HANKINTAKOULUTUS 8 2 2017 Sanna Lundstrm asianajaja Asianajotoimisto

HANKINTAKOULUTUS 8. 2. 2017 Sanna Lundström asianajaja

Asianajotoimisto Lukander Ruohola HTO Oy • Asianajotoimisto Lukander Ruohola HTO Oy on kokenut yritysjuridiikan palveluiden tuottaja • Toimeksiantomme liittyvät useimmiten kotimaiseen ja kansainväliseen yritysjuridiikkaan, mutta palvelemme myös yksityishenkilöitä kaikilla juridiikan osa-alueilla • Toimistot Salossa, Turussa, Helsingissä ja Kuopiossa • Henkilökuntaa noin 30 2

Hankintalain kokonaisuudistus - mikä muuttui • • • kyse merkittävästä koko hankintalainsäädännön uudistuksesta ainakin noin 80 % lakitekstistä muuttui hankintalainsäädäntö ja sen soveltaminen muuttui merkittävästi kevyemmät menettelysäännökset hankintojen kilpailuttamiselle kansallisia kynnysarvoja nostettiin lähemmäksi EU-kynnysarvoja. hankintayksiköiden suorahankintamahdollisuudet lisääntyivät ”pienhankintojen” myötä 3

Uudistuksen tavoitteita • • hankintamenettelyjen yksinkertaistaminen ja joustavoittaminen PK-yritysten ja aloittavien yritysten markkinoillepääsyn parantaminen hankintasopimukset sääntelyn piiriin pyritään edistämään uusia innovaatioita – innovaatiokumppanuus • ympäristö- ja sosiaaliset näkökulmat paremmin huomioon – hankintoja voidaan nykyistä laajemmin varata mm. vammaisia työllistäville toimittajille, näkökohtia voidaan huomioida kaikissa menettelyn vaiheissa, elinkaarikustannuksista oma uusi artiklansa, viittauksia reilun kaupan tuotteisiin, työoloihin, tasa-arvoon jne. 4

Uudistuksen tavoitteita • • sähköisten menettelyiden käyttäminen käyttöoikeussopimusten sääntely valvonnan lisääminen vaatimus valitusluvasta valitettaessa markkinaoikeudesta KHO: een – rajoituksia siihen, mistä voi valittaa markkinaoikeuteen • Oikeudenkäyntimaksut nousseet huomattavasti 5

PK-yritysten asema • yksi tärkeimmistä tavoitteista on pienten ja keskisuurten yritysten aseman parantaminen – vasta tarjouskilpailun voittajalta pyydetään soveltuvuutta koskevat selvitykset – yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja soveltuvuusvaatimusten osoittajana – vaadittava vuotuinen vähimmäisliikevaihto saa olla enintään kaksi kertaa hankintasopimuksen ennakoidun arvon suuruinen • paitsi asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa, kuten niissä, jotka liittyvät tietyille rakennusurakoille, palveluille ja tavaroille ominaisiin riskeihin – hankinnan jakaminen osiin 6

Yrityksen soveltuvuus • Pakolliset ja harkinnanvaraiset poissuljentaperusteet ― pakollisia uusia mm. lapsityön käyttö ja ihmiskauppa + lainvoimaiset vero- ja sotumaksurästit ― harkinnanvaraisia perusteita laajennettu: • sosiaali-, työ-, ympäristölainsäädännön rikkomiset • perustellut syyt epäillä kilpailun estäviä toimia/sopimisia toisen toimijan kanssa • esteellisyystilanne, eikä voida korjata sitä muuten • aiempi osallistuminen hankinnan valmisteluun tavalla, mikä vääristäisi kilpailua • merkittävät tai toistuvat puutteet aiemmissa muissa hankintasopimuksissa julkisten hankintayksikköjen kanssa • selvitysten toimittamatta jättäminen tilanteessa, jossa tarjoaja olisi toimitusvelvollinen • toimijan epäasianmukainen vaikuttamisyritykset tarkoituksin saada perusteetonta etua kilpailussa taikka väärien tietojen antaminen ― suhteellisuusperiaate huomioitava harkinnanvaraisissa perusteissa ― jos aiemmin poissuljettu max 5 vuoden karenssi 7

Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus • Uusi laki: • Tarjoajalla ja ehdokkaalla sinänsä edelleen velvollisuus osoittaa tarjouksen/osallistumishakemusten vaatimustenmukaisuus • Hankintayksiköllä kuitenkin nykyistä laajemmat mahdollisuudet pyytää täydennyksiä ja täsmennyksiä riippumatta siitä, kohdistuuko täydentäminen/täsmentäminen soveltuvuuden vai muihin vaatimuksiin • Epäolennaisten puutteiden ja virheiden korjaaminen sallittu • Hankintayksiköllä ei velvollisuutta hylätä tarjouksia kokonaisuuden kannalta vähämerkityksellisen virheen tai puutteen johdosta 8

Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus • Sallittua esimerkiksi seuraavien korjaaminen (lain perusteluluonnos): • Muotovirhe kuten puuttuva allekirjoitus tai puuttuva tarjouksen voimassaolotieto; • Hinnoitteluvirhe kuten väärä valuutta tai hinnoitteluyksikkö tai ilmeinen hinnan suuruusluokkaa koskeva virhe; • Hinnat, joita ei käytetä tarjousvertailussa tai osahinnat, joiden merkitys on pieni hintavertailussa • Tarjouspyynnöstä poikkeava maksuehto • Tarjouksesta puuttuva liite, jota ei käytetä tarjousvertailussa ja jolla ei olennaista merkitystä • Ei sallittua mm: • Tarjouspyyntöä vastaamattoman tuotteen vaihtaminen toiseen • Täydennetään vertailussa käytetty puuttuva laatutieto 9

Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus • Ei sallittua: – Pyydetään tarjouksesta puuttunut olennainen asiakirja; – Sallitaan tarjouksessa oleva sinne tietoisesti lisätty varauma koskien esim. hinnoittelua – Referenssin vaihtaminen • Tasapuolisuutta noudatettava täsmentämismenettelyssä – varattava kaikille samassa tilanteessa oleville • Hankintayksiköllä harkintavaltaa siitä, pyydetäänkö täsmennyksiä tai täydennyksiä – hankintayksiköllä ei ole velvollisuutta täydentämiseen ja täsmentämiseen • Jos täsmentämisen tarve johtuu hankintayksikön vastuulla olevasta asiakirjasta, hankintayksikön tulee itse korjata tai selventää tarjouspyyntöasiakirjoja – olennaiset tarjouspyynnön muutokset edellyttävät korjausilmoituksen julkaisemista 10

Rikosrekisteriote osana hankintamenettelyä

Hankintamenettelysäännöksiin on kirjattu velvoite rikostaustan tarkastamiseen EU kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa • Ennen hankintasopimuksen tekemistä hankintayksikön on vaadittava valittua tarjoajaa toimittamaan ajantasaiset todistukset ja selvitykset sen tutkimiseksi, koskeeko sitä pakollinen poissulkemisperuste (Hankinta. L 80 § ja Erityisalojen hankinta. L 84 §) • Hankintayksikkö voi myös milloin tahansa hankintamenettelyn aikana pyytää ehdokkaita ja tarjoajia toimittamaan kaikki tai osan mainituista selvityksistä, jos se on tarpeen menettelyn asianmukaisenkulun varmistamiseksi (88. 3 § ja 86. 3 §) 12

Rikosrekisteriote voidaan luovuttaa hankintamenettelyä varten ehdokkaalle tai tarjoajalle (Rikosrekisteri. L 6 b §): • Henkilöstä, joka on ehdokkaan tai tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai käyttää edustus-, päätös- tai valvontavaltaa kyseisessä yrityksessä tai yhteisössä • Otteen luovuttaminen edellyttää henkilön suostumusta 13

