FASE DEFINISI PENDAHULUAN Organisasi adalah pengaturan sistematis dari

FASE DEFINISI

PENDAHULUAN • Organisasi adalah pengaturan sistematis dari entitas (orang dan / atau departemen) yang bertujuan untuk mencapai suatu tujuan, yang mungkin melibatkan melaksanakan proyek. Budaya dan gaya organisasi memengaruhi cara ia melakukan proyek. • Budaya dan gaya adalah fenomena kelompok yang dikenal sebagai norma budaya, yang berkembang seiring waktu. Norma termasuk menetapkan pendekatan untuk memulai dan merencanakan proyek, cara yang dianggap dapat diterima untuk mendapatkan pekerjaan dilakukan, dan diakui otoritas yang membuat atau memengaruhi keputusan. • Budaya organisasi dibentuk oleh pengalaman umum anggota organisasi dan sebagian besar organisasi telah mengembangkan budaya unik dari waktu ke waktu dengan praktik dan penggunaan umum.

• Pengalaman umum termasuk, tetapi tidak terbatas pada: ü Visi, misi, nilai-nilai, kepercayaan, dan harapan bersama; ü Peraturan, kebijakan, metode, dan prosedur; ü Sistem motivasi dan penghargaan; ü Toleransi resiko; ü Pandangan kepemimpinan, hierarki, dan hubungan otoritas; ü Kode etik, etos kerja, dan jam kerja; dan ü Lingkungan pengoperasian.

Pengaruh Struktur organisasi pada Proyek

• Organisasi Fungsional, adalah hierarki di mana setiap karyawan memiliki suatu keunggulan. • Anggota staf dikelompokkan berdasarkan spesialisasi, seperti pemasaran, programing, dan akuntansi di tingkat atas. • Spesialisasi dapat dibagi lagi menjadi unit fungsional yang fokus, seperti programing java dan programing c. • Setiap departemen dalam organisasi fungsional akan melakukan pekerjaan proyeknya secara independen dari yang lain departemen.

• Organisasi matriks dapat diklasifikasikan sebagai lemah, seimbang, atau kuat tergantung pada tingkat relatif kekuatan dan pengaruh antara manajer fungsional dan proyek. • Organisasi matriks lemah mempertahankan banyak karakteristik organisasi fungsional, dan peran manajer proyek lebih sebagai koordinator atau ekspediter. • Seorang ekspediter proyek bekerja sebagai asisten staf dan koordinator komunikasi. Expediter tidak dapat membuat. • Koordinator proyek memiliki kekuatan untuk mengambil keputusan, memiliki wewenang, dan melaporkan kepada manajer tingkat yang lebih tinggi.

• Organisasi matriks seimbang mengakui perlunya manajer proyek, itu tidak menyediakan manajer proyek dengan otoritas penuh atas proyek dan pendanaan proyek.

• Organisasi matriks yang kuat memiliki banyak karakteristik yang diproyeksikan organisasi, dan memiliki manajer proyek full time dengan otoritas yang cukup dan administrasi proyek full time.

• Organisasi yang diproyeksikan, anggota tim sering ditempatkan. • Sebagian besar sumber daya organisasi terlibat dalam pekerjaan proyek, dan manajer proyek memiliki banyak kemandirian dan otoritas. • Teknik kolaborasi virtual sering digunakan untuk mencapai manfaat dari tim yang ditempatkan. • Organisasi yang diproyeksikan sering memiliki unit organisasi yang disebut departemen, tetapi mereka dapat melapor langsung ke manajer proyek atau menyediakan layanan dukungan untuk berbagai proyek.

• Banyak organisasi melibatkan semua struktur ini di berbagai tingkatan, sering disebut sebagai organisasi gabungan/ composit. • Sebagai contoh, bahkan organisasi yang berfungsi secara fundamental dapat membuat proyek khusus tim untuk menangani proyek kritis. Tim semacam itu mungkin memiliki banyak karakteristik tim proyek dalam suatu proyeksi organisasi. • Tim dapat mencakup staf fulltime dari berbagai departemen fungsional, dapat mengembangkan perangkatnya sendiri, prosedur operasi, dan bahkan dapat beroperasi di luar standar, struktur pelaporan formal selama proyek. • Suatu organisasi dapat mengelola sebagian besar proyeknya dalam matriks yang kuat, tetapi memungkinkan proyek kecil untuk itu dikelola oleh departemen fungsional.

• Banyak struktur organisasi termasuk level strategis, manajemen menengah, dan operasional. Proyek manajer dapat berinteraksi dengan ketiga level tergantung pada faktor-faktor seperti: ü Pentingnya strategis proyek, ü Kapasitas pemangku kepentingan untuk memberikan pengaruh pada proyek, ü Tingkat kematangan manajemen proyek, ü Sistem manajemen proyek, dan ü Komunikasi organisasi. • Interaksi ini menentukan karakteristik proyek seperti: ü tingkat otoritas manajer proyek, ü Ketersediaan dan manajemen sumber daya, ü Entitas yang mengendalikan anggaran proyek, ü Peran manajer proyek, dan ü Komposisi tim proyek.

FASE DEFINISI • Memulai dan Merencanakan: ○ Pedoman dan kriteria untuk menyesuaikan serangkaian proses dan prosedur standar organisasi untuk memenuhi kebutuhan spesifik proyek; ○ Standar organisasi spesifik seperti kebijakan (mis. , Kebijakan sumber daya manusia, kesehatan dan kebijakan keselamatan, kebijakan etika, dan kebijakan manajemen proyek), produk dan siklus hidup proyek, serta kebijakan dan prosedur kualitas (mis. , audit proses, target peningkatan, daftar periksa, dan definisi proses standar untuk digunakan dalam organisasi); dan ○ Template (mis. , Daftar risiko, struktur rincian kerja, diagram jaringan jadwal proyek, dan templat kontrak).

TUJUAN FASE DEFINISI • Memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh user dalam memperkirakan biaya dan waktu penyelesaian proyek

AKTIFITAS UTAMA 1. • • Pertama Bertemu dengan user Mencoba menggali terkait proses bisnis Memahami dengan baik masalah yang dihadapi oleh user Mencoba mencari tahu apa saja yang dibutuhkan untuk memberikan alternatif solusi untuk masalah user

AKTIFITAS UTAMA. . . 2. Kedua • Memutuskan proyek dilaksanakan atau tidak. • Jika memutuskan DILAKSANAKAN, maka harus mulai menganalisis semua resiko yang mungkin dapat menggagalkan proyek. • Analisis akan sangat membantu dalam menyusun PROPOSAL yang berisi perincian mengenai proyek yang akan ditawarkan, kapan dan biaya (termasuk biaya untuk resiko)

AKTIFITAS UTAMA. . . 3. Ketiga • Perkiraan-perkiraan terkait proyek baik waktu, biaya dan detail proyek (termasuk resiko) akan dijadikan dasara untuk membuat PROPOSAL yang akan diberikan kepada user • Masalah dalam tahap ini adalah: “Perkiraan” adalah sebuat asumsi karena berada dalam tahap pendefinisian masalah, dimana informaso yang diperoleh merupakan bagian kecil dari masalah yang sedemikian luas • Salah satu solusi: membagi proyek menjadi 2 bagian (proposal analisis & proposal pengembangan)

REQUIREMENT DOCUMENT/ RD • Dokumen kebutuhan (menggunakan bahasa manusia) • RD menyatakan masalah yang dihadapi user dan solusi umum yang dibutuhkan • RD digunakan sebagai permohonan untuk sebuah proposal ketika user menawarkan proyeknya kepada kontraktor luar. • Tim Proyek interviewer berkewajiban mempelajari proses bisnis, teknologi dan bertugas mencari tahu dengan mengajukan pertanyaan kepada user (wawancara)

WAWANCARA • Cari tahu terkait aliran informasi yang ada, proses bisnis yang ada. Tingkat kepentingan informasi tersebut, frekuensinya, waktu maupun keakuratannya. • Ingat tentang 5 W (Who, What, Where, when, Why) terkait aliran informasi tersebut. Seperti pihak yang terkait dalam aliran informasi (data) tersebut • Kewajiban User Menyiapkan orang yang mengetahui semua sistem yang ada dan apa saja yang dibutukan untuk sistem yang baru

Hal-hal yang ada dalam RD 1. Pendahuluan Mmeperkenalkan potensi “penjual” kepada user, jelaskan kultur, lingkungan. 2. Tujuan Proyek Pernyataan singkat terkait alasan pengajuan proposal untuk pengembangan proyek 3. Fungsi Utama Pernyataan singkat mengenai fungsi-fungsi yang ada dalam sistem yang dibutuhkan sebagai solusi 4. Keluaran Umum Penjelasan singkat tentang keluaran yg dihasilkan sistem

5. Informasi Input secara Umum Masukan data yang dibutuhkan untuk menghasilkan keluaran yang diharapkan 6. Kinerja Ekspetasi dari sistem 7. Perkembangan Peramalan durasi waktu sistem dapat digunakan 8. Pengoperasian dan Lingkungan Dimana penempatannya

9. Kompatibilitas Kecocokan lingkungan sistem berjalan 10. Reliabilitas, Ketersediaan Meantime between Failure (MTBF) & Meantime to Repair (MTTR) 11. Interface dengan User Perincian bagaimana user mengoperasikan sistem 12. Pengaruh Organisasi Bagian dari perusahaan yang terpengaruh oleh sistem

13. Pemeliharaan dan Dukungan Layanan purna beli (garansi) 14. Dokumentasi dan Pelatihan Dokumen umum dan pelatihan yang dibutuhkan 15. Keuntungan Berdasarkan referensi dari proyek 2 sebelumnya 16. Persyaratan dan Kondisi Syarat untuk seleksi, kapan dan bagaimana akan dilakukan

MANAJEMEN RESIKO • • Antisipasi resiko Singkirkan resiko yang mungkin terjadi Kurangi dampak resiko Tetap tenang ketika terjadi kesalahan