Formandskursus Middelfart 16 jan 2016 1 Program 09

Formandskursus Middelfart 16. jan. 2016 1

Program • 09. 30 Morgenkaffe/the • 10. 00 Velkomst, præsentation af program og deltagerne • 10. 15 2 millioner muligheder for de aktive • 2 10. 30 Formandens rolle I – • Hvad siger vedtægterne og hvad er almen praksis • 11. 30 Formandens rolle II • Samarbejde i bestyrelsen, Det gode møde, Den ”gode” afdeling • 12. 00 Frokost • 13. 00 Kommunikation • Intern og ekstern kommunikation og afdelingens e-mail, nyhedsbrev og hjemmeside 13. 30 Sådan gør vi i dagligdagen - skab drive i en afdeling • Niels Hilker, fmd. i DN Sorø fortæller om deres arbejdsmåde, så det bliver spændende, målrettet og skaber resultater • 14. 30 Rekruttering og fastholdelse af nye aktive og bestyrelsesmedlemmer • 15. 00 Kaffepause • 15. 15 Afdelingsundersøgelsen, Kontaktpersoner/organisationsopdeling i sekretariatet • 15. 30 Refleksion over egne muligheder og behov 16. 00 Evaluering og tak for i dag •

3 Grønt Guld - Aktiv i naturen VELUX FONDEN og Danmarks Naturfredningsforening har indgået et partnerskab, hvor fonden har bevilliget en beløbsramme på op til 2 millioner kr. til aktiviteter knyttet til én eller flere af DN’s 95 afdelinger. Man vil med projektet gerne påskønne de mange aktive ældre, som engagerer sig i arbejde at passe på naturen og vise den frem for fremtidige generationer. Der kan søges op til 70. 000 kr. til den enkelte aktivitet. Ansøgere skal være mindst 60 år, og mindst én skal være ude af erhverv. Ansøgere skal yde en særlig aktiv indsats for at formidle, pleje og passe på naturen gennem Læs mere og hent ansøgningsskema på www. grontguld. dk Kontakt: Nick Leyssac Tlf. 31 19 32 50 - E-mail nl@dn. dk

Formandens rolle I Hvad siger vedtægterne Forretningsorden Beslutningskompetence Afdelingsøkonomi 4

5 DNs organisation Vedtægter Forretningsordner

Spørgsmål …… Hvad synes du en DN-afdeling skal arbejde med? 6

7 Sigtelinjer for DN Rigere Nærhed til Rent naturen drikkevand (+fredning) Grønnere Stærkere hverdag organisation

§ 2. Formål Stk. 1. Foreningens overordnede og langsigtede mål er, at Danmark bliver et bæredygtigt 8 samfund med et smukt og varieret landskab, en rig og mangfoldig natur og et rent og sundt miljø. Stk. 2. Foreningen vil virke til gavn for Danmarks natur og miljø og for befolkningens mulighed for gode naturoplevelser. Derfor arbejder foreningen bl. a. med følgende områder: Naturbeskyttelse • Foreningen arbejder for at sikre den biologiske mangfoldighed og de landskabelige værdier. Gennem bl. a. fredninger og påvirkning af lovgivningen arbejder foreningen for at bevare, pleje og genoprette levesteder for dyr og planter og for at sikre landskaber, geologiske dannelser, kulturhistoriske spor samt områder, der på grund af deres beliggenhed kan have rekreativ interesse. Miljøbeskyttelse • Foreningen arbejder for, at produktion, forbrug, transport, affaldshåndtering og andre menneskelige aktiviteter foregår på en måde, der skader naturen og miljøet så lidt som muligt. • Foreningen arbejder for at sikre naturen og befolkningen mod forurening af vand, jord og luft, herunder lys- og støjforurening. Planlægning • Foreningen arbejder for, at planlægningen på det lokale, regionale og nationale plan i videst muligt omfang tager hensyn til natur og landskabsværdier og integrerer hensynet til en bæredygtig udvikling. • Foreningen arbejder for en skarp adskillelse mellem by og land, og for at udformning og placering af nye anlæg i det åbne land sker under størst mulig hensyntagen til de landskabelige og kulturhistoriske værdier. Adgang til naturen • Foreningen arbejder for at sikre og forbedre befolkningens adgang til at færdes og opholde sig i naturen under hensyntagen til dens sårbarhed. Lovgivning • Foreningen arbejder for, at den natur- og miljørelaterede lovgivning har et højt beskyttelsesniveau, og at reglerne håndhæves og administreres konsekvent. Oplysning • Foreningen arbejder for, at befolkningen får en generel viden om naturen og sammenhænge i naturen, og at befolkningen gennem oplevelser og viden bliver bevidste om værdien af natur- og miljøhensynet i deres dagligdag.