Rikosrekisteriote tilataan Oikeusrekisterikeskukselta • Oikeusministeriön sähköisen palveluportaalin kautta • • • Sähköinen asiointi vaatii VRK: n Katso-tunnisteet Asiointi: https: //asiointi. oikeus. fi/web/asiointi/etusivu Katso ohjeet: https: //yritys. tunnistus. fi • Sähköpostitse • Kirjeitse • Hakemusten käsittelyaikatavoite on 7 työpäivää 14

Ennakkoilmoitus voi toimia ainoana hankintailmoituksena • ilmoituksessa pitää olla seuraavat tiedot: a) b) c) hankintasopimuksen kohteena olevat tavarat, palvelut tai urakat; pitää mainita, ettei myöhempää ilmoitusta julkaista ja ilmoituksessa pyydetään potentiaalisia tarjoajia ilmoittamaan kiinnostuksensa ilmoitukseen sisältyvät riittävät, erikseen luetellut tiedot hankinnasta • ilmoitus voidaan lähettää julkaistavaksi vähintään 35 päivää ja enintään 12 kuukautta ennen päivää, jona hankintayksikkö lähettää vahvistuspyynnön ilmoittautuneille tarjoajille • hankintamenettely voi olla rajoitettu tai tarjousperusteinen neuvottelumenettely 15

Hankintamenettelyt jatkossa • • • avoin rajoitettu kilpailullinen neuvottelumenettely tarjousperusteinen neuvottelumenettely innovaatiokumppanuus puitejärjestely dynaaminen hankintajärjestelmä sähköinen huutokauppa sähköinen luettelo 16

Innovaatiokumppanuus • kyseessä tulee olla ratkaisu, jota ei ole vielä saatavissa markkinoilta • pyrkimys mahdollistaa tuotekehitys hankinnan aikana • tarjouspyynnössä hankintaviranomaisen tulee määritellä innovatiivisen tuotteen, palvelun tai urakan tarpeen, jota ei voida täyttää hankkimalla markkinoilla jo saatavilla olevia tuotteita, palveluja tai rakennusurakoita • keskeistä siis tarpeen määrittely • vähimmäisvaatimukset tarjouksille on ilmoitettava • laatu valintaperusteena • hankinta-asiakirjoissa käsiteltävä IPR-oikeudet ja luottamuksellisuus entistä tarkemmin • sopimusten arvo ja kesto on pysyttävä tarkoituksenmukaisissa rajoissa ja siinä on otettava huomioon kehittämiskustannukset sekä ”riittävä voitto” 17

Sähköiset luettelot • jäsenvaltiot voivat tehdä sähköisten luetteloiden käytön pakolliseksi osassa hankintoja • tästä on ilmoitettava ilmoituksessa • puitejärjestelyssä hankintayksikkö pyytää tarjoajia esittämään uudelleen sähköiset luettelonsa ja hankintayksikkö poimii luetteloista tarvittavat tiedot puitejärjestelyssä ilmoitetun menetelmän mukaisesti • tarjoajille ilmoitettava päivä ja kellonaika, jolloin tiedot poimitaan – mahdollisuus kieltäytyä toimittamasta • tarjoajalle on annettava tilaisuus kiistää tai vahvistaa muodostunut tarjous 18

Vertaillaan kokonaistaloudellisuutta • jatkossa voi vertailla vain kokonaistaloudellista edullisuutta. Lainsäätäjän tarkoituksena on ollut, ettei ostettaisi ”halvimmalla hinnalla” ja otettaisiin enemmän laatutekijöitä huomioon – tosin ei aivan toteudu uudessakaan direktiivissä • jos halutaan valita halvimman hinnan mukaan, on se mahdollista, mutta mukana oltava myös vähimmäisvaatimuksia laadun turvaamiseksi • kokonaistaloudellisuus voi koostua erilaista kustannustekijöistä (esim. vain kustannuksesta eli hinnasta) 19

