. 2. 2019 Ti 5. 2. 2019 4 Vko 3 5 CSC 1. Kierroksen tehtävät Sofigate 1. kierroksen kysymyksien valmistelu, suunnittelu koko fasilitointi kierrokselle Roundtablen valmistelu, oikeuksien lisääminen, demon tekeminen Uusien tehtävien luominen ja julkaisu Tuotoksien esittely 4. Kierroksen tehtävät To 1. 2. 2019 klo 9: 00 – Ma 4. 2. 2019 klo 12: 00 2. kierroksen tehtävien purku 2019 7 3. Kierroksen tehtävät To 24. 1. 2019 klo 9: 00 – Ma 28. 1. 2019 klo 14: 00 1. kierroksen tehtävien purku 14. 2. 2019 Ke 6. 2. 2019 6 2. Kierroksen tehtävät To 17. 1. 2019 klo 9: 00 – Ma 21. 1. 2019 klo 14: 00 Projektin päätös Optio 4. kierros Ke 6. 2. 2019 klo 9: 00 – Pe 8. 2. 2019 klo 12: 00 3. kierroksen tehtävien purku Uusien tehtävien luominen ja julkaisu 4. kierroksen tehtävien purku Lopputuotoksien dokumentointi ja Executive summary

KÄSITELTÄVÄ AIHE PILKOTTUNA • Asianhallinnan, tiedonohjauksen, kehittyneen sähköisen allekirjoituksen ja –arkistoinnin kehittäminen 1. Kierroksen tehtävät 2. Kierroksen tehtävät 3. Kierroksen tehtävät 4. Kierroksen tehtävät - optio Yhteiset määritelmät ja kielen luominen toimii perustana Lisäksi mietimme kenelle ja miksi olemme näitä kokonaisuuksia luomassa Määritelmien perusteella kartoiteaan hieman nykytilannetta ja keskitytään mikä on yhteinen tahtotila kultakin osa-alueelta Lisäksi tarkoitus Yhteiset tavoitteet ja yhteistyömallien luominen Konkreettiset kysymykset seuraavaan vaiheeseen Äänestäminen Asianhallinta Tiedonohjaus Kehittynyt sähköinen allekirjoitus Sähköinen arkistointi Työstöpalaverit Priorisointi Tuotoksien esittely

TYÖSKENTELYTAVAT Hyödynnetään Roundtable-palvelua ja agilea toimintatapaa. • Lisätietoa seuraavalta kalvolta. Esittelyvideo: https: //sofigate. sharepoint. com/teams/roundtable/Shared%20 Documents/Videos/Roundtable %20 Marketing%20 Video%20 FULL. mp 4 Huom! Projektin jäsenten tulisi varata aikaa Roundtable tehtävien tekemiseen noin 15 minuuttia / työpäivä eri vaiheiden aikana: - 1. kierros To 17. 1. 2019 klo 9: 00 – Ma 21. 1. 2019 klo 14: 00 2. kierros To 24. 1. 2019 klo 9: 00 – Ma 28. 1. 2019 klo 14: 00 3. kierros To 1. 2. 2019 klo 9: 00 – Ma 4. 2. 2019 klo 12: 00 4. kierros Ke 6. 2. 2019 klo 9: 00 – Pe 8. 2. 2019 klo 12: 00 9

ROUNDTABLE PÄÄTÖKSENTEON FASILITOINNIN KOKONAISPALVELU Roundtable on menetelmä ja työkalu, jonka avulla avainhenkilöt voidaan tehokkaasti osallistaa yhteiseen päätöksentekoon Fasilitaattori johtaa keskustelua sosiaalisen median ympäristössä ajasta ja paikasta riippumattomasti Kutsutut henkilöt osallistuvat keskusteluihin ja intuitiivisiin aikataulutettuihin tehtäviin. Työpajat täydentävät työskentelyä tarvittaessa. Ammattimainen fasilitointi takaa parhaat tulokset Tarvittavat henkilöt voivat osallistua ajasta ja paikasta riippumatta 15 minuuttia päivässä riittää osallistumiseen Lopputuloksena syntyy päätöksiä ja löydöksiä, joihin kaikki voivat sitoutua. Roundtablesta löydät lisätietoja osoitteesta www. sofigate. com/roundtable

KUINKA KIRJAUDUN SISÄÄN? • Kaikki uudet ROUNDTABLE-käyttäjät saavat sähköpostitse rekisteröitymislinkin osoitteesta support@sofigate. com. • Noudattamalla viestissä olevia ohjeita, pääset liittymään mukaan. Mikäli olet joskus aiemmin ollut mukana ROUNDTABLEssa, voit kirjautua sisään olemassa olevilla tunnuksillasi osoitteessa https: //my. roundtable. business ja hyväksyä notifikaatioista kutsun liittyä tähän kyseiseen ympäristöön. • Onko sinulla kysyttävää ROUNDTABLEsta? Ota yhteyttä fasilitaattori • Nina Laukkaseen sähköpostilla nina. laukkanen@Sofigate. com • Sakari Nisulaan sakari. nisula@Sofigate. com • Lisäohejistusta löytyy myös Roundtablesta. 11

THE BUSINESS TECHNOLOGY COMPANY. 12