Vedtægter • • 9 § 4. Organisation Stk. 1. Foreningen virker gennem afdelingsbestyrelser, samråd, studenterafdelinger, netværk, repræsentantskab, forretningsudvalg, præsident/vice-præsident, faglige udvalg og sekretariat. § 5. Afdelinger Stk. 1. Danmarks Naturfredningsforenings medlemmer i en kommune udgør en afdeling. Afdelingen ledes af en bestyrelse, som vælges af afdelingens medlemmer. Bestyrelsen skal inden for alle geografiske dele af kommunen virke for at fremme foreningens formål. Stk. 2. Medlemmer med bopæl inden for afdelingens område har stemmeret og er valgbare til bestyrelsen. Et medlem kan dog overflytte sin tilknytning til en anden afdeling ved at meddele sit ønske herom til sekretariatet. Overflytning gælder fra 1. januar og indtil anden meddelelse gives, dog mindst 1 år. Stk. 3. Årsmøde med valg af medlemmer til bestyrelsen finder sted hvert år i september, oktober eller november. Dato og sted fastsættes af bestyrelsen. Bestyrelsen indkalder medlemmerne til årsmødet med et varsel på mindst 14 dage gennem foreningens hjemmeside eller ved anden skriftlig meddelelse eller annoncering.

Forretningsorden 10 § 1. Bestyrelsen skal organisere afdelingen på måder, som fremmer arbejdsdelingen mellem bestyrelsens medlemmer, og som engagerer medlemmer uden for bestyrelsen. Organiseringen skal overholde de i vedtægternes § 5 stk. 6 beskrevne rammer for beslutningskompetence. § 3. Når bestyrelsen eller en arbejdsgruppe under denne klager over en myndigheds afgørelse, skal bestyrelsen/arbejdsgruppen samtidig orientere sekretariatet med kopi af klagen. § 6. På et bestyrelsesmøde er bestyrelsen beslutningsdygtig uanset fremmøde, jævnfør dog stk. 2. – Stk. 2. På et bestyrelsesmøde kan beslutning kun træffes om emner, som har været anført på dagsordenen for det pågældende møde. Dog kan der træffes beslutning om emner uden for dagsordenen, hvis der er enighed blandt de tilstedeværende medlemmer herom, og hvis de tilstedeværende udgør mindst 2/3 af bestyrelsens medlemmer. – Stk. 3. Alle emner på dagsordenen afgøres ved simpel stemmeflerhed blandt de fremmødte.

Spørgsmål …… • Skal alle i afdelingen kunne ytre sig i DN-afdelingens navn? 11

Vedtægter fortsat… 12 Stk. 6. Senest 4 uger efter årsmødet konstituerer bestyrelsen sig med en formand og en næstformand frem til konstitueringen efter næste årsmøde. Resultatet af konstitueringen meddeles umiddelbart til sekretariatet. Formanden tegner afdelingen over for myndigheder og andre eksterne parter, jævnfør dog § 10, stk. 2, punkt 3 og 4. Næstformanden er formandens stedfortræder. Bestyrelsen kan bemyndige et andet medlem af bestyrelsen til at tegne afdelingen i bestemte sagstyper. Formanden kan i en konkret sag, bemyndige et andet medlem af bestyrelsen til at tegne afdelingen. Vedtægter § 10 (om hvad HB kan) • 3. Beslutter DN’s holdning i sager, som efter hovedbestyrelsens skøn har væsentlig national interesse. • 4. Hjemkalde lokale sager til behandling, hvis sagerne efter hovedbestyrelsens skøn ikke håndteres lokalt i overensstemmelse med DN’s formål eller politikker.

Forretningsorden forts. . • 13 Bestyrelsens habilitet § 19. Et medlem af bestyrelsen er inhabil i forhold til en bestemt sag, hvis vedkommende selv, vedkommendes ægtefælle/samlever eller vedkommendes nært beslægtede har en økonomisk interesse i sagens udfald, eller hvis der i øvrigt foreligger forhold, som er egnede til at vække mistanke om, at vedkommende vil påvirke sagen for personlig vindings skyld eller på anden måde til egen fordel.

Sådan træffes beslutninger DN er en åben, demokratisk forening med stor gennemsigtighed - simpelt flertal Politikker – bestemmes nationalt HB siger vi skal have en politik… Indskrives i Aktivitetsplan, AP Sekretariat udarbejder forslag Forslag i høring i afdelinger, udvalg etc. HB vedtager/godkender Se HBs dagsordner og beslutninger: http: //www. dn. dk/hb Se Aktivitetsplan: http: //www. dn. dk/ap 2016 Hvad med de lokale sager? – håndteres i afdelingen – læs forretningsorden - skal være på dagsorden - formand kan i hastesager træffe beslutning alene 14

Varetage DNs klagerettigheder • • • 15 Høringsret – DN er skrevet ind i en række love og kan give høringssvar. Det er HB (Sekretariatet), der udarbejder høringssvar ved f. eks. lovforslag. Lokalt er det afdelingerne der afgiver høringssvar i forbindelse med f. eks. Kommuneplaner og lokalplaner. Klageadgang – Afdelingen kan på egen hånd påklage afgørelser efter Planloven, Naturbeskyttelsesloven, Skovloven, Råstofloven og Husdyrbrugsloven. Afdelingen kan ikke på egen hånd klage over afgørelser efter Miljøbeskyttelsesloven, Havmiljøloven, Vandløbsloven, Okkerloven, Vandforsyningsloven og Genteknologiloven. Hvis afdelingen ønsker at klage over en afgørelse på disse lovområder, skal det ske via/i samarbejde med Sekretariatet. Ret til at rejse fredninger – De fleste fredningssager der rejses af DN, rejses på initiativ af foreningens lokale afdelinger. Formelt er det kun HB, der kan rejse sagerne, men ideerne til nye sager undfanges oftest af DN lokalt og sagerne laves i samarbejde med Sekretariatet.

16 Frivilligsiden - Gør det lettere at være frivillig Frivilligsiden er din elektroniske håndbog som formand og frivillig i DN. På frivilligsiden kan du hente informationer, dokumenter, manualer, vejledning, få overblik og måske også dele egne erfaringer med andre afdelinger. Læs mere på www. dn. dk/frivillig Kontakt: Thomas Eriksen Tlf. 31 19 32 50 - E-mail ter@dn. dk

www. dn. dk/frivillig 17

18

Formandens rolle II Personer i bestyrelsen Samarbejde i bestyrelsen Det gode møde Den ”gode” afdeling 19

Deltagermangfoldigheden Typer Det talende vandfald – siger ofte meget uden at tilføre noget nyt Den stille – lyttende eller han/hun meldt sig ud af fællesskabet? Kopisten – gentager det, der lige er sagt Kritikeren – får øje på ulemperne ved et hvilket som helst emne 20

Vi er en blandet flok af almindelige mennesker Engagement /Tid Færdigheder Vi kan ikke nå alt det, vi gerne vil Men vi kan mere end vi tror, hvis vi samarbejder 21

Hvor er bestyrelsesmedlemmerne 22

Bestyrelsesmedlemmerne + ad hoc’ere 23

Derfor skal vi dele arbejdet • • • Det er frivilligt at være aktiv i DN Derfor skal det være personligt givende - og ikke stressende Det bliver lettere at rekruttere nye aktive Flere aktive skaber flere/bedre resultater Afdelingen bliver mere robust – mindre afhængig af enkeltpersoner, f. eks. en stresset formand 24

Skab gode sociale rammer • • Formandens vigtigste lederopgave Forudsætningen for, at der er nogen at dele arbejdet med (!) 25

Opbyg faglige kompetencer • • • Rekruttér nye aktive med specifikke faglige kompetencer. Brug DN’s tilbud om efteruddannelse. Brug DN’s redskaber. Deltag i DN’s faglige netværk. Lav en ”føl-ordning” for nye aktive. 26

Delegér både ansvar og beslutningskompetence 27 (hvis muligt) • Den største motivation til at gøre et stykke arbejde er visheden for at have afgørende indflydelse på resultatet.

Konflikthåndtering Kontakt DN og få hjælp til konfliktløsning 28

Det gode møde 29

Møder skal være mere end effektive Brug møder til det, de er gode til: • Træffe beslutninger • Generere ideer • Orientere om komplekse emner • Skabe energi og engagement • Lad være med at bruge mødetid til ren information! Status om et projekt, kan deltagerne læse sig til før mødet. Brug mødet til at tale om, hvordan der skal handles på informationen. 30

Møder – skal give mening • Altafgørende at møder opleves som meningsfyldte • Mødets Meta. Mål – Hvad vil du med selve mødet? – Hvad er Meta. Målet for hvert mødepunkt? – Synliggør mødemål i dagsordenen • • Punktets varighed Sagsfremstilling Ansvarlig Beslutning 31

Gør mødemål krystalklare Plumrede mødemål Krystalklare mødemål Vi skal drøfte sagen på Rønnebærvej Vi skal beslutte om vi klager eller ej over byggeprocenten på Rønnebærvej 32 Diskussion om hvad vi skal lave i 2016 Brainstorm og prioritering af 10 ideer, vi skal arbejde med i 2016 32

33

Fordel kasketterne til mødet • Forskellige opgaver før, under og efter mødet • Mødets organisering • Selve mødet • Efter mødet – Mødeansvarlig, -koordinator, -leder, -referent, -deltagere – Hvem deltager, hvor holdes mødet, hvornår, forplejning – Indsamling af dagsordenspunkter – Udsendelse af mødeindkaldelse (senest 3 dage før mødet) – – Hvem leder mødet Hvem er ordstyrer Hvem refererer (overvej om kasketterne skal gå på omgang) – Udsendelse af referat senest 2 uger efter mødet 34

Prøv at variere jeres møder • • Ens mødestruktur giver tryghed, men forudsigelighed kan blive dræbende for energien og kreativiteten Overvej – Skal hvert punkt på dagsordenen behandles på samme måde? – Skal bestyrelsesmødet holdes samme sted hver gang? – Skal vi invitere en gæst, der kan belyse et mødepunkt? – Kan et eller to bestyrelsesmøder lægges sammen med en tur? 35

Øvelser til bedre møder • Bidrag – velegnet til at fokusere på eget bidrag til mødet • Modtag – velegnet til at fokusere på det du har fået af de andre på mødet • – – Overvej i 1 min. : Hvad har jeg selv bidraget med på afdelingsmødet/punktet i dag? Overvej i 1 min. : Nævn en konkret ting, som du har fået med hjem af en af de andre på din sag/opgave/som helhed i dag? Forandring – velegnet til at fokusere på det, der skal gøres anderledes fremover – • 36 Overvej i 1 min. : Ud fra det du har hørt, tænkt og lært på afdelingsmødet – hvad vil du forsøge at gøre anderledes? Det gode – og det der kunne være bedre – velegnet til at fokusere på det positive ved mødet og få ideer til hvordan møderne kan blive bedre – Skriv på tavle: På mødet har jeg været glad for… og Jeg har følgende forslag til forbedring… Tag en runde og skriv de gode pointer ned.

Eksempler på grundregler • Tag mødeindkaldelser og referater seriøst: • Mødekultur • Delegering og samarbejde –Udsend mødeindkaldelser en uge før. Rettelser godkendes på mødet –Præciser hvad man forventer af et punkt. . “Til orientering” eller “beslutning”… –Sørg for at medsende bilag eller henvisninger til det man skal diskutere –Fordel / Deleger forberedelse og fremlæggelse af de forskellige punkter –Sørg for at der altid udpeges ansvarlige for alt videre arbejde –Sørg for referat snarligt efter mødet af hensyn til opfølgning –Start til tiden –Hils ordentligt på hinanden. . Vis respekt. –Tag ordstyrer-rollen seriøst –Undgå at bruge tid på at “forberede ting under mødet” –Hold særskilte møder til dybere diskussioner –Hjælp hinanden med at se om alle kommer til orde hvis de vil det –Appellér til “dumme spørgsmål” –Hold pauser –Aftal forretningsorden formelle sager –Brug en „Anerkendende dialog“ –Lad de aktive komme direkte til det de gerne vil uden at hænge i „dybe ting“ –Frem en „lærende organisation“ –Må man godt blande sig i hinandens arbejde? 37

Frokost 38

Kommunikation 39

Kommunikation • • Intern kommunikation – Hvordan kommunikerer du som formand? • På jeres møder • Mellem jeres møder Ekstern kommunikation – Hvordan kommunikerer du/afdelingen • Overfor pressen • Overfor kommunen • Overfor DN-medlemmer i kommunen – Hjemmeside – Nyhedsbrev 40

Intern kommunikation Hvordan kommunikerer du som formand? – Verbalt – Skriftligt Verbalt: holder du enetaler, udlægger teksten for dine ”undersåtter” eller giver du plads til synspunkter? Hvordan er din attitude (bister, inddragende)? Skriftligt: Hvad er mailkulturen? sætter du cc på alle mails, skriver du lange og forklarende mails eller er du kortfattet? • Vær bevidst om brug af rette kanal til dit budskab 41

Ekstern kommunikation Samarbejde med pressen • Journalistens navn? • Medie? • Anledning/vinkel? • Hvorfor dig? Er du den rette? • Journalistens dokumentation? • Andre kilder? • Bed om at få citater til godkendelse • Har du brug for fem minutters betænkningstid? Vær parat til at synliggør afdelingen! 42

Presseklip fra måned til måned Måned Juni 2014 Juni 2013 Maj 2014 1141 1169 1155 122 199 140 Affaldsindsamling 20 6 125 Naturens dag 13 15 15 Klimakommune 73 61 36 Fredninger 35 21 35 81, 4 mio 89, 7 mio 77, 6 mio DN, totalt antal klip Ella Maria Bruttodækning Noter til sammenligningen: Omtrent samme antal medieklip som i maj, men en lidt højrere i bruttodækning, hvilket blandt andet skyldes Ella Marias citater om de giftige legepladser og kritikken af Lars Løkkes forslag om en million flere svin. Begge historier fik nemlig mange klip i ret store medier. Også Bente Villumsens optræden i DR 1 s Pengemagasinet var medvirkende til, at DN i juni nåede ud til så mange seere og læsere. 43

44

Kommunikation/samarbejde med kommunen 45 • • Vær konkret om hvad I vil opnå Hvis I bestemmer problemet – så bestemmer I også løsningen Brug alliancer og tænk i krydspres Husk timingen – hvornår besluttes ting på rådhuset Brug både politikere og embedsmænd Få et møde Brug pressen Tænk i konkrete historier og i bevidst retorik • Politikeres reaktion 1. Kan de få en positiv profil (f. eks. i jeres nyhedsbrev, pressearbejde mv. )? 2. Kan de få problemer? Jeres forhandlingskapital afhænger af disse to faktorer. Vi er stærkest på nr. 2, men husk 1’eren (politikere elsker ros, men får det sjældent).

46 Afdelingsbestyrelsens samarbejdspartnere • • • • DNs administration DNs organisationskonsulent i dit område DNs samråd i dit område DNs netværk Kommunen: politikere + embedsmænd Kommunens Grønne Råd Andre netværk Frivillige centre Pressen Andre grønne foreninger Andre foreninger. (turist, landbrug, fiskeri) Naturstyrelsen Miljøcenteret, det lokale

Den gode hjemmeside • • • Informerer Engagerer læseren i vores sag Aktiverer – f. eks. til indmeldelse eller til at tage med på tur Stil spørgsmålet: Hvad vil vi med - brugeren af hjemmesiden eller læseren af Facebook? 47

Lokale nyhedsbreve • Fordele og muligheder – Kontakt til medlemmer og andre interesserede – Annoncering af ture og arrangementer – Informere om aktuelle sager – søge opbakning – Annoncere efter nye aktive, projektdeltagere oa. • Rent praktisk – Alle i afdelingen bidrager til indhold af nyhedsbrevet – Beslutning om at ville udsende regelmæssigt – Indsamle mailadresser – Opsætning på hjemmesiden (skriv til nyhedsbrev@dn. dk) – Lave nyhedsbrevet og giv besked om udsendelse 48

Dilemmaer 49 Vi slutter med nogle dilemmaer – der har givet knas kommunikationsmæssigt og ofte også internt i afdelingen • • • Høringssvar – uenig i DNs politik på vindmølleområdet Klage – anbefales ikke at klage, klager alligevel, ”kupforsøg”, smadret bil Læserbrev – om DNs politik, men det er en upopulær holdning ”generelt i samfundet” – bliver spurgt til legitimitet • Læserbrev – enig i DNs politik, men i mindretal i bestyrelsen • Chikane mod formand

Høringssvar • • Middelfart Kommune udpeger to områder til vindmøller. Det ene området ved Tybrind er udlagt som følsomt naturområde i kommuneplan. DN Middelfart er positiv. Det er de bedst egnede områder i kommunen. DN Sekretariat afgiver supplerende høringssvar, hvor vi imødegår udpegningen i det følsomme område. I overensstemmelse med vores vindmøllepolitik. DN Middelfart sure og klager til DN direktør og præsident over sagsbehandler. • Hvad ville du have gjort? 50

Klage • • DN afdeling klager over tilladelse til bebyggelse i fredet område. Til årsmødet dukker den påklagede op sammen med venner og vil ”kuppe” bestyrelsen. DN formand går i pressen. Ugen efter udsættes DN formands bil for hærværk. • Sagen tabes i NMKN. • Hvad ville du gøre? 51

Læserbrev • • • DN afdeling har et læserbrev om trængselsringen. Bliver spurgt til legitimiteten. Har du spurgt alle medlemmer i kommunen? Ville du skrive et læserbrev om et upopulært emne? Fra DN-debatten 52

Læserbrev • • • Et menigt bestyrelsesmedlem vil skrive et læserbrev, men ved at han formentlig er i mindretal i afdelingsbestyrelsen. Han er i overensstemmelse med DNs politik. Hvordan vil du som formand håndterer sådan en henvendelse fra et menigt bestyrelsesmedlem? 53

54 Utilfredshed med at en afdeling har fået sat en bom op

55

56 Afdelingsundersøgelse I løbet af 2016 vil alle afdelinger blive bedt om at deltage i en undersøgelse, der skal give os et indblik i afdelingernes hverdag, styrker og udfordringer. Undersøgelsen skal hjælpe os i sekretariatet, så vi kan yde afdelingerne den bedst mulige service og udvikle nye redskaber. Vi vil også gerne dele erfaringer mellem afdelingerne og skabe kontakter, så frivillige i afdelingerne kan inspirere og hjælpe hinanden. I modtager mere information i løbet af foråret. Kontakt: Ole Laursen Tlf. 23 44 12 19 - E-mail ola@dn. dk

Afdelingsundersøgelse 57