Hankinta jaettava osiin • hankintojen toteuttaminen liian isoina kokonaisuuksina on johtanut siihen, että pk-yritykset eivät ole voineet osallistua • aiemmin hankintaa ei keinotekoisesti saanut jakaa osiin, nyt pyritään suosimaan järkevää ”pilkkomista” • mikäli hankintayksikkö ei jakaisi osiin, on mainittava pääasialliset syyt valinnalle => perusteltava tämä – sallittuja syitä poiketa esim: • jakaminen saattaisi rajoittaa kilpailua • sopimuksen toteuttamisesta liian vaikeaa tai liian kallista • hankintayksiköllä on jatkossakin oikeus määritellä hankittava kohde ja sen laajuus 20

Voidaan rajoittaa tarjoajan mahdollisuuksia tarjota • hankintayksikkö voi rajoittaa sitä, kuinka moneen osaan tarjoaja voi tarjouksen jättää – erittäin merkittävä kohta – miten estetään väärinkäyttö? – määriteltävä objektiiviset ja syrjimättömät kriteerit sille, miten tarjoajan valinta kullekin osa-alueelle tehdään, jos joku tarjoajista jättää kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen useammalle osa-alueelle • hankintailmoituksessa on ilmoitettava, voiko tarjouksia jättää yhdestä, useammasta vai kaikista osista 21

Sopimusmuutokset • lainsäädännössä ei nyt sääntelyä • tulkinnat perustuvat oikeuskäytännön linjauksiin – olennaiset muutokset lähtökohtaisesti kiellettyjä – oikeuskäytännöstä kriteerejä muutoksen olannaisuuden määrityksille – olennaiset sopimusmuutokset hankintapäätöksen jälkeen merkitsevät uutta hankintaa joka periaatteessa edellyttää uutta kilpailutusta • ongelmia pitkissä sopimuksissa 22

Sopimusmuutokset artikla 72 ”Hankintasopimusten muuttaminen niiden voimassaoloaikana” • sallitut ja kielletyt sopimusmuutokset • ei sallittu sopimusmuutos = suorahankinta • sallittua: – selvät muutoslausekkeet hankinta-asiakirjoissa, esim. indeksiehto – lisätyöt/-palvelut/tavaratoimitukset, jotka eivät kuuluneet alkuperäiseen sopimukseen ja sopimuskumppanin vaihdos ei mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä/vaihdos aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannuksia – pitää olla kyse tilanteesta, jota ei sopimusta tehdessä voitu ennakoida ja lisätyöt eivät saa nostaa hintaa enempää kuin 50 % alkuperäisen sopimuksen arvosta 23

Kiellettyjä sopimusmuutoksia • lausekkeet, jotka eivät ole täsmällisiä, selkeitä ja yksiselitteisiä • lausekkeet eivät voi johtaa sopimuksen isoon muutokseen/luonne/tarkoitus ei voi muuttua • jos lisähankinta on mahdollista tehdä muultakin kuin nykyiseltä sopimuskumppanilta, on se kilpailutettava • alihankkijan vaihtaminen voi olla kielletty sopimusmuutos • onko ollut ratkaisevaa? (C-91/08 Wall AG) • olisiko muutettu sopimus kiinnostanut tarjoajia hankintamenettelyssä, jos se olisi silloin ollut tiedossa? alkuperäisessä 24

TOIMENPIDEPYYNNÖN TEKEMINEN Jokainen, joka katsoo hankintayksikön menetelleen hankintalainsäädännön vastaisesti, voi tehdä toimenpidepyynnön KKV: lle (hankintalaki 139 § 2 momentti) KKV: lle on tärkeää saada toimenpidepyynnössä mahdollisimman yksityiskohtaiset tiedot siitä, - miksi menettelyä pidetään virheellisenä - mistä hankintayksiköstä on kysymys - milloin virheellinen menettely on tapahtunut Tällaisissa tilanteissa KKV on valmis käymään esimerkiksi suullisia keskusteluja. 25

Vaihtoehtoiset ja rinnakkaiset tarjoukset • Hankintayksikkö voi hyväksyä vaihtoehtoisia tarjouksia tai se voi vaatia, että tarjoajat esittävät vaihtoehtoja (76 §) • Edellyttää käytännössä sitä, että hankintayksikkö laatii sopimuksen kohteen yleismääritelmän, joka sisältää hankinnan kohdetta koskevat vähimmäisvaatimukset • Olisi hyvä huomioida tarjouspyyntöä laadittaessa, koska saattaa aiheuttaa vaikeuksia tarjousten vertailussa • Hankintayksikkö voi kieltää toimittajia tekemästä usean rinnakkaisen tarjouksen, jos tämä on etukäteen ilmoitettu tarjouspyynnössä • Sääntöä ei ole aiemmin kirjattu lakiin • Huom! Rinnakkainen tarjous. Tarjouspyynnön ehtojen mukainen, kohdellaan kuten eri tarjoajien tarjouksia. Vaihtoehtoinen tarjous: tarjoaja ehdottaa tarjouspyynnöstä poikkeavaa tapaa toteuttaa hankinta 26

Alihankinta sekä alihankkijoiden poissulkeminen • Hankintayksikkö voi vaatia tarjoajia ilmoittamaan tarjouksessaan, minkä osan sopimuksista se aikoo antaa alihankintana kolmansille, sekä ehdotetut alihankkijat (76 §) • Hankintayksikön on velvoitettava viimeistään hankintasopimuksen toteuttamisen alkaessa valittua tarjoajaa ilmoittamaan sellaisten alihankkijoiden nimet, yhteystiedot ja lailliset edustajat, jotka osallistuvat hankintayksikön välittömässä valvonnassa olevissa tiloissa toteuttavaan rakennusurakkaan taikka palveluhankintaan, jos ne ovat kyseisenä ajankohtana tiedossa • Hankintayksikkö voi rakennusurakka- ja palveluhankinnoissa sekä tavarahankintaan liittyvissä kokoamis- ja asennustöissä vaatia, että tarjoaja itse toteuttaa tietyt kriittiset tehtävät • Muutos aiempaan sääntelyyn, jonka perusteella ei voitu rajoittaa alihankintaa • Hankintayksikkö voi tarkistaa, onko olemassa perusteita alihankkijoiden poissulkemiseksi (77 §) 27

HYVÄ TARJOAJA • Tarjouspyynnön läpikäynti heti sen saavuttua: Kysymis- ja lisätietojen pyyntö määräajassa. • Kirjallisessa tarjouksessa ja sen liitteissä kaikki tiedot, jotka voidaan ottaa huomioon tarjouskilpailun ratkaisussa. • Täysin uusi ja tarjouspyynnön mukainen tarjous, vaikka HY olisi vanha asiakas ja vaikka tarjoaja ja HY tuntisivat toistensa toiminnan ja tuotteet. • Tarjouksessa tulee antaa vastaus ja selvitys jokaiseen tarjouspyynnössä ilmoitettuun kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteeseen. • Tarjoukseen ei tule sisällyttää omia varaumia tarjouspyynnöstä. 28

HYVÄ TARJOAJA • Tarjouksen ehdot on suositeltavaa kopioida suoraan tarjouspyynnöstä • Tarjouksen ehdot on suositeltava laatia samassa järjestyksessä kuin tarjouspyynnössä • Tarjouksessa on suositeltavaa käyttää samoja termejä kuin tarjouspyynnössä • Tarjouksen vertailuperusteisiin on suositeltavaa vastata samojen otsikoiden alla ja samassa järjestykessä kuin tarjouspyynnössä • Tarjousten vertailuperusteisiin on suositeltavaa vastata erittäin yksityiskohtaisesti ja konkreettisesti. 29

KIITOS ! Sanna Lundström puh: 010 320 8466 sanna. lundstrom@lrhto. fi Asianajotoimisto Lukander Ruohola HTO Oy Helsingintie 7 A, 24100 Salo